従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. しかし、その前に、監視の合法性について理解しておくべきことがあります。これにより、従業員を監視するための最適な方法を決定するための土台を築くことができます。

従業員を監視することが合法かどうかは、あなたとあなたの従業員がどの国に位置しているかに完全に依存します。あなたが米国に位置している場合は、チャンスは、彼らの有効性を制御するために、従業員の職場のデバイス上での活動を監視することができます。あなたがいる州によっては、あなたが従業員を監視しているという事実を従業員に通知する法的要件がある場合もあれば、ない場合もあります。これは、連邦政府の要件ではないので、各州の法律で確認する必要があります。以下は、米国で雇用主が合法的に監視できる通信手段、活動、デバイスの一覧です。

1. 会社のコンピューター

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. ソーシャルメディア

   ソーシャルメディアのモニタリングは、雇用主が従業員が勤務時間中に仕事以外の活動に時間を費やしていないことを確認するのに役立つため、米国では合法である。ソーシャルメディアの利用を監視する方法には、いくつかの種類がある。その中で最も分かりやすいのは、会社のコンピューターで特定のウェブサイトへのアクセスに制限を設けることである。これは監視と予防の両方の効果がありますが、この種の活動を監視する方法はこれだけではありません。雇用主は、従業員が勤務時間中にネットに接続して投稿しているかどうかをチェックすることもできます。もしそうであれば、従業員の活動を監視し、その結果を従業員に知らせることができます。ソーシャルメディアのアカウントは、コンテンツを監視することもできる。これは、従業員が会社の顔として行動する業界では特に当てはまります。そのような場合、ほとんどの企業は、従業員のページと採用候補者のページの両方に攻撃的または不適切なものがあるかどうかをチェックします。

3. メール監視

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   また、職場のサーバーを経由せず、外部でホストされている私的な電子メールは、通常、監視の対象にはなりません。なぜなら、それらは完全にプライベートなコミュニケーションであり、多くの場合、職場の外で行われるからです。

4. 電話機と電話の会話

   ここで、監視が少し複雑になることがあります。一般的に、従業員が会社所有の電話を使用している場合、雇用主は通常、その業務上の通信を監視することができる。しかし、これらの会話を記録するために、多くの州では二者の同意が必要であるとして、各州の法律を確認する必要があります。その本質的な意味は、通話の相手側にも通話が録音されていることに同意する必要があるということです。あなたのビジネスのラインに応じて、それは簡単な要求であるかもしれませんし、そうでないかもしれません。

5. パーソナルデバイス

   個人所有のデバイスを合法的に使用するためには、特定のポリシーを適用する必要があります。一般的には、個人所有のデバイスを持ち込むためのポリシーを社内で定める必要があります。これは、特定の従業員が個人所有のデバイスを業務に使用する理由を説明するのに役立ち、また、従業員が監視のためにアクセスできるようになる可能性があります。従業員の個人的なコンピュータについては、裁判所の命令や、勤務時間中や会社の敷地内にある場合に会社がコンピュータを監視することを許可する非常に明確なワークポリシーが必要となる場合があります。一般論として、従業員は適切な権限なしに個人的なデバイスを検索することはできません。

このように、モニタリングに関する法的性質を理解することで、あなたの会社で効果的かつ合法的なモニタリング方法をより適切に選択することができます。

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

クレバーコントロールで従業員の監視を開始するには、ここからサインアップしてください https://clevercontrol.com/ 、アカウントからクレバーコントロールエージェントをダウンロードし、監視対象のコンピュータにインストールして、ウェブアカウント経由でデータの取得とデータの閲覧を開始します。このプログラムを使用する前に、ソフトウェアをインストールしたデバイスのすべてのユーザに、監視対象であることを適切に通知する必要があることに注意してください。

クライアント、顧客、またはパートナーとのやり取りを追跡し、記録することは、さまざまな理由で役に立ちます。例えば、カスタマーサポートの最新の統計情報を確認したところ、ある社員が他の社員よりもずっと高いスコアを獲得していることが分かったとします。その従業員と顧客とのやりとりを録音しておけば、その人の過去1カ月間の電話を聞いて、何が正しいのかを把握し、同じようにスタッフに求めることができます。また、あるチームのメンバーの評判がとても悪い場合、その人の悪いところを見つけ、問題を解決することができます。

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

電話に対する連邦政府の保護が存在しないにもかかわらず、各州にはいくつかの州法が存在します。例えば、カリフォルニア州では、会社のトップが従業員に対して、電話が録音されていることをビープ音を鳴らして通知する義務がある。業務上の電話の会話でない場合は適用されないのは当然だ。電話を聞いていて、それが個人的なものだとわかったら、電話を切らなければならない。

異なる国で従業員監視ソフトウェアを使用しての遺産についてのより詳細な情報を持っているために、あなたは追加の情報を見つけることができます。これ

最近、会社のスタッフの位置情報（車、携帯電話、またはその両方）を追跡することが非常に一般的になっています。しかし、次のような疑問が残ります。法律に違反することなく、従業員の位置情報を監視するにはどうすればよいのでしょうか。モバイルアプリを使おうが、ジオフェンシングを使おうが、車にGPSデバイスを搭載しようが、従業員の位置情報を監視することは許可されているのです。いずれにせよ、安全側に立つためには、いくつかの推奨事項に従う必要があります。

まず、従業員の位置を監視するための機器を提供することです。従業員が個人的ではなく、会社の所有物を使用している場合、プライバシーに対する期待は常に低くなります。ですから、スマートフォンの助けを借りて雇用者の位置情報を監視するのであれば、そのための費用を支払うべきでしょう。

次に、従業員に追跡を行うことを通知します。監視対象者の許可を得たらすぐに、法的な問題を心配する必要はありません：彼らの承認が他の懸念事項に優先します。

そして最後に、ビジネス以外の行動を追跡しないことです。従業員は、外出中や休日にプライバシーが守られることを期待しています。つまり、仕事以外の時間帯の位置情報を監視してはいけないということです。

この方法が合法であることは間違いありませんが、従業員の生産性を自分で監視し、分析するのに多くの時間がかかるかもしれません。しかし、すべてを管理下に置きたいのであれば、この方法は間違いなくあなたのためのものです。

従業員の行動を個人的に管理した経験がない場合は、毎日チェックインすることから始めるとよいでしょう。この方法は、あなたが生産性を重視し、業績に関してすべてを知りたがっていることを従業員に示すものです。まず、毎日同僚に「今日は何を達成した？目標達成に近づいているか？どのように手助けやサポートができますか？"この方法を使えば、従業員の生産性を把握できるだけでなく、同僚へのサポートを示すことで士気を高めることができます。

それに、労働時間の多寡ではなく、チームの成果を重視すべきです。毎日X時間投入する以外に目標がないと感じると、同僚は「時間をつぶす」傾向があるのはよく知られた事実です。チームが目標志向でモチベーションが高い場合と、投入時間志向の場合では、生産性は向上します。タスクを完了するインセンティブを得られるからだ。仕事が終わったら、誰だって早く帰りたいに決まっている。そこで、時計が午後5時になったときではなく、その日の仕事が終わったときに退社するようにすればいいのです。

モニタリングの有効性や、オフィスでの実践の程度については、さまざまな意見があります。ここでは、モニタリングが有効であるだけでなく、雇用者と従業員の双方にとって信じられないほど有用である最も重要な理由をいくつか紹介します。

1. レコグニション

   従業員モニタリングは、従業員のパフォーマンスを日々正確に把握することができることを意味します。レビューの時期やその前にも、モニタリングの統計を手にすることで、従業員が良い仕事をしていると認識させることができ、どの従業員が本当にボーナスやより良いポジションを与えられるべきかを明確にすることができるのです。

2. 社員の定着率

   従業員が常に新しい機会を求めることがないようにするためには、表彰が重要な手段のひとつとなります。従業員を認め、優れた業績には報酬を与えることで、チーム内の忠誠心を高めることができます。これは、従業員が常に辞表を提出することを心配することなく、会社を発展させるのに役立ちます。

3. 気配り

   監視されていることを知った従業員は、非常に注意深くなる可能性が高くなります。このような気配りは、どんなミスも見られていることが分かっているからこそ、広く行われるのです。だからといって、ミスを大げさに取り上げたり、過剰な罰を与えるために監視を使うべきではありません。むしろ、トレーニングの一環として、また、チームが生み出す仕事の質を高めるための方法としてとらえるべきでしょう。

4. 不具合の修正

   モニタリングによって問題が発見されれば、それを解決するためにチームが一丸となる機会が与えられます。問題が発生したときにすぐに修正することで、クライアントや顧客は、あなたがどれだけ自分の仕事を大切にしているかを簡単に見分けることができ、あなたの作品に驚くほど満足することでしょう。また、チームワークもよくなり、ミスを隠そうとするのではなく、協力して解決しようとする姿勢が生まれます。

5. 安全性

   最後に、特に機密データを扱う場合は、従業員とそのデバイスを監視することが、その情報が悪用されないようにするための鍵となります。監視することで、誰が会社の個人情報にアクセスできるかを常に把握することができます。これは、セキュリティ侵害が発生した場合にも、より迅速に対応することができるため、重要なポイントとなります。

多くの人は、一般的に従業員は自分のパフォーマンスを監視されることを嫌がると思っています。しかし、アクセンチュアが行った調査では、全く逆の結果が得られています。回答者の92％が、自分のデータが収集されることに抵抗はないが、そのデータを使って業績を向上させたり、個人的な利益をもたらしたりする場合に限る、と答えているのです。しかし、これは現実的でしょうか？

Capterra社の調査によると、そのようなことが明らかになりました。この調査によると、39%の雇用主が日常業務をより深く理解することができると答え、38%が従業員の給与が低くなることはないと回答しており、これらはモニタリングがもたらすメリットの一部に過ぎない。また、チームの効率化、問題解決、従業員の認知度向上など、これらのシステムが雇用主をより良い管理者にし、従業員の満足度を向上させることが証明されました。Capterraの別の調査では、65%の社員がモニタリングは自分の働きぶりに影響しないと考えている一方で、16%の社員はモニタリングが自分の働きやすさに影響したと答えています。これは、モニタリングに害はなく、むしろ会社と従業員の双方にメリットがあることを示す決定的な証拠と言えるでしょう。

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.