従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

従業員の監視は、正しく行われれば、いくつかの利点があることは確かです。従業員が怠けていないことを確認し、生産性を高め、従業員が私的な事柄で会社の時間や資源を浪費している領域を特定することができる。この記事では、従業員を合法的かつ効果的に監視する4つの方法について詳しく見ていきます。 But before doing so there are some things to understand about the legality of monitoring. This will set the ground for you to decide the best method for monitoring your employees.

従業員の監視は合法か?

Whether or not it is legal for you to monitor your employees will entirely depend on which country you and your employees are located in. If you are located in the United States then chances are you are able to monitor your employee's activities on their workplace devices to control their effectiveness. Depending on the state you are in you may or may not have a legal requirement to inform your employees of the fact that you have been monitoring them. This is something that you will need to check within your individual state laws as it is not a federal requirement. The following is a list of the different types of communication methods, activities are devices that employers are legally able to monitor in the United States.

  1. Company computers

    Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, history and the number of strokes, clicks, active and idle time. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

  2. Social Media

    Social media monitoring is legal in the U.S. as it can help employers ensure that their employee is not spending their time engaging in other activities outside of work during work hours. Monitoring social media usage can come in a few different ways. The most obvious of those is to set a restriction on accessing certain websites on company computers. This is both a monitoring and a preventative act, but it is not the only way in which this type of activity can be monitored. Employers are also able to check whether their employee is online and posting during work hours. If they find that they are then they are able to monitor those activities and let their employees know of their findings. Social Media accounts can also be monitored for content. This can be particularly true in industries where the employees act as the face of the company. When that is the case most companies will check whether there is anything offensive or inappropriate both on employee pages and on potential candidates pages during the hiring process.

  3. Email monitoring

    With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies in general are able to monitor all communications that come in through their company system. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

    It is also worth noting that private emails not going through the work server, but hosted externally are not usually subject to monitoring. This is because they are completely private communications that will often take place completely outside of the workplace.

  4. Phones and phone conversations

    This is where monitoring can get a bit complicated. Generally when an employee is using a company-owned phone, employers are usually able to monitor their business communications. However, in order for those conversations to be recorded each state’s laws need to be checked as in many states two-party consent is necessary. What that essentially means is that the person on the other side of the call will also need to agree to the call being recorded. Depending on the line of business you are in that may or may not be an easy ask.

  5. Personal Devices

    With personal devices, there are specific policies that will need to apply in order for it to be done legally. In general, a bring-your-own-device policy will need to be in place in the company. This would help explain why a certain employee may be using their personal device for business and it could potentially also allow their employee access for monitoring. With employee personal computers then there may need to be a court order or a very clear work policy that will allow a company to monitor the computer either during work hours or more commonly when the device is within company premises. As a general review employees cannot have their personal devices searched without the proper authorization.

This understanding of what the legalities regarding monitoring are can help you better choose which monitoring practices are going to be both effective and legal in your company.

CleverControlで従業員のコンピュータ活動を監視する

従業員のオンライン活動をコントロールする最も簡単な方法は、特別なソフトウェアを使用することです。クレバーコントロールは、スパイソフトウェアの代表格であり、ビジネスプロセスを改善する最も簡単なソリューションです。従業員の不法行為を調査し、情報漏洩を防ぎ、生産性を高め、怠け者を発見するのに役立つことでしょう。CleverControlは、インターネットに接続されたあらゆるデバイスを通じて、すべてのスタッフをリモートで監視することができます。ウェブブラウザでアカウントにログインするだけで、いつでもどこからでも全従業員の行動を確認することができます。

この優れたスパイソフトウェアは、リアルタイムライブ監視、ウェブサイトアクティビティ、アプリケーションアクティビティ、キーストローク記録、スクリーンキャプチャ、スナップショット、マイクサウンド録音など、多くの追加機能を備えています。

従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

クレバーコントロールで従業員の監視を開始するには、ここからサインアップしてください https://clevercontrol.com/ 、アカウントからクレバーコントロールエージェントをダウンロードし、監視対象のコンピュータにインストールして、ウェブアカウント経由でデータの取得とデータの閲覧を開始します。このプログラムを使用する前に、ソフトウェアをインストールしたデバイスのすべてのユーザに、監視対象であることを適切に通知する必要があることに注意してください。

従業員の電話の会話を監視する

従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

クライアント、顧客、またはパートナーとのやり取りを追跡し、記録することは、さまざまな理由で役に立ちます。例えば、カスタマーサポートの最新の統計情報を確認したところ、ある社員が他の社員よりもずっと高いスコアを獲得していることが分かったとします。その従業員と顧客とのやりとりを録音しておけば、その人の過去1カ月間の電話を聞いて、何が正しいのかを把握し、同じようにスタッフに求めることができます。また、あるチームのメンバーの評判がとても悪い場合、その人の悪いところを見つけ、問題を解決することができます。

従業員の電話の会話を録音できるサービスやアプリはたくさんあります。雇用主が所有する携帯電話で従業員の会話を聴くことは禁じられていません。しかし、法律を破りたくないのであれば、従業員の仕事の質を管理するためにのみ、それを行うべきです。例えば、顧客が親切なテクニカルサポートを受けているかどうか、同僚が顧客を丁重に扱っているかどうかを確認することができます。

電話に対する連邦政府の保護が存在しないにもかかわらず、各州にはいくつかの州法が存在します。例えば、カリフォルニア州では、会社のトップが従業員に対して、電話が録音されていることをビープ音を鳴らして通知する義務がある。業務上の電話の会話でない場合は適用されないのは当然だ。電話を聞いていて、それが個人的なものだとわかったら、電話を切らなければならない。

異なる国で従業員監視ソフトウェアを使用しての遺産についてのより詳細な情報を持っているために、あなたは追加の情報を見つけることができます。 これ

従業員の位置情報を把握する

従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

最近、会社のスタッフの位置情報(車、携帯電話、またはその両方)を追跡することが非常に一般的になっています。しかし、次のような疑問が残ります。法律に違反することなく、従業員の位置情報を監視するにはどうすればよいのでしょうか。モバイルアプリを使おうが、ジオフェンシングを使おうが、車にGPSデバイスを搭載しようが、従業員の位置情報を監視することは許可されているのです。いずれにせよ、安全側に立つためには、いくつかの推奨事項に従う必要があります。

まず、従業員の位置を監視するための機器を提供することです。従業員が個人的ではなく、会社の所有物を使用している場合、プライバシーに対する期待は常に低くなります。ですから、スマートフォンの助けを借りて雇用者の位置情報を監視するのであれば、そのための費用を支払うべきでしょう。

次に、従業員に追跡を行うことを通知します。監視対象者の許可を得たらすぐに、法的な問題を心配する必要はありません:彼らの承認が他の懸念事項に優先します。

そして最後に、ビジネス以外の行動を追跡しないことです。従業員は、外出中や休日にプライバシーが守られることを期待しています。つまり、仕事以外の時間帯の位置情報を監視してはいけないということです。

ソフトウェアやアプリを使わずに従業員の行動をコントロールする

従業員を合法的かつ効果的に監視するための4つの方法

この方法が合法であることは間違いありませんが、従業員の生産性を自分で監視し、分析するのに多くの時間がかかるかもしれません。しかし、すべてを管理下に置きたいのであれば、この方法は間違いなくあなたのためのものです。

従業員の行動を個人的に管理した経験がない場合は、毎日チェックインすることから始めるとよいでしょう。この方法は、あなたが生産性を重視し、業績に関してすべてを知りたがっていることを従業員に示すものです。まず、毎日同僚に「今日は何を達成した?目標達成に近づいているか?どのように手助けやサポートができますか?"この方法を使えば、従業員の生産性を把握できるだけでなく、同僚へのサポートを示すことで士気を高めることができます。

それに、労働時間の多寡ではなく、チームの成果を重視すべきです。毎日X時間投入する以外に目標がないと感じると、同僚は「時間をつぶす」傾向があるのはよく知られた事実です。チームが目標志向でモチベーションが高い場合と、投入時間志向の場合では、生産性は向上します。タスクを完了するインセンティブを得られるからだ。仕事が終わったら、誰だって早く帰りたいに決まっている。そこで、時計が午後5時になったときではなく、その日の仕事が終わったときに退社するようにすればいいのです。

What are the benefits of monitoring employees?

There are many opinions about the effectiveness of monitoring and the extent to which it can be a good practice in your office. Here are a few of the most important reasons why monitoring not only works but it is incredibly useful for both the employer and the employee.

  1. Recognition

    Employee monitoring means that day in and day out you are able to know exactly how your employees are performing. During review season and even before that having these monitoring statistics on hand could allow you to make your employees feel recognized for the good work that they are performing and it will give you clarity on which employees truly deserve to have a bonus or be given a better position.

  2. Employee retention

    Recognition is one of the key ways that you can make sure your employees are not constantly looking for new opportunities elsewhere. By having your employees be acknowledged and giving them rewards for good performance you can start building loyalty within your team. This can truly help you build up your company without having to worry all the time about your employees constantly handing in their resignations.

  3. Attentiveness

    Your employees when they know they are monitored are much more likely to become extremely attentive. This attentiveness will widely be the result of them knowing that any mistake that they make will be seen. This does not mean that monitoring should be used to blow out of proportion every mistake and to excessively punish your employees. Instead, it should be seen as part of your training and as a way to strengthen the quality of the work that your team produces.

  4. Fixing problems

    Whenever a problem is seen through monitoring it gives your team an opportunity to work together so as to fix it. By being able to fix problems as soon as they occur your clients or customers are going to be incredibly more satisfied with the work that you produce as they will easily be able to discern how much you care about your work. This will also breed a more collective atmosphere in which your team will always care about putting their best foot forward and will look for ways to collaborate and fix mistakes instead of just trying to hide them.

  5. Safety

    Finally, especially if you are working with sensitive data, monitoring employees and their devices could be the key to ensuring that that information does not fall in the wrong hands. Monitoring will allow you to always know who has access to your company’s private information. This will also be important in case of security breaches as it will allow you to react more swiftly.

What are some employee monitoring statistics you should know?

Many people assume that employees are generally unwilling to have their performance monitored. However, a survey by Accenture showed exactly the opposite to be true. In fact, 92% of the respondents said that they were open to having their data collected but only if the data was then used to improve their performance or bring their other personal benefits. But is this realistic?

Well, a Capterra survey showed that it is. According to the survey, 39% of employers said that they could have further insight into daily operations, while 38% said it helped their employees never be underpaid and these were only some of the benefits that monitoring brought. Greater team efficiency, problem-solving and employee recognition proved that these systems helped make employers better managers and thus increased satisfaction among their employees. A different Capterra survey also showed that while 65% of employees thought monitoring did not affect how hard they worked, 16% said that it made them work harder. This is definitive proof that there is no harm in monitoring, but rather only benefits for both the company and the employee.

結論従業員のモニタリングは生産性の向上を意味する

このように、さまざまな方法で従業員を追跡することができ、これらのニーズを満たすために多くの従業員監視ソフトウェアやモバイルアプリが存在します。現在の法律では、雇用主が従業員を監視する権利が規定されています。スパイソフトウェア、GPSモニタリングアプリ、コールレコーダー、または任意のデバイスなしであなたのスタッフを追跡:だから、それはどの方法を使用するようにあなた次第です。私たちは、あなたがCleverControlの "テストドライブ "を取ることをお勧めします。無料体験版をダウンロードし、14日間、無制限にターゲットPCでテストすることができます。