4 módja, hogy legálisan és hatékonyan ellenőrizze alkalmazottait

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. De mielőtt ezt megtenné, van néhány dolog, amit meg kell értenie a megfigyelés jogszerűségével kapcsolatban. Ez megteremti az alapot ahhoz, hogy eldönthesse, melyik a legjobb módszer az alkalmazottai megfigyelésére.

Az, hogy legális-e az Ön számára az alkalmazottai megfigyelése, teljes mértékben attól függ, hogy Ön és az alkalmazottai melyik országban tartózkodnak. Ha Ön az Egyesült Államokban található, akkor jó eséllyel nyomon követheti alkalmazottai tevékenységét a munkahelyi eszközökön, hogy ellenőrizze azok hatékonyságát. Attól függően, hogy melyik államban van, lehet, hogy törvényi kötelezettsége van arra, hogy tájékoztassa alkalmazottait arról, hogy Ön megfigyelte őket. Ezt az egyes állami törvényeken belül kell ellenőrizni, mivel ez nem szövetségi előírás. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a különböző típusú kommunikációs módszereket, tevékenységeket és eszközöket, amelyeket a munkáltatók jogszerűen megfigyelhetnek az Egyesült Államokban.

1. Céges számítógépek

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Közösségi média

   A közösségi média figyelése legális az Egyesült Államokban, mivel segíthet a munkáltatóknak biztosítani, hogy a munkavállalójuk munkaidőben nem tölti az idejét más, munkán kívüli tevékenységekkel. A közösségi médiahasználat nyomon követése többféle módon történhet. Ezek közül a legkézenfekvőbb, ha korlátozzák bizonyos weboldalak elérését a vállalati számítógépeken. Ez egyrészt megfigyelés, másrészt megelőzés, de nem ez az egyetlen módja az ilyen típusú tevékenység ellenőrzésének. A munkáltatók azt is ellenőrizhetik, hogy a munkavállalójuk munkaidőben online van-e és posztol-e. Ha úgy találják, hogy igen, akkor képesek ellenőrizni ezeket a tevékenységeket, és tájékoztatni a munkavállalóikat a megállapításokról. A közösségi média fiókok tartalma is nyomon követhető. Ez különösen igaz lehet az olyan iparágakban, ahol az alkalmazottak a vállalat arcaiként működnek. Ebben az esetben a legtöbb vállalat ellenőrzi, hogy a felvételi eljárás során nem talál-e valami sértő vagy helytelen dolgot mind az alkalmazottak, mind a potenciális jelöltek oldalain.

3. E-mail megfigyelés

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   Azt is érdemes megjegyezni, hogy a nem a munkahelyi szerveren keresztül érkező, hanem külső tárhelyen tárolt magánlevelek általában nem tartoznak a megfigyelés hatálya alá. Ez azért van így, mert ezek teljesen magánjellegű kommunikáció, amely gyakran teljesen a munkahelyen kívül zajlik.

4. Telefonok és telefonbeszélgetések

   Ez az a pont, ahol a megfigyelés kissé bonyolulttá válhat. Általában, ha egy munkavállaló a cég tulajdonában lévő telefont használja, a munkáltató általában képes nyomon követni az üzleti kommunikációját. Ahhoz azonban, hogy ezeket a beszélgetéseket rögzíteni lehessen, ellenőrizni kell az egyes államok törvényeit, mivel sok államban két fél hozzájárulása szükséges. Ez lényegében azt jelenti, hogy a hívás másik oldalán lévő személynek is bele kell egyeznie a hívás rögzítésébe. Attól függően, hogy milyen üzletágban tevékenykedik, ez lehet, hogy nem lesz könnyű kérés.

5. Személyes eszközök

   A személyes eszközök esetében speciális irányelveket kell alkalmazni annak érdekében, hogy ez jogszerűen történhessen. Általánosságban elmondható, hogy a vállalatnak rendelkeznie kell a "saját eszközt hozhatsz magaddal" politikával. Ez segítene megmagyarázni, hogy egy bizonyos alkalmazott miért használhatja a személyes eszközét üzleti célokra, és potenciálisan lehetővé tenné az alkalmazott számára a hozzáférést a felügyelethez. Az alkalmazottak személyes számítógépeinél szükség lehet bírósági végzésre vagy egy nagyon világos munkahelyi szabályzatra, amely lehetővé teszi a vállalat számára a számítógép megfigyelését akár munkaidőben, akár általánosabban, amikor az eszköz a vállalat területén belül van. Általánosságban elmondható, hogy az alkalmazottak személyes eszközeiket nem kutathatják át megfelelő engedély nélkül.

A megfigyeléssel kapcsolatos jogi vonatkozások megértése segíthet abban, hogy jobban kiválaszthassa, mely megfigyelési gyakorlatok lesznek hatékonyak és legálisak az Ön vállalatánál.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

Ahhoz, hogy elkezdje a CleverControl segítségével felügyelni alkalmazottait, regisztráljon itt: https://clevercontrol.com/ , töltse le a CleverControl Agent-et a fiókjából, telepítse a felügyelt számítógépekre, és kezdje el az adatok lekérését és megtekintését a webes fiókon keresztül. Vegye figyelembe, hogy a program használata előtt megfelelően tájékoztatnia kell annak az eszköznek minden felhasználóját, amelyre ilyen szoftvert telepít, hogy megfigyelés alatt állnak.

Több okból is hasznos, ha nyomon követi és rögzíti csapata interakcióit és beszélgetéseit az ügyfelekkel, vásárlókkal vagy partnerekkel. Képzelje el, hogy megnézi a legfrissebb ügyfélszolgálati statisztikákat, és azt látja, hogy egy alkalmazott sokkal magasabb pontszámokat kap, mint mindenki más. Abban az esetben, ha rögzíti az alkalmazottak ügyfelekkel való interakcióit, meghallgathatja ennek a személynek az elmúlt hónap telefonbeszélgetéseit, és kitalálhatja, mit csinál jól, így megkérheti a munkatársait, hogy ugyanezt tegyék. Ha pedig valamelyik csapattag nagyon rossz értékeléseket kap, akkor kiderítheti, mit csinál rosszul, és megoldhatja a problémát.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

Annak ellenére, hogy a telefonhívásokra vonatkozó szövetségi szintű védelem nem létezik, a különböző államokban van néhány állami törvény. Kaliforniában például a vállalat vezetője köteles hangjelzéssel értesíteni az alkalmazottakat arról, hogy a telefonbeszélgetéseiket rögzítik. Nyilvánvaló, hogy ez nem vonatkozik a nem üzleti jellegű telefonbeszélgetésekre. Ha lehallgat egy telefonbeszélgetést, és rájön, hogy az személyes, le kell tennie.

A különböző országokban a munkavállalói felügyeleti szoftverek használatának örökségéről szóló részletesebb információkért további információkat találhat.itt

A vállalati alkalmazottak tartózkodási helyének nyomon követése (akár autóval, akár mobiltelefonnal, akár mindkettővel) az utóbbi időben nagyon népszerűvé vált. A következő kérdés azonban még mindig nyitott: hogyan lehet nyomon követni az alkalmazottak tartózkodási helyét anélkül, hogy törvényt sértenénk? Az alkalmazottak tartózkodási helyének nyomon követése megengedett, akár mobilalkalmazással, akár geofencinggel, akár az autóban lévő GPS-készülékkel. Mindenesetre érdemes követnie néhány ajánlást, hogy a biztonságos oldalon maradjon.

Először is, biztosítsa alkalmazottai számára azokat a berendezéseket, amelyek lehetővé teszik a tartózkodási helyük nyomon követését. Mindig alacsonyabb a magánélethez fűződő elvárás, ha egy alkalmazott a cég tulajdonát használja, mint a személyes tulajdonát. Ha tehát okostelefon segítségével akarja nyomon követni a munkáltató tartózkodási helyét, akkor fizetnie kell érte.

Másodszor, értesítse az alkalmazottakat arról, hogy nyomon fogja követni őket. Amint engedélyt kap a megfigyelni kívánt személyektől, ne aggódjon a jogi kérdések miatt: az ő jóváhagyásuk felülírja az egyéb aggályokat.

És végül, de nem utolsósorban, soha ne kövesse nyomon a nem üzleti tevékenységeket. Az alkalmazottai elvárják a magánélet védelmét, amikor nincsenek az irodában vagy szabadnaposak. Ez azt jelenti, hogy nem szabad nyomon követnie a tartózkodási helyüket, amikor nem dolgoznak.

Kétségtelen, hogy ez a módszer legális, de sok időt vehet igénybe, ha saját maga ellenőrzi és elemzi alkalmazottai termelékenységét. Ha azonban mindent ellenőrzés alatt akar tartani, akkor ez a módszer mindenképpen Önnek való.

Ha még nincs tapasztalata az alkalmazottak tevékenységének személyes ellenőrzésében, kezdheti a napi ellenőrzéssel. Ez a módszer azt mutatja alkalmazottainak, hogy Önt érdekli a termelékenység, és mindent tudni akar, ha a teljesítményről van szó. Először is, minden nap kérdezd meg a munkatársaidat: "Mit értél el ma? Közelebb kerültünk a célunk eléréséhez? Hogyan segíthetek vagy támogathatlak benneteket?" Ennek a módszernek a segítségével nemcsak nyomon követheti munkatársai termelékenységét, hanem a morált is növelheti azáltal, hogy kimutatja a kollégáknak a támogatását.

Emellett nem a ledolgozott órák mennyiségére, hanem a csapat eredményére kell összpontosítania. Közismert tény, hogy a kollégák hajlamosak "elütni az időt", ha úgy érzik, hogy nincs más céljuk, mint napi X órát ledolgozni. A termelékenység növekedni fog, ha a csapat célorientált és nagymértékben motivált, szemben a befektetett időorientáltsággal. Ennek oka, hogy ösztönzést kapnak a feladatok elvégzésére. Kétségtelen, hogy a munka elvégzése után mindenki szeretne hamarabb hazamenni. Ezért megengedheti nekik, hogy akkor hagyják el az irodát, amikor a napi munka befejeződött, és nem akkor, amikor az óra eléri az 17:00 órát.

Sokféle vélemény létezik a monitoring hatékonyságáról és arról, hogy mennyire lehet jó gyakorlat az irodában. Íme néhány a legfontosabb okok közül, amiért a monitorozás nemcsak hogy működik, de hihetetlenül hasznos mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára.

1. Elismerés

   Az alkalmazottak nyomon követése azt jelenti, hogy nap mint nap pontosan tudja, hogyan teljesítenek az alkalmazottai. A felülvizsgálati szezonban és még azt megelőzően is, ha ezek a megfigyelési statisztikák kéznél vannak, lehetővé teheti, hogy alkalmazottai elismerjék az általuk végzett jó munkát, és tisztán láthatja, hogy mely alkalmazottak érdemelnek bónuszt vagy jobb pozíciót.

2. Munkavállalók megtartása

   Az elismerés az egyik legfontosabb módja annak, hogy alkalmazottai ne keressenek folyamatosan új lehetőségeket máshol. Azzal, hogy alkalmazottait elismerik, és jutalmazzák őket a jó teljesítményért, elkezdheti a csapatán belüli lojalitás kialakítását. Ez valóban segíthet abban, hogy anélkül építse fel a vállalatát, hogy állandóan azon kellene aggódnia, hogy az alkalmazottai folyamatosan beadják a felmondásukat.

3. Figyelem

   Az Ön alkalmazottai, ha tudják, hogy megfigyelés alatt állnak, sokkal valószínűbb, hogy rendkívül figyelmesek lesznek. Ez a figyelmesség nagyrészt annak az eredménye, hogy tudják, hogy minden hibát, amit elkövetnek, látni fogják. Ez nem jelenti azt, hogy a megfigyelést arra kellene használni, hogy minden hibát aránytalanul felfújjon, és túlzottan megbüntesse az alkalmazottakat. Ehelyett inkább a képzés részeként kell rá tekinteni, és a csapata által végzett munka minőségének erősítését célzó eszközként.

4. A problémák kijavítása

   Amikor egy probléma megjelenik a nyomon követés során, az lehetőséget ad a csapatnak arra, hogy együtt dolgozzanak a probléma megoldása érdekében. Azzal, hogy a problémákat azonnal orvosolni tudja, amint azok felmerülnek, ügyfelei vagy vásárlói hihetetlenül elégedettebbek lesznek az Ön által végzett munkával, mivel könnyen észrevehetik, hogy mennyire törődik a munkájával. Ez egy olyan kollektívabb légkört is kialakít, amelyben a csapata mindig a legjobbat akarja majd kihozni magából, és keresi az együttműködés és a hibák kijavításának lehetőségeit, ahelyett, hogy csak megpróbálná elrejteni azokat.

5. Biztonság

   Végül, különösen, ha érzékeny adatokkal dolgozik, az alkalmazottak és eszközeik megfigyelése lehet a kulcsa annak, hogy az információk ne kerüljenek rossz kezekbe. A felügyelet lehetővé teszi, hogy mindig tudja, ki férhet hozzá vállalata bizalmas adataihoz. Ez a biztonság megsértése esetén is fontos lesz, mivel így gyorsabban tud reagálni.

Sokan azt feltételezik, hogy a munkavállalók általában nem hajlandóak arra, hogy teljesítményüket ellenőrizzék. Az Accenture felmérése azonban éppen az ellenkezőjét mutatta ki. Valójában a válaszadók 92%-a azt mondta, hogy nyitott arra, hogy összegyűjtsék az adataikat, de csak akkor, ha az adatokat a teljesítményük javítására vagy más személyes előnyökre használják fel. De vajon ez reális?

Nos, a Capterra felmérése szerint igen. A felmérés szerint a munkáltatók 39%-a mondta azt, hogy további betekintést nyerhetnek a napi működésbe, míg 38%-uk szerint ez segít abban, hogy alkalmazottaik soha ne legyenek alulfizetve, és ez csak néhány a megfigyelés által biztosított előnyök közül. A nagyobb csapathatékonyság, a problémamegoldás és a munkavállalók elismerése bizonyította, hogy ezek a rendszerek segítettek abban, hogy a munkáltatók jobb vezetőkké váljanak, és ezáltal nőtt a munkavállalók elégedettsége. Egy másik Capterra-felmérés azt is kimutatta, hogy míg a munkavállalók 65%-a úgy gondolta, hogy a monitoring nem befolyásolja azt, hogy mennyire dolgoznak keményen, 16%-uk azt mondta, hogy keményebben dolgozik. Ez határozottan bizonyítja, hogy a megfigyelés nem árt, hanem csak előnyökkel jár mind a vállalat, mind a munkavállaló számára.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.