4 způsoby, jak legálně a efektivně monitorovat své zaměstnance

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Předtím je však třeba si uvědomit některé věci týkající se zákonnosti monitorování. To vám pomůže rozhodnout se pro nejlepší metodu monitorování zaměstnanců.

To, zda je sledování vašich zaměstnanců legální, závisí výhradně na tom, ve které zemi se nacházíte vy a vaši zaměstnanci. Pokud se nacházíte ve Spojených státech, pak je pravděpodobné, že můžete sledovat aktivity svých zaměstnanců na jejich zařízeních na pracovišti a kontrolovat jejich efektivitu. V závislosti na státě, ve kterém se nacházíte, můžete, ale nemusíte mít zákonný požadavek informovat své zaměstnance o tom, že jste je monitorovali. To je něco, co si budete muset ověřit v rámci zákonů jednotlivých států, protože se nejedná o federální požadavek. Níže je uveden seznam různých typů komunikačních metod, činností a zařízení, které mohou zaměstnavatelé ve Spojených státech legálně monitorovat.

1. Firemní počítače

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Sociální média

   Monitorování sociálních médií je v USA legální, protože může zaměstnavatelům pomoci zajistit, aby se jejich zaměstnanci v pracovní době nevěnovali jiným aktivitám mimo práci. Monitorování používání sociálních médií může probíhat několika různými způsoby. Nejzřejmějším z nich je nastavení omezení přístupu na určité webové stránky na firemních počítačích. Jedná se o monitorování i preventivní opatření, ale není to jediný způsob, jak lze tento typ aktivit monitorovat. Zaměstnavatelé mají také možnost kontrolovat, zda jejich zaměstnanec není v pracovní době online a nepublikuje příspěvky. Pokud zjistí, že ano, pak mohou tyto aktivity monitorovat a své zaměstnance o svých zjištěních informovat. Účty na sociálních sítích lze monitorovat také z hlediska obsahu. To může platit zejména v odvětvích, kde zaměstnanci vystupují jako tvář společnosti. V takovém případě většina společností během přijímacího procesu kontroluje, zda na stránkách zaměstnanců i potenciálních kandidátů není něco urážlivého nebo nevhodného.

3. Monitorování e-mailů

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   Za zmínku stojí také to, že soukromé e-maily, které neprochází pracovním serverem, ale jsou hostovány externě, obvykle nepodléhají sledování. Jedná se totiž o zcela soukromou komunikaci, která často probíhá zcela mimo pracoviště.

4. Telefony a telefonní hovory

   Zde může být monitorování poněkud komplikovanější. Obecně platí, že pokud zaměstnanec používá firemní telefon, zaměstnavatelé obvykle mohou sledovat jeho pracovní komunikaci. Aby však bylo možné tyto hovory nahrávat, je třeba zkontrolovat zákony jednotlivých států, protože v mnoha státech je nutný souhlas obou stran. To v podstatě znamená, že s nahráváním hovoru musí souhlasit i osoba na druhé straně hovoru. V závislosti na oboru podnikání to může, ale nemusí být snadné.

5. Osobní zařízení

   V případě osobních zařízení je třeba uplatnit specifické zásady, aby bylo možné je legálně používat. Obecně platí, že ve firmě musí být zavedena politika "bring-your-own-device". To by pomohlo vysvětlit, proč může určitý zaměstnanec používat své osobní zařízení pro pracovní účely, a mohlo by to případně také umožnit přístup jeho zaměstnance ke sledování. V případě osobních počítačů zaměstnanců pak může být zapotřebí soudní příkaz nebo zcela jasná pracovní politika, která umožní společnosti sledovat počítač buď v pracovní době, nebo častěji v době, kdy se zařízení nachází v prostorách společnosti. Obecně lze říci, že zaměstnanci nemohou nechat prohledávat svá osobní zařízení bez příslušného oprávnění.

Pochopení právních aspektů monitorování vám pomůže lépe zvolit, které postupy monitorování budou ve vaší společnosti účinné a legální.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

Chcete-li začít monitorovat své zaměstnance pomocí softwaru CleverControl, měli byste se zaregistrovat zde https://clevercontrol.com/ , stáhnout si z účtu softwaru CleverControl Agent, nainstalovat jej do monitorovaných počítačů a začít získávat data a prohlížet data prostřednictvím webového účtu. Upozorňujeme, že před použitím programu musíte řádně informovat všechny uživatele zařízení, na které takový software nainstalujete, že podléhají monitorování.

Z různých důvodů je užitečné sledovat a zaznamenávat interakce a rozhovory vašeho týmu s klienty, zákazníky nebo partnery. Představte si, že kontrolujete nejnovější statistiky zákaznické podpory a vidíte, že jeden zaměstnanec získává mnohem vyšší skóre než všichni ostatní. V případě, že zaznamenáváte interakci zaměstnanců s klienty, můžete si poslechnout telefonáty této osoby za poslední měsíc a zjistit, co dělá správně, abyste mohli požádat své zaměstnance o totéž. A pokud některý člen týmu dostane opravdu špatné hodnocení, můžete zjistit, co dělá špatně, a problém vyřešit.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

Přestože federální ochrana telefonních hovorů neexistuje, existují v různých státech některé státní zákony. Například v Kalifornii je vedoucí společnosti povinen upozornit zaměstnance na to, že jejich telefonní hovory jsou nahrávány, a to přehráním zvukového signálu. Je zřejmé, že se to nevztahuje na telefonní hovory, které nesouvisejí s podnikáním. Pokud posloucháte telefonní hovor a zjistíte, že je osobní, musíte zavěsit.

Podrobnější informace o dědictví používání softwaru pro monitorování zaměstnanců v různých zemích najdete v dalších informacích.zde

Sledování polohy zaměstnanců firmy (ať už autem, mobilním telefonem nebo obojím) je v poslední době velmi populární. Stále však zůstává otevřená otázka: Jak sledovat polohu zaměstnanců, aniž byste porušili zákon? Sledovat polohu zaměstnanců je povoleno, ať už pomocí mobilní aplikace, s geofencingem, nebo zařízením GPS v autě. Každopádně byste měli dodržovat některá doporučení, abyste zůstali na bezpečné straně.

Především vybavte své zaměstnance zařízením, které vám umožní sledovat jejich polohu. Pokud zaměstnanec používá firemní majetek, vždy se očekává nižší míra soukromí než v případě, že se jedná o osobní majetek. Pokud se tedy chystáte monitorovat polohu zaměstnavatele pomocí chytrého telefonu, měli byste za to zaplatit.

Za druhé, upozorněte zaměstnance, že je budete sledovat. Jakmile získáte souhlas od osob, které budete sledovat, nedělejte si starosti s právními otázkami: jejich souhlas nahrazuje ostatní obavy.

A v neposlední řadě nikdy nesledujte jiné než pracovní aktivity. Vaši zaměstnanci očekávají soukromí, když jsou mimo kancelář nebo mají volno. To znamená, že nesmíte sledovat jejich polohu, když nepracují.

Není pochyb o tom, že tato metoda je legální, ale může vám zabrat mnoho času, abyste sami sledovali a analyzovali produktivitu svých zaměstnanců. Pokud však chcete mít vše pod kontrolou, je tento způsob rozhodně pro vás.

Pokud nemáte zkušenosti s osobní kontrolou činnosti svých zaměstnanců, můžete začít s každodenními kontrolami. Tato metoda dává zaměstnancům najevo, že vám záleží na produktivitě a chcete vědět vše, co se týká výkonu. Především byste se měli svých kolegů každý den ptát: "Co se vám dnes podařilo? Blížíme se ke splnění našeho cíle? Jak vám mohu pomoci nebo vás podpořit?" Pomocí této metody budete nejen sledovat produktivitu svých zaměstnanců, ale také zvýšíte morálku tím, že kolegům projevíte svou podporu.

Kromě toho byste se neměli zaměřovat na počet odpracovaných hodin, ale na výsledky svého týmu. Je známo, že kolegové mají tendenci "zabíjet čas", pokud mají pocit, že nemají jiný cíl než denně odpracovat X hodin. Produktivita se zvýší, když bude tým orientován na cíl a vysokou motivaci oproti orientaci na vložený čas. Je to proto, že získají motivaci k dokončení úkolů. Není pochyb o tom, že každý chce jít po dokončení práce domů dříve. Můžete jim tedy umožnit odejít z kanceláře, až když je denní práce hotová, a ne až když hodiny dosáhnou 17:00 hodin.

Existuje mnoho názorů na účinnost monitorování a na to, do jaké míry může být ve vaší kanceláři dobrou praxí. Zde je několik nejdůležitějších důvodů, proč monitorování nejen funguje, ale je nesmírně užitečné jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance.

1. Uznání

   Monitorování zaměstnanců znamená, že každý den přesně víte, jak si vaši zaměstnanci vedou. V období hodnocení a dokonce i před ním vám tyto monitorovací statistiky mohou umožnit, aby se vaši zaměstnanci cítili oceněni za dobrou práci, kterou odvádějí, a dají vám jasno v tom, kteří zaměstnanci si skutečně zaslouží bonus nebo lepší pozici.

2. Udržení zaměstnanců

   Uznání je jedním z klíčových způsobů, jak zajistit, aby vaši zaměstnanci neustále nehledali nové příležitosti jinde. Uznáním a odměnami za dobré výsledky můžete začít budovat loajalitu svých zaměstnanců v týmu. To vám může skutečně pomoci vybudovat firmu, aniž byste se museli neustále starat o to, že vaši zaměstnanci neustále podávají výpovědi.

3. Pozornost

   Zaměstnanci, kteří vědí, že jsou sledováni, jsou mnohem pozornější. Tato pozornost bude ve velké míře výsledkem toho, že budou vědět, že každá chyba, kterou udělají, bude viděna. To však neznamená, že by monitorování mělo sloužit k tomu, abyste každou chybu přehnali a své zaměstnance nadměrně trestali. Naopak, měl by být chápán jako součást školení a jako způsob, jak posílit kvalitu práce, kterou váš tým produkuje.

4. Řešení problémů

   Kdykoli se při monitorování objeví nějaký problém, dává to vašemu týmu příležitost spolupracovat na jeho odstranění. Díky schopnosti řešit problémy ihned, jakmile se vyskytnou, budou vaši klienti nebo zákazníci neuvěřitelně spokojenější s vaší prací, protože budou moci snadno rozpoznat, jak moc vám na vaší práci záleží. To také vytvoří kolektivnější atmosféru, ve které bude vašemu týmu vždy záležet na tom, aby se snažil předvést co nejlepší výkon, a bude hledat způsoby, jak spolupracovat a napravovat chyby, místo aby se je snažil pouze skrývat.

5. Bezpečnost

   A konečně, zejména pokud pracujete s citlivými údaji, může být monitorování zaměstnanců a jejich zařízení klíčem k tomu, aby se tyto informace nedostaly do nesprávných rukou. Díky monitorování budete vždy vědět, kdo má přístup k soukromým informacím vaší společnosti. To bude důležité i v případě narušení bezpečnosti, protože vám to umožní rychleji reagovat.

Mnoho lidí se domnívá, že zaměstnanci obecně nejsou ochotni nechat si sledovat svůj výkon. Průzkum společnosti Accenture však ukázal, že opak je pravdou. Ve skutečnosti 92 % respondentů uvedlo, že jsou otevřeni tomu, aby byly jejich údaje shromažďovány, ale pouze v případě, že tyto údaje budou následně využity ke zlepšení jejich výkonu nebo jim přinesou další osobní výhody. Je to však reálné?

Průzkum společnosti Capterra ukázal, že ano. Podle průzkumu 39 % zaměstnavatelů uvedlo, že díky němu mají větší přehled o každodenním provozu, 38 % uvedlo, že díky němu jejich zaměstnanci nikdy nedostávají nedostatečnou mzdu, a to jsou jen některé z výhod, které monitoring přináší. Větší efektivita týmu, řešení problémů a uznání zaměstnanců prokázaly, že tyto systémy pomohly zaměstnavatelům stát se lepšími manažery a tím zvýšit spokojenost jejich zaměstnanců. Jiný průzkum společnosti Capterra také ukázal, že zatímco 65 % zaměstnanců si myslí, že monitorování nemá vliv na to, jak tvrdě pracují, 16 % uvedlo, že je nutí pracovat tvrději. To je definitivní důkaz toho, že monitorování není na škodu, ale spíše jen přínosem jak pro firmu, tak pro zaměstnance.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.