Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Bevor Sie dies tun, sollten Sie jedoch einige Dinge über die Rechtmäßigkeit der Überwachung wissen. Auf dieser Grundlage können Sie sich für die beste Methode zur Überwachung Ihrer Mitarbeiter entscheiden.
Ist die Überwachung von Mitarbeitern legal?
Ob es für Sie legal ist, Ihre Mitarbeiter zu überwachen, hängt ganz davon ab, in welchem Land Sie und Ihre Mitarbeiter ansässig sind. Wenn Sie in den Vereinigten Staaten ansässig sind, haben Sie die Möglichkeit, die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter auf deren Arbeitsplatzgeräten zu überwachen, um deren Effektivität zu kontrollieren. Je nachdem, in welchem Bundesstaat Sie sich befinden, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über die Tatsache zu informieren, dass Sie sie überwachen. Dies müssen Sie in den Gesetzen Ihres Landes nachprüfen, da es sich nicht um eine Bundesvorschrift handelt. Im Folgenden finden Sie eine Liste der verschiedenen Arten von Kommunikationsmethoden, Aktivitäten und Geräten, die Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten rechtlich überwachen dürfen.
Firmencomputer
Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.
Soziale Medien
Die Überwachung sozialer Medien ist in den USA legal, da sie Arbeitgebern dabei helfen kann, sicherzustellen, dass ihre Angestellten ihre Zeit während der Arbeitszeiten nicht mit anderen Aktivitäten außerhalb der Arbeit verbringen. Die Überwachung der Nutzung sozialer Medien kann auf verschiedene Weise erfolgen. Am naheliegendsten ist es, den Zugriff auf bestimmte Websites auf den Computern des Unternehmens zu beschränken. Dies ist sowohl eine Überwachungs- als auch eine Präventionsmaßnahme, aber es ist nicht die einzige Möglichkeit, diese Art von Aktivitäten zu überwachen. Der Arbeitgeber kann auch überprüfen, ob sein Mitarbeiter während der Arbeitszeit online ist und Beiträge schreibt. Wenn dies der Fall ist, können sie diese Aktivitäten überwachen und ihre Mitarbeiter über ihre Erkenntnisse informieren. Social-Media-Konten können auch auf Inhalte überwacht werden. Dies gilt insbesondere für Branchen, in denen die Mitarbeiter das Gesicht des Unternehmens sind. In diesem Fall überprüfen die meisten Unternehmen, ob es auf den Seiten der Mitarbeiter und der potenziellen Bewerber während des Einstellungsverfahrens etwas Anstößiges oder Unangemessenes gibt.
E-Mail-Überwachung
With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.
Es ist auch erwähnenswert, dass private E-Mails, die nicht über den Arbeitsserver laufen, sondern extern gehostet werden, in der Regel nicht der Überwachung unterliegen. Dies liegt daran, dass es sich dabei um völlig private Kommunikation handelt, die oft außerhalb des Arbeitsplatzes stattfindet.
Telefone und Telefongespräche
Hier kann die Überwachung ein wenig kompliziert werden. Wenn ein Angestellter ein firmeneigenes Telefon benutzt, kann der Arbeitgeber in der Regel dessen geschäftliche Kommunikation überwachen. Damit diese Gespräche aufgezeichnet werden können, müssen jedoch die Gesetze der einzelnen Staaten geprüft werden, da in vielen Staaten die Zustimmung beider Parteien erforderlich ist. Das bedeutet im Wesentlichen, dass auch die Person auf der anderen Seite des Gesprächs zustimmen muss, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Je nach Branche kann das eine einfache Frage sein oder auch nicht.
Persönliche Geräte
Für persönliche Geräte gibt es spezielle Richtlinien, die gelten müssen, damit dies legal ist. Im Allgemeinen muss das Unternehmen eine Richtlinie für die Nutzung eigener Geräte haben. Dies würde helfen zu erklären, warum ein bestimmter Mitarbeiter sein persönliches Gerät für geschäftliche Zwecke nutzt, und es könnte dem Mitarbeiter möglicherweise auch den Zugang für die Überwachung ermöglichen. Bei Privatcomputern von Mitarbeitern ist möglicherweise eine gerichtliche Anordnung oder eine eindeutige Arbeitsrichtlinie erforderlich, die es dem Unternehmen erlaubt, den Computer entweder während der Arbeitszeit oder allgemeiner, wenn sich das Gerät auf dem Firmengelände befindet, zu überwachen. Generell gilt, dass die persönlichen Geräte von Mitarbeitern nicht ohne die entsprechende Genehmigung durchsucht werden dürfen.
Diese Kenntnisse über die rechtlichen Aspekte der Überwachung können Ihnen helfen, die für Ihr Unternehmen wirksamen und legalen Überwachungsmethoden auszuwählen.
Überwachen Sie die Computeraktivitäten Ihrer Mitarbeiter mit CleverControl
The easiest method to control your employees\’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees\’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees\’ activity from anywhere anytime.
The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.
Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.
Um mit der Überwachung Ihrer Mitarbeiter mit CleverControl zu beginnen, sollten Sie sich hier https://clevercontrol.com/ anmelden, den CleverControl Agent von Ihrem Konto herunterladen, ihn auf den überwachten Computern installieren und beginnen, Daten zu erhalten und Daten über das Web-Konto anzuzeigen. Beachten Sie, dass Sie vor der Verwendung des Programms alle Benutzer des Geräts, auf dem Sie diese Software installieren, ordnungsgemäß darüber informieren müssen, dass sie der Überwachung unterliegen.
Überwachen Sie die Telefongespräche Ihrer Mitarbeiter
It's helpful to track and record your team’s interactions and conversations with clients, customers, or partners for various reasons. Imagine that you check the latest customer support statistics, and you see that one employee is getting much higher scores than everyone else. In case you record the employees' interaction with the clients, you can listen to this person's phone calls from the past month and figure out what they’re doing right so you can ask your staff to do the same. And if some team member gets really bad reviews, you can find out what he is doing wrong and solve the problem.
There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees\’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don\’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.
Obwohl es keinen bundesweiten Schutz für Telefongespräche gibt, gibt es in verschiedenen Bundesstaaten Gesetze. In Kalifornien zum Beispiel ist der Unternehmensleiter verpflichtet, die Mitarbeiter durch einen Piepton darauf hinzuweisen, dass ihre Telefongespräche aufgezeichnet werden. Es liegt auf der Hand, dass dies nicht für nicht geschäftsbezogene Telefongespräche gilt. Wenn Sie ein Telefongespräch mithören und feststellen, dass es privat ist, müssen Sie auflegen.
Für detailliertere Informationen über das Erbe der Verwendung von Software zur Mitarbeiterüberwachung in verschiedenen Ländern finden Sie zusätzliche Informationenhier
Überwachen Sie den Standort Ihrer Mitarbeiter
Die Verfolgung des Standorts der Mitarbeiter eines Unternehmens (ob mit dem Auto, dem Mobiltelefon oder beidem) ist in letzter Zeit sehr beliebt geworden. Aber die folgende Frage ist noch offen: Wie können Sie den Standort Ihrer Mitarbeiter überwachen, ohne gegen das Gesetz zu verstoßen? Es ist erlaubt, den Standort der Mitarbeiter zu überwachen, egal ob Sie eine mobile App, Geofencing oder ein GPS-Gerät im Auto verwenden. In jedem Fall sollten Sie einige Empfehlungen befolgen, um auf der sicheren Seite zu sein.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern zunächst die Ausrüstung zur Verfügung, mit der Sie ihren Standort überwachen können. Die Erwartung an die Privatsphäre ist immer geringer, wenn ein Mitarbeiter Firmeneigentum nutzt, als wenn er privat unterwegs ist. Wenn Sie also den Standort eines Arbeitgebers mit Hilfe eines Smartphones überwachen wollen, sollten Sie dafür bezahlen.
Zweitens: Informieren Sie die Mitarbeiter, dass Sie sie überwachen werden. Sobald Sie die Erlaubnis der zu überwachenden Personen erhalten haben, brauchen Sie sich keine Gedanken mehr über rechtliche Fragen zu machen: Ihre Zustimmung hat Vorrang vor allen anderen Bedenken.
Und zu guter Letzt: Verfolgen Sie niemals nicht-geschäftliche Aktivitäten. Ihre Mitarbeiter erwarten Privatsphäre, wenn sie nicht im Büro sind oder freie Tage haben. Das bedeutet, dass Sie ihren Standort nicht überwachen dürfen, wenn sie nicht arbeiten.
Kontrollieren Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter ohne Software oder App
Diese Methode ist zweifellos legal, aber es kann Sie viel Zeit kosten, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter selbst zu überwachen und zu analysieren. Wenn Sie jedoch alles unter Kontrolle haben wollen, ist diese Methode genau das Richtige für Sie.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der persönlichen Kontrolle der Tätigkeit Ihrer Mitarbeiter haben, können Sie mit täglichen Check-ins beginnen. Diese Methode zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen die Produktivität am Herzen liegt und dass Sie alles über die Leistung wissen wollen. Zunächst einmal sollten Sie Ihre Kollegen jeden Tag fragen: "Was haben Sie heute erreicht? Sind wir unserem Ziel näher gekommen? Wie kann ich Ihnen helfen oder Sie unterstützen?" Mit Hilfe dieser Methode können Sie nicht nur die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verfolgen, sondern auch die Arbeitsmoral steigern, indem Sie den Kollegen Ihre Unterstützung zeigen.
Außerdem sollten Sie sich nicht auf die Anzahl der geleisteten Stunden konzentrieren, sondern auf die Ergebnisse Ihres Teams. Es ist eine bekannte Tatsache, dass Kollegen dazu neigen, "Zeit totzuschlagen", wenn sie das Gefühl haben, dass sie kein anderes Ziel haben, als täglich X Stunden zu arbeiten. Die Produktivität wird steigen, wenn das Team zielorientiert und hoch motiviert ist, anstatt sich nur an der geleisteten Arbeitszeit zu orientieren. Das liegt daran, dass sie einen Anreiz erhalten, Aufgaben zu erledigen. Es besteht kein Zweifel daran, dass jeder nach getaner Arbeit früher nach Hause gehen möchte. Sie können ihnen also erlauben, das Büro zu verlassen, wenn die Arbeit des Tages erledigt ist, und nicht erst, wenn die Uhr 17:00 Uhr erreicht.
Welche Vorteile bietet die Überwachung der Mitarbeiter?
Es gibt viele Meinungen über die Wirksamkeit der Überwachung und das Ausmaß, in dem sie eine gute Praxis in Ihrem Büro sein kann. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum die Überwachung nicht nur funktioniert, sondern sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von großem Nutzen ist.
Anerkennungen
Employee monitoring means that day in and day out you are able to know exactly how your employees are performing. During review season and even before that having these monitoring statistics on hand could allow you to make your employees feel recognized for the good work that they are performing and it will give you clarity on which employees truly deserve to have a bonus or be given a better position.
Mitarbeiterbindung
Recognition is one of the key ways that you can make sure your employees are not constantly looking for new opportunities elsewhere. By having your employees be acknowledged and giving them rewards for good performance you can start building loyalty within your team. This can truly help you build up your company without having to worry all the time about your employees constantly handing in their resignations.
Achtsamkeit
Your employees when they know they are monitored are much more likely to become extremely attentive. This attentiveness will widely be the result of them knowing that any mistake that they make will be seen. This does not mean that monitoring should be used to blow out of proportion every mistake and to excessively punish your employees. Instead, it should be seen as part of your training and as a way to strengthen the quality of the work that your team produces.
Behebung von Problemen
Wenn ein Problem durch die Überwachung erkannt wird, hat Ihr Team die Möglichkeit, es gemeinsam zu beheben. Wenn Sie in der Lage sind, Probleme zu beheben, sobald sie auftreten, werden Ihre Kunden mit der von Ihnen geleisteten Arbeit wesentlich zufriedener sein, da sie leicht erkennen können, wie sehr Ihnen Ihre Arbeit am Herzen liegt. Dies führt auch zu einer kollektiven Atmosphäre, in der Ihr Team stets bemüht ist, sein Bestes zu geben, und nach Wegen sucht, zusammenzuarbeiten und Fehler zu beheben, anstatt sie nur zu verstecken.
Sicherheit
Vor allem wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, könnte die Überwachung der Mitarbeiter und ihrer Geräte der Schlüssel sein, um sicherzustellen, dass diese Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Durch die Überwachung können Sie jederzeit feststellen, wer Zugang zu den privaten Informationen Ihres Unternehmens hat. Dies ist auch im Falle von Sicherheitsverletzungen wichtig, da Sie so schneller reagieren können.
Welche Statistiken zur Mitarbeiterüberwachung sollten Sie kennen?
Viele Menschen gehen davon aus, dass die Mitarbeiter generell nicht bereit sind, ihre Leistung überwachen zu lassen. Eine Umfrage von Accenture hat jedoch genau das Gegenteil ergeben. Tatsächlich gaben 92 % der Befragten an, dass sie der Erfassung ihrer Daten offen gegenüberstehen, aber nur, wenn die Daten dann zur Verbesserung ihrer Leistung oder zu ihrem persönlichen Nutzen verwendet werden. Aber ist das realistisch?
Nun, eine Umfrage von Capterra hat gezeigt, dass es so ist. Der Umfrage zufolge gaben 39 % der Arbeitgeber an, dass sie einen besseren Einblick in die täglichen Abläufe erhalten, während 38 % sagten, dass ihre Mitarbeiter dadurch nicht unterbezahlt werden, und das waren nur einige der Vorteile, die die Überwachung mit sich brachte. Bessere Teameffizienz, Problemlösung und Anerkennung durch die Mitarbeiter bewiesen, dass diese Systeme dazu beitrugen, die Arbeitgeber zu besseren Managern zu machen und somit die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Eine andere Umfrage von Capterra hat außerdem ergeben, dass 65 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass die Überwachung keinen Einfluss auf ihre Arbeitsleistung hat, während 16 % sagen, dass sie dadurch härter arbeiten. Dies ist der endgültige Beweis dafür, dass die Überwachung nicht schadet, sondern sowohl dem Unternehmen als auch dem Arbeitnehmer nur Vorteile bringt.
Schlussfolgerung: Mitarbeiterüberwachung bedeutet bessere Produktivität
As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.
