CleverControl Datenschutzrichtlinie

1. Geltungsbereich und Hinweise zur Lesbarkeit dieser Mitteilung

Wir stellen Ihnen zwei Arten von Informationen zur Verfügung, um Ihnen das Verständnis unserer Datenschutzpraktiken zu erleichtern. Diese Struktur soll deutlich machen, wann CleverControl als Verantwortlicher bzw. Auftragsverarbeiter fungiert:

• Datenschutzhinweis zur Website (dieses Dokument, Abschnitte 2–10) — umfasst personenbezogene Daten, die auf der Site erfasst werden (z. B. Cookies/Analysen, Kontaktformulare, Supportanfragen, Marketing- und Verkaufskommunikation).
• Datenschutzhinweis zu Produkten und Dienstleistungen (Abschnitte 11–15) — umfasst personenbezogene Daten, die von CleverControl-Software/-Agenten und Cloud-Diensten verarbeitet werden, wenn sie von unseren Geschäftskunden verwendet werden.

Wenn wir personenbezogene Daten für unsere eigenen Zwecke verarbeiten (z. B. Site-Analyse, Vertrieb/Marketing) CleverControl ist ein Controller.

Wichtige Definitionen

• Kunde — eine Organisation oder Einzelperson, die ein Konto bei uns besitzt, um unsere Dienste zu nutzen, oder Interesse an CleverControl oder unseren Diensten bekundet hat (direkt oder über Partner).
• Website Visitor — eine Person, die unsere Site oder andere Websites besucht oder nutzt, die auf diese Mitteilung verweisen.
• Endbenutzer — Personen, die von einem Kunden zum Zugriff auf oder zur Nutzung der Dienste autorisiert wurden und/oder deren Gerät einen CleverControl-Agenten hostet (z. B. Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer). Endbenutzer sollten die Datenschutzrichtlinie des Kunden konsultieren, um zu erfahren, wie der Kunde als Verantwortlicher seine Daten verarbeitet.

Wenn ein Geschäftskunde unsere Dienste zur Überwachung seiner Belegschaft nutzt, ist der Kunde der Verantwortliche und CleverControl fungiert als Auftragsverarbeiter gemäß den Anweisungen des Kunden und unseren Datenverarbeitungsstandards.

2. Personenbezogene Daten, die wir auf der Website erfassen

Von Ihnen bereitgestellte Informationen — Kontaktdaten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Unternehmen und Funktion, Nachrichteninhalt, Supportanfragen, Konto-/Portalanmeldeinformationen, Bestellnummern, über unsere Kasse übermittelte Rechnungsdaten (verarbeitet von PCI-konformen Zahlungsanbietern) und Präferenzen. Wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten auf unseren Systemen.

Informationen von Ihrem Gerät — Online-Kennungen wie IP-Adresse, Cookie-IDs, Geräte-/Browserinformationen, angezeigte Seiten, verweisende/verlassene Seiten, Sitzungsdauer und Interaktionen mit Formularen oder Downloads.

Informationen von Dritten — begrenzte Geschäftskontakt-/Anreicherungsdaten von Partnern und Anbietern (z. B. Vertriebspartner, Analyse- und Werbeplattformen, CRM-Anreicherungs-, Zahlungs- und Erfüllungspartner), um uns bei der Erfüllung von Anfragen und dem Betrieb der Site zu unterstützen.

3. Wie wir Site-Daten verwenden (Zwecke)

Wir verwenden Site-Daten, um:

1. die Site betreiben und die angeforderten Informationen bereitstellen;
2. Erstellen und Verwalten von Konten, Testversionen und Bestellungen;
3. Bereitstellung von Verkaufs-/Marketingkommunikation (einschließlich Veranstaltungen, Demos und Umfragen);
4. Kundensupport leisten;
5. die Site und Dienste zu analysieren und zu verbessern;
6. Sicherheitsvorfälle, Missbrauch und Betrug erkennen, verhindern und untersuchen;
7. zur Einhaltung von Gesetzen und zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen;
8. Einstellungsprozesse verwalten.

Marketing- und Servicekommunikation

Mit Ihrer Zustimmung oder soweit gesetzlich zulässig kann CleverControl Solutions, LLC Ihnen Servicebenachrichtigungen, Produktaktualisierungen, Sonderangebote, Veranstaltungsinformationen und andere geschäftliche Mitteilungen per E-Mail, SMS, WhatsApp oder über andere Nachrichtenkanäle senden.

Sie können den Erhalt von Marketingmitteilungen jederzeit abbestellen, indem Sie den Anweisungen zum Abbestellen in der Nachricht folgen oder uns unter kontaktieren support [at] clevercontrol.com mit der Betreffzeile „Benachrichtigungen abbestellen“.

Bitte beachten Sie, dass wir weiterhin notwendige Service-, Transaktions-, Sicherheits- oder kontobezogene Nachrichten senden können, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

4. Rechtsgrundlagen (EWR/UK)

Wenn das anwendbare Recht (z. B. DSGVO/UK DSGVO) eine Rechtsgrundlage erfordert, stützen wir uns auf:

5. Cookies, ähnliche Technologien und Signale

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um die Website zu betreiben und die Leistung zu messen. Nicht unbedingt erforderliche Cookies (z. B. Analysen/Werbung) werden im EWR/Großbritannien nur mit Ihrer Zustimmung über unsere Cookie-Banner-/Consent-Management-Plattform (CMP) ausgeführt. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ auf der Website ändern.

Global Privacy Control (GPC). Soweit dies nach geltendem US-Bundesrecht erforderlich ist, berücksichtigen wir GPC-Signale auf Browserebene als Opt-out-Möglichkeit für den Verkauf/die Weitergabe personenbezogener Daten oder gezielte Werbung.

Ihre Auswahl. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies blockiert oder Sie benachrichtigt, wenn Cookies gesetzt werden. Einige Funktionen der Website funktionieren ohne erforderliche Cookies möglicherweise nicht.

6. Offenlegung von Site-Daten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Website-Daten weiter an:

• Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind (Hosting, Analyse/Messung, Sicherheit, CRM, Kommunikation, Bestell- und Zahlungsabwicklung, Kundensupport, professionelle Berater). Diese Anbieter sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten zu schützen und sie nur gemäß unseren Anweisungen zu verwenden.
• Werbe-/Retargeting-Partner (für Site-Besucher, die solchen Cookies zustimmen), um unsere Werbung bereitzustellen und zu messen und Anzeigenbetrug zu verhindern.
• Vertriebspartner/Wiederverkäufer beantworten Ihre Anfragen zu lokalem Einkauf und Support.
• Unternehmenstransaktionen (z. B. Fusionen, Übernahmen) unterliegen angemessenen Schutzmaßnahmen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheit, wenn wir der Ansicht sind, dass eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist (z. B. rechtmäßige Anfragen von Behörden, Durchsetzung von Bedingungen, Schutz von Rechten oder Sicherheit).

7. Internationale Datenübertragungen

Für personenbezogene Daten aus dem EWR/Großbritannien, für deren Übermittlung in Drittländer kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, verwenden wir geeignete Sicherheitsvorkehrungen (z. B. die EU-Standardvertragsklauseln und das UK IDTA/Addendum) und führen Übertragungsrisikobewertungen durch.

8. Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten der Website so lange auf, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich und gesetzlich vorgeschrieben ist. Zu den typischen Zeiträumen gehören: Marketing-Leads und Analyseaufzeichnungen bis zu 24 Monate nach der letzten Interaktion; Supportanfragen bis zu 24 Monate nach Schließung; Serversicherheitsprotokolle ~90 Tage; Cookie-Daten pro dokumentierter Lebensdauer des Tools. Wenn wir uns auf eine Einwilligung verlassen, bewahren wir Aufzeichnungen über Einwilligungen und Präferenzen auf, wie gesetzlich vorgeschrieben.

9. Ihre Rechte

Vorbehaltlich des geltenden Rechts haben Sie möglicherweise das Recht, Zugriff, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragbarkeit zu verlangen oder einer bestimmten Verarbeitung zu widersprechen. Sofern eine Einwilligung als Grundlage dient, können Sie diese jederzeit widerrufen (die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt). Sie können Ihre Rechte per E-Mail ausüben privacy [at] clevercontrol.com. Möglicherweise müssen wir Ihre Identität überprüfen und werden innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen antworten.

10. Datenschutzhinweis der US-Bundesstaaten (Website-Besucher)

Abhängig von Ihrem Wohnsitzstaat und unseren Schwellenwerten haben Sie möglicherweise Rechte nach Gesetzen wie denen von Kalifornien, Colorado, Connecticut, Virginia, Utah, Texas, Oregon, Delaware und anderen. Dazu kann das Recht auf Kenntnisnahme/Zugriff, Löschung, Berichtigung, Übertragbarkeit sowie das Recht auf Ablehnung des Verkaufs, der Weitergabe oder gezielter Werbung gehören. Wir verwenden sensible personenbezogene Daten nicht zur Rückleitung von Merkmalen.

• So üben Sie Ihre Rechte aus: Senden Sie eine Anfrage an privacy [at] clevercontrol.com. Wenn wir Ihren Antrag ablehnen, können Sie Einspruch einlegen, indem Sie auf unsere Entscheidungs-E-Mail antworten. Wenn Sie weiterhin unzufrieden sind, können Sie sich an den Generalstaatsanwalt Ihres Bundesstaates wenden.
• Autorisierte Vertreter (CA/andere): Wenn Sie eine Anfrage über einen autorisierten Vertreter einreichen, benötigen wir möglicherweise einen Nachweis der Autorisierung (z. B. eine Vollmacht oder eine unterschriebene Erlaubnis) und können Sie bitten, Ihre Identität direkt bei uns zu überprüfen.
• Deaktivierung von Verkaufs-/Teilen-/zielgerichteten Anzeigen: Nutzen Sie unsere Cookie-Einstellungen und, sofern unterstützt, GPC-Signale.
• Überprüfungs- und Antwortzeit: Wir überprüfen Anfragen mit angemessenen Methoden und antworten innerhalb von 45 Tagen (wo zulässig, können wir die Frist um weitere 45 Tage verlängern und werden Ihnen die Gründe dafür mitteilen).
• Wir werden Sie bei der Ausübung Ihrer Rechte nicht diskriminieren.

11. Datenschutzerklärung für Produkte und Dienstleistungen (Kundenüberwachungsdaten)

Rolle der Parteien. Für personenbezogene Daten, die über Mitarbeiter, Auftragnehmer oder andere Benutzer von Geräten/Konten überwacht werden, die von unseren Kunden überwacht werden, ist der Kunde der Verantwortliche (oder das Unternehmen) und CleverControl der Auftragsverarbeiter (oder Dienstleister).

Endbenutzerdaten und Marketing. Wir verkaufen keine Endbenutzerdaten und verwenden sie nicht für gezielte Werbung.

Verbotene Verwendungen. Unsere Dienste dürfen nicht für rechtswidrige Überwachungen, die unbefugte Überwachung persönlicher Geräte, die Überwachung von Intimpartnern oder Haushalten oder für eine Nutzung ohne die nach geltendem Recht erforderlichen Mitteilungen, Einwilligungen oder rechtlichen Genehmigungen genutzt werden. Wir können Konten sperren oder kündigen, den Zugriff einschränken und die Unterstützung bei Verdacht auf unbefugte oder rechtswidrige Überwachung verweigern.

Verantwortlichkeiten des Kunden. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für:

• Bereitstellung gesetzlich vorgeschriebener Arbeitnehmerbenachrichtigungen und gegebenenfalls Einholung von Einwilligungen (z. B. vorherige elektronische Überwachungsbenachrichtigungen in bestimmten US-Bundesstaaten);
• die Überwachung so zu gestalten, dass sie für legitime Geschäftszwecke notwendig und verhältnismäßig ist;
• Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, sofern erforderlich;
• den an sie gerichteten Forderungen nach Arbeitnehmerrechten nachkommen;
• Festlegen und Durchsetzen interner Aufbewahrungs-, Zugriffs- und Nutzungsrichtlinien.

Aufbewahrung & Löschung. Kundenüberwachungsdaten werden gemäß unserer Vereinbarung aufbewahrt. Bei Vertragsende oder auf Weisung des Kunden löschen wir personenbezogene Daten innerhalb der vereinbarten Fristen. Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Sicherheit. Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich der Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand; Zugriffskontrollen und geringste Privilegien; SSO/MFA-Optionen; Audit-Protokollierung; Schwachstellenmanagement und Penetrationstests; sichere Entwicklungspraktiken; und Sicherheitsüberprüfungen der Anbieter. Wir benachrichtigen Kunden unverzüglich, wenn wir Kenntnis von einer Datenschutzverletzung erhalten, die Kundendaten betrifft.

Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter). Für die Bereitstellung unserer Dienste (Infrastruktur, Speicherung, Analyse, Kommunikation, Support) nutzen wir geprüfte Dienstleister. Wir benachrichtigen unsere Kunden über wesentliche Änderungen bei den Dienstleistern.

Internationale Überweisungen. Wenn wir personenbezogene Kundendaten international übertragen, erfolgt dies gemäß den in Abschnitt 7 beschriebenen Schutzmaßnahmen.

Strafverfolgungs- und Regierungsanfragen. Für Kundendaten benötigen wir ein gültiges rechtliches Verfahren und leiten Anfragen, soweit möglich, an den Kunden weiter. Wir benachrichtigen den Kunden, sofern dies nicht gesetzlich verboten ist, und werden versuchen, den Umfang einer Anfrage einzuschränken. Wir können hochrangige Transparenzstatistiken veröffentlichen.

Mitarbeiter-/Endbenutzeranfragen. Von einem Kunden überwachte Personen sollten sich an diesen Kunden (den Verantwortlichen/das Unternehmen) wenden, um ihre Datenschutzrechte auszuüben. Wenn wir direkt eine Anfrage erhalten, werden wir den betreffenden Kunden benachrichtigen und unterstützen.

11A. Atlassian Jira Integration

11A.1 Was die Integration bewirkt.

CleverControl bietet eine optionale Integration mit der Atlassian Jira Cloud („Jira-Integration“). Es ermöglicht einem Kunden, die Arbeitszeit anhand der seinen Endbenutzern zugewiesenen Jira-Aufgaben zu verfolgen und diese Zeit in Jira als Arbeitsprotokolle aufzuzeichnen. Die Jira-Integration wird nur von einem Kundenadministrator aktiviert. Jeder Endbenutzer verbindet dann sein eigenes Atlassian-Konto über die OAuth 2.0-Autorisierung von Atlassian. Wir fragen niemals nach Atlassian-Passwörtern oder Atlassian API-Tokens und speichern diese auch nicht.

11A.2 Daten, auf die wir über Jira zugreifen.

Je nach Konfiguration greifen wir auf die folgenden Daten von der Jira-Site des Kunden zu:

• Atlassian Konto-ID, Anzeigename, Berufsbezeichnung und Avatar des verbundenen Endbenutzers;
• Jira Standortkennung, Adresse und Name;
• Projektkennungen und -namen;
• Aufgaben-(Problem-)ID, Schlüssel, Titel, Status, Beauftragter und Aktualisierungs-/Abschlussdaten.

Wir greifen über die Jira-Integration nicht auf E-Mail-Adressen, Aufgabenbeschreibungen, Kommentare oder Anhänge von Endbenutzern zu.

11A.3 Daten, die wir in Jira schreiben.

Wenn ein Endbenutzer einen nachverfolgten Arbeitszeitraum an einer Jira-Aufgabe abschließt, erstellt oder aktualisiert CleverControl im Namen dieses Endbenutzers ein Arbeitsprotokoll in Jira. Das Arbeitsprotokoll enthält die Startzeit, die Dauer und einen technischen Verweis auf den entsprechenden CleverControl-Datensatz. Screenshots, Tastatureingaben, Browserverlauf, Audio-, Video- und andere Überwachungsdaten werden niemals an Jira gesendet.

11A.4 Zwecke.

Wir verwenden Jira-Daten nur, um dem Kunden die Jira-Integration bereitzustellen: Anzeige zugewiesener Aufgaben, Verfolgung der Zeit pro Aufgabe, Aufzeichnung von Arbeitsprotokollen und Erstellung von Zeit- und Arbeitsbelastungsberichten. Wir verkaufen keine Jira-Daten und verwenden sie nicht für Werbung oder zum Trainieren von Modellen der künstlichen Intelligenz.

11A.5 Rollen und Verantwortung.

Für Daten, die über die Jira-Integration verarbeitet werden, ist der Kunde der Verantwortliche und CleverControl fungiert als Auftragsverarbeiter auf Anweisung des Kunden, wie in Abschnitt 11 beschrieben. CleverControl Solutions, LLC – nicht Atlassian – ist für den Datenschutz, die Sicherheit und die Integrität der Daten verantwortlich, auf die CleverControl über die Jira-Integration zugreift, diese speichert oder anderweitig verarbeitet. Die Datenschutzrichtlinie von Atlassian gilt für die eigenen Produkte von Atlassian und gilt nicht für die Verarbeitung durch CleverControl.

11A.6 Wer kann auf die Daten zugreifen?

Jira-Daten in CleverControl stehen nur autorisierten Benutzern des CleverControl-Kontos des Kunden zur Verfügung (dem Kontoinhaber und den vom Kunden gewährten Unterkonten). In Jira geschriebene Arbeitsprotokolle sind in Jira entsprechend den Jira-Berechtigungen des Kunden sichtbar. Wir geben Jira-Daten nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme von Dienstanbietern, die sie in unserem Auftrag verarbeiten, um den Dienst zu hosten und zu betreiben, derzeit OVH (Hosting und Backups, Kanada). Diese Anbieter sind vertraglich verpflichtet, die Daten zu schützen und nur nach unseren Weisungen zu verwenden.

11A.7 Wo die Daten gespeichert werden.

Die von CleverControl verarbeiteten Jira-Daten werden auf Servern in Kanada gespeichert. Bei grenzüberschreitender Datenübermittlung wenden wir die in Abschnitt 7 beschriebenen Schutzmaßnahmen an.

11A.8 Sicherheit.

Daten werden während der Übertragung mit TLS verschlüsselt. OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden ausschließlich verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert und niemals an die CleverControl-Desktopanwendung, das Dashboard oder Protokolle gesendet.

11A.9 Trennen und Löschen.

Ein Kundenadministrator kann die Jira-Integration jederzeit trennen, und Endbenutzer können auch den Zugriff von CleverControl in ihren Atlassian-Kontoeinstellungen widerrufen. Nach der Trennung stoppt CleverControl den Import von Jira-Daten und das Senden von Arbeitsprotokollen und löscht die OAuth-Token sofort. Andere von CleverControl gespeicherte Jira-Daten werden unmittelbar nach der Trennung oder Schließung des Kontos gelöscht, es sei denn, die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in Jira geschriebene Arbeitsprotokolle verbleiben auf der Jira-Site des Kunden und werden vom Kunden verwaltet. Wenn Atlassian uns mitteilt, dass ein Atlassian-Konto geschlossen wurde, löschen wir die personenbezogenen Daten dieses Kontos. Daten in Backups werden im regulären Backup-Zyklus entfernt.

11A.10 Ihre Rechte.

Endnutzer sollten Anfragen zu ihren personenbezogenen Daten an ihren Arbeitgeber (den Kunden) richten. CleverControl unterstützt den Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen. Sie können uns auch unter privacy@clevercontrol.com kontaktieren.

12. Children

Unsere Website und Dienste sind für die geschäftliche Nutzung durch Erwachsene bestimmt. Wir erfassen auf der Website wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren (oder unter 16 Jahren im EWR/Großbritannien). Kunden dürfen unsere Dienste nicht nutzen, um die persönlichen Geräte von Minderjährigen ohne gesetzliche Grundlage und erforderliche Mitteilungen/Einwilligungen zu überwachen.

13. Links und Dritte

Die Website kann Links zu Websites, Apps oder Diensten Dritter enthalten. Ihre Datenschutzpraktiken unterliegen ihren eigenen Hinweisen. Wir empfehlen Ihnen, diese zu prüfen, bevor Sie personenbezogene Daten angeben.

14. Änderungen dieser Mitteilung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden die aktualisierte Version mit einem neuen Datum des Inkrafttretens veröffentlichen und, falls sich Änderungen wesentlich auf die Art und Weise auswirken, wie wir personenbezogene Daten verwenden oder offenlegen, bei Bedarf zusätzliche Benachrichtigungen bereitstellen.

15. So erreichen Sie uns

Bei Fragen, Wünschen oder Beschwerden zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an privacy [at] clevercontrol.com or write to: CleverControl Solutions, LLC, 2810 N Church St STE 89852 Wilmington, DE, 19802 US. Wenn Sie sich im EWR/Großbritannien befinden und wir einen Vertreter oder Datenschutzbeauftragten ernennen müssen, werden dessen Kontaktdaten hier veröffentlicht.