4 formas de controlar a sus empleados de forma legal y eficaz

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Pero antes de hacerlo hay que entender algunas cosas sobre la legalidad de la vigilancia. Esto le sentará las bases para decidir cuál es el mejor método para controlar a sus empleados.

Que sea legal o no vigilar a sus empleados dependerá totalmente del país en el que se encuentren usted y sus empleados. Si se encuentra en Estados Unidos, lo más probable es que pueda supervisar las actividades de sus empleados en sus dispositivos de trabajo para controlar su eficacia. Dependiendo del estado en el que se encuentre, puede que tenga o no la obligación legal de informar a sus empleados de que les ha estado vigilando. Esto es algo que tendrá que comprobar dentro de las leyes de su estado individual, ya que no es un requisito federal. La siguiente es una lista de los diferentes tipos de métodos de comunicación, actividades y dispositivos que los empresarios pueden controlar legalmente en Estados Unidos.

1. Ordenadores de empresa

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Redes sociales

   La supervisión de las redes sociales es legal en Estados Unidos, ya que puede ayudar a los empresarios a asegurarse de que sus empleados no dedican su tiempo a otras actividades ajenas al trabajo durante el horario laboral. La supervisión del uso de las redes sociales puede hacerse de varias maneras. La más obvia es restringir el acceso a determinados sitios web desde los ordenadores de la empresa. Se trata de un acto tanto de control como de prevención, pero no es la única forma de controlar este tipo de actividad. Los empresarios también pueden comprobar si sus empleados se conectan y publican en Internet durante las horas de trabajo. Si descubren que lo hacen, pueden controlar esas actividades e informar a sus empleados de sus hallazgos. Las cuentas de las redes sociales también pueden ser controladas en cuanto a su contenido. Esto puede ser particularmente cierto en las industrias donde los empleados actúan como la cara de la empresa. En ese caso, la mayoría de las empresas comprobarán si hay algo ofensivo o inapropiado tanto en las páginas de los empleados como en las de los posibles candidatos durante el proceso de contratación.

3. Control del correo electrónico

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   También cabe señalar que los correos electrónicos privados que no pasan por el servidor del trabajo, sino que se alojan externamente, no suelen estar sujetos a vigilancia. Esto se debe a que se trata de comunicaciones completamente privadas que a menudo tienen lugar fuera del lugar de trabajo.

4. Teléfonos y conversaciones telefónicas

   Aquí es donde la supervisión puede complicarse un poco. Por lo general, cuando un empleado utiliza un teléfono propiedad de la empresa, los empresarios pueden controlar sus comunicaciones profesionales. Sin embargo, para que esas conversaciones puedan grabarse, hay que comprobar las leyes de cada estado, ya que en muchos de ellos es necesario el consentimiento de dos partes. En esencia, esto significa que la persona que está al otro lado de la llamada también tiene que estar de acuerdo con que se grabe la llamada. Dependiendo del sector al que te dediques, puede ser fácil pedirlo o no.

5. Dispositivos personales

   En el caso de los dispositivos personales, hay políticas específicas que deberán aplicarse para que sea legal. En general, la empresa deberá contar con una política de "traiga su propio dispositivo". Esto ayudaría a explicar por qué un determinado empleado puede estar utilizando su dispositivo personal para el negocio y también podría potencialmente permitir a su empleado el acceso para la supervisión. En el caso de los ordenadores personales de los empleados, puede ser necesaria una orden judicial o una política de trabajo muy clara que permita a la empresa supervisar el ordenador durante las horas de trabajo o, más comúnmente, cuando el dispositivo está dentro de las instalaciones de la empresa. Como revisión general, los empleados no pueden tener sus dispositivos personales registrados sin la debida autorización.

Este conocimiento de los aspectos legales de la supervisión puede ayudarle a elegir mejor qué prácticas de supervisión van a ser eficaces y legales en su empresa.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

Para empezar a monitorizar a sus empleados con CleverControl, debe registrarse aquí https://clevercontrol.com/ , descargar el Agente CleverControl desde su cuenta, instalarlo en los equipos monitorizados y empezar a obtener datos y verlos a través de la cuenta web. Tenga en cuenta que antes de utilizar el programa debe informar debidamente a todos los usuarios del dispositivo en el que instale dicho software de que están sometidos a monitorización.

Es útil hacer un seguimiento y registrar las interacciones y conversaciones de su equipo con clientes, consumidores o socios por varias razones. Imagina que compruebas las últimas estadísticas de atención al cliente, y ves que un empleado está obteniendo puntuaciones mucho más altas que todos los demás. Si grabas la interacción de los empleados con los clientes, puedes escuchar las llamadas telefónicas de esta persona durante el último mes y averiguar qué está haciendo bien para que puedas pedir a tu personal que haga lo mismo. Y si algún miembro del equipo recibe muy malas críticas, puedes averiguar qué está haciendo mal y solucionar el problema.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

A pesar de que no existen protecciones federales para las llamadas telefónicas, hay algunas leyes estatales en varios estados. Por ejemplo, en California el jefe de la empresa está obligado a notificar a los empleados que sus llamadas telefónicas están siendo grabadas emitiendo un pitido. Es obvio que no se aplica a las conversaciones telefónicas no relacionadas con la empresa. Si estás escuchando una llamada y te das cuenta de que es personal, debes colgar.

Para tener una información más detallada sobre la herencia del uso del software de monitorización de empleados en diferentes países, puede encontrar información adicionalaquí

El seguimiento de la ubicación del personal de la empresa (ya sea en coche, en teléfono móvil o en ambos) se ha hecho muy popular últimamente. Pero la siguiente pregunta sigue abierta: ¿cómo controlar la ubicación de sus empleados sin infringir la ley? Está permitido controlar la ubicación de los empleados, ya sea con una aplicación móvil, con geofencing o con un dispositivo GPS en el coche. De todos modos, deberías seguir algunas recomendaciones para estar en el lado seguro.

En primer lugar, proporcione a sus empleados el equipo que le permita controlar su ubicación. Siempre hay una menor expectativa de privacidad cuando un empleado está utilizando la propiedad de la empresa, en lugar de la personal. Por lo tanto, si vas a controlar la ubicación de un empleado con la ayuda de un smartphone, debes pagar por ello.

En segundo lugar, notifique a los empleados que va a realizar un seguimiento. En cuanto obtengas el permiso de las personas a las que vas a hacer el seguimiento, no te preocupes por las cuestiones legales: su aprobación prevalece sobre las demás preocupaciones.

Y por último, pero no menos importante, nunca rastrees la actividad no comercial. Tus empleados esperan tener privacidad cuando están fuera de la oficina o tienen días libres. Esto significa que no debes vigilar su ubicación cuando no están trabajando.

No hay duda de que este método es legal, pero puede llevarle mucho tiempo controlar y analizar la productividad de sus empleados usted mismo. Sin embargo, si quieres tener todo bajo control, este método es definitivamente para ti.

Si no tiene experiencia en el control personal de la actividad de sus empleados, puede empezar con controles diarios. Este método demuestra a tus empleados que te preocupas por la productividad y que quieres saberlo todo sobre el rendimiento. En primer lugar, debes preguntar a tus compañeros cada día: "¿Qué habéis conseguido hoy? ¿Nos estamos acercando a la consecución de nuestro objetivo? ¿Cómo puedo ayudarte o apoyarte?". Con la ayuda de este método no sólo hará un seguimiento de la productividad de sus empleados, sino que también aumentará la moral al mostrar su apoyo a los compañeros.

Además, no debes centrarte en la cantidad de horas trabajadas, sino en los resultados de tu equipo. Es un hecho conocido que los compañeros tienden a "matar el tiempo" si sienten que no tienen otro objetivo que dedicar X cantidad de horas diarias. La productividad aumentará cuando el equipo esté orientado a los objetivos y altamente motivado, en lugar de estar orientado al tiempo de trabajo. Esto se debe a que tendrán un incentivo para completar las tareas. No hay duda de que todo el mundo quiere irse a casa pronto después de terminar un trabajo. Así que puedes permitirles salir de la oficina cuando el trabajo del día esté terminado y no cuando el reloj llegue a las 5:00 pm.

Hay muchas opiniones sobre la eficacia de la supervisión y hasta qué punto puede ser una buena práctica en su oficina. He aquí algunas de las razones más importantes por las que la supervisión no sólo funciona, sino que es increíblemente útil tanto para el empresario como para el empleado.

1. Reconocimiento

   El seguimiento de los empleados significa que día tras día puede saber exactamente cómo están rindiendo sus empleados. Durante la temporada de revisiones, e incluso antes, tener a mano estas estadísticas de seguimiento podría permitirle hacer que sus empleados se sientan reconocidos por el buen trabajo que están realizando y le dará claridad sobre qué empleados realmente merecen tener una bonificación o que se les dé un puesto mejor.

2. Retención de empleados

   El reconocimiento es una de las formas clave de asegurarse de que sus empleados no buscan constantemente nuevas oportunidades en otros lugares. Si reconoce a sus empleados y les recompensa por su buen rendimiento, podrá empezar a fidelizar a su equipo. Esto puede ayudarle realmente a construir su empresa sin tener que preocuparse constantemente de que sus empleados presenten constantemente su dimisión.

3. Atención

   Cuando sus empleados saben que están siendo controlados, es mucho más probable que se vuelvan extremadamente atentos. Esta atención será en gran medida el resultado de saber que cualquier error que cometan será visto. Esto no significa que la supervisión deba utilizarse para exagerar cada error y castigar excesivamente a sus empleados. Por el contrario, debe considerarse como parte de su formación y como una forma de reforzar la calidad del trabajo que realiza su equipo.

4. Solucionar problemas

   Cuando se detecta un problema a través de la supervisión, su equipo tiene la oportunidad de trabajar conjuntamente para solucionarlo. Al ser capaz de solucionar los problemas tan pronto como se producen, sus clientes estarán mucho más satisfechos con el trabajo que usted realiza, ya que podrán discernir fácilmente hasta qué punto se preocupa por su trabajo. Esto también creará un ambiente más colectivo en el que su equipo siempre se preocupará por dar lo mejor de sí mismo y buscará formas de colaborar y solucionar los errores en lugar de intentar ocultarlos.

5. Seguridad

   Por último, especialmente si trabaja con datos confidenciales, la supervisión de los empleados y sus dispositivos podría ser la clave para garantizar que esa información no caiga en las manos equivocadas. La supervisión le permitirá saber en todo momento quién tiene acceso a la información privada de su empresa. Esto también será importante en caso de violaciones de la seguridad, ya que le permitirá reaccionar con mayor rapidez.

Mucha gente da por sentado que los empleados no están dispuestos a que se controle su rendimiento. Sin embargo, una encuesta de Accenture demuestra exactamente lo contrario. De hecho, el 92% de los encuestados dijeron que estaban dispuestos a que se recopilaran sus datos, pero sólo si éstos se utilizaban para mejorar su rendimiento o aportarles otros beneficios personales. Pero, ¿es esto realista?

Pues bien, una encuesta de Capterra ha demostrado que sí. Según la encuesta, el 39% de los empresarios afirmaron que podían tener una mayor visión de las operaciones diarias, mientras que el 38% dijo que ayudaba a que sus empleados nunca estuvieran mal pagados y estos eran sólo algunos de los beneficios que aportaba la monitorización. La mayor eficacia de los equipos, la resolución de problemas y el reconocimiento de los empleados demostraron que estos sistemas ayudaban a los empresarios a ser mejores gestores y, por tanto, a aumentar la satisfacción de sus empleados. Otra encuesta de Capterra también demostró que, mientras que el 65% de los empleados pensaba que la supervisión no afectaba a su nivel de trabajo, el 16% afirmaba que les hacía trabajar más. Esto es una prueba definitiva de que no hay nada malo en la supervisión, sino sólo beneficios tanto para la empresa como para el empleado.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.