Çalışanlarınızı Yasal ve Etkili Bir Şekilde İzlemenin 4 Yolu

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Ancak bunu yapmadan önce, izlemenin yasallığı hakkında anlaşılması gereken bazı şeyler var. Bu, çalışanlarınızı izlemek için en iyi yönteme karar vermeniz için zemin hazırlayacaktır.

Çalışanlarınızı izlemenizin yasal olup olmadığı tamamen sizin ve çalışanlarınızın hangi ülkede bulunduğunuza bağlı olacaktır. Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunuyorsanız, çalışanlarınızın etkinliklerini kontrol etmek için işyeri cihazlarındaki faaliyetlerini izleyebilme şansınız vardır. Bulunduğunuz eyalete bağlı olarak, çalışanlarınızı onları izlediğiniz konusunda bilgilendirmek için yasal bir zorunluluğunuz olabilir veya olmayabilir. Bu, federal bir gereklilik olmadığı için kendi eyalet yasalarınız dahilinde kontrol etmeniz gereken bir şeydir. Aşağıda, işverenlerin Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak izleyebildiği farklı iletişim yöntemlerinin, faaliyetlerin ve cihazların bir listesi yer almaktadır.

1. Şirket bilgisayarları

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Sosyal Medya

   Sosyal medya takibi ABD'de yasaldır, çünkü işverenlerin çalışanlarının mesai saatleri içinde zamanlarını iş dışında başka faaliyetlerle geçirmediklerinden emin olmalarına yardımcı olabilir. Sosyal medya kullanımının izlenmesi birkaç farklı şekilde olabilir. Bunlardan en belirgin olanı, şirket bilgisayarlarında belirli web sitelerine erişime bir kısıtlama getirmektir. Bu hem bir izleme hem de önleyici bir eylemdir, ancak bu tür faaliyetlerin izlenebileceği tek yol bu değildir. İşverenler ayrıca çalışanlarının mesai saatleri içinde çevrimiçi olup olmadıklarını ve paylaşım yapıp yapmadıklarını kontrol edebilirler. Eğer öyle olduğunu tespit ederlerse, bu faaliyetleri izleyebilir ve çalışanlarını bulgularından haberdar edebilirler. Sosyal Medya hesapları da içerik açısından izlenebilir. Bu, özellikle çalışanların şirketin yüzü olarak hareket ettiği sektörlerde geçerli olabilir. Bu durumda çoğu şirket, işe alım sürecinde hem çalışan sayfalarında hem de potansiyel aday sayfalarında saldırgan veya uygunsuz bir şey olup olmadığını kontrol edecektir.

3. E-posta izleme

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   İş sunucusundan geçmeyen ancak harici olarak barındırılan özel e-postaların genellikle izlemeye tabi olmadığını da belirtmek gerekir. Bunun nedeni, bunların genellikle iş yerinin tamamen dışında gerçekleşen tamamen özel iletişimler olmasıdır.

4. Telefonlar ve telefon konuşmaları

   Bu noktada izleme biraz karmaşık bir hal alabilir. Genellikle bir çalışan şirkete ait bir telefon kullanıyorsa, işverenler genellikle iş iletişimlerini izleyebilirler. Ancak, bu konuşmaların kaydedilebilmesi için her eyaletin yasalarının kontrol edilmesi gerekir, çünkü birçok eyalette iki tarafın rızası gereklidir. Bu da esasen görüşmenin diğer tarafındaki kişinin de görüşmenin kaydedilmesini kabul etmesi gerektiği anlamına gelir. İçinde bulunduğunuz iş koluna bağlı olarak bu kolay bir talep olabilir veya olmayabilir.

5. Kişisel Cihazlar

   Kişisel cihazlar söz konusu olduğunda, bunun yasal olarak yapılabilmesi için uygulanması gereken belirli politikalar vardır. Genel olarak, şirkette bir kendi cihazını getir politikasının yürürlükte olması gerekecektir. Bu, belirli bir çalışanın neden kişisel cihazını iş için kullanıyor olabileceğini açıklamaya yardımcı olur ve potansiyel olarak çalışanlarının izleme için erişimine de izin verebilir. Çalışanların kişisel bilgisayarları söz konusu olduğunda, bir şirketin bilgisayarı mesai saatleri içinde ya da daha yaygın olarak cihaz şirket tesislerindeyken izlemesine izin verecek bir mahkeme kararı ya da çok açık bir iş politikası olması gerekebilir. Genel bir değerlendirme olarak, çalışanlar uygun yetkilendirme olmadan kişisel cihazlarını aratamazlar.

İzlemeye ilişkin yasallıkların neler olduğunun anlaşılması, şirketinizde hangi izleme uygulamalarının hem etkili hem de yasal olacağını daha iyi seçmenize yardımcı olabilir.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

CleverControl ile çalışanlarınızı izlemeye başlamak için https://clevercontrol.com/ adresinden kaydolmalı, hesabınızdan CleverControl Agent'ı indirmeli, izlenen bilgisayarlara yüklemeli ve web hesabı üzerinden veri almaya ve verileri görüntülemeye başlamalısınız. Programı kullanmadan önce, bu yazılımı yüklediğiniz cihazın tüm kullanıcılarını izlemeye tabi oldukları konusunda uygun şekilde bilgilendirmeniz gerektiğini unutmayın.

Ekibinizin müşterilerle, ortaklarla veya iş ortaklarıyla olan etkileşimlerini ve konuşmalarını çeşitli nedenlerle takip etmek ve kaydetmek yararlıdır. En son müşteri destek istatistiklerini kontrol ettiğinizi ve bir çalışanın diğer herkesten çok daha yüksek puanlar aldığını gördüğünüzü hayal edin. Çalışanların müşterilerle etkileşimini kaydetmeniz durumunda, bu kişinin geçen ayki telefon görüşmelerini dinleyebilir ve neyi doğru yaptıklarını anlayabilir, böylece personelinizden de aynısını yapmalarını isteyebilirsiniz. Ve eğer bir ekip üyesi gerçekten kötü yorumlar alıyorsa, neyi yanlış yaptığını bulabilir ve sorunu çözebilirsiniz.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

Telefon görüşmeleri için federal korumalar bulunmamasına rağmen, çeşitli eyaletlerde bazı eyalet yasaları bulunmaktadır. Örneğin, Kaliforniya'da şirket yöneticisi çalışanlara telefon görüşmelerinin kaydedildiğini bir bip sesi ile bildirmekle yükümlüdür. Bunun işle ilgili olmayan telefon görüşmeleri için geçerli olmadığı açıktır. Bir telefon görüşmesini dinliyorsanız ve kişisel olduğunu fark ederseniz, telefonu kapatmalısınız.

Farklı ülkelerde çalışan izleme yazılımı kullanımının yasallığı hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için ek bilgi bulabilirsinizBurada

Şirket personelinin konumunun izlenmesi (araba, cep telefonu veya her ikisi ile) son zamanlarda çok popüler hale geldi. Ancak şu soru hala açık: yasaları çiğnemeden çalışanlarınızın konumunu nasıl izleyebilirsiniz? İster bir mobil uygulama, ister coğrafi sınırlama veya arabada bir GPS cihazı kullanıyor olun, çalışanların konumunu izlemeye izin verilir. Yine de, güvenli tarafta kalmak için bazı tavsiyelere uymalısınız.

Her şeyden önce, çalışanlarınıza konumlarını izlemenizi sağlayacak ekipmanı sağlayın. Bir çalışan kişisel değil de şirket mülkünü kullanırken her zaman daha düşük bir gizlilik beklentisi vardır. Dolayısıyla, bir işverenin konumunu akıllı telefon yardımıyla izleyecekseniz, bunun için ödeme yapmalısınız.

İkinci olarak, çalışanlara onları izleyeceğinizi bildirin. İzleyeceğiniz kişilerden izin alır almaz, yasal konular hakkında endişelenmeyin: onların onayı diğer endişelerin önüne geçer.

Ve son olarak, iş dışı faaliyetleri asla takip etmeyin. Çalışanlarınız ofis dışındayken veya izin günlerinde gizlilik bekler. Bu, çalışmadıkları zamanlarda konumlarını izlememeniz gerektiği anlamına gelir.

Bu yöntemin yasal olduğuna şüphe yok, ancak çalışanlarınızın üretkenliğini kendiniz izlemek ve analiz etmek çok zamanınızı alabilir. Ancak her şeyi kontrol altına almak istiyorsanız bu yol kesinlikle size göre.

Çalışanlarınızın faaliyetlerini kişisel olarak kontrol etme deneyiminiz yoksa, günlük kontrollerle başlayabilirsiniz. Bu yöntem çalışanlarınıza üretkenliği önemsediğinizi ve performans söz konusu olduğunda her şeyi bilmek istediğinizi gösterir. Her şeyden önce, çalışma arkadaşlarınıza her gün şunu sormalısınız: "Bugün neler başardınız? Hedefimize ulaşmaya yaklaşıyor muyuz? Size nasıl yardımcı olabilirim ya da destek olabilirim?" Bu yöntem sayesinde sadece çalışanınızın üretkenliğini takip etmekle kalmayacak, aynı zamanda iş arkadaşlarınıza desteğinizi göstererek morallerini de yükseltmiş olacaksınız.

Ayrıca, çalışılan saatlerin miktarına değil, ekibinizin elde ettiği sonuçlara odaklanmalısınız. İş arkadaşlarının günlük X saat çalışmaktan başka bir hedefleri olmadığını düşündüklerinde 'zaman öldürme' eğiliminde oldukları bilinen bir gerçektir. Ekip hedef odaklı ve yüksek motivasyonlu olduğunda üretkenlik artacaktır. Bunun nedeni, görevleri tamamlamak için bir teşvik alacak olmalarıdır. Hiç şüphe yok ki herkes bir iş bittikten sonra eve erken gitmek ister. Bu nedenle, saat 17:00'ye geldiğinde değil, günlük iş bittiğinde ofisten ayrılmalarına izin verebilirsiniz.

İzlemenin etkinliği ve ofisinizde ne ölçüde iyi bir uygulama olabileceği konusunda birçok görüş vardır. İşte izlemenin sadece işe yaramakla kalmayıp aynı zamanda hem işveren hem de çalışan için inanılmaz derecede yararlı olmasının en önemli nedenlerinden birkaçı.

1. Tanıma

   Çalışan izleme, çalışanlarınızın nasıl performans gösterdiğini her gün tam olarak bilebileceğiniz anlamına gelir. İnceleme sezonu boyunca ve hatta öncesinde bu izleme istatistiklerine sahip olmak, çalışanlarınızın yaptıkları iyi işler için takdir edildiklerini hissetmelerini sağlayabilir ve hangi çalışanların gerçekten bir ikramiye almayı veya daha iyi bir pozisyon verilmeyi hak ettiği konusunda size netlik sağlayacaktır.

2. Çalışanları elde tutma

   Tanınma, çalışanlarınızın sürekli olarak başka yerlerde yeni fırsatlar aramamasını sağlamanın en önemli yollarından biridir. Çalışanlarınızın takdir edilmesini sağlayarak ve onlara iyi performans için ödüller vererek ekibiniz içinde sadakat oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu, çalışanlarınızın sürekli olarak istifalarını vermeleri konusunda endişelenmenize gerek kalmadan şirketinizi kurmanıza gerçekten yardımcı olabilir.

3. Dikkatlilik

   Çalışanlarınız izlendiklerini bildiklerinde son derece dikkatli olma olasılıkları çok daha yüksektir. Bu dikkat, büyük ölçüde yaptıkları herhangi bir hatanın görüleceğini bilmelerinin bir sonucu olacaktır. Bu, izlemenin her hatayı abartmak ve çalışanlarınızı aşırı derecede cezalandırmak için kullanılması gerektiği anlamına gelmez. Bunun yerine, eğitiminizin bir parçası ve ekibinizin ürettiği işin kalitesini güçlendirmenin bir yolu olarak görülmelidir.

4. Sorunların giderilmesi

   İzleme yoluyla bir sorun görüldüğünde, ekibinize sorunu çözmek için birlikte çalışma fırsatı verir. Sorunları ortaya çıkar çıkmaz çözebildiğiniz takdirde, müşterileriniz işinize ne kadar önem verdiğinizi kolayca fark edebilecekleri için ürettiğiniz işten inanılmaz derecede memnun kalacaklardır. Bu aynı zamanda ekibinizin her zaman elinden gelenin en iyisini yapmaya özen göstereceği ve hataları gizlemeye çalışmak yerine işbirliği yapmanın ve düzeltmenin yollarını arayacağı daha kolektif bir atmosfer yaratacaktır.

5. Güvenlik

   Son olarak, özellikle hassas verilerle çalışıyorsanız, çalışanları ve cihazlarını izlemek, bu bilgilerin yanlış ellere geçmemesini sağlamanın anahtarı olabilir. İzleme, şirketinizin özel bilgilerine kimin erişimi olduğunu her zaman bilmenizi sağlayacaktır. Bu aynı zamanda güvenlik ihlalleri durumunda daha hızlı tepki vermenizi sağlayacağı için önemli olacaktır.

Birçok kişi, çalışanların genellikle performanslarının izlenmesini istemediklerini varsayar. Ancak Accenture tarafından yapılan bir anket bunun tam tersinin doğru olduğunu göstermiştir. Aslında, ankete katılanların %92'si verilerinin toplanmasına açık olduklarını, ancak bu verilerin performanslarını artırmak ya da kendilerine başka kişisel faydalar sağlamak için kullanılması halinde buna razı olduklarını belirtmişlerdir. Peki bu gerçekçi mi?

Capterra'nın yaptığı bir anket bunun böyle olduğunu gösterdi. Ankete göre, işverenlerin %39'u günlük operasyonlar hakkında daha fazla bilgi sahibi olabileceklerini söylerken, %38'i çalışanlarına asla düşük ücret ödenmemesine yardımcı olduğunu ve bunların izlemenin getirdiği faydalardan sadece birkaçı olduğunu söyledi. Daha fazla ekip verimliliği, sorun çözme ve çalışanların tanınması, bu sistemlerin işverenleri daha iyi yöneticiler haline getirdiğini ve böylece çalışanları arasında memnuniyeti artırdığını kanıtladı. Capterra'nın farklı bir anketi de çalışanların %65'inin izlemenin ne kadar sıkı çalıştıklarını etkilemediğini düşünürken, %16'sının daha sıkı çalışmalarını sağladığını söylediğini göstermiştir. Bu, izlemenin hiçbir zararı olmadığının, aksine hem şirket hem de çalışan için faydası olduğunun kesin bir kanıtıdır.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.