4 moduri de a vă monitoriza angajații în mod legal și eficient

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Dar, înainte de a face acest lucru, trebuie să înțelegeți câteva lucruri despre legalitatea monitorizării. Acest lucru vă va crea premisele pentru a decide care este cea mai bună metodă de monitorizare a angajaților dumneavoastră.

Dacă este legal sau nu să vă monitorizați angajații va depinde în întregime de țara în care vă aflați dumneavoastră și angajații dumneavoastră. Dacă vă aflați în Statele Unite ale Americii, atunci există șanse să puteți monitoriza activitățile angajaților dvs. pe dispozitivele de la locul de muncă pentru a le controla eficiența. În funcție de statul în care vă aflați, este posibil să aveți sau nu obligația legală de a vă informa angajații cu privire la faptul că i-ați monitorizat. Este un aspect pe care va trebui să îl verificați în cadrul legilor statului dumneavoastră, deoarece nu este o cerință federală. Următoarea este o listă a diferitelor tipuri de metode de comunicare, activități și dispozitive pe care angajatorii pot să le monitorizeze în mod legal în Statele Unite.

1. Computere de companie

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Social Media

   Monitorizarea social media este legală în SUA, deoarece poate ajuta angajatorii să se asigure că angajatul lor nu își petrece timpul implicându-se în alte activități în afara muncii în timpul orelor de lucru. Monitorizarea utilizării social media poate fi realizată în câteva moduri diferite. Cel mai evident dintre acestea este de a stabili o restricție privind accesarea anumitor site-uri web pe computerele companiei. Acesta este atât un act de monitorizare, cât și unul de prevenire, dar nu este singurul mod în care acest tip de activitate poate fi monitorizat. Angajatorii pot, de asemenea, să verifice dacă angajatul lor este online și postează în timpul orelor de lucru. În cazul în care constată acest lucru, atunci pot monitoriza aceste activități și își pot anunța angajații despre constatările lor. Conturile de social media pot fi, de asemenea, monitorizate pentru conținut. Acest lucru poate fi valabil în special în industriile în care angajații acționează ca imagine a companiei. Atunci când acesta este cazul, majoritatea companiilor vor verifica dacă există ceva ofensator sau nepotrivit atât pe paginile angajaților, cât și pe paginile potențialilor candidați în timpul procesului de angajare.

3. Monitorizarea e-mailurilor

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   De asemenea, merită menționat faptul că e-mailurile private care nu trec prin serverul de lucru, ci sunt găzduite în exterior, nu fac de obicei obiectul monitorizării. Acest lucru se datorează faptului că acestea sunt comunicări complet private care, de multe ori, vor avea loc complet în afara locului de muncă.

4. Telefoane și conversații telefonice

   În acest caz, monitorizarea poate deveni puțin mai complicată. În general, atunci când un angajat folosește un telefon al companiei, angajatorii pot monitoriza comunicațiile de afaceri ale acestuia. Cu toate acestea, pentru ca aceste conversații să poată fi înregistrate, trebuie verificată legislația fiecărui stat, deoarece în multe state este nevoie de consimțământul ambelor părți. Ceea ce înseamnă, în esență, că și persoana de cealaltă parte a apelului trebuie să fie de acord ca acesta să fie înregistrat. În funcție de domeniul de activitate în care vă aflați, acest lucru poate fi sau nu ușor de obținut.

5. Dispozitive personale

   În cazul dispozitivelor personale, trebuie să se aplice anumite politici specifice pentru ca acest lucru să se facă în mod legal. În general, în cadrul companiei va trebui să existe o politică de utilizare a dispozitivelor personale. Aceasta ar ajuta la explicarea motivului pentru care un anumit angajat ar putea folosi dispozitivul personal pentru afaceri și ar putea, de asemenea, să permită, eventual, accesul angajaților pentru monitorizare. În cazul calculatoarelor personale ale angajaților, ar putea fi nevoie de un ordin judecătoresc sau de o politică de lucru foarte clară care să permită companiei să monitorizeze calculatorul fie în timpul orelor de lucru, fie, mai frecvent, atunci când dispozitivul se află în incinta companiei. Ca o analiză generală, angajaților nu li se pot percheziționa dispozitivele personale fără autorizația corespunzătoare.

Această înțelegere a aspectelor legale privind monitorizarea vă poate ajuta să alegeți mai bine practicile de monitorizare care vor fi eficiente și legale în cadrul companiei dumneavoastră.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

Pentru a începe să vă monitorizați angajații cu CleverControl, trebuie să vă înregistrați aici https://clevercontrol.com/ , să descărcați CleverControl Agent din contul dvs., să îl instalați pe computerele monitorizate și să începeți să obțineți date și să vizualizați datele prin intermediul contului web. Rețineți că, înainte de a utiliza programul, trebuie să informați în mod corespunzător toți utilizatorii dispozitivului pe care instalați un astfel de software că sunt supuși monitorizării.

Este util să urmăriți și să înregistrați interacțiunile și conversațiile echipei dvs. cu clienții, clienții sau partenerii din diverse motive. Imaginați-vă că verificați cele mai recente statistici privind asistența pentru clienți și vedeți că un angajat obține scoruri mult mai mari decât toți ceilalți. În cazul în care înregistrați interacțiunea angajaților cu clienții, puteți asculta convorbirile telefonice ale acestei persoane din ultima lună și vă puteți da seama ce face bine, astfel încât să le puteți cere angajaților dvs. să facă la fel. Iar dacă un membru al echipei primește recenzii foarte proaste, puteți afla ce face greșit și puteți rezolva problema.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

În ciuda faptului că nu există o protecție federală pentru apelurile telefonice, există unele legi în diferite state. De exemplu, în California, șeful companiei este obligat să îi anunțe pe angajați că apelurile lor telefonice sunt înregistrate prin emiterea unui semnal sonor. Este evident că acest lucru nu se aplică în cazul conversațiilor telefonice care nu au legătură cu afacerile. Dacă ascultați o convorbire telefonică și vă dați seama că este personală, trebuie să închideți.

Pentru a avea informații mai detaliate despre moștenirea utilizării software-ului de monitorizare a angajaților în diferite țări, puteți găsi informații suplimentareaici

Urmărirea locației personalului companiei (fie că este vorba de mașină, de telefon mobil sau de ambele) a devenit foarte populară în ultima vreme. Dar următoarea întrebare este încă deschisă: cum să monitorizați locația angajaților fără a încălca legea? Este permisă monitorizarea locației angajaților, indiferent dacă folosiți o aplicație mobilă, cu geofencing sau un dispozitiv GPS în mașină. Oricum, ar trebui să urmați câteva recomandări pentru a fi în siguranță.

În primul rând, puneți la dispoziția angajaților dumneavoastră echipamentul care vă va permite să le monitorizați locația. Întotdeauna există o așteptare mai mică de confidențialitate atunci când un angajat folosește proprietatea companiei, mai degrabă decât cea personală. Așadar, dacă aveți de gând să monitorizați locația unui angajator cu ajutorul unui smartphone, ar trebui să plătiți pentru acesta.

În al doilea rând, anunțați angajații că îi veți urmări. De îndată ce obțineți permisiunea persoanelor pe care urmează să le monitorizați, nu vă faceți griji cu privire la problemele juridice: aprobarea lor înlocuiește celelalte preocupări.

Și, nu în ultimul rând, nu urmăriți niciodată activitățile care nu sunt legate de afaceri. Angajații dvs. se așteaptă la confidențialitate atunci când sunt plecați de la birou sau au zile libere. Aceasta înseamnă că nu trebuie să le monitorizați locația atunci când nu lucrează.

Nu există nicio îndoială că această metodă este legală, dar s-ar putea să vă ia mult timp să monitorizați și să analizați singur productivitatea angajaților. Cu toate acestea, dacă doriți să țineți totul sub control, această metodă este cu siguranță pentru dumneavoastră.

Dacă nu aveți o experiență în controlul personal al activității angajaților, puteți începe cu verificări zilnice. Această metodă le arată angajaților dvs. că vă pasă de productivitate și că doriți să știți totul când vine vorba de performanță. În primul rând, ar trebui să vă întrebați colegii în fiecare zi: "Ce ați realizat astăzi? Ne apropiem de atingerea obiectivului? Cum pot să vă ajut sau să vă sprijin?". Cu ajutorul acestei metode, nu numai că veți urmări productivitatea angajaților, dar veți crește și moralul, arătându-le colegilor sprijinul dumneavoastră.

În plus, nu ar trebui să vă concentrați pe numărul de ore lucrate, ci pe rezultatele echipei dumneavoastră. Este un fapt bine cunoscut faptul că colegii au tendința de a "omorî timpul" dacă simt că nu au alt scop decât să muncească zilnic X ore. Productivitatea va crește atunci când echipa este orientată spre obiective și foarte motivată, față de orientarea spre timpul depus. Acest lucru se datorează faptului că vor avea un stimulent pentru a finaliza sarcinile. Nu există nicio îndoială că toată lumea vrea să plece acasă mai devreme după ce o treabă este terminată. Așa că le puteți permite să plece de la birou atunci când se termină munca de o zi, mai degrabă decât atunci când ceasul ajunge la ora 17:00.

Există multe opinii cu privire la eficiența monitorizării și la măsura în care aceasta poate fi o bună practică în cadrul biroului dumneavoastră. Iată câteva dintre cele mai importante motive pentru care monitorizarea nu numai că funcționează, dar este incredibil de utilă atât pentru angajator, cât și pentru angajat.

1. Recunoaștere

   Monitorizarea angajaților înseamnă că, zi de zi, puteți ști exact cum se comportă angajații dumneavoastră. În timpul sezonului de evaluare și chiar înainte de acesta, dacă aveți la îndemână aceste statistici de monitorizare, puteți să vă faceți angajații să se simtă recunoscuți pentru munca bună pe care o fac și vă va oferi claritate cu privire la angajații care merită cu adevărat să primească un bonus sau să primească o poziție mai bună.

2. Păstrarea angajaților

   Recunoașterea este una dintre modalitățile cheie prin care vă puteți asigura că angajații dvs. nu caută în mod constant noi oportunități în altă parte. Prin recunoașterea angajaților dvs. și prin acordarea de recompense pentru performanțe bune, puteți începe să construiți loialitatea în cadrul echipei dvs. Acest lucru vă poate ajuta cu adevărat să vă construiți compania fără a fi nevoit să vă faceți griji tot timpul că angajații dvs. își dau demisia în mod constant.

3. Atenție

   Când angajații dumneavoastră știu că sunt monitorizați, este mult mai probabil să devină extrem de atenți. Această atenție va fi în mare măsură rezultatul faptului că ei știu că orice greșeală pe care o fac va fi văzută. Acest lucru nu înseamnă că monitorizarea ar trebui să fie folosită pentru a scoate din proporții orice greșeală și pentru a vă pedepsi excesiv angajații. În schimb, ar trebui să fie privită ca parte a formării dumneavoastră și ca o modalitate de a consolida calitatea muncii pe care o produce echipa dumneavoastră.

4. Remedierea problemelor

   Ori de câte ori o problemă este observată prin monitorizare, aceasta oferă echipei dumneavoastră posibilitatea de a lucra împreună pentru a o rezolva. Fiind capabili să rezolve problemele imediat ce apar, clienții sau clienții dvs. vor fi incredibil de mulțumiți de munca pe care o produceți, deoarece vor putea să observe cu ușurință cât de mult vă pasă de munca dvs. Acest lucru va genera, de asemenea, o atmosferă mai colectivă, în care echipa ta va avea mereu grijă să dea tot ce e mai bun din ea și va căuta modalități de a colabora și de a remedia greșelile, în loc să încerce doar să le ascundă.

5. Siguranță

   În cele din urmă, mai ales dacă lucrați cu date sensibile, monitorizarea angajaților și a dispozitivelor lor ar putea fi cheia pentru a vă asigura că informațiile respective nu ajung în mâini greșite. Monitorizarea vă va permite să știți întotdeauna cine are acces la informațiile private ale companiei dumneavoastră. Acest lucru va fi important și în cazul unor breșe de securitate, deoarece vă va permite să reacționați mai rapid.

Mulți oameni presupun că, în general, angajații nu sunt dispuși să le fie monitorizate performanțele. Cu toate acestea, un sondaj realizat de Accenture a arătat că este exact invers. De fapt, 92% dintre respondenți au declarat că sunt dispuși să li se colecteze datele, dar numai dacă acestea sunt apoi folosite pentru a le îmbunătăți performanța sau pentru a le aduce alte beneficii personale. Dar este acest lucru realist?

Ei bine, un sondaj Capterra a arătat că da. Potrivit sondajului, 39% dintre angajatori au declarat că pot avea o mai bună înțelegere a operațiunilor zilnice, în timp ce 38% au spus că îi ajută pe angajații lor să nu fie niciodată prost plătiți, acestea fiind doar câteva dintre beneficiile aduse de monitorizare. O mai mare eficiență a echipei, rezolvarea problemelor și recunoașterea angajaților au dovedit că aceste sisteme au contribuit la transformarea angajatorilor în manageri mai buni și, astfel, la creșterea satisfacției în rândul angajaților lor. Un alt sondaj Capterra a arătat, de asemenea, că, în timp ce 65% dintre angajați au considerat că monitorizarea nu a afectat cât de mult muncesc, 16% au spus că i-a făcut să muncească mai mult. Aceasta este o dovadă definitivă că monitorizarea nu face rău, ci doar aduce beneficii atât pentru companie, cât și pentru angajat.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.