Cum să implementați CleverControl în conformitate cu GDPR

Disclaimer

Vă rugăm să rețineți că acest articol reprezintă o recomandare și nu are scopul de a înlocui consultanța juridică. Conformitatea cu GDPR este un domeniu legislativ complex, iar informațiile furnizate aici au doar rol de orientare generală. Este esențial să vă consultați cu un avocat calificat din zona dumneavoastră, specializat în legislația privind protecția datelor și a vieții private, pentru a asigura conformitatea deplină a organizației dumneavoastră cu GDPR. Acest articol trebuie considerat un punct de plecare pentru cercetările dvs. și nu un substitut pentru consultanță juridică profesională.

Ce este GDPR?

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) este o lege cuprinzătoare privind confidențialitatea și protecția datelor, adoptată de Uniunea Europeană (UE) în 2018. Scopul său principal este de a oferi persoanelor fizice un control sporit asupra datelor cu caracter personal colectate de "operatori" și de a armoniza reglementările privind protecția datelor în toate statele membre ale UE. "Operatorii" sunt persoane fizice, întreprinderi, organizații sau alte organisme care colectează informații.

GDPR se bazează pe mai multe principii fundamentale:

  • limitări ale scopului: datele ar trebui colectate și prelucrate numai în scopul pentru care au fost destinate;
  • transparență și informare cu privire la prelucrarea datelor;
  • prelucrarea legală și echitabilă a datelor: operatorul trebuie să aibă un temei juridic și să acționeze în interesul superior al persoanei în cauză;
  • reducerea la minimum a colectării de date: ar trebui să se colecteze și să se prelucreze doar cantitatea strict necesară de date;
  • acuratețea datelor colectate: operatorul ar trebui să ia măsuri rezonabile pentru a avea date cât mai exacte posibil;
  • durata limitată de stocare: operatorul ar trebui să șteargă datele cu caracter personal care nu mai sunt necesare;
  • garanții de securitate și confidențialitate a datelor: numai personalul autorizat al operatorului ar trebui să aibă acces la datele colectate;
  • responsabilitate: operatorul este responsabil pentru respectarea GDPR.

În plus, GDPR acordă persoanelor fizice drepturi, cum ar fi dreptul de acces, rectificare și ștergere a datelor lor, precum și dreptul la portabilitatea datelor. Organizațiile trebuie să adere la aceste principii și să protejeze drepturile de confidențialitate ale persoanelor fizice dacă colectează date de la persoane fizice din Uniunea Europeană.

Cum să implementați CleverControl în conformitate cu GDPR?

Înțelegeți cerințele GDPR

Studiați GDPR pentru a înțelege principiile, cerințele și obligațiile sale cheie, în special modul în care acestea se aplică la monitorizarea și prelucrarea datelor angajaților. Atunci când aveți îndoieli, solicitați consultanță juridică de la experți bine versați în GDPR și în legile privind confidențialitatea datelor pentru a vă asigura că practicile dvs. de monitorizare se aliniază cu cerințele legale.

Be transparent

Onestitatea este întotdeauna cea mai bună politică, iar atunci când vine vorba de colectarea datelor personale, aceasta este de maximă importanță. Conform GDPR, persoana are dreptul să știe că îi colectezi datele personale, așa că trebuie să implementezi monitorizarea angajaților în mod deschis. Înainte de a instala CleverControl, informați-vă angajații că doriți să le monitorizați activitatea pe computerele de serviciu și, în consecință, să le colectați datele.

Explicați ce date anume veți colecta și cum le veți prelucra și utiliza.

Explicați scopul

GDPR vă cere să colectați date cu caracter personal numai în scopuri specificate, explicite și legitime și să nu le prelucrați într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. Definiți motive și obiective clare pentru utilizarea CleverControl și explicați-le angajaților. În cazul în care aceste obiective se schimbă, asigurați-vă că informați personalul cu privire la aceste modificări.

Obțineți permisiunea de a colecta date

Asigurați-vă că angajații dumneavoastră și-au dat consimțământul în cunoștință de cauză pentru monitorizare. Vă recomandăm să faceți acest lucru în formă scrisă. Documentul ar trebui să fie foarte clar cu privire la ceea ce sunt de acord angajații. Angajații au dreptul de a-și retrage consimțământul în orice moment.

Minimizarea datelor

GDPR vă încurajează să colectați doar datele strict necesare pentru scopuri comerciale legitime și pentru obiectivele dumneavoastră de monitorizare. Evitați să colectați informații excesive sau irelevante despre angajații dumneavoastră.

În funcție de obiectivele dvs., este posibil să doriți să colectați informații diverse, iar aceste informații pot varia de la o echipă la alta sau chiar de la un angajat la altul. CleverControl vine cu setări de monitorizare flexibile, permițându-vă să configurați cu ușurință ce informații colectează programul despre fiecare angajat.

Respectarea drepturilor de acces la date

În conformitate cu GDPR, persoanele fizice au dreptul de a avea acces la datele lor, de a se opune, de a rectifica inexactitățile și de a solicita ștergerea datelor. Dispuneți de un proces pentru a răspunde prompt la aceste solicitări.

Iată cum CleverControl vă poate ajuta să respectați drepturile angajaților:

  • puteți oferi angajaților acces la datele colectate cu ajutorul funcției Rapoarte. Rapoartele conțin toate datele colectate pentru orice perioadă și utilizator într-un format convenabil. Puteți să le descărcați și să le trimiteți angajaților în orice moment.
  • angajații pot instala CleverControl pe calculatoarele lor urmând un link special sau utilizând fișierul de instalare pe care îl furnizați. Aceasta este una dintre modalitățile prin care aceștia își pot exprima în mod explicit consimțământul pentru monitorizare.
  • CleverControl stochează toate datele colectate pe computerul monitorizat înainte de a le furniza tabloului de bord de monitorizare. Puteți șterge imediat toate datele sau un anumit tip de date de pe calculatorul respectiv, utilizând tabloul de bord.
  • CleverControl Cloud stochează datele colectate în tabloul de bord online timp de 1 până la 12 luni, în funcție de tipul de date. După aceea, acestea sunt șterse automat și definitiv, fără posibilitatea de recuperare. În acest moment, nu există nicio opțiune de ștergere manuală a datelor. Cu toate acestea, puteți elimina computerul din tabloul de bord, iar toate datele asociate cu acesta vor fi, de asemenea, eliminate.
  • CleverControl On-Premise și CleverControl Local for Small Business vă oferă control deplin asupra datelor colectate, deoarece datele rămân în incinta companiei dumneavoastră. Definiți și respectați perioadele specifice de păstrare a datelor pentru datele de monitorizare a angajaților. Odată ce datele nu mai sunt necesare pentru scopul propus, acestea trebuie șterse în siguranță.

Menținerea confidențialității

GDPR cere ca numai personalul care prelucrează datele să aibă acces la acestea.

La CleverControl, nu avem acces la jurnalele de monitorizare colectate - toate datele sunt procesate automat și stocate în mod criptat. Doar proprietarul contului CleverControl are acces la informațiile colectate. Pentru a rămâne în conformitate cu GDPR, partajați acest acces doar cu managerii care efectuează evaluări ale angajaților pe baza datelor colectate. Asigurați-vă că numai personalul autorizat poate vizualiza jurnalele de monitorizare.

CleverControl On-Premise și CleverControl Local for Small Business au fost special concepute pentru a oferi companiei un control deplin asupra modului în care sunt stocate și procesate datele și asupra persoanelor care le pot accesa.

Instruiți angajații cu privire la conformitatea cu GDPR și la politicile de protecție a datelor ale companiei dumneavoastră, în special pe cei implicați în monitorizarea și prelucrarea datelor.

Concluzie

Implementarea CleverControl, menținând în același timp conformitatea cu GDPR, este esențială pentru organizațiile care urmăresc să monitorizeze activitățile angajaților în UE, respectând în același timp drepturile lor de confidențialitate a datelor. Urmând liniile directoare prezentate în acest articol, cum ar fi minimizarea datelor, transparența, consimțământul și măsurile solide de securitate, puteți găsi un echilibru între monitorizarea eficientă a angajaților și conformitatea cu GDPR.

Nu uitați că GDPR este un regulament dinamic și că este esențial să rămâneți la curent cu orice modificare a legii. Auditurile periodice, instruirea angajaților și consultanța juridică atunci când este necesar, toate acestea fac parte din procesul continuu pentru a vă asigura că implementarea CleverControl se aliniază cu principiile GDPR.

Încorporarea acestor practici în abordarea CleverControl de către organizația dvs. nu numai că vă va ajuta să păstrați confidențialitatea datelor, dar va încuraja și încrederea și transparența în rândul angajaților. Atingerea acestui echilibru nu este doar o cerință legală; este o dovadă a angajamentului dvs. de a respecta drepturile indivizilor și de a le proteja datele personale. Nu uitați că protecția datelor și conformitatea sunt responsabilități permanente și elemente esențiale ale practicilor de afaceri responsabile și etice în lumea de astăzi bazată pe date.