4 способи законно та ефективно контролювати своїх працівників

Моніторинг ваших співробітників, безумовно, має ряд переваг, якщо його здійснювати правильно. Він може допомогти вам переконатися, що люди не прогулюють, зробити їх більш продуктивними та виявити сфери, де працівники витрачають час або ресурси компанії на приватні справи. У цій статті ми детально розглянемо 4 способи законного та ефективного моніторингу співробітників. Але перед тим, як це зробити, необхідно зрозуміти деякі моменти щодо законності моніторингу. Це створить підґрунтя для вибору найкращого методу моніторингу ваших співробітників.

Те, чи законно ви можете відстежувати своїх співробітників, повністю залежить від того, в якій країні перебуваєте ви та ваші співробітники. Якщо ви перебуваєте в США, то, швидше за все, ви можете відстежувати дії ваших співробітників на їхніх робочих місцях, щоб контролювати їхню ефективність. Залежно від того, в якому штаті ви перебуваєте, ви можете мати або не мати юридичну вимогу інформувати своїх співробітників про те, що ви стежили за ними. Це потрібно перевіряти в законах вашого штату, оскільки це не є федеральною вимогою. Нижче наведено перелік різних типів комунікаційних методів, дій та пристроїв, які роботодавці мають законне право відстежувати у Сполучених Штатах.

1. Комп'ютери компанії

   Монітори компанії, які залишаються у власності компанії, можна повністю контролювати. Це включає в себе моніторинг їх використання, збережених документів і файлів, використання Інтернету, історію та кількість дотиків, кліків, активний і неактивний час. Те, чи знаходиться пристрій на території компанії, не впливає на те, наскільки роботодавець може законно контролювати його використання. Зазвичай робочі монітори та комп'ютери є пристроями, які можуть надати найбільше інформації про ефективність роботи працівника, тому багато компаній прагнуть встановлювати трекери саме на них, а не на будь-які інші пристрої.

2. Соціальні мережі

   Моніторинг соціальних мереж є законним у США, оскільки він може допомогти роботодавцям переконатися, що їхні працівники не витрачають свій час на інші види діяльності поза роботою в робочий час. Моніторинг використання соціальних мереж може здійснюватися кількома різними способами. Найочевидніший з них - встановити обмеження на доступ до певних веб-сайтів на комп'ютерах компанії. Це одночасно і моніторинг, і превентивний акт, але це не єдиний спосіб контролювати цей вид діяльності. Роботодавці також можуть перевіряти, чи перебуває їхній працівник в Інтернеті та публікує повідомлення в робочий час. Якщо вони виявляють, що це так, вони можуть відстежувати цю діяльність і повідомляти своїх працівників про свої висновки. Акаунти в соціальних мережах також можна контролювати на предмет контенту. Це особливо актуально в галузях, де працівники є обличчям компанії. У таких випадках більшість компаній перевіряють, чи немає чогось образливого або неприйнятного як на сторінках співробітників, так і на сторінках потенційних кандидатів під час процесу найму.

3. Моніторинг електронної пошти

   З електронною поштою можливості компанії щодо моніторингу можуть бути обмежені. Загалом, компанії можуть відстежувати всі повідомлення, які надходять через систему компанії. Однак у деяких штатах існує вимога щодо отримання згоди на перевірку електронної пошти співробітників. На це слід звернути увагу, оскільки можуть виникнути проблеми, якщо певні електронні листи будуть відстежуватися без повідомлення працівника про це.

   Варто також зазначити, що приватні електронні листи, які не проходять через робочий сервер, а розміщуються на зовнішньому хостингу, зазвичай не підлягають моніторингу. Це пов'язано з тим, що вони є повністю приватним спілкуванням, яке часто відбувається за межами робочого місця.

4. Телефони та телефонні розмови

   Саме тут моніторинг може дещо ускладнитися. Зазвичай, коли працівник користується телефоном, що належить компанії, роботодавці мають змогу контролювати його ділові комунікації. Однак для того, щоб ці розмови могли бути записані, необхідно перевірити законодавство кожної країни, оскільки в багатьох державах необхідна двостороння згода. Це означає, що співрозмовник також повинен дати згоду на те, що його розмова буде записана. Залежно від того, якою сферою діяльності ви займаєтеся, це може бути непростим завданням.

5. Персональні пристрої

   Що стосується персональних пристроїв, то для того, щоб це відбувалося легально, необхідно дотримуватися певних правил. Загалом, у компанії має бути розроблена політика щодо використання власних пристроїв. Це допоможе пояснити, чому певний працівник може використовувати свій особистий пристрій для роботи, а також потенційно може дозволити доступ до нього для моніторингу. У випадку з персональними комп'ютерами працівників може знадобитися рішення суду або дуже чітка робоча політика, яка дозволить компанії здійснювати моніторинг комп'ютера в робочий час або, частіше, коли пристрій знаходиться в приміщенні компанії. Загалом, працівники не можуть обшукувати свої персональні пристрої без належного дозволу.

Розуміння того, якими є правові норми щодо моніторингу, може допомогти вам краще вибрати, які практики моніторингу будуть ефективними та законними у вашій компанії.

Найпростіший спосіб контролювати діяльність співробітників в Інтернеті - використовувати спеціальне програмне забезпечення. CleverControl - провідне шпигунське програмне забезпечення та найпростіше рішення для вдосконалення ваших бізнес-процесів. Вона допоможе вам розслідувати протиправні дії співробітників, запобігти витоку інформації, підвищити продуктивність праці та виявити прогульників. CleverControl дозволяє контролювати всіх ваших співробітників віддалено через будь-який пристрій, підключений до мережі Інтернет. Достатньо зайти в свій обліковий запис у веб-браузері і ви зможете бачити всю активність співробітників з будь-якого місця і в будь-який час.

Це виняткове шпигунське програмне забезпечення має безліч додаткових функцій, включаючи моніторинг в реальному часі, активність веб-сайтів, активність додатків, реєстрацію натискання клавіш, захоплення екрану, знімки та записи звуку з мікрофону.

Для того, щоб розпочати моніторинг Ваших співробітників за допомогою CleverControl, Вам необхідно зареєструватися за посиланням https://clevercontrol.com/, завантажити з Вашого облікового запису програму CleverControl Agent, встановити її на комп'ютери, за якими здійснюється моніторинг, та почати отримувати дані та переглядати дані через веб-кабінет. Звертаємо Вашу увагу, що перед використанням програми необхідно належним чином повідомити всіх користувачів пристрою, на який Ви встановлюєте таке програмне забезпечення, про те, що вони піддаються моніторингу.

З різних причин корисно відстежувати та записувати взаємодію та розмови вашої команди з клієнтами, замовниками або партнерами. Уявіть, що ви перевіряєте останню статистику обслуговування клієнтів і бачите, що один співробітник отримує набагато вищі бали, ніж всі інші. Якщо ви записуєте взаємодію співробітників з клієнтами, ви можете прослухати телефонні дзвінки цієї людини за минулий місяць і зрозуміти, що вона робить правильно, щоб попросити своїх співробітників робити те ж саме. А якщо хтось із членів команди отримує дуже погані відгуки, можна з'ясувати, що він робить не так, і вирішити проблему.

Існує багато сервісів та додатків, які дозволять Вам записувати телефонні розмови Ваших співробітників. Прослуховувати розмови працівників на телефонах, що належать роботодавцю, не заборонено. Однак, якщо ви не хочете порушувати закон, це можна робити лише для того, щоб контролювати якість їхньої роботи. Наприклад, ви можете переконатися, що ваші клієнти отримують корисну технічну підтримку, або що ваші колеги з повагою ставляться до ваших клієнтів.

Незважаючи на те, що на федеральному рівні захисту телефонних розмов не існує, в різних штатах існують окремі закони на рівні штатів. Наприклад, у Каліфорнії керівник компанії зобов'язаний повідомляти працівників про те, що їхні телефонні розмови записуються, за допомогою звукового сигналу. Зрозуміло, що це не стосується телефонних розмов, не пов'язаних з роботою. Якщо ви слухаєте телефонну розмову і розумієте, що це особисте, ви повинні покласти слухавку.

Для отримання більш детальної інформації про досвід використання програмного забезпечення для моніторингу персоналу в різних країнах ви можете ознайомитися з додатковою інформацієютут

Відстеження місцезнаходження співробітників компанії (за допомогою автомобіля, мобільного телефону або і того, і іншого) останнім часом стало дуже популярним. Але відкритим залишається питання: як відстежувати місцезнаходження співробітників, не порушуючи при цьому закон? Моніторинг місцезнаходження працівників дозволено здійснювати як за допомогою мобільного додатку, так і за допомогою геозони або GPS-пристрою в автомобілі. У будь-якому випадку, щоб убезпечити себе, варто дотримуватися певних рекомендацій.

Перш за все, забезпечте своїх співробітників обладнанням, яке дозволить вам контролювати їх місцезнаходження. Коли працівник користується майном компанії, а не особистим, він завжди очікує меншої приватності. Тому, якщо ви збираєтеся відстежувати місцезнаходження роботодавця за допомогою смартфону, ви повинні за це платити.

По-друге, повідомте співробітників про те, що ви збираєтеся стежити за ними. Як тільки ви отримаєте дозвіл від людей, за якими збираєтеся стежити, не турбуйтеся про юридичні питання: їхня згода відступає на другий план.

І останнє, але не менш важливе: ніколи не відстежуйте неділову активність. Ваші співробітники очікують на приватність, коли вони не на роботі або мають вихідні. Це означає, що ви не повинні відстежувати їх місцезнаходження, коли вони не працюють.

Безумовно, цей спосіб є законним, але він може зайняти у Вас багато часу на самостійний моніторинг та аналіз продуктивності Ваших працівників. Однак, якщо Ви бажаєте взяти все під контроль, то цей спосіб однозначно для Вас.

Якщо у вас немає досвіду особистого контролю за діяльністю співробітників, можна почати зі щоденних чекінів. Цей метод показує співробітникам, що ви дбаєте про продуктивність і хочете знати все, що стосується роботи. Перш за все, ви повинні щодня запитувати своїх колег: "Чого ви досягли сьогодні? Чи наближаємося ми до досягнення нашої мети? Чим я можу допомогти або підтримати вас?". За допомогою цього методу ви не тільки відстежуватимете продуктивність вашого співробітника, але й підвищите моральний дух, демонструючи свою підтримку колегам.

Крім того, слід орієнтуватися не на кількість відпрацьованих годин, а на результати роботи вашої команди. Загальновідомо, що колеги схильні "вбивати час", якщо вони відчувають, що у них немає іншої мети, окрім як відпрацювати Х годин щодня. Продуктивність зросте, коли команда буде орієнтована на досягнення цілей і матиме високу мотивацію, а не орієнтована на витрачений час. Це відбувається тому, що у них з'являється стимул для виконання завдань. Немає сумнівів, що всі хочуть йти додому раніше після завершення роботи. Тому ви можете дозволити їм залишати офіс, коли робочий день закінчено, а не тоді, коли годинник показує 17:00.

Існує багато думок щодо ефективності моніторингу та того, наскільки він може бути корисним у вашому офісі. Ось кілька найважливіших причин, чому моніторинг не тільки працює, але й є неймовірно корисним як для роботодавця, так і для працівника.

1. Визнання

   Моніторинг співробітників означає, що день у день ви зможете точно знати, як працюють ваші співробітники. Під час сезону атестації і навіть раніше, маючи під рукою статистичні дані моніторингу, ви зможете дати вашим співробітникам відчути визнання за хорошу роботу, яку вони виконують, і це дасть вам чітке уявлення про те, хто з них дійсно заслуговує на премію або на підвищення в посаді.

2. Утримання працівників

   Визнання - це один з ключових способів переконатися, що ваші співробітники не будуть постійно шукати нові можливості деінде. Визнаючи заслуги ваших співробітників і винагороджуючи їх за хорошу роботу, ви можете почати будувати лояльність у вашій команді. Це дійсно може допомогти вам розбудовувати компанію без необхідності постійно турбуватися про те, що ваші співробітники постійно подають заяви на звільнення.

3. Уважність

   Коли ваші співробітники знають, що за ними спостерігають, вони з набагато більшою ймовірністю стануть надзвичайно уважними. Ця уважність здебільшого буде результатом того, що вони знатимуть, що будь-яка їхня помилка буде помічена. Це не означає, що моніторинг слід використовувати для того, щоб роздувати з мухи слона і надмірно карати ваших співробітників. Навпаки, його слід розглядати як частину вашого навчання і як спосіб підвищити якість роботи, яку виконує ваша команда.

4. Вирішення проблем

   Щоразу, коли під час моніторингу виявляється проблема, це дає вашій команді можливість працювати разом над її вирішенням. Завдяки можливості вирішувати проблеми, як тільки вони виникають, ваші клієнти або замовники будуть неймовірно задоволені роботою, яку ви виконуєте, оскільки вони легко зможуть визначити, наскільки сильно ви дбаєте про свою роботу. Це також створить більш колективну атмосферу, в якій ваша команда завжди буде дбати про те, щоб викластися на повну і шукатиме шляхи для співпраці та виправлення помилок, а не просто намагатиметься їх приховати.

5. Безпека

   Нарешті, особливо якщо ви працюєте з конфіденційними даними, моніторинг співробітників та їхніх пристроїв може стати ключем до забезпечення того, щоб ця інформація не потрапила до чужих рук. Моніторинг дозволить вам завжди знати, хто має доступ до приватної інформації вашої компанії. Це також буде важливо у випадку порушення безпеки, оскільки дозволить вам швидше відреагувати.

Багато хто вважає, що працівники загалом не бажають, щоб їхню ефективність контролювали. Однак опитування, проведене компанією Accenture, показало прямо протилежне. Насправді, 92% респондентів сказали, що вони не проти, щоб їхні дані збирали, але тільки якщо ці дані будуть використані для покращення їхньої роботи або для отримання інших особистих вигод. Але чи є це реалістичним?

Опитування Capterra показало, що це так. Згідно з опитуванням, 39% роботодавців зазначили, що отримали більше інформації про щоденні операції, а 38% сказали, що це допомогло їхнім працівникам ніколи не отримувати недоплату, і це лише деякі з переваг, які приніс моніторинг. Підвищення ефективності роботи команди, вирішення проблем і визнання працівників довели, що ці системи допомогли роботодавцям стати кращими менеджерами, а отже, підвищили задоволеність їхніх працівників. Інше опитування Capterra також показало, що хоча 65% працівників вважали, що моніторинг не впливає на те, як старанно вони працюють, 16% сказали, що він змушує їх працювати старанніше. Це беззаперечний доказ того, що моніторинг не шкодить, а навпаки, приносить користь як компанії, так і працівникам.

Як бачите, відстежувати працівників можна різними способами, і для цього існує безліч програм та мобільних додатків, що дозволяють задовольнити ці потреби. Чинне законодавство передбачає право роботодавців здійснювати контроль за своїми працівниками. Тож, вам вирішувати, який метод використовувати: шпигунське програмне забезпечення, додаток для GPS-моніторингу, диктофон чи стеження за співробітниками без жодних пристроїв. Ми рекомендуємо вам провести "тест-драйв" CleverControl. Ви можете завантажити безкоштовну пробну версію і протестувати її на необмеженій кількості цільових комп'ютерів протягом 14 днів.