4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

Η παρακολούθηση των υπαλλήλων σας έχει σίγουρα πολλά οφέλη αν γίνει σωστά. Μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι δεν χαλαρώνουν, να τους κάνει πιο παραγωγικούς και να εντοπίσει τομείς όπου οι εργαζόμενοι σπαταλούν τον χρόνο ή τους πόρους της εταιρείας σε ιδιωτικά θέματα. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε λεπτομερώς 4 τρόπους για να παρακολουθείτε νόμιμα και αποτελεσματικά τους υπαλλήλους σας. But before doing so there are some things to understand about the legality of monitoring. This will set the ground for you to decide the best method for monitoring your employees.

Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των εργαζομένων;

Whether or not it is legal for you to monitor your employees will entirely depend on which country you and your employees are located in. If you are located in the United States then chances are you are able to monitor your employee's activities on their workplace devices to control their effectiveness. Depending on the state you are in you may or may not have a legal requirement to inform your employees of the fact that you have been monitoring them. This is something that you will need to check within your individual state laws as it is not a federal requirement. The following is a list of the different types of communication methods, activities are devices that employers are legally able to monitor in the United States.

  1. Company computers

    Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, history and the number of strokes, clicks, active and idle time. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

  2. Social Media

    Social media monitoring is legal in the U.S. as it can help employers ensure that their employee is not spending their time engaging in other activities outside of work during work hours. Monitoring social media usage can come in a few different ways. The most obvious of those is to set a restriction on accessing certain websites on company computers. This is both a monitoring and a preventative act, but it is not the only way in which this type of activity can be monitored. Employers are also able to check whether their employee is online and posting during work hours. If they find that they are then they are able to monitor those activities and let their employees know of their findings. Social Media accounts can also be monitored for content. This can be particularly true in industries where the employees act as the face of the company. When that is the case most companies will check whether there is anything offensive or inappropriate both on employee pages and on potential candidates pages during the hiring process.

  3. Email monitoring

    With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies in general are able to monitor all communications that come in through their company system. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

    It is also worth noting that private emails not going through the work server, but hosted externally are not usually subject to monitoring. This is because they are completely private communications that will often take place completely outside of the workplace.

  4. Phones and phone conversations

    This is where monitoring can get a bit complicated. Generally when an employee is using a company-owned phone, employers are usually able to monitor their business communications. However, in order for those conversations to be recorded each state’s laws need to be checked as in many states two-party consent is necessary. What that essentially means is that the person on the other side of the call will also need to agree to the call being recorded. Depending on the line of business you are in that may or may not be an easy ask.

  5. Personal Devices

    With personal devices, there are specific policies that will need to apply in order for it to be done legally. In general, a bring-your-own-device policy will need to be in place in the company. This would help explain why a certain employee may be using their personal device for business and it could potentially also allow their employee access for monitoring. With employee personal computers then there may need to be a court order or a very clear work policy that will allow a company to monitor the computer either during work hours or more commonly when the device is within company premises. As a general review employees cannot have their personal devices searched without the proper authorization.

This understanding of what the legalities regarding monitoring are can help you better choose which monitoring practices are going to be both effective and legal in your company.

Παρακολουθήστε τη δραστηριότητα του υπολογιστή των υπαλλήλων σας με CleverControl

Η ευκολότερη μέθοδος για τον έλεγχο της διαδικτυακής δραστηριότητας των υπαλλήλων σας είναι η χρήση ειδικού λογισμικού. Το CleverControl είναι το κορυφαίο λογισμικό κατασκοπείας και η ευκολότερη λύση για τη βελτίωση των επιχειρηματικών σας διαδικασιών. Θα σας βοηθήσει να διερευνήσετε τις παράνομες ενέργειες των εργαζομένων, να αποτρέψετε τη διαρροή πληροφοριών, να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να εντοπίσετε τους τεμπέληδες. Το CleverControl σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε όλα τα μέλη του προσωπικού σας εξ αποστάσεως μέσω οποιασδήποτε συσκευής που είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο. Το μόνο που χρειάζεται είναι να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο διαδίκτυο και μπορείτε να βλέπετε τη δραστηριότητα όλων των εργαζομένων από οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

Αυτό το εξαιρετικό λογισμικό κατασκοπείας διαθέτει πολλά πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως ζωντανή παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, δραστηριότητα ιστότοπου, δραστηριότητα εφαρμογής, καταγραφή πληκτρολόγησης, καταγραφή οθόνης, στιγμιότυπα και ηχογραφήσεις ήχου μικροφώνου.

4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

Για να αρχίσετε να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας με το CleverControl, θα πρέπει να εγγραφείτε εδώ https://clevercontrol.com/ , να κατεβάσετε το CleverControl Agent από το λογαριασμό σας, να το εγκαταστήσετε στους παρακολουθούμενους υπολογιστές και να αρχίσετε να λαμβάνετε δεδομένα και να προβάλλετε δεδομένα μέσω του λογαριασμού web. Σημειώστε ότι πριν χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα πρέπει να ενημερώσετε κατάλληλα όλους τους χρήστες της συσκευής στην οποία εγκαθιστάτε το εν λόγω λογισμικό ότι υπόκεινται σε παρακολούθηση.

Παρακολουθήστε τις τηλεφωνικές συνομιλίες των υπαλλήλων σας

4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

Είναι χρήσιμο να παρακολουθείτε και να καταγράφετε τις αλληλεπιδράσεις και τις συζητήσεις της ομάδας σας με πελάτες, πελάτες ή συνεργάτες για διάφορους λόγους. Φανταστείτε ότι ελέγχετε τα τελευταία στατιστικά στοιχεία για την υποστήριξη πελατών και βλέπετε ότι ένας υπάλληλος λαμβάνει πολύ υψηλότερες βαθμολογίες από όλους τους άλλους. Σε περίπτωση που καταγράφετε την αλληλεπίδραση των υπαλλήλων με τους πελάτες, μπορείτε να ακούσετε τις τηλεφωνικές κλήσεις αυτού του ατόμου από τον προηγούμενο μήνα και να καταλάβετε τι κάνει σωστά, ώστε να ζητήσετε από το προσωπικό σας να κάνει το ίδιο. Και αν κάποιο μέλος της ομάδας παίρνει πολύ κακές κριτικές, μπορείτε να μάθετε τι κάνει λάθος και να λύσετε το πρόβλημα.

Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες και εφαρμογές που σας επιτρέπουν να καταγράφετε τις τηλεφωνικές συνομιλίες των υπαλλήλων σας. Δεν απαγορεύεται να ακούτε τις συνομιλίες των υπαλλήλων σας στα τηλέφωνα που ανήκουν στον εργοδότη. Ωστόσο, αν δεν θέλετε να παραβιάσετε το νόμο, θα πρέπει να το κάνετε μόνο για να ελέγχετε την ποιότητα της εργασίας τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να βεβαιωθείτε αν οι πελάτες σας λαμβάνουν χρήσιμη τεχνική υποστήριξη ή αν οι συνάδελφοί σας συμπεριφέρονται με σεβασμό στους πελάτες σας.

Παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχει ομοσπονδιακή προστασία για τις τηλεφωνικές κλήσεις, υπάρχουν ορισμένοι νόμοι σε διάφορες πολιτείες. Για παράδειγμα, στην Καλιφόρνια ο επικεφαλής της εταιρείας είναι υποχρεωμένος να ενημερώνει τους υπαλλήλους ότι οι τηλεφωνικές τους κλήσεις καταγράφονται με την αναπαραγωγή ενός ηχητικού σήματος. Είναι προφανές ότι αυτό δεν ισχύει για τηλεφωνικές συνομιλίες που δεν σχετίζονται με την επιχείρηση. Αν ακούτε μια τηλεφωνική κλήση και αντιληφθείτε ότι είναι προσωπική, πρέπει να κλείσετε το τηλέφωνο.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την κληρονομιά της χρήσης λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων σε διάφορες χώρες, μπορείτε να βρείτε πρόσθετες πληροφορίες εδώ

Παρακολουθήστε την τοποθεσία των υπαλλήλων σας

4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

Η παρακολούθηση της θέσης του προσωπικού της εταιρείας (είτε με αυτοκίνητο, είτε με κινητό τηλέφωνο, είτε και με τα δύο) έχει γίνει πολύ δημοφιλής τελευταία. Όμως το ακόλουθο ερώτημα παραμένει ανοιχτό: πώς να παρακολουθείτε την τοποθεσία των υπαλλήλων σας χωρίς να παραβιάζετε τον νόμο; Επιτρέπεται η παρακολούθηση της τοποθεσίας των εργαζομένων, είτε χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή για κινητά, είτε με geofencing, είτε μια συσκευή GPS στο αυτοκίνητο. Εν πάση περιπτώσει, θα πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένες συστάσεις για να παραμείνετε στην ασφαλή πλευρά.

Πρώτα απ' όλα, εφοδιάστε τους υπαλλήλους σας με τον εξοπλισμό που θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τη θέση τους. Υπάρχει πάντα μικρότερη προσδοκία ιδιωτικότητας όταν ένας υπάλληλος χρησιμοποιεί την ιδιοκτησία της εταιρείας, παρά την προσωπική του. Επομένως, αν πρόκειται να παρακολουθείτε τη θέση ενός εργοδότη με τη βοήθεια smartphone, θα πρέπει να πληρώσετε γι' αυτό.

Δεύτερον, ενημερώστε τους υπαλλήλους ότι πρόκειται να τους παρακολουθείτε. Μόλις λάβετε την άδεια των ατόμων που πρόκειται να παρακολουθείτε, μην ανησυχείτε για νομικά ζητήματα: η έγκρισή τους υπερισχύει των άλλων ανησυχιών.

Και τέλος, μην παρακολουθείτε ποτέ μη επιχειρηματικές δραστηριότητες. Οι υπάλληλοί σας περιμένουν προστασία της ιδιωτικής τους ζωής όταν βρίσκονται εκτός γραφείου ή έχουν ρεπό. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να παρακολουθείτε τη θέση τους όταν δεν εργάζονται.

Ελέγξτε τη δραστηριότητα των υπαλλήλων σας χωρίς κανένα λογισμικό ή εφαρμογή

4 τρόποι για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας νόμιμα και αποτελεσματικά

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτή η μέθοδος είναι νόμιμη, αλλά μπορεί να σας πάρει πολύ χρόνο να παρακολουθείτε και να αναλύετε μόνοι σας την παραγωγικότητα των υπαλλήλων σας. Ωστόσο, αν θέλετε να έχετε τα πάντα υπό έλεγχο, αυτός ο τρόπος είναι σίγουρα για εσάς.

Εάν δεν έχετε εμπειρία στον προσωπικό έλεγχο της δραστηριότητας των υπαλλήλων σας, μπορείτε να ξεκινήσετε με καθημερινές επισκέψεις. Αυτή η μέθοδος δείχνει στους υπαλλήλους σας ότι ενδιαφέρεστε για την παραγωγικότητα και θέλετε να γνωρίζετε τα πάντα όσον αφορά την απόδοση. Πρώτα απ' όλα, θα πρέπει να ρωτάτε καθημερινά τους συναδέλφους σας: "Τι πετύχατε σήμερα; Πλησιάζουμε στην επίτευξη του στόχου μας; Πώς μπορώ να σας βοηθήσω ή να σας υποστηρίξω;" Με τη βοήθεια αυτής της μεθόδου όχι μόνο θα παρακολουθείτε την παραγωγικότητα του υπαλλήλου σας, αλλά και θα αυξάνετε το ηθικό δείχνοντας την υποστήριξή σας στους συναδέλφους.

Άλλωστε, δεν πρέπει να εστιάζετε στον αριθμό των ωρών εργασίας, αλλά στα αποτελέσματα της ομάδας σας. Είναι γνωστό ότι οι συνάδελφοι τείνουν να "σκοτώνουν τον χρόνο τους" αν νιώθουν ότι δεν έχουν άλλο στόχο από το να βάλουν Χ ώρες καθημερινά. Η παραγωγικότητα θα αυξηθεί όταν η ομάδα είναι προσανατολισμένη στους στόχους και έχει υψηλά κίνητρα έναντι του χρόνου που αφιερώνεται. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι θα έχουν κίνητρο για να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι όλοι θέλουν να πάνε σπίτι τους νωρίς μετά την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Μπορείτε λοιπόν να τους επιτρέψετε να φύγουν από το γραφείο όταν τελειώσει η εργασία της ημέρας και όχι όταν το ρολόι φτάσει στις 5:00 μ.μ.

What are the benefits of monitoring employees?

There are many opinions about the effectiveness of monitoring and the extent to which it can be a good practice in your office. Here are a few of the most important reasons why monitoring not only works but it is incredibly useful for both the employer and the employee.

  1. Recognition

    Employee monitoring means that day in and day out you are able to know exactly how your employees are performing. During review season and even before that having these monitoring statistics on hand could allow you to make your employees feel recognized for the good work that they are performing and it will give you clarity on which employees truly deserve to have a bonus or be given a better position.

  2. Employee retention

    Recognition is one of the key ways that you can make sure your employees are not constantly looking for new opportunities elsewhere. By having your employees be acknowledged and giving them rewards for good performance you can start building loyalty within your team. This can truly help you build up your company without having to worry all the time about your employees constantly handing in their resignations.

  3. Attentiveness

    Your employees when they know they are monitored are much more likely to become extremely attentive. This attentiveness will widely be the result of them knowing that any mistake that they make will be seen. This does not mean that monitoring should be used to blow out of proportion every mistake and to excessively punish your employees. Instead, it should be seen as part of your training and as a way to strengthen the quality of the work that your team produces.

  4. Fixing problems

    Whenever a problem is seen through monitoring it gives your team an opportunity to work together so as to fix it. By being able to fix problems as soon as they occur your clients or customers are going to be incredibly more satisfied with the work that you produce as they will easily be able to discern how much you care about your work. This will also breed a more collective atmosphere in which your team will always care about putting their best foot forward and will look for ways to collaborate and fix mistakes instead of just trying to hide them.

  5. Safety

    Finally, especially if you are working with sensitive data, monitoring employees and their devices could be the key to ensuring that that information does not fall in the wrong hands. Monitoring will allow you to always know who has access to your company’s private information. This will also be important in case of security breaches as it will allow you to react more swiftly.

What are some employee monitoring statistics you should know?

Many people assume that employees are generally unwilling to have their performance monitored. However, a survey by Accenture showed exactly the opposite to be true. In fact, 92% of the respondents said that they were open to having their data collected but only if the data was then used to improve their performance or bring their other personal benefits. But is this realistic?

Well, a Capterra survey showed that it is. According to the survey, 39% of employers said that they could have further insight into daily operations, while 38% said it helped their employees never be underpaid and these were only some of the benefits that monitoring brought. Greater team efficiency, problem-solving and employee recognition proved that these systems helped make employers better managers and thus increased satisfaction among their employees. A different Capterra survey also showed that while 65% of employees thought monitoring did not affect how hard they worked, 16% said that it made them work harder. This is definitive proof that there is no harm in monitoring, but rather only benefits for both the company and the employee.

Συμπέρασμα: Παρακολούθηση εργαζομένων σημαίνει καλύτερη παραγωγικότητα

Όπως βλέπετε, μπορείτε να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και υπάρχει πλήθος λογισμικού παρακολούθησης υπαλλήλων και εφαρμογών για κινητά τηλέφωνα που καλύπτουν αυτές τις ανάγκες. Οι ισχύοντες νόμοι προβλέπουν το δικαίωμα των εργοδοτών να παρακολουθούν τους υπαλλήλους τους. Έτσι, εξαρτάται από εσάς ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε: λογισμικό κατασκοπείας, εφαρμογή παρακολούθησης GPS, καταγραφικό κλήσεων ή παρακολούθηση του προσωπικού σας χωρίς καμία συσκευή. Σας συνιστούμε να κάνετε ένα "test drive" με το CleverControl. Μπορείτε να κατεβάσετε μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση και να τη δοκιμάσετε σε απεριόριστο αριθμό υπολογιστών-στόχων για διάστημα 14 ημερών.