4种合法有效地监控员工的方法

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. 但在这样做之前，有一些关于监控的合法性的事情需要了解。这将为你决定监控员工的最佳方法奠定基础。

你监控你的雇员是否合法，完全取决于你和你的雇员位于哪个国家。如果你位于美国，那么你就有可能监控你的雇员在工作场所设备上的活动，以控制他们的效率。根据你所在的州，你可能有也可能没有法律要求通知你的员工你一直在监控他们的事实。这一点你需要在各州的法律中进行检查，因为这不是一项联邦要求。以下是在美国，雇主可以合法监控的不同类型的通信方法、活动和设备的清单。

1. 公司电脑

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. 社会媒体

   社交媒体监测在美国是合法的，因为它可以帮助雇主确保他们的员工在工作时间内没有花时间从事其他工作以外的活动。监控社交媒体的使用可以有几种不同的方式。其中最明显的是设置限制在公司电脑上访问某些网站。这既是一种监测，也是一种预防行为，但这并不是监测这类活动的唯一方式。雇主也能够检查他们的雇员是否在工作时间内上网和发帖。如果他们发现他们是，那么他们能够监测这些活动，并让他们的员工知道他们的发现。社交媒体账户的内容也可以被监控。这在员工充当公司代言人的行业中尤其如此。在这种情况下，大多数公司会在招聘过程中检查员工网页和潜在候选人网页上是否有任何攻击性或不适当的内容。

3. 电子邮件监控

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   同样值得注意的是，不通过工作服务器而在外部托管的私人电子邮件通常不受监控。这是因为它们是完全私人的通信，往往完全发生在工作场所之外。

4. 电话和电话交谈

   这就是监控可能变得有点复杂的地方。一般来说，当雇员使用公司拥有的电话时，雇主通常能够监控他们的商业通信。然而，为了对这些对话进行录音，需要检查每个州的法律，因为在许多州，需要双方同意。这实质上意味着，通话的另一方也需要同意通话被录音。根据你所从事的业务，这可能是一个简单的要求，也可能不是。

5. 个人设备

   对于个人设备，有一些具体的政策需要适用，以便合法地进行。一般来说，公司需要制定 "自带设备 "政策。这将有助于解释为什么某个员工可能会使用他们的个人设备进行商业活动，它也有可能允许他们的员工访问监控。对于员工的个人电脑，可能需要有法院命令或非常明确的工作政策，允许公司在工作时间或更普遍的情况下，当设备在公司场所内时，对电脑进行监控。作为一般的审查，员工不能在没有适当授权的情况下搜查他们的个人设备。

对有关监控的法律问题的理解，可以帮助你更好地选择在你的公司里哪些监控做法是有效和合法的。

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

要开始用CleverControl监控你的员工，你应该在这里注册 https://clevercontrol.com/ ，从你的账户中下载CleverControl Agent，将其安装在被监控的电脑上，并开始通过网络账户获取数据和查看数据。请注意，在使用该程序之前，您必须正确告知所有安装该软件的设备的用户，他们将受到监控。

出于各种原因，跟踪和记录你的团队与客户、顾客或合作伙伴的互动和对话是有帮助的。想象一下，你检查最新的客户支持统计数据，你看到一个员工的分数比其他人高得多。在你记录员工与客户互动的情况下，你可以听一听这个人过去一个月的电话，弄清楚他们做得对不对，这样你就可以要求你的员工也这样做。而如果某个团队成员得到了非常糟糕的评价，你可以找出他做错了什么，并解决这个问题。

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

尽管联邦对电话的保护并不存在，但各州都有一些州法律。例如，在加州，公司负责人有义务通过播放提示音来通知员工他们的电话正在被录音。很明显，这并不适用于与业务无关的电话交谈。如果你在听电话时意识到这是私人电话，你必须挂断。

关于在不同国家使用员工监控软件的遗留问题的更多详细信息，您可以找到其他信息这里

追踪公司员工的位置（无论是通过汽车、移动电话，还是两者）最近已经非常流行。但以下问题仍未解决：如何在不违反法律的情况下监测员工的位置？监测员工的位置是允许的，无论你是使用移动应用程序，用地理围栏，还是在车上使用GPS设备。无论如何，你应该遵循一些建议，以保持安全的一面。

首先，为你的员工提供设备，使你能够监控他们的位置。当员工在使用公司财产而不是个人财产时，对隐私的期望值总是比较低。因此，如果你要借助智能手机来监控雇主的位置，你应该为此付费。

其次，通知员工你要对他们进行跟踪。只要你得到你要监控的人的许可，就不要担心法律问题：他们的批准取代了其他的担忧。

最后但并非最不重要的是，永远不要跟踪非业务活动。当你的员工不在办公室或休息日时，他们希望有隐私。这意味着，当他们不工作的时候，你一定不能监控他们的位置。

毫无疑问，这种方法是合法的，但它可能需要你自己花很多时间来监测和分析你的员工的生产力。然而，如果你想把一切都控制住，这种方式绝对适合你。

如果你没有亲自控制员工活动的经验，你可以从每日检查开始。这种方法向你的员工表明，你关心生产力，并希望在涉及到绩效时了解一切。首先，你应该每天问你的同事："你今天取得了什么成绩？我们是否更接近于实现我们的目标？我怎样才能帮助或支持你？"在这种方法的帮助下，你不仅可以跟踪员工的生产力，还可以通过对同事的支持提高士气。

此外，你应该关注的不是工作时间的多少，而是你团队的成果。众所周知，如果同事们觉得他们除了每天投入X个小时之外没有其他目标，他们往往会 "消磨时间"。当团队以目标为导向，高度激励，而不是以投入时间为导向时，生产力会提高。这是因为他们会得到一个完成任务的激励。毫无疑问，每个人在完成工作后都想早点回家。因此，你可以允许他们在完成当天的工作后离开办公室，而不是在时钟到达下午5点时离开。

关于监控的有效性以及它在多大程度上可以成为你办公室的一个好做法，有很多意见。以下是一些最重要的原因，说明监控不仅有效，而且对雇主和雇员都非常有用。

1. 认可

   员工监控意味着你每天都能清楚地知道你的员工的表现。在审查季节，甚至在此之前，手头有这些监测统计数据可以让你让你的员工感到他们所做的出色工作得到了认可，它将让你清楚地知道哪些员工真正值得获得奖金或被赋予更好的职位。

2. 员工保留

   认可是你可以确保你的员工不会不断在其他地方寻找新的机会的关键方法之一。通过让你的员工得到认可并对他们的良好表现给予奖励，你可以开始在你的团队中建立忠诚度。这可以真正帮助你建立起你的公司，而不必一直担心你的员工不断递交辞职报告。

3. 专心致志

   当你的员工知道他们被监控时，他们更有可能变得非常专心致志。这种专心致志将广泛是由于他们知道他们所犯的任何错误都会被看到。这并不意味着监控应该被用来夸大每一个错误，并过度地惩罚你的员工。相反，它应该被看作是你培训的一部分，是加强你的团队工作质量的一种方式。

4. 修复问题

   每当通过监测看到一个问题，它就给你的团队一个机会，让他们一起工作，以解决这个问题。一旦出现问题，你的客户或顾客就会对你的工作更加满意，因为他们很容易就能看出你对工作的关心程度。这也将孕育出一种更多的集体氛围，你的团队将始终关心把他们最好的一面展现出来，并将寻求合作和修复错误的方法，而不是仅仅试图隐藏它们。

5. 安全问题

   最后，特别是如果你正在处理敏感数据，监控员工和他们的设备可能是确保这些信息不落入坏人手中的关键。监测将使你能够始终知道谁可以访问你公司的私人信息。这在发生安全漏洞时也很重要，因为它将使你能更迅速地做出反应。

许多人认为，员工一般不愿意让他们的表现受到监督。然而，埃森哲的一项调查显示，事实恰恰相反。事实上，92%的受访者表示，他们对收集他们的数据持开放态度，但前提是这些数据随后被用来提高他们的业绩或给他们带来其他个人利益。但这是现实的吗？

嗯，Capterra的一项调查显示，它是。根据调查，39%的雇主说他们可以进一步了解日常运作，而38%的雇主说这有助于他们的员工永远不会被低估，而这些只是监控带来的一些好处。更高的团队效率、问题的解决和员工的认可证明，这些系统帮助雇主成为更好的管理者，从而提高员工的满意度。Capterra的另一项调查也显示，虽然65%的员工认为监控并不影响他们的工作强度，但16%的人说监控让他们更努力工作。这确切地证明了监控没有坏处，而只是对公司和员工都有好处。

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.