4 طرق لمراقبة موظفيك بشكل قانوني وفعال

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. ولكن قبل القيام بذلك هناك بعض الأمور التي يجب فهمها حول قانونية المراقبة. سيؤدي ذلك إلى تمهيد الطريق أمامك لتحديد أفضل طريقة لمراقبة موظفيك.

سيعتمد ما إذا كان من القانوني بالنسبة لك مراقبة موظفيك أم لا على البلد الذي تتواجد فيه أنت وموظفيك. إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة، فمن المحتمل أن تكون قادرًا على مراقبة أنشطة موظفيك على أجهزتهم في مكان العمل للتحكم في فعاليتها. اعتمادًا على الولاية التي تتواجد فيها، قد يكون لديك أو لا يكون لديك شرط قانوني لإبلاغ موظفيك بحقيقة أنك تراقبهم. هذا شيء ستحتاج إلى التحقق منه ضمن قوانين ولايتك الفردية لأنه ليس شرطًا فيدراليًا. فيما يلي قائمة بالأنواع المختلفة من وسائل الاتصال والأنشطة والأجهزة التي يمكن لأصحاب العمل مراقبتها قانونًا في الولايات المتحدة.

1. أجهزة كمبيوتر الشركة

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. وسائل التواصل الاجتماعي

   تعتبر مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي قانونية في الولايات المتحدة لأنها يمكن أن تساعد أصحاب العمل على التأكد من أن موظفيهم لا يقضون وقتهم في الانخراط في أنشطة أخرى خارج العمل خلال ساعات العمل. يمكن أن تأتي مراقبة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بعدة طرق مختلفة. أكثرها وضوحًا هو وضع قيود على الوصول إلى مواقع إلكترونية معينة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة. هذه مراقبة وإجراء وقائي في نفس الوقت، ولكنها ليست الطريقة الوحيدة التي يمكن من خلالها مراقبة هذا النوع من النشاط. يمكن لأصحاب العمل أيضًا التحقق مما إذا كان موظفهم متصلاً بالإنترنت ويقوم بالنشر أثناء ساعات العمل. إذا وجدوا أنهم يفعلون ذلك، فبإمكانهم مراقبة تلك الأنشطة وإبلاغ موظفيهم بالنتائج التي توصلوا إليها. يمكن أيضًا مراقبة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي بحثًا عن المحتوى. يمكن أن يكون هذا صحيحًا بشكل خاص في الصناعات التي يعمل فيها الموظفون كواجهة للشركة. في هذه الحالة، تقوم معظم الشركات بالتحقق مما إذا كان هناك أي شيء مسيء أو غير لائق على صفحات الموظفين وعلى صفحات المرشحين المحتملين أثناء عملية التوظيف.

3. مراقبة البريد الإلكتروني

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة التي لا تمر عبر خادم العمل، ولكن يتم استضافتها خارجيًا لا تخضع عادةً للمراقبة. وذلك لأنها اتصالات خاصة تمامًا وغالبًا ما تتم خارج مكان العمل تمامًا.

4. الهواتف والمحادثات الهاتفية

   هنا يمكن أن تصبح المراقبة معقدة بعض الشيء. بشكل عام عندما يستخدم الموظف هاتفًا مملوكًا للشركة، عادةً ما يكون أصحاب العمل قادرين على مراقبة اتصالاتهم التجارية. ومع ذلك، لكي يتم تسجيل تلك المحادثات يجب التحقق من قوانين كل ولاية حيث أنه في العديد من الولايات يجب الحصول على موافقة طرفين. ما يعنيه ذلك بشكل أساسي هو أن الشخص على الجانب الآخر من المكالمة سيحتاج أيضًا إلى الموافقة على تسجيل المكالمة. وبناءً على مجال العمل الذي تعمل فيه، قد يكون ذلك طلباً سهلاً أو غير سهل.

5. الأجهزة الشخصية

   مع الأجهزة الشخصية، هناك سياسات محددة يجب تطبيقها لكي يتم ذلك بشكل قانوني. بشكل عام، يجب أن تكون هناك سياسة إحضار جهازك الخاص في الشركة. وهذا من شأنه أن يساعد في توضيح سبب استخدام موظف معين لجهازه الشخصي في العمل، ومن المحتمل أن يسمح أيضاً بوصول الموظف للمراقبة. بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية للموظفين، قد يحتاج الأمر إلى أمر من المحكمة أو سياسة عمل واضحة جدًا تسمح للشركة بمراقبة جهاز الكمبيوتر إما خلال ساعات العمل أو بشكل أكثر شيوعًا عندما يكون الجهاز داخل مقر الشركة. وكمراجعة عامة، لا يمكن للموظفين تفتيش أجهزتهم الشخصية دون الحصول على الإذن المناسب.

يمكن أن يساعدك هذا الفهم لماهية الجوانب القانونية المتعلقة بالمراقبة على اختيار ممارسات المراقبة التي ستكون فعالة وقانونية في شركتك بشكل أفضل.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

لبدء مراقبة موظفيك باستخدام برنامج CleverControl، يجب عليك التسجيل هنا https://clevercontrol.com/، وتحميل برنامج CleverControl Agent من حسابك، وتثبيته على أجهزة الكمبيوتر الخاضعة للمراقبة والبدء في الحصول على البيانات وعرض البيانات عبر حساب الويب. لاحظ أنه قبل استخدام البرنامج يجب عليك إبلاغ جميع مستخدمي الجهاز الذي تقوم بتثبيت هذا البرنامج عليه بشكل صحيح بأنهم يخضعون للمراقبة.

من المفيد تتبع وتسجيل تفاعلات فريقك ومحادثاته مع العملاء أو العملاء أو الشركاء لأسباب مختلفة. تخيل أنك تتحقق من أحدث إحصائيات دعم العملاء، وترى أن أحد الموظفين يحصل على درجات أعلى بكثير من أي شخص آخر. في حالة قيامك بتسجيل تفاعل الموظفين مع العملاء، يمكنك الاستماع إلى مكالمات هذا الشخص خلال الشهر الماضي ومعرفة ما الذي يقوم به بشكل صحيح حتى تتمكن من مطالبة موظفيك بالقيام بنفس الشيء. وإذا حصل أحد أعضاء الفريق على تقييمات سيئة للغاية، يمكنك معرفة ما الخطأ الذي يقوم به وحل المشكلة.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

على الرغم من أن الحماية الفيدرالية للمكالمات الهاتفية غير موجودة، إلا أن هناك بعض قوانين الولايات في مختلف الولايات. على سبيل المثال، في ولاية كاليفورنيا يُلزم رئيس الشركة بإخطار الموظفين بأن مكالماتهم الهاتفية يتم تسجيلها عن طريق تشغيل صوت تنبيه. من الواضح أن ذلك لا ينطبق على المحادثات الهاتفية غير المتعلقة بالعمل. إذا كنت تستمع إلى مكالمة هاتفية وأدركت أنها شخصية، فيجب عليك إنهاء المكالمة.

للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول إرث استخدام برامج مراقبة الموظفين في مختلف البلدان، يمكنك العثور على معلومات إضافيةهنا

أصبح تتبع موقع موظفي الشركة (سواء بالسيارة أو الهاتف المحمول أو كليهما) شائعًا جدًا في الآونة الأخيرة. ولكن السؤال التالي لا يزال مطروحًا: كيف تراقب موقع موظفيك دون خرق القانون؟ يُسمح لك بمراقبة موقع الموظفين، سواء كنت تستخدم تطبيقًا للهاتف المحمول، أو باستخدام سياج جغرافي، أو جهاز GPS في السيارة. على أي حال، يجب عليك اتباع بعض التوصيات للبقاء في الجانب الآمن.

أولاً، قم بتزويد موظفيك بالمعدات التي ستمكنك من مراقبة مواقعهم. هناك دائمًا توقع أقل للخصوصية عندما يستخدم الموظف ممتلكات الشركة وليس الشخصية. لذا، إذا كنت ستراقب موقع صاحب العمل بمساعدة الهاتف الذكي، فعليك أن تدفع مقابل ذلك.

ثانيًا، قم بإخطار الموظفين بأنك ستقوم بمراقبتهم. بمجرد حصولك على إذن من الأشخاص الذين ستقوم بمراقبتهم، لا تقلق بشأن المسائل القانونية: فموافقتهم تحل محل المخاوف الأخرى.

وأخيرًا وليس آخرًا، لا تتعقب أبدًا الأنشطة غير المتعلقة بالعمل. يتوقع موظفوك الخصوصية عندما يكونون خارج المكتب أو في أيام إجازاتهم. وهذا يعني أنه لا يجب عليك مراقبة مواقعهم عندما لا يعملون.

لا شك أن هذه الطريقة قانونية، ولكنها قد تستغرق منك الكثير من الوقت لمراقبة وتحليل إنتاجية موظفيك بنفسك. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في السيطرة على كل شيء، فهذه الطريقة تناسبك بالتأكيد.

إذا لم تكن لديك خبرة في الرقابة الشخصية على نشاط موظفيك، يمكنك البدء بالتحقق اليومي من نشاط موظفيك. تُظهر هذه الطريقة لموظفيك أنك تهتم بالإنتاجية وتريد أن تعرف كل شيء عندما يتعلق الأمر بالأداء. بادئ ذي بدء، يجب أن تسأل زملاءك كل يوم، "ماذا أنجزتم اليوم؟ هل اقتربنا من تحقيق هدفنا؟ كيف يمكنني مساعدتكم أو دعمكم؟ بمساعدة هذه الطريقة، لن تقوم فقط بتتبع إنتاجية موظفيك، بل سترفع من معنوياتهم أيضًا من خلال إظهار دعمك لزملائك.

إلى جانب ذلك، يجب ألا تركز على عدد ساعات العمل بل على نتائج فريقك. من الحقائق المعروفة أن الزملاء يميلون إلى "قتل الوقت" إذا شعروا أنه ليس لديهم هدف آخر غير وضع عدد ساعات العمل في اليوم. ستزداد الإنتاجية عندما يكون الفريق موجهًا نحو الهدف ومحفزًا بشكل كبير مقابل التركيز على الوقت المستغرق. هذا لأنهم سيحصلون على حافز لإكمال المهام. ليس هناك شك في أن الجميع يرغب في العودة إلى المنزل مبكرًا بعد الانتهاء من العمل. لذلك يمكنك أن تسمح لهم بمغادرة المكتب عند انتهاء عمل اليوم بدلاً من السماح لهم بمغادرة المكتب عندما تصل الساعة إلى 5:00 مساءً.

هناك العديد من الآراء حول فعالية المراقبة وإلى أي مدى يمكن أن تكون ممارسة جيدة في مكتبك. وفيما يلي بعض أهم الأسباب التي تجعل المراقبة ليست فقط فعالة ولكنها مفيدة للغاية لكل من صاحب العمل والموظف.

1. الاعتراف

   إن مراقبة الموظفين تعني أنه يمكنك يومًا بعد يوم أن تعرف بالضبط كيف يؤدي موظفوك أداءهم. خلال موسم المراجعة وحتى قبل ذلك فإن وجود إحصاءات المراقبة هذه في متناول يدك يمكن أن يتيح لك أن تجعل موظفيك يشعرون بالتقدير للعمل الجيد الذي يؤدونه، كما أنه سيمنحك وضوحًا بشأن الموظفين الذين يستحقون حقًا الحصول على مكافأة أو الحصول على منصب أفضل.

2. الاحتفاظ بالموظفين

   التقدير هو إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها التأكد من أن موظفيك لا يبحثون باستمرار عن فرص جديدة في مكان آخر. من خلال تقدير موظفيك ومنحهم المكافآت على الأداء الجيد، يمكنك البدء في بناء الولاء داخل فريقك. يمكن أن يساعدك هذا حقًا في بناء شركتك دون الحاجة إلى القلق طوال الوقت بشأن تقديم موظفيك لاستقالاتهم باستمرار.

3. الانتباه

   من المرجح أن يصبح موظفوك عندما يعلمون أنهم مراقبون أكثر انتباهاً شديداً. وسيكون هذا الانتباه على نطاق واسع نتيجة معرفتهم بأن أي خطأ يرتكبونه سيظهر لهم. هذا لا يعني أن المراقبة يجب أن تُستخدم لتضخيم كل خطأ ومعاقبة موظفيك بشكل مفرط. بدلاً من ذلك، يجب أن يُنظر إليها كجزء من تدريبك وكوسيلة لتعزيز جودة العمل الذي ينتجه فريقك.

4. إصلاح المشاكل

   كلما ظهرت مشكلة من خلال المراقبة، فإن ذلك يمنح فريقك فرصة للعمل معًا لإصلاحها. من خلال قدرتك على إصلاح المشاكل بمجرد حدوثها سيكون عملاؤك أو عملاؤك أكثر رضا بشكل لا يصدق عن العمل الذي تنتجه حيث سيتمكنون بسهولة من تمييز مدى اهتمامك بعملك. سيولد هذا أيضًا جوًا أكثر جماعية حيث سيهتم فريقك دائمًا بتقديم أفضل ما لديهم وسيبحثون عن طرق للتعاون وإصلاح الأخطاء بدلاً من مجرد محاولة إخفائها.

5. السلامة

   أخيراً، خاصةً إذا كنت تعمل على بيانات حساسة، فإن مراقبة الموظفين وأجهزتهم قد تكون المفتاح لضمان عدم وقوع تلك المعلومات في الأيدي الخطأ. ستتيح لك المراقبة أن تعرف دائماً من لديه حق الوصول إلى المعلومات الخاصة بشركتك. سيكون هذا مهمًا أيضًا في حالة حدوث انتهاكات أمنية لأنه سيسمح لك بالتفاعل بسرعة أكبر.

يفترض الكثير من الناس أن الموظفين غير راغبين بشكل عام في مراقبة أدائهم. ومع ذلك، أظهر استطلاع أجرته شركة أكسنتشر أن العكس تماماً هو الصحيح. في الواقع، قال 92% من المشاركين في الاستطلاع أنهم منفتحون على جمع بياناتهم ولكن فقط إذا تم استخدام البيانات لتحسين أدائهم أو تحقيق منافع شخصية أخرى لهم. ولكن هل هذا واقعي؟

حسنًا، أظهر استطلاع أجرته شركة Capterra أنه كذلك. فبحسب الاستطلاع، قال 39% من أرباب العمل أن هذه الأنظمة ساعدت في الحصول على مزيد من المعلومات عن العمليات اليومية، بينما قال 38% منهم أنها ساعدت موظفيهم على عدم حصولهم على أجور أقل من اللازم، وهذه ليست سوى بعض الفوائد التي جلبتها المراقبة. وأثبتت زيادة كفاءة فريق العمل وحل المشاكل وتقدير الموظفين أن هذه الأنظمة ساعدت في جعل أصحاب العمل مديرين أفضل، وبالتالي زيادة رضا موظفيهم. كما أظهر استطلاع مختلف أجرته شركة Capterra أنه في حين أن 65% من الموظفين يعتقدون أن المراقبة لم تؤثر على مدى اجتهادهم في العمل، قال 16% منهم أنها جعلتهم يعملون بجدية أكبر. وهذا دليل قاطع على أنه لا يوجد ضرر في المراقبة، بل إنها تعود بالنفع على الشركة والموظف على حد سواء.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.