4 طرق لمراقبة موظفيك بشكل قانوني وفعال

من المؤكد أن مراقبة موظفيك لها فوائد عديدة إذا تم القيام بها بشكل صحيح. حيث يمكن أن تساعدك على ضمان عدم تكاسل الموظفين، وجعلهم أكثر إنتاجية، وتحديد المجالات التي يضيع فيها الموظفون وقت الشركة أو مواردها في أمور خاصة. في هذه المقالة، سوف نتناول 4 طرق لمراقبة موظفيك بشكل قانوني وفعال بالتفصيل. ولكن قبل القيام بذلك هناك بعض الأمور التي يجب فهمها حول قانونية المراقبة. سيؤدي ذلك إلى تمهيد الطريق أمامك لتحديد أفضل طريقة لمراقبة موظفيك.

سيعتمد ما إذا كان من القانوني بالنسبة لك مراقبة موظفيك أم لا على البلد الذي تتواجد فيه أنت وموظفيك. إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة، فمن المحتمل أن تكون قادرًا على مراقبة أنشطة موظفيك على أجهزتهم في مكان العمل للتحكم في فعاليتها. اعتمادًا على الولاية التي تتواجد فيها، قد يكون لديك أو لا يكون لديك شرط قانوني لإبلاغ موظفيك بحقيقة أنك تراقبهم. هذا شيء ستحتاج إلى التحقق منه ضمن قوانين ولايتك الفردية لأنه ليس شرطًا فيدراليًا. فيما يلي قائمة بالأنواع المختلفة من وسائل الاتصال والأنشطة والأجهزة التي يمكن لأصحاب العمل مراقبتها قانونًا في الولايات المتحدة.

1. أجهزة كمبيوتر الشركة

   يمكن مراقبة شاشات الشركة التي تظل تحت ملكية الشركة بشكل كامل. ويشمل ذلك مراقبة استخدامها، والوثائق والملفات المخزنة، واستخدام الويب، وسجل الاستخدام، وعدد الضربات، والنقرات، والوقت النشط والخامل. لا يؤثر وجود الجهاز داخل مقر الشركة من عدمه على مدى قدرة صاحب العمل على مراقبتها قانونيًا. عادةً ما تكون شاشات العمل وأجهزة الكمبيوتر هي الأجهزة التي يمكن أن توفر أكبر قدر من المعلومات حول فعالية الموظف، ولهذا السبب تميل العديد من الشركات إلى إضافة أجهزة تعقب إلى هذه الأجهزة دون غيرها من الأجهزة.

2. وسائل التواصل الاجتماعي

   تعتبر مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي قانونية في الولايات المتحدة لأنها يمكن أن تساعد أصحاب العمل على التأكد من أن موظفيهم لا يقضون وقتهم في الانخراط في أنشطة أخرى خارج العمل خلال ساعات العمل. يمكن أن تأتي مراقبة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي بعدة طرق مختلفة. أكثرها وضوحًا هو وضع قيود على الوصول إلى مواقع إلكترونية معينة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة. هذه مراقبة وإجراء وقائي في نفس الوقت، ولكنها ليست الطريقة الوحيدة التي يمكن من خلالها مراقبة هذا النوع من النشاط. يمكن لأصحاب العمل أيضًا التحقق مما إذا كان موظفهم متصلاً بالإنترنت ويقوم بالنشر أثناء ساعات العمل. إذا وجدوا أنهم يفعلون ذلك، فبإمكانهم مراقبة تلك الأنشطة وإبلاغ موظفيهم بالنتائج التي توصلوا إليها. يمكن أيضًا مراقبة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي بحثًا عن المحتوى. يمكن أن يكون هذا صحيحًا بشكل خاص في الصناعات التي يعمل فيها الموظفون كواجهة للشركة. في هذه الحالة، تقوم معظم الشركات بالتحقق مما إذا كان هناك أي شيء مسيء أو غير لائق على صفحات الموظفين وعلى صفحات المرشحين المحتملين أثناء عملية التوظيف.

3. مراقبة البريد الإلكتروني

   مع رسائل البريد الإلكتروني، يمكن أن تكون قدرات المراقبة الكاملة للشركة محدودة. الشركات بشكل عام قادرة على مراقبة جميع الاتصالات التي تأتي من خلال نظام الشركة. ومع ذلك، في بعض الولايات، هناك شرط الموافقة عند مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين. هذا أمر يجب ملاحظته لأنه قد يسبب مشكلة إذا تمت مراقبة رسائل بريد إلكتروني معينة دون إبلاغ الموظف بها.

   وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة التي لا تمر عبر خادم العمل، ولكن يتم استضافتها خارجيًا لا تخضع عادةً للمراقبة. وذلك لأنها اتصالات خاصة تمامًا وغالبًا ما تتم خارج مكان العمل تمامًا.

4. الهواتف والمحادثات الهاتفية

   هنا يمكن أن تصبح المراقبة معقدة بعض الشيء. بشكل عام عندما يستخدم الموظف هاتفًا مملوكًا للشركة، عادةً ما يكون أصحاب العمل قادرين على مراقبة اتصالاتهم التجارية. ومع ذلك، لكي يتم تسجيل تلك المحادثات يجب التحقق من قوانين كل ولاية حيث أنه في العديد من الولايات يجب الحصول على موافقة طرفين. ما يعنيه ذلك بشكل أساسي هو أن الشخص على الجانب الآخر من المكالمة سيحتاج أيضًا إلى الموافقة على تسجيل المكالمة. وبناءً على مجال العمل الذي تعمل فيه، قد يكون ذلك طلباً سهلاً أو غير سهل.

5. الأجهزة الشخصية

   مع الأجهزة الشخصية، هناك سياسات محددة يجب تطبيقها لكي يتم ذلك بشكل قانوني. بشكل عام، يجب أن تكون هناك سياسة إحضار جهازك الخاص في الشركة. وهذا من شأنه أن يساعد في توضيح سبب استخدام موظف معين لجهازه الشخصي في العمل، ومن المحتمل أن يسمح أيضاً بوصول الموظف للمراقبة. بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية للموظفين، قد يحتاج الأمر إلى أمر من المحكمة أو سياسة عمل واضحة جدًا تسمح للشركة بمراقبة جهاز الكمبيوتر إما خلال ساعات العمل أو بشكل أكثر شيوعًا عندما يكون الجهاز داخل مقر الشركة. وكمراجعة عامة، لا يمكن للموظفين تفتيش أجهزتهم الشخصية دون الحصول على الإذن المناسب.

يمكن أن يساعدك هذا الفهم لماهية الجوانب القانونية المتعلقة بالمراقبة على اختيار ممارسات المراقبة التي ستكون فعالة وقانونية في شركتك بشكل أفضل.

أسهل طريقة للتحكم في نشاط موظفيك على الإنترنت هي استخدام برنامج خاص. برنامج CleverControl هو برنامج التجسس الرائد والحل الأسهل لتحسين عمليات عملك. حيث سيساعدك على التحقيق في تصرفات الموظفين غير القانونية، ومنع تسرب المعلومات، وزيادة الإنتاجية، واكتشاف المتقاعسين. يمكّنك CleverControl من مراقبة جميع موظفيك عن بُعد من خلال أي جهاز متصل بالإنترنت. كل ما يتطلبه الأمر هو تسجيل الدخول إلى حسابك في متصفح الويب ويمكنك رؤية جميع أنشطة الموظفين من أي مكان وفي أي وقت.

يحتوي برنامج التجسس الاستثنائي هذا على الكثير من الميزات الإضافية، بما في ذلك المراقبة المباشرة في الوقت الحقيقي، ونشاط الموقع الإلكتروني، ونشاط التطبيق، وتسجيل ضغطات المفاتيح، والتقاط الشاشة، واللقطات وتسجيلات صوت الميكروفون.

لبدء مراقبة موظفيك باستخدام برنامج CleverControl، يجب عليك التسجيل هنا https://clevercontrol.com/، وتحميل برنامج CleverControl Agent من حسابك، وتثبيته على أجهزة الكمبيوتر الخاضعة للمراقبة والبدء في الحصول على البيانات وعرض البيانات عبر حساب الويب. لاحظ أنه قبل استخدام البرنامج يجب عليك إبلاغ جميع مستخدمي الجهاز الذي تقوم بتثبيت هذا البرنامج عليه بشكل صحيح بأنهم يخضعون للمراقبة.

من المفيد تتبع وتسجيل تفاعلات فريقك ومحادثاته مع العملاء أو العملاء أو الشركاء لأسباب مختلفة. تخيل أنك تتحقق من أحدث إحصائيات دعم العملاء، وترى أن أحد الموظفين يحصل على درجات أعلى بكثير من أي شخص آخر. في حالة قيامك بتسجيل تفاعل الموظفين مع العملاء، يمكنك الاستماع إلى مكالمات هذا الشخص خلال الشهر الماضي ومعرفة ما الذي يقوم به بشكل صحيح حتى تتمكن من مطالبة موظفيك بالقيام بنفس الشيء. وإذا حصل أحد أعضاء الفريق على تقييمات سيئة للغاية، يمكنك معرفة ما الخطأ الذي يقوم به وحل المشكلة.

هناك الكثير من الخدمات والتطبيقات التي تمكنك من تسجيل محادثات موظفيك الهاتفية. ليس ممنوعًا الاستماع إلى محادثات موظفيك على الهواتف المملوكة لصاحب العمل. ومع ذلك، إذا كنت لا ترغب في خرق القانون، فيجب عليك القيام بذلك فقط من أجل التحكم في جودة عملهم. على سبيل المثال، يمكنك التأكد مما إذا كان عملاؤك يحصلون على دعم فني مفيد، أو ما إذا كان زملاؤك يعاملون عملاءك باحترام.

على الرغم من أن الحماية الفيدرالية للمكالمات الهاتفية غير موجودة، إلا أن هناك بعض قوانين الولايات في مختلف الولايات. على سبيل المثال، في ولاية كاليفورنيا يُلزم رئيس الشركة بإخطار الموظفين بأن مكالماتهم الهاتفية يتم تسجيلها عن طريق تشغيل صوت تنبيه. من الواضح أن ذلك لا ينطبق على المحادثات الهاتفية غير المتعلقة بالعمل. إذا كنت تستمع إلى مكالمة هاتفية وأدركت أنها شخصية، فيجب عليك إنهاء المكالمة.

للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول إرث استخدام برامج مراقبة الموظفين في مختلف البلدان، يمكنك العثور على معلومات إضافيةهنا

أصبح تتبع موقع موظفي الشركة (سواء بالسيارة أو الهاتف المحمول أو كليهما) شائعًا جدًا في الآونة الأخيرة. ولكن السؤال التالي لا يزال مطروحًا: كيف تراقب موقع موظفيك دون خرق القانون؟ يُسمح لك بمراقبة موقع الموظفين، سواء كنت تستخدم تطبيقًا للهاتف المحمول، أو باستخدام سياج جغرافي، أو جهاز GPS في السيارة. على أي حال، يجب عليك اتباع بعض التوصيات للبقاء في الجانب الآمن.

أولاً، قم بتزويد موظفيك بالمعدات التي ستمكنك من مراقبة مواقعهم. هناك دائمًا توقع أقل للخصوصية عندما يستخدم الموظف ممتلكات الشركة وليس الشخصية. لذا، إذا كنت ستراقب موقع صاحب العمل بمساعدة الهاتف الذكي، فعليك أن تدفع مقابل ذلك.

ثانيًا، قم بإخطار الموظفين بأنك ستقوم بمراقبتهم. بمجرد حصولك على إذن من الأشخاص الذين ستقوم بمراقبتهم، لا تقلق بشأن المسائل القانونية: فموافقتهم تحل محل المخاوف الأخرى.

وأخيرًا وليس آخرًا، لا تتعقب أبدًا الأنشطة غير المتعلقة بالعمل. يتوقع موظفوك الخصوصية عندما يكونون خارج المكتب أو في أيام إجازاتهم. وهذا يعني أنه لا يجب عليك مراقبة مواقعهم عندما لا يعملون.

لا شك أن هذه الطريقة قانونية، ولكنها قد تستغرق منك الكثير من الوقت لمراقبة وتحليل إنتاجية موظفيك بنفسك. ومع ذلك، إذا كنت ترغب في السيطرة على كل شيء، فهذه الطريقة تناسبك بالتأكيد.

إذا لم تكن لديك خبرة في الرقابة الشخصية على نشاط موظفيك، يمكنك البدء بالتحقق اليومي من نشاط موظفيك. تُظهر هذه الطريقة لموظفيك أنك تهتم بالإنتاجية وتريد أن تعرف كل شيء عندما يتعلق الأمر بالأداء. بادئ ذي بدء، يجب أن تسأل زملاءك كل يوم، "ماذا أنجزتم اليوم؟ هل اقتربنا من تحقيق هدفنا؟ كيف يمكنني مساعدتكم أو دعمكم؟ بمساعدة هذه الطريقة، لن تقوم فقط بتتبع إنتاجية موظفيك، بل سترفع من معنوياتهم أيضًا من خلال إظهار دعمك لزملائك.

إلى جانب ذلك، يجب ألا تركز على عدد ساعات العمل بل على نتائج فريقك. من الحقائق المعروفة أن الزملاء يميلون إلى "قتل الوقت" إذا شعروا أنه ليس لديهم هدف آخر غير وضع عدد ساعات العمل في اليوم. ستزداد الإنتاجية عندما يكون الفريق موجهًا نحو الهدف ومحفزًا بشكل كبير مقابل التركيز على الوقت المستغرق. هذا لأنهم سيحصلون على حافز لإكمال المهام. ليس هناك شك في أن الجميع يرغب في العودة إلى المنزل مبكرًا بعد الانتهاء من العمل. لذلك يمكنك أن تسمح لهم بمغادرة المكتب عند انتهاء عمل اليوم بدلاً من السماح لهم بمغادرة المكتب عندما تصل الساعة إلى 5:00 مساءً.

هناك العديد من الآراء حول فعالية المراقبة وإلى أي مدى يمكن أن تكون ممارسة جيدة في مكتبك. وفيما يلي بعض أهم الأسباب التي تجعل المراقبة ليست فقط فعالة ولكنها مفيدة للغاية لكل من صاحب العمل والموظف.

1. الاعتراف

   إن مراقبة الموظفين تعني أنه يمكنك يومًا بعد يوم أن تعرف بالضبط كيف يؤدي موظفوك أداءهم. خلال موسم المراجعة وحتى قبل ذلك فإن وجود إحصاءات المراقبة هذه في متناول يدك يمكن أن يتيح لك أن تجعل موظفيك يشعرون بالتقدير للعمل الجيد الذي يؤدونه، كما أنه سيمنحك وضوحًا بشأن الموظفين الذين يستحقون حقًا الحصول على مكافأة أو الحصول على منصب أفضل.

2. الاحتفاظ بالموظفين

   التقدير هو إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها التأكد من أن موظفيك لا يبحثون باستمرار عن فرص جديدة في مكان آخر. من خلال تقدير موظفيك ومنحهم المكافآت على الأداء الجيد، يمكنك البدء في بناء الولاء داخل فريقك. يمكن أن يساعدك هذا حقًا في بناء شركتك دون الحاجة إلى القلق طوال الوقت بشأن تقديم موظفيك لاستقالاتهم باستمرار.

3. الانتباه

   من المرجح أن يصبح موظفوك عندما يعلمون أنهم مراقبون أكثر انتباهاً شديداً. وسيكون هذا الانتباه على نطاق واسع نتيجة معرفتهم بأن أي خطأ يرتكبونه سيظهر لهم. هذا لا يعني أن المراقبة يجب أن تُستخدم لتضخيم كل خطأ ومعاقبة موظفيك بشكل مفرط. بدلاً من ذلك، يجب أن يُنظر إليها كجزء من تدريبك وكوسيلة لتعزيز جودة العمل الذي ينتجه فريقك.

4. إصلاح المشاكل

   كلما ظهرت مشكلة من خلال المراقبة، فإن ذلك يمنح فريقك فرصة للعمل معًا لإصلاحها. من خلال قدرتك على إصلاح المشاكل بمجرد حدوثها سيكون عملاؤك أو عملاؤك أكثر رضا بشكل لا يصدق عن العمل الذي تنتجه حيث سيتمكنون بسهولة من تمييز مدى اهتمامك بعملك. سيولد هذا أيضًا جوًا أكثر جماعية حيث سيهتم فريقك دائمًا بتقديم أفضل ما لديهم وسيبحثون عن طرق للتعاون وإصلاح الأخطاء بدلاً من مجرد محاولة إخفائها.

5. السلامة

   أخيراً، خاصةً إذا كنت تعمل على بيانات حساسة، فإن مراقبة الموظفين وأجهزتهم قد تكون المفتاح لضمان عدم وقوع تلك المعلومات في الأيدي الخطأ. ستتيح لك المراقبة أن تعرف دائماً من لديه حق الوصول إلى المعلومات الخاصة بشركتك. سيكون هذا مهمًا أيضًا في حالة حدوث انتهاكات أمنية لأنه سيسمح لك بالتفاعل بسرعة أكبر.

يفترض الكثير من الناس أن الموظفين غير راغبين بشكل عام في مراقبة أدائهم. ومع ذلك، أظهر استطلاع أجرته شركة أكسنتشر أن العكس تماماً هو الصحيح. في الواقع، قال 92% من المشاركين في الاستطلاع أنهم منفتحون على جمع بياناتهم ولكن فقط إذا تم استخدام البيانات لتحسين أدائهم أو تحقيق منافع شخصية أخرى لهم. ولكن هل هذا واقعي؟

حسنًا، أظهر استطلاع أجرته شركة Capterra أنه كذلك. فبحسب الاستطلاع، قال 39% من أرباب العمل أن هذه الأنظمة ساعدت في الحصول على مزيد من المعلومات عن العمليات اليومية، بينما قال 38% منهم أنها ساعدت موظفيهم على عدم حصولهم على أجور أقل من اللازم، وهذه ليست سوى بعض الفوائد التي جلبتها المراقبة. وأثبتت زيادة كفاءة فريق العمل وحل المشاكل وتقدير الموظفين أن هذه الأنظمة ساعدت في جعل أصحاب العمل مديرين أفضل، وبالتالي زيادة رضا موظفيهم. كما أظهر استطلاع مختلف أجرته شركة Capterra أنه في حين أن 65% من الموظفين يعتقدون أن المراقبة لم تؤثر على مدى اجتهادهم في العمل، قال 16% منهم أنها جعلتهم يعملون بجدية أكبر. وهذا دليل قاطع على أنه لا يوجد ضرر في المراقبة، بل إنها تعود بالنفع على الشركة والموظف على حد سواء.

كما ترى، يمكنك تتبع موظفيك بعدة طرق مختلفة، وهناك الكثير من برامج مراقبة الموظفين وتطبيقات الهاتف المحمول لتلبية هذه الاحتياجات. تنص القوانين الحالية على حق أصحاب العمل في مراقبة موظفيهم. لذا، فإن الأمر متروك لك في اختيار الطريقة التي ستستخدمها: برنامج تجسس، أو تطبيق مراقبة GPS، أو مسجل المكالمات أو تتبع موظفيك بدون أي جهاز. نوصيك بإجراء "اختبار قيادة" لبرنامج CleverControl. يمكنك تنزيل نسخة تجريبية مجانية واختبارها على عدد غير محدود من أجهزة الكمبيوتر المستهدفة لمدة تصل إلى 14 يومًا.