4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Monitoring your employees certainly has several benefits if done right. It can help organizations understand productivity patterns, support accountability, and identify areas where company time or resources are being used for non-work activities. In this article, we will examine 4 ways to monitor your employees legally and effectively in details. Maar voordat u dat doet, moet u een aantal dingen begrijpen over de legaliteit van het toezicht. Zo kunt u beslissen wat de beste methode is om uw werknemers te controleren.

Of het voor u legaal is om uw werknemers te controleren, hangt volledig af van het land waarin u en uw werknemers zich bevinden. Bevindt u zich in de Verenigde Staten, dan is de kans groot dat u de activiteiten van uw werknemers op hun apparaten op de werkplek kunt controleren om hun effectiviteit te controleren. Afhankelijk van de staat waarin u zich bevindt, bent u al dan niet wettelijk verplicht uw werknemers te informeren over het feit dat u hen in de gaten houdt. Dit is iets dat u moet controleren binnen uw individuele staatswetten, aangezien het geen federale vereiste is. Hieronder volgt een lijst van de verschillende soorten communicatiemethoden, activiteiten en apparaten die werkgevers in de Verenigde Staten wettelijk kunnen controleren.

1. Bedrijfscomputers

   Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, activity history, active and idle time, and other configured productivity metrics. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

2. Sociale media

   Toezicht op sociale media is legaal in de VS omdat het werkgevers kan helpen ervoor te zorgen dat hun werknemer tijdens werktijd geen tijd besteedt aan andere activiteiten buiten het werk. Toezicht op het gebruik van sociale media kan op verschillende manieren. De meest voor de hand liggende is het instellen van een beperking op de toegang tot bepaalde websites op bedrijfscomputers. Dit is zowel een controlerende als een preventieve handeling, maar het is niet de enige manier waarop dit soort activiteiten kunnen worden gecontroleerd. Werkgevers kunnen ook controleren of hun werknemer tijdens werktijd online is en berichten plaatst. Als ze dat vinden, kunnen ze die activiteiten controleren en hun werknemers op de hoogte brengen van hun bevindingen. Sociale media-accounts kunnen ook op inhoud worden gecontroleerd. Dit geldt met name in sectoren waar de werknemers het gezicht van het bedrijf zijn. Wanneer dat het geval is, zullen de meeste bedrijven tijdens het aanwervingsproces controleren of er iets aanstootgevends of ongepast is, zowel op de pagina's van werknemers als op de pagina's van potentiële kandidaten.

3. E-mail monitoring

   With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies may be able to review work-related communications that pass through company systems, depending on applicable laws, internal policies, and notice or consent requirements. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

   Het is ook vermeldenswaard dat privé-e-mails die niet via de werkserver lopen, maar extern worden gehost, gewoonlijk niet worden gecontroleerd. Dit komt omdat het om volledig privécommunicatie gaat die vaak volledig buiten de werkplek plaatsvindt.

4. Telefoons en telefoongesprekken

   Dit is waar het toezicht een beetje ingewikkeld kan worden. Wanneer een werknemer een telefoon van het bedrijf gebruikt, kan de werkgever meestal zijn zakelijke communicatie afluisteren. Maar om die gesprekken te kunnen opnemen moet de wetgeving van elke staat worden gecontroleerd, want in veel staten is toestemming van twee partijen nodig. Dat betekent in wezen dat de persoon aan de andere kant van het gesprek er ook mee moet instemmen dat het gesprek wordt opgenomen. Afhankelijk van de bedrijfstak waarin u werkzaam bent, kan dat een eenvoudige vraag zijn.

5. Persoonlijke apparaten

   Met persoonlijke apparaten zijn er specifieke beleidsmaatregelen die moeten worden toegepast om het legaal te laten verlopen. In het algemeen zal het bedrijf een bring-your-own-device-beleid moeten voeren. Dit zou helpen verklaren waarom een bepaalde werknemer zijn persoonlijke apparaat voor zaken gebruikt en het zou de werknemer mogelijk ook toegang geven voor controle. Voor persoonlijke computers van werknemers kan een gerechtelijk bevel nodig zijn of een zeer duidelijk werkbeleid dat een bedrijf toestaat de computer te controleren, hetzij tijdens de werkuren, hetzij wanneer het apparaat zich op het bedrijfsterrein bevindt. In het algemeen kunnen werknemers hun persoonlijke apparaten niet laten doorzoeken zonder de juiste toestemming.

Dit inzicht in de juridische aspecten van monitoring kan u helpen beter te kiezen welke monitoringpraktijken in uw bedrijf zowel effectief als legaal zullen zijn.

The easiest method to control your employees’ online activity is to use special software. CleverControl is lawful employee monitoring software designed to help organizations improve business processes on company-owned or otherwise authorized devices. It will help you investigate employees’ unlawful actions, prevent information leakage, increase productivity, and detect slackers. CleverControl enables authorized managers to review configured work-related activity through a secure online dashboard. All it takes is to log into your account in a web browser and you can see all employees’ activity from anywhere anytime.

The platform includes configurable features such as live screen view, website and application activity reports, screenshots, screen capture, and other monitoring tools for authorized business use.

Lawful Use Notice
CleverControl is intended only for lawful employee monitoring on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored users in advance, obtain consent where required, and comply with applicable privacy, labor, audio/video recording, and data-protection laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any unlawful use are prohibited.

Om met CleverControl de bewaking van uw medewerkers te starten, dient u zich hier aan te melden https://clevercontrol.com/ , CleverControl Agent van uw account te downloaden, het op de bewaakte computers te installeren en te beginnen met het verkrijgen van gegevens en het bekijken van gegevens via de webaccount. Merk op dat u voor het gebruik van het programma alle gebruikers van het apparaat waarop u dergelijke software installeert goed moet informeren dat zij worden bewaakt.

Het is om verschillende redenen nuttig om de interacties en gesprekken van uw team met klanten, cliënten of partners te volgen en vast te leggen. Stel dat u de laatste statistieken van de klantenservice bekijkt, en u ziet dat één medewerker veel hogere scores krijgt dan alle anderen. Als u de interactie van de medewerkers met de klanten opneemt, kunt u de telefoongesprekken van deze persoon van de afgelopen maand beluisteren en uitzoeken wat hij goed doet, zodat u uw medewerkers kunt vragen hetzelfde te doen. En als een bepaald teamlid echt slechte beoordelingen krijgt, kunt u uitzoeken wat hij verkeerd doet en het probleem oplossen.

There are a lot of services and apps which will enable you to record your employees’ phone conversation. Call recording rules vary by jurisdiction, and employers should record or review calls only where legally permitted, with proper notice and consent where required. However, if you don’t want to break the law, you should do it only in order to control the quality of their job. For example, you can make sure if your clients get helpful technical support, or if your colleagues treat your customers respectfully.

Ondanks het feit dat er geen federale bescherming voor telefoongesprekken bestaat, zijn er wel enkele wetten in verschillende staten. In Californië bijvoorbeeld is het hoofd van het bedrijf verplicht de werknemers te laten weten dat hun telefoongesprekken worden opgenomen door een pieptoon af te spelen. Het is duidelijk dat dit niet geldt voor niet-zakelijke telefoongesprekken. Als u naar een telefoongesprek luistert en beseft dat het persoonlijk is, moet u ophangen.

Voor meer gedetailleerde informatie over de legacy van het gebruik van software voor het monitoren van werknemers in verschillende landen kunt u aanvullende informatie vindenhier

Het volgen van de locatie van het bedrijfspersoneel (per auto, mobiele telefoon of beide) is de laatste tijd erg populair geworden. Maar de volgende vraag staat nog open: hoe kunt u de locatie van uw werknemers volgen zonder de wet te overtreden? Het is toegestaan om de locatie van werknemers te monitoren, of u nu een mobiele app gebruikt, met geofencing, of een GPS-apparaat in de auto. Hoe dan ook, u moet enkele aanbevelingen volgen om aan de veilige kant te blijven.

Allereerst moet u uw werknemers voorzien van apparatuur waarmee u hun locatie kunt controleren. Er is altijd een lagere verwachting van privacy wanneer een werknemer bedrijfseigendommen gebruikt, in plaats van privé. Dus, als u de locatie van een werkgever gaat monitoren met behulp van een smartphone, moet u daarvoor betalen.

Ten tweede, breng de werknemers ervan op de hoogte dat u hen gaat volgen. Zodra u toestemming krijgt van de mensen die u gaat volgen, hoeft u zich geen zorgen te maken over juridische kwesties: hun goedkeuring heeft voorrang op de andere zorgen.

En last but not least: volg nooit niet-zakelijke activiteiten. Uw werknemers verwachten privacy als ze niet op kantoor zijn of vrije dagen hebben. Dat betekent dat u hun locatie niet moet controleren als ze niet werken.

Het lijdt geen twijfel dat deze methode legaal is, maar het kan u veel tijd kosten om de productiviteit van uw werknemers zelf te controleren en te analyseren. Als u echter alles onder controle wilt hebben, is deze manier zeker iets voor u.

Als u geen ervaring hebt met het persoonlijk controleren van de activiteiten van uw werknemers, kunt u beginnen met dagelijkse check-ins. Deze methode laat uw werknemers zien dat u geeft om productiviteit en alles wilt weten als het gaat om prestaties. Om te beginnen moet u uw collega's elke dag vragen: "Wat hebben jullie vandaag bereikt? Komen we dichter bij het bereiken van ons doel? Hoe kan ik jullie helpen of ondersteunen?" Met behulp van deze methode volgt u niet alleen de productiviteit van uw werknemer, maar verhoogt u ook het moreel door uw steun aan de collega's te tonen.

Bovendien moet u zich niet richten op het aantal gewerkte uren, maar op de resultaten van uw team. Het is een bekend feit dat collega's de neiging hebben "de tijd te doden" als ze het gevoel hebben dat ze geen ander doel hebben dan er dagelijks X aantal uren in te steken. De productiviteit zal toenemen wanneer het team doelgericht en zeer gemotiveerd is in plaats van gericht op het inbrengen van tijd. Dit komt omdat ze dan een stimulans krijgen om taken af te maken. Het lijdt geen twijfel dat iedereen na een klus vroeg naar huis wil. U kunt hen dus toestaan het kantoor te verlaten wanneer het werk van de dag gedaan is in plaats van wanneer de klok 17.00 uur bereikt.

Er zijn veel meningen over de doeltreffendheid van monitoring en de mate waarin het een goede praktijk kan zijn in uw kantoor. Hier volgen een paar van de belangrijkste redenen waarom monitoring niet alleen werkt, maar ongelooflijk nuttig is voor zowel de werkgever als de werknemer.

1. Erkenning

   Werknemersmonitoring betekent dat u dag in dag uit precies weet hoe uw werknemers presteren. Tijdens het beoordelingsseizoen en zelfs daarvoor kunt u met deze monitoringstatistieken uw werknemers erkenning geven voor het goede werk dat zij verrichten en het geeft u duidelijkheid over welke werknemers echt een bonus of een betere functie verdienen.

2. Behoud van werknemers

   Erkenning is een van de belangrijkste manieren waarop u ervoor kunt zorgen dat uw werknemers niet voortdurend op zoek zijn naar nieuwe kansen elders. Door uw werknemers erkenning te geven en hen te belonen voor goede prestaties kunt u beginnen met het opbouwen van loyaliteit binnen uw team. Dit kan u echt helpen uw bedrijf op te bouwen zonder dat u zich voortdurend zorgen hoeft te maken over uw werknemers die voortdurend hun ontslag indienen.

3. Aandacht

   Wanneer uw werknemers weten dat zij gecontroleerd worden, is de kans veel groter dat zij uiterst oplettend worden. Deze oplettendheid zal grotendeels het gevolg zijn van het feit dat zij weten dat elke fout die zij maken zal worden gezien. Dit betekent niet dat toezicht moet worden gebruikt om elke fout op te blazen en uw werknemers buitensporig te straffen. In plaats daarvan moet het worden gezien als onderdeel van uw training en als een manier om de kwaliteit van het werk dat uw team produceert te versterken.

4. Problemen oplossen

   Wanneer een probleem door monitoring wordt opgemerkt, geeft dit uw team de kans om samen te werken en het probleem op te lossen. Als u problemen kunt oplossen zodra ze zich voordoen, zullen uw klanten ongelooflijk veel tevredener zijn met het werk dat u produceert, omdat ze gemakkelijk kunnen zien hoeveel u om uw werk geeft. Dit zal ook leiden tot een meer collectieve sfeer waarin uw team altijd het beste van zichzelf zal geven en zal zoeken naar manieren om samen te werken en fouten te herstellen in plaats van ze te verbergen.

5. Veiligheid

   Tot slot, vooral als u met gevoelige gegevens werkt, kan het monitoren van werknemers en hun apparaten de sleutel zijn om ervoor te zorgen dat die informatie niet in de verkeerde handen valt. Door monitoring weet u altijd wie toegang heeft tot de privégegevens van uw bedrijf. Dit is ook belangrijk in geval van een inbreuk op de beveiliging, omdat u dan sneller kunt reageren.

Veel mensen gaan ervan uit dat werknemers over het algemeen niet bereid zijn hun prestaties te laten controleren. Uit een onderzoek van Accenture bleek echter precies het tegenovergestelde. In feite zei 92% van de respondenten dat zij er open voor stonden dat hun gegevens werden verzameld, maar alleen als de gegevens vervolgens werden gebruikt om hun prestaties te verbeteren of andere persoonlijke voordelen op te leveren. Maar is dit realistisch?

Nou, uit een onderzoek van Capterra blijkt dat dat zo is. Volgens het onderzoek zei 39% van de werkgevers dat ze meer inzicht kregen in de dagelijkse werkzaamheden, terwijl 38% zei dat het hun werknemers hielp om nooit onderbetaald te worden en dit waren slechts enkele van de voordelen die monitoring met zich meebracht. Een grotere efficiëntie van het team, het oplossen van problemen en de erkenning van werknemers toonden aan dat deze systemen werkgevers tot betere managers maakten en zo de tevredenheid van hun werknemers verhoogden. Uit een ander onderzoek van Capterra bleek ook dat 65% van de werknemers dacht dat monitoring geen invloed had op hoe hard ze werkten, maar dat 16% zei dat ze er harder door gingen werken. Dit is het definitieve bewijs dat monitoring geen kwaad kan, maar alleen voordelen heeft voor zowel het bedrijf als de werknemer.

As you see, you can track your employees in many different ways, and there is a lot of employee monitoring software and mobile apps to meet these needs. The current laws provide for the right of the employers to monitor their employees. So, it’s up to you which method to use: employee monitoring software, GPS tools for company-owned assets, disclosed call-quality recording or track your staff without any device. We recommend you taking a ‘test drive’ of CleverControl. You may download a free trial version and test it on an unlimited number of authorized company devices for 5 days.