4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Het monitoren van uw werknemers heeft zeker verschillende voordelen, mits goed uitgevoerd. Het kan u helpen ervoor te zorgen dat mensen niet verslappen, hen productiever maken en vaststellen waar werknemers tijd of middelen van het bedrijf verspillen aan privézaken. In dit artikel gaan we dieper in op 4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren. But before doing so there are some things to understand about the legality of monitoring. This will set the ground for you to decide the best method for monitoring your employees.

Is het monitoren van werknemers legaal?

Whether or not it is legal for you to monitor your employees will entirely depend on which country you and your employees are located in. If you are located in the United States then chances are you are able to monitor your employee's activities on their workplace devices to control their effectiveness. Depending on the state you are in you may or may not have a legal requirement to inform your employees of the fact that you have been monitoring them. This is something that you will need to check within your individual state laws as it is not a federal requirement. The following is a list of the different types of communication methods, activities are devices that employers are legally able to monitor in the United States.

  1. Company computers

    Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, history and the number of strokes, clicks, active and idle time. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

  2. Social Media

    Social media monitoring is legal in the U.S. as it can help employers ensure that their employee is not spending their time engaging in other activities outside of work during work hours. Monitoring social media usage can come in a few different ways. The most obvious of those is to set a restriction on accessing certain websites on company computers. This is both a monitoring and a preventative act, but it is not the only way in which this type of activity can be monitored. Employers are also able to check whether their employee is online and posting during work hours. If they find that they are then they are able to monitor those activities and let their employees know of their findings. Social Media accounts can also be monitored for content. This can be particularly true in industries where the employees act as the face of the company. When that is the case most companies will check whether there is anything offensive or inappropriate both on employee pages and on potential candidates pages during the hiring process.

  3. Email monitoring

    With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies in general are able to monitor all communications that come in through their company system. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

    It is also worth noting that private emails not going through the work server, but hosted externally are not usually subject to monitoring. This is because they are completely private communications that will often take place completely outside of the workplace.

  4. Phones and phone conversations

    This is where monitoring can get a bit complicated. Generally when an employee is using a company-owned phone, employers are usually able to monitor their business communications. However, in order for those conversations to be recorded each state’s laws need to be checked as in many states two-party consent is necessary. What that essentially means is that the person on the other side of the call will also need to agree to the call being recorded. Depending on the line of business you are in that may or may not be an easy ask.

  5. Personal Devices

    With personal devices, there are specific policies that will need to apply in order for it to be done legally. In general, a bring-your-own-device policy will need to be in place in the company. This would help explain why a certain employee may be using their personal device for business and it could potentially also allow their employee access for monitoring. With employee personal computers then there may need to be a court order or a very clear work policy that will allow a company to monitor the computer either during work hours or more commonly when the device is within company premises. As a general review employees cannot have their personal devices searched without the proper authorization.

This understanding of what the legalities regarding monitoring are can help you better choose which monitoring practices are going to be both effective and legal in your company.

Controleer de computeractiviteiten van uw werknemers met CleverControl

De eenvoudigste methode om de online activiteiten van uw werknemers te controleren is het gebruik van speciale software. CleverControl is de toonaangevende spionagesoftware en de eenvoudigste oplossing om uw bedrijfsprocessen te verbeteren. Het zal u helpen de onwettige acties van werknemers te onderzoeken, het lekken van informatie te voorkomen, de productiviteit te verhogen en luilakken op te sporen. Met CleverControl kunt u al uw medewerkers op afstand in de gaten houden via elk apparaat met internetverbinding. U hoeft alleen maar in te loggen op uw account in een webbrowser en u kunt alle activiteiten van uw medewerkers altijd en overal bekijken.

Deze uitzonderlijke spy software heeft een overvloed aan extra functies, waaronder Real-time Live Monitoring, Website Activity, Application Activity, Keystroke Logging, Screen Capture, Snapshots en Mic Sound recordings.

4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Om met CleverControl de bewaking van uw medewerkers te starten, dient u zich hier aan te melden https://clevercontrol.com/ , CleverControl Agent van uw account te downloaden, het op de bewaakte computers te installeren en te beginnen met het verkrijgen van gegevens en het bekijken van gegevens via de webaccount. Merk op dat u voor het gebruik van het programma alle gebruikers van het apparaat waarop u dergelijke software installeert goed moet informeren dat zij worden bewaakt.

Controleer de telefoongesprekken van uw werknemers

4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Het is om verschillende redenen nuttig om de interacties en gesprekken van uw team met klanten, cliënten of partners te volgen en vast te leggen. Stel dat u de laatste statistieken van de klantenservice bekijkt, en u ziet dat één medewerker veel hogere scores krijgt dan alle anderen. Als u de interactie van de medewerkers met de klanten opneemt, kunt u de telefoongesprekken van deze persoon van de afgelopen maand beluisteren en uitzoeken wat hij goed doet, zodat u uw medewerkers kunt vragen hetzelfde te doen. En als een bepaald teamlid echt slechte beoordelingen krijgt, kunt u uitzoeken wat hij verkeerd doet en het probleem oplossen.

Er zijn veel diensten en apps waarmee u het telefoongesprek van uw werknemers kunt opnemen. Het is niet verboden om te luisteren naar de gesprekken van uw werknemers op telefoons die eigendom zijn van de werkgever. Maar als u de wet niet wilt overtreden, moet u het alleen doen om de kwaliteit van hun werk te controleren. U kunt bijvoorbeeld controleren of uw klanten nuttige technische ondersteuning krijgen, of uw collega's uw klanten respectvol behandelen.

Ondanks het feit dat er geen federale bescherming voor telefoongesprekken bestaat, zijn er wel enkele wetten in verschillende staten. In Californië bijvoorbeeld is het hoofd van het bedrijf verplicht de werknemers te laten weten dat hun telefoongesprekken worden opgenomen door een pieptoon af te spelen. Het is duidelijk dat dit niet geldt voor niet-zakelijke telefoongesprekken. Als u naar een telefoongesprek luistert en beseft dat het persoonlijk is, moet u ophangen.

Voor meer gedetailleerde informatie over de legacy van het gebruik van software voor het monitoren van werknemers in verschillende landen kunt u aanvullende informatie vinden hier

Controleer de locatie van uw werknemers

4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Het volgen van de locatie van het bedrijfspersoneel (per auto, mobiele telefoon of beide) is de laatste tijd erg populair geworden. Maar de volgende vraag staat nog open: hoe kunt u de locatie van uw werknemers volgen zonder de wet te overtreden? Het is toegestaan om de locatie van werknemers te monitoren, of u nu een mobiele app gebruikt, met geofencing, of een GPS-apparaat in de auto. Hoe dan ook, u moet enkele aanbevelingen volgen om aan de veilige kant te blijven.

Allereerst moet u uw werknemers voorzien van apparatuur waarmee u hun locatie kunt controleren. Er is altijd een lagere verwachting van privacy wanneer een werknemer bedrijfseigendommen gebruikt, in plaats van privé. Dus, als u de locatie van een werkgever gaat monitoren met behulp van een smartphone, moet u daarvoor betalen.

Ten tweede, breng de werknemers ervan op de hoogte dat u hen gaat volgen. Zodra u toestemming krijgt van de mensen die u gaat volgen, hoeft u zich geen zorgen te maken over juridische kwesties: hun goedkeuring heeft voorrang op de andere zorgen.

En last but not least: volg nooit niet-zakelijke activiteiten. Uw werknemers verwachten privacy als ze niet op kantoor zijn of vrije dagen hebben. Dat betekent dat u hun locatie niet moet controleren als ze niet werken.

Controleer de activiteiten van uw werknemers zonder software of app

4 manieren om uw werknemers legaal en effectief te controleren

Het lijdt geen twijfel dat deze methode legaal is, maar het kan u veel tijd kosten om de productiviteit van uw werknemers zelf te controleren en te analyseren. Als u echter alles onder controle wilt hebben, is deze manier zeker iets voor u.

Als u geen ervaring hebt met het persoonlijk controleren van de activiteiten van uw werknemers, kunt u beginnen met dagelijkse check-ins. Deze methode laat uw werknemers zien dat u geeft om productiviteit en alles wilt weten als het gaat om prestaties. Om te beginnen moet u uw collega's elke dag vragen: "Wat hebben jullie vandaag bereikt? Komen we dichter bij het bereiken van ons doel? Hoe kan ik jullie helpen of ondersteunen?" Met behulp van deze methode volgt u niet alleen de productiviteit van uw werknemer, maar verhoogt u ook het moreel door uw steun aan de collega's te tonen.

Bovendien moet u zich niet richten op het aantal gewerkte uren, maar op de resultaten van uw team. Het is een bekend feit dat collega's de neiging hebben "de tijd te doden" als ze het gevoel hebben dat ze geen ander doel hebben dan er dagelijks X aantal uren in te steken. De productiviteit zal toenemen wanneer het team doelgericht en zeer gemotiveerd is in plaats van gericht op het inbrengen van tijd. Dit komt omdat ze dan een stimulans krijgen om taken af te maken. Het lijdt geen twijfel dat iedereen na een klus vroeg naar huis wil. U kunt hen dus toestaan het kantoor te verlaten wanneer het werk van de dag gedaan is in plaats van wanneer de klok 17.00 uur bereikt.

What are the benefits of monitoring employees?

There are many opinions about the effectiveness of monitoring and the extent to which it can be a good practice in your office. Here are a few of the most important reasons why monitoring not only works but it is incredibly useful for both the employer and the employee.

  1. Recognition

    Employee monitoring means that day in and day out you are able to know exactly how your employees are performing. During review season and even before that having these monitoring statistics on hand could allow you to make your employees feel recognized for the good work that they are performing and it will give you clarity on which employees truly deserve to have a bonus or be given a better position.

  2. Employee retention

    Recognition is one of the key ways that you can make sure your employees are not constantly looking for new opportunities elsewhere. By having your employees be acknowledged and giving them rewards for good performance you can start building loyalty within your team. This can truly help you build up your company without having to worry all the time about your employees constantly handing in their resignations.

  3. Attentiveness

    Your employees when they know they are monitored are much more likely to become extremely attentive. This attentiveness will widely be the result of them knowing that any mistake that they make will be seen. This does not mean that monitoring should be used to blow out of proportion every mistake and to excessively punish your employees. Instead, it should be seen as part of your training and as a way to strengthen the quality of the work that your team produces.

  4. Fixing problems

    Whenever a problem is seen through monitoring it gives your team an opportunity to work together so as to fix it. By being able to fix problems as soon as they occur your clients or customers are going to be incredibly more satisfied with the work that you produce as they will easily be able to discern how much you care about your work. This will also breed a more collective atmosphere in which your team will always care about putting their best foot forward and will look for ways to collaborate and fix mistakes instead of just trying to hide them.

  5. Safety

    Finally, especially if you are working with sensitive data, monitoring employees and their devices could be the key to ensuring that that information does not fall in the wrong hands. Monitoring will allow you to always know who has access to your company’s private information. This will also be important in case of security breaches as it will allow you to react more swiftly.

What are some employee monitoring statistics you should know?

Many people assume that employees are generally unwilling to have their performance monitored. However, a survey by Accenture showed exactly the opposite to be true. In fact, 92% of the respondents said that they were open to having their data collected but only if the data was then used to improve their performance or bring their other personal benefits. But is this realistic?

Well, a Capterra survey showed that it is. According to the survey, 39% of employers said that they could have further insight into daily operations, while 38% said it helped their employees never be underpaid and these were only some of the benefits that monitoring brought. Greater team efficiency, problem-solving and employee recognition proved that these systems helped make employers better managers and thus increased satisfaction among their employees. A different Capterra survey also showed that while 65% of employees thought monitoring did not affect how hard they worked, 16% said that it made them work harder. This is definitive proof that there is no harm in monitoring, but rather only benefits for both the company and the employee.

Conclusie: Toezicht op werknemers betekent een betere productiviteit

Zoals u ziet, kunt u uw werknemers op veel verschillende manieren volgen, en er is veel software en mobiele apps voor het monitoren van werknemers om aan deze behoeften te voldoen. De huidige wetten voorzien in het recht van de werkgevers om hun werknemers te monitoren. Het is dus aan u welke methode u wilt gebruiken: spionagesoftware, GPS monitoring app, gespreksrecorder of het volgen van uw personeel zonder apparaat. Wij raden u aan een 'proefrit' te maken met CleverControl. U kunt een gratis proefversie downloaden en deze gedurende 14 dagen op een onbeperkt aantal doel-pc's testen.