分散型チームの運営は、猫の群れを追うようなものだ。あなたは、各従業員が有能で有能であることを知っている。しかし、全員を集中させ、生産性を維持し、責任を持たせることは、不可能なことのように感じられるかもしれません。これは、あるお客様がCleverControlを導入する前に直面した課題です。

課題

このCleverControlのケースでは、クライアントは複数のタイムゾーンに分散する50人の従業員を擁するマーケティング代理店です。

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • 請求可能なタスクと請求不可能なアクティビティに費やされた実際の作業アウトプットと時間を評価することの難しさ；
  • 従業員が指定された勤務時間内に一貫して勤務しているかどうかの不確実性；
  • パフォーマンスに一貫性がない：期待を上回る社員もいれば、常にパフォーマンスが低い社員もいる；
  • 作業プロセスやプロジェクトに対する個人の貢献が限定的にしか見えない。

これまでの管理方法は効果がなかった。そのため、同社は従業員監視ソフトウェアを試すことにした。

モニタリング結果

同庁は、前述の課題を克服するためにCleverControlを導入した。従業員にダウンロードリンクを送り、会社支給のノートパソコンに監視エージェントをインストールできるようにした。

経営陣は、インストールが非常に簡単であることに驚きました。チームはITの専門家なしでエージェントをインストールでき、ほとんど何の問題もありませんでした。

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • 作業時間：ログイン／ログアウト、アクティブ／非アクティブ時間の記録；
  • アプリケーションの使用状況：どのアプリをどれくらいの時間使用したか；
  • ウェブサイト履歴：訪問したウェブサイトと滞在時間；
  • ソーシャルメディアとメッセンジャーの活動：どのようなソーシャルメディアやチャットアプリをどれくらいの時間使用したか；
  • スクリーンショットとスクリーン録画；
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

もう一人の従業員は、早出と遅刻を繰り返していました。CleverControlが追跡した1週間の総労働時間は、予定されていた40時間ではなく、約36時間でした。

契約にはフレックスタイム制は含まれていなかったが、一部の従業員は自らの権限でフレックスタイム制を適用していた。彼らは夜遅くまで働き、他の従業員は通常の9時から5時まで働いた。勤務時間が重ならないため、コミュニケーションに問題が生じ、納期に間に合わなかった。

プログラムとウェブサイトの使用状況を分析した結果、指定された勤務時間中にソーシャルメディアとストリーミング・プラットフォームが過度に使用されていることがわかった。従業員は仕事関連のアプリケーションを開いていたかもしれないが、明らかに他のプログラムに集中していた。

また、従業員が仕事関連のプログラムに何時間も費やしているにもかかわらず、アウトプットが最小限だったというケースもある。これは、従業員がノートパソコン以外のことに集中していたか、ワークフローが非効率的だったことを示している可能性がある。

解決策

モニタリングから得た洞察に基づき、マーケティング会社は従業員の説明責任を向上させるための対策を講じた。

CleverControlのログは、時間泥棒や一貫した業績不振などの問題に的を絞って対処することを可能にしました。タイムリーな干渉は、パフォーマンスの問題がエスカレートするのを防ぎ、従業員の説明責任が真剣に受け止められているという明確なメッセージを送ることができました。

この組織では、マネージャーと従業員が定期的にチェックインを行い、進捗状況を話し合い、課題に対処し、フィードバックを提供しました。マネージャーは、パフォーマンスレビューでCleverControlのアクティビティサマリーを使用し、レビューを主観的でなく、客観的で直接的なものにしました。アクティビティサマリーは、肯定的なものも否定的なものも含めて、パフォーマンスに関する必要な具体的な証拠を提供しました。その証拠に基づいて、マネージャーは的を絞ったフィードバックを行い、改善戦略の立案を支援することができました。

さらに、マネージャーは、勤務時間、タスクの完了、不要/非生産的なアプリやウェブサイトの使用に関する明確な期待値を設定しました。CleverControlで監視することで、従業員がこれらの期待に応えていることを確認しました。

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

結論

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here