CleverControlの事例：リモートチームにおける従業員のアカウンタビリティの向上

このCleverControlのケースでは、クライアントは複数のタイムゾーンに分散する50人の従業員を擁するマーケティング代理店です。

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. 請求可能なタスクと請求不可能なアクティビティに費やされた実際の作業アウトプットと時間を評価することの難しさ；
2. 従業員が指定された勤務時間内に一貫して勤務しているかどうかの不確実性；
3. パフォーマンスに一貫性がない：期待を上回る社員もいれば、常にパフォーマンスが低い社員もいる；
4. 作業プロセスやプロジェクトに対する個人の貢献が限定的にしか見えない。

これまでの管理方法は効果がなかった。そのため、同社は従業員監視ソフトウェアを試すことにした。

同庁は、前述の課題を克服するためにCleverControlを導入した。従業員にダウンロードリンクを送り、会社支給のノートパソコンに監視エージェントをインストールできるようにした。

経営陣は、インストールが非常に簡単であることに驚きました。チームはITの専門家なしでエージェントをインストールでき、ほとんど何の問題もありませんでした。

CleverControlを使用することで、管理者は従業員の作業をリアルタイムで確認でき、さらに詳細なアクティビティログを確認することができます。この組織は、特に以下の情報に関心を持っていました：

1. 作業時間：ログイン／ログアウト、アクティブ／非アクティブ時間の記録；
2. アプリケーションの使用状況：どのアプリをどれくらいの時間使用したか；
3. ウェブサイト履歴：訪問したウェブサイトと滞在時間；
4. ソーシャルメディアとメッセンジャーの活動：どのようなソーシャルメディアやチャットアプリをどれくらいの時間使用したか；
5. スクリーンショットとスクリーン録画；
6. 従業員のスクリーンからのライブストリーム。

この情報によって、各従業員のワークフローを洞察し、生産性が安定しない原因を突き止め、怠慢な従業員を発見することができた。

例えば、CleverControlは、ある従業員の長時間の非アクティブ時間や、出勤後の個人的な閲覧を明らかにしました。その従業員は、午前9:00にログインしても、午前10:30まで仕事に関連する重要な活動を示さないことがありました。

もう一人の従業員は、早出と遅刻を繰り返していました。CleverControlが追跡した1週間の総労働時間は、予定されていた40時間ではなく、約36時間でした。

契約にはフレックスタイム制は含まれていなかったが、一部の従業員は自らの権限でフレックスタイム制を適用していた。彼らは夜遅くまで働き、他の従業員は通常の9時から5時まで働いた。勤務時間が重ならないため、コミュニケーションに問題が生じ、納期に間に合わなかった。

プログラムとウェブサイトの使用状況を分析した結果、指定された勤務時間中にソーシャルメディアとストリーミング・プラットフォームが過度に使用されていることがわかった。従業員は仕事関連のアプリケーションを開いていたかもしれないが、明らかに他のプログラムに集中していた。

また、従業員が仕事関連のプログラムに何時間も費やしているにもかかわらず、アウトプットが最小限だったというケースもある。これは、従業員がノートパソコン以外のことに集中していたか、ワークフローが非効率的だったことを示している可能性がある。

モニタリングから得た洞察に基づき、マーケティング会社は従業員の説明責任を向上させるための対策を講じた。

CleverControlのログは、時間泥棒や一貫した業績不振などの問題に的を絞って対処することを可能にしました。タイムリーな干渉は、パフォーマンスの問題がエスカレートするのを防ぎ、従業員の説明責任が真剣に受け止められているという明確なメッセージを送ることができました。

この組織では、マネージャーと従業員が定期的にチェックインを行い、進捗状況を話し合い、課題に対処し、フィードバックを提供しました。マネージャーは、パフォーマンスレビューでCleverControlのアクティビティサマリーを使用し、レビューを主観的でなく、客観的で直接的なものにしました。アクティビティサマリーは、肯定的なものも否定的なものも含めて、パフォーマンスに関する必要な具体的な証拠を提供しました。その証拠に基づいて、マネージャーは的を絞ったフィードバックを行い、改善戦略の立案を支援することができました。

さらに、マネージャーは、勤務時間、タスクの完了、不要/非生産的なアプリやウェブサイトの使用に関する明確な期待値を設定しました。CleverControlで監視することで、従業員がこれらの期待に応えていることを確認しました。

その結果、このマーケティング会社では、CleverControlの導入後2ヶ月で、チーム全体の生産性が14%向上しました。従業員のパフォーマンスに関するデータ主導の洞察により、より客観的で公正なパフォーマンスレビューと的を絞ったサポートが可能になりました。さらに、CleverControlの時間追跡機能は、時間泥棒の抑止力として機能し、請求可能な時間の損失を最小限に抑えました。従業員は、より責任感を持ち、時間管理を意識するようになりました。仕事に関係のない仕事に費やす時間が大幅に減りました。

「CleverControlは、当社のリモートワーク管理を一変させました。そのデータは、全員の作業プロセスを可視化し、従業員の説明責任に関する問題を特定し、チーム全体のパフォーマンスを向上させるのに役立ちました。- と、この代理店のCEOは述べています。

このCleverControlのケースは、リモートチームを管理する上で、従業員のモニタリングがいかに効果的であるかを示しています。スキルギャップ、注意散漫、怠慢を明らかにし、経営陣が状況を改善するために十分な情報に基づいた決定を下すことを可能にします。CleverControlの機能およびCleverControlがチームをどのように変えることができるかについて詳しくお知りになりたい場合は、以下をご覧ください。  これ