CleverControl-Fall: Verbesserung der Mitarbeiterverantwortung in einem Remote-Team

In diesem Fall von CleverControl ist der Kunde eine Marketingagentur mit einem Team von 50 Mitarbeitern, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Schwierigkeiten bei der Bewertung der tatsächlichen Arbeitsleistung und des Zeitaufwands für fakturierbare Aufgaben im Vergleich zu nicht fakturierbaren Tätigkeiten;
2. Ungewissheit darüber, ob die Mitarbeiter konsequent während der festgelegten Arbeitszeiten arbeiten;
3. Uneinheitliche Leistungen: Einige Mitarbeiter übertrafen die Erwartungen, während andere ständig hinter den Erwartungen zurückblieben;
4. Begrenzte Transparenz der Arbeitsabläufe und des individuellen Beitrags zu Projekten.

Die bisherigen Kontrollmethoden erwiesen sich als unwirksam. Deshalb beschloss das Unternehmen, eine Software zur Mitarbeiterüberwachung auszuprobieren.

Die Agentur implementierte CleverControl, um die beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen. Die Download-Links wurden an die Mitarbeiter verschickt, damit sie den Überwachungsagenten auf den vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Laptops installieren konnten.

Die Geschäftsleitung war überrascht, wie mühelos die Installation verlief: Das Team konnte den Agenten ohne einen IT-Spezialisten installieren und stieß dabei auf keinerlei Schwierigkeiten.

Mit CleverControl konnte das Management die Arbeit der Mitarbeiter in Echtzeit überprüfen und verfügte über detaillierte Aktivitätsprotokolle zur weiteren Überprüfung. Die Organisation war insbesondere an den folgenden Informationen interessiert:

1. Arbeitszeit: Aufzeichnungen über die An- und Abmeldezeit und die aktive/aktive Zeit;
2. Anwendungsnutzung: Welche Anwendungen wurden genutzt und wie lange;
3. Website-Verlauf: besuchte Websites und die darauf verbrachte Zeit;
4. Soziale Medien und Messenger-Aktivitäten: Welche sozialen Medien und Chat-Apps wurden genutzt und wie lange;
5. Screenshots und Bildschirmaufnahmen;
6. Live-Streams von den Bildschirmen der Mitarbeiter.

Diese Informationen lieferten Einblicke in die Arbeitsabläufe der einzelnen Mitarbeiter, halfen bei der Suche nach Gründen für uneinheitliche Produktivität und deckten einige Faulenzer auf.

CleverControl deckte zum Beispiel die ausgedehnten Inaktivitätsperioden eines Mitarbeiters oder sein persönliches Surfen nach dem Einchecken auf. Der Mitarbeiter meldete sich vielleicht um 9:00 Uhr an, zeigte aber bis 10:30 Uhr keine nennenswerte arbeitsbezogene Aktivität.

Ein anderer Mitarbeiter wurde durch ständiges vorzeitiges Verlassen und verspätetes Eintreten erwischt. Die von CleverControl erfasste wöchentliche Gesamtarbeitszeit betrug etwa 36 Stunden statt der erwarteten 40 Stunden.

Obwohl ihr Vertrag keine flexiblen Arbeitszeiten vorsah, nahmen einige Mitarbeiter diese eigenmächtig in Anspruch. Sie konnten bis spät in die Nacht arbeiten, während der Rest die übliche Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr einhielt. Die fehlende Überschneidung der Arbeitszeiten führte zu Kommunikationsproblemen und verpassten Fristen.

Die Analyse der Programm- und Webseitennutzung ergab eine übermäßige Nutzung von sozialen Medien und Streaming-Plattformen während der festgelegten Arbeitszeiten. Die Mitarbeiter hatten möglicherweise arbeitsbezogene Anwendungen geöffnet, aber der Schwerpunkt lag eindeutig auf anderen Programmen.

In anderen Fällen hat der Mitarbeiter vielleicht Stunden in einem arbeitsbezogenen Programm verbracht, aber die Ergebnisse waren minimal. Das könnte darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter entweder auf etwas anderes außerhalb des Arbeitslaptops konzentriert war oder sein Arbeitsablauf ineffizient war.

Auf der Grundlage der aus der Überwachung gewonnenen Erkenntnisse ergriff die Marketingagentur Maßnahmen zur Verbesserung der Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Die CleverControl-Protokolle ermöglichten es, Probleme wie Zeitdiebstahl und anhaltende Minderleistung gezielt anzusprechen. Rechtzeitiges Eingreifen verhinderte eine Eskalation von Leistungsproblemen und vermittelte die klare Botschaft, dass die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter ernst genommen wurde.

Das Unternehmen führte regelmäßige Besprechungen zwischen Managern und Mitarbeitern ein, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen anzusprechen und Feedback zu geben. Der Manager verwendete CleverControl-Aktivitätszusammenfassungen in Leistungsbeurteilungen, wodurch die Beurteilungen weniger subjektiv und objektiver und direkter wurden. Aktivitätszusammenfassungen lieferten die notwendigen konkreten Nachweise für die Leistung, sowohl positive als auch negative. Auf der Grundlage dieser Nachweise konnte der Manager gezieltes Feedback geben und bei der Entwicklung von Verbesserungsstrategien helfen.

Außerdem legte der Vorgesetzte klare Erwartungen an die Arbeitszeiten, die Erledigung von Aufgaben und die Nutzung von unerwünschten/unproduktiven Apps und Websites fest. Die Überwachung mit CleverControl stellte sicher, dass die Mitarbeiter diese Erwartungen erfüllten.

Das Ergebnis war, dass die Marketing-Agentur innerhalb von zwei Monaten nach der Implementierung von CleverControl eine 14%ige Steigerung der Gesamtproduktivität des Teams verzeichnen konnte. Datengestützte Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter ermöglichten objektivere und gerechtere Leistungsbeurteilungen und gezielte Unterstützung. Außerdem wirkten die Zeiterfassungsfunktionen von CleverControl als Abschreckung gegen Zeitdiebstahl und minimierten den Verlust von abrechenbaren Stunden. Die Mitarbeiter wurden verantwortungsbewusster und gingen bewusster mit ihrer Zeit um. Sie verbrachten deutlich weniger Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aufgaben.

"CleverControl hat unser Fernarbeitsmanagement verändert. Die Daten gaben uns Einblick in die Arbeitsprozesse aller Mitarbeiter, identifizierten Probleme mit der Verantwortlichkeit der Mitarbeiter und halfen, die Gesamtleistung des Teams zu verbessern". - sagt der CEO der Agentur.

Dieser Fall von CleverControl zeigt, wie effektiv die Überwachung von Mitarbeitern bei der Verwaltung eines Remote-Teams sein kann. Sie deckt Qualifikationslücken, Ablenkungen und Leerlauf auf und ermöglicht es dem Management, fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Situation zu treffen. Wenn Sie mehr über die Funktionen von CleverСontrol wissen möchten und wie es Ihr Team verändern kann, erfahren Sie mehr  hier