Ein verteiltes Team zu leiten ist wie das Hüten von Katzen. Sie wissen, dass jeder Mitarbeiter talentiert und qualifiziert ist. Dennoch kann es sich wie eine unmögliche Aufgabe anfühlen, alle konzentriert, produktiv und verantwortlich zu halten. Vor dieser Herausforderung stand einer unserer Kunden, bevor er CleverControl einführte.

Die Herausforderung

In diesem Fall von CleverControl ist der Kunde eine Marketingagentur mit einem Team von 50 Mitarbeitern, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Schwierigkeiten bei der Bewertung der tatsächlichen Arbeitsleistung und des Zeitaufwands für fakturierbare Aufgaben im Vergleich zu nicht fakturierbaren Tätigkeiten;
  • Ungewissheit darüber, ob die Mitarbeiter konsequent während der festgelegten Arbeitszeiten arbeiten;
  • Uneinheitliche Leistungen: Einige Mitarbeiter übertrafen die Erwartungen, während andere ständig hinter den Erwartungen zurückblieben;
  • Begrenzte Transparenz der Arbeitsabläufe und des individuellen Beitrags zu Projekten.

Die bisherigen Kontrollmethoden erwiesen sich als unwirksam. Deshalb beschloss das Unternehmen, eine Software zur Mitarbeiterüberwachung auszuprobieren.

Die Ergebnisse der Überwachung

Die Agentur implementierte CleverControl, um die beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen. Die Download-Links wurden an die Mitarbeiter verschickt, damit sie den Überwachungsagenten auf den vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Laptops installieren konnten.

Die Geschäftsleitung war überrascht, wie mühelos die Installation verlief: Das Team konnte den Agenten ohne einen IT-Spezialisten installieren und stieß dabei auf keinerlei Schwierigkeiten.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Arbeitszeit: Aufzeichnungen über die An- und Abmeldezeit und die aktive/aktive Zeit;
  • Anwendungsnutzung: Welche Anwendungen wurden genutzt und wie lange;
  • Website-Verlauf: besuchte Websites und die darauf verbrachte Zeit;
  • Soziale Medien und Messenger-Aktivitäten: Welche sozialen Medien und Chat-Apps wurden genutzt und wie lange;
  • Screenshots und Bildschirmaufnahmen;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Ein anderer Mitarbeiter wurde durch ständiges vorzeitiges Verlassen und verspätetes Eintreten erwischt. Die von CleverControl erfasste wöchentliche Gesamtarbeitszeit betrug etwa 36 Stunden statt der erwarteten 40 Stunden.

Obwohl ihr Vertrag keine flexiblen Arbeitszeiten vorsah, nahmen einige Mitarbeiter diese eigenmächtig in Anspruch. Sie konnten bis spät in die Nacht arbeiten, während der Rest die übliche Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr einhielt. Die fehlende Überschneidung der Arbeitszeiten führte zu Kommunikationsproblemen und verpassten Fristen.

Die Analyse der Programm- und Webseitennutzung ergab eine übermäßige Nutzung von sozialen Medien und Streaming-Plattformen während der festgelegten Arbeitszeiten. Die Mitarbeiter hatten möglicherweise arbeitsbezogene Anwendungen geöffnet, aber der Schwerpunkt lag eindeutig auf anderen Programmen.

In anderen Fällen hat der Mitarbeiter vielleicht Stunden in einem arbeitsbezogenen Programm verbracht, aber die Ergebnisse waren minimal. Das könnte darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter entweder auf etwas anderes außerhalb des Arbeitslaptops konzentriert war oder sein Arbeitsablauf ineffizient war.

Die Lösung

Auf der Grundlage der aus der Überwachung gewonnenen Erkenntnisse ergriff die Marketingagentur Maßnahmen zur Verbesserung der Verantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Die CleverControl-Protokolle ermöglichten es, Probleme wie Zeitdiebstahl und anhaltende Minderleistung gezielt anzusprechen. Rechtzeitiges Eingreifen verhinderte eine Eskalation von Leistungsproblemen und vermittelte die klare Botschaft, dass die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter ernst genommen wurde.

Das Unternehmen führte regelmäßige Besprechungen zwischen Managern und Mitarbeitern ein, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen anzusprechen und Feedback zu geben. Der Manager verwendete CleverControl-Aktivitätszusammenfassungen in Leistungsbeurteilungen, wodurch die Beurteilungen weniger subjektiv und objektiver und direkter wurden. Aktivitätszusammenfassungen lieferten die notwendigen konkreten Nachweise für die Leistung, sowohl positive als auch negative. Auf der Grundlage dieser Nachweise konnte der Manager gezieltes Feedback geben und bei der Entwicklung von Verbesserungsstrategien helfen.

Außerdem legte der Vorgesetzte klare Erwartungen an die Arbeitszeiten, die Erledigung von Aufgaben und die Nutzung von unerwünschten/unproduktiven Apps und Websites fest. Die Überwachung mit CleverControl stellte sicher, dass die Mitarbeiter diese Erwartungen erfüllten.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Schlussfolgerung

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here