CleverControl Case : Améliorer la responsabilisation des employés dans une équipe à distance

Dans ce cas de CleverControl, le client est une agence de marketing avec une équipe de 50 employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Difficultés à évaluer la production réelle de travail et le temps consacré aux tâches facturables par rapport aux activités non facturables ;
2. Incertitude quant à la régularité du travail des employés pendant les heures de travail désignées ;
3. Performances irrégulières : certains employés ont dépassé les attentes, tandis que d'autres ont constamment sous-performé ;
4. Visibilité limitée des processus de travail et de la contribution individuelle aux projets.

Les méthodes de contrôle précédentes se sont révélées inefficaces. C'est pourquoi l'entreprise a décidé d'essayer un logiciel de surveillance des employés.

L'agence a mis en œuvre CleverControl pour relever les défis décrits. Les liens de téléchargement ont été envoyés aux employés afin qu'ils puissent installer l'agent de surveillance sur les ordinateurs portables fournis par l'entreprise.

La direction a été surprise par la facilité avec laquelle l'installation s'est déroulée : l'équipe a pu installer l'agent sans l'aide d'un spécialiste en informatique et n'a rencontré pratiquement aucune difficulté.

Grâce à CleverControl, la direction pouvait contrôler le travail des employés en temps réel et disposer de journaux d'activité détaillés à des fins d'examen ultérieur. L'organisation était particulièrement intéressée par les informations suivantes :

1. Temps de travail : enregistrement des heures de connexion et de déconnexion et des heures d'activité et d'inactivité ;
2. Utilisation des applications : quelles applications ont été utilisées et pendant combien de temps ;
3. Historique des sites web : sites visités et temps passé sur ces sites ;
4. Activité des médias sociaux et des messageries : quels médias sociaux et applications de chat ont été utilisés et pendant combien de temps ;
5. Captures et enregistrements d'écran ;
6. Des flux en direct depuis les écrans des employés.

Ces informations ont permis de mieux comprendre le flux de travail de chaque employé, de trouver les raisons d'une productivité irrégulière et de révéler quelques fainéants.

Par exemple, CleverControl a révélé les périodes d'inactivité prolongées d'un employé ou sa navigation personnelle après avoir pointé. L'employé pouvait se connecter à 9h00 mais ne pas montrer d'activité professionnelle significative avant 10h30.

Un autre employé a été pris en flagrant délit de départ anticipé et d'arrivée tardive. Le nombre total d'heures de travail hebdomadaires, tel que suivi par CleverControl, était d'environ 36 heures au lieu des 40 attendues.

Bien que leur contrat ne prévoie pas d'horaires de travail flexibles, certains employés se les sont appropriés de leur propre chef. Ils pouvaient travailler tard dans la nuit, tandis que les autres travaillaient selon l'horaire habituel de 9 à 5. L'absence de chevauchement des heures de travail a entraîné des problèmes de communication et des retards.

L'analyse de l'utilisation des programmes et des sites web a révélé une utilisation excessive des médias sociaux et des plateformes de diffusion en continu pendant les heures de travail. Il se peut que les employés aient ouvert des applications liées au travail, mais l'accent était clairement mis sur d'autres programmes.

Dans d'autres cas, l'employé peut avoir passé des heures dans un programme lié à son travail, mais le résultat est minime. Cela peut indiquer que l'employé était concentré sur quelque chose d'autre en dehors de son ordinateur portable ou que son flux de travail était inefficace.

Sur la base des informations obtenues grâce au suivi, l'agence de marketing a pris des mesures pour améliorer la responsabilisation des employés.

Les journaux de CleverControl ont permis d'aborder de manière ciblée des problèmes tels que le vol de temps et la sous-performance constante. Une intervention opportune a empêché les problèmes de performance de s'aggraver et a envoyé un message clair indiquant que la responsabilité des employés était prise au sérieux.

L'organisation a mis en place des contrôles réguliers entre les responsables et les employés afin de discuter des progrès, de relever les défis et de fournir un retour d'information. Le directeur a utilisé les résumés d'activités de CleverControl dans les évaluations de performances, rendant les évaluations moins subjectives et plus objectives et directes. Les résumés d'activité ont fourni les preuves concrètes nécessaires des performances, qu'elles soient positives ou négatives. Sur la base de ces preuves, le manager a pu donner un feedback ciblé et aider à développer des stratégies d'amélioration.

En outre, le responsable a établi des attentes claires en matière d'heures de travail, d'achèvement des tâches et d'utilisation d'applications et de sites Web non désirés ou improductifs. Le contrôle effectué par CleverControl a permis de s'assurer que les employés répondaient à ces attentes.

En conséquence, l'agence de marketing a constaté une augmentation de 14 % de la productivité globale de l'équipe dans les deux mois qui ont suivi la mise en œuvre de CleverControl. Les données sur les performances des employés ont permis des évaluations plus objectives et plus justes, ainsi qu'un soutien ciblé. En outre, les fonctions de suivi du temps de travail de CleverControl ont dissuadé les voleurs de temps, minimisant ainsi les heures facturables perdues. Les employés sont devenus plus responsables et plus conscients de leur gestion du temps. Ils ont consacré beaucoup moins de temps à des tâches non liées au travail.

"CleverControl a transformé notre gestion du travail à distance. Ses données nous ont permis de connaître le processus de travail de chacun, d'identifier les problèmes de responsabilisation des employés et d'améliorer les performances globales de l'équipe". - déclare le PDG de l'agence.

Ce cas CleverControl démontre l'efficacité de la surveillance des employés dans la gestion d'une équipe à distance. Il révèle les lacunes en matière de compétences, les distractions et l'oisiveté, ce qui permet à la direction de prendre des décisions éclairées pour améliorer la situation. Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de CleverControl et sur la manière dont il peut transformer votre équipe, découvrez-en davantage.  ici