Diriger une équipe distribuée, c'est un peu comme garder un troupeau de chats. Vous savez que chaque employé est talentueux et qualifié. Pourtant, maintenir la concentration, la productivité et la responsabilité de chacun peut sembler une tâche impossible. C'est le défi auquel l'un de nos clients a été confronté avant de mettre en œuvre CleverControl.

Le défi

Dans ce cas de CleverControl, le client est une agence de marketing avec une équipe de 50 employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Difficultés à évaluer la production réelle de travail et le temps consacré aux tâches facturables par rapport aux activités non facturables ;
  • Incertitude quant à la régularité du travail des employés pendant les heures de travail désignées ;
  • Performances irrégulières : certains employés ont dépassé les attentes, tandis que d'autres ont constamment sous-performé ;
  • Visibilité limitée des processus de travail et de la contribution individuelle aux projets.

Les méthodes de contrôle précédentes se sont révélées inefficaces. C'est pourquoi l'entreprise a décidé d'essayer un logiciel de surveillance des employés.

Les résultats de la surveillance

L'agence a mis en œuvre CleverControl pour relever les défis décrits. Les liens de téléchargement ont été envoyés aux employés afin qu'ils puissent installer l'agent de surveillance sur les ordinateurs portables fournis par l'entreprise.

La direction a été surprise par la facilité avec laquelle l'installation s'est déroulée : l'équipe a pu installer l'agent sans l'aide d'un spécialiste en informatique et n'a rencontré pratiquement aucune difficulté.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Temps de travail : enregistrement des heures de connexion et de déconnexion et des heures d'activité et d'inactivité ;
  • Utilisation des applications : quelles applications ont été utilisées et pendant combien de temps ;
  • Historique des sites web : sites visités et temps passé sur ces sites ;
  • Activité des médias sociaux et des messageries : quels médias sociaux et applications de chat ont été utilisés et pendant combien de temps ;
  • Captures et enregistrements d'écran ;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Un autre employé a été pris en flagrant délit de départ anticipé et d'arrivée tardive. Le nombre total d'heures de travail hebdomadaires, tel que suivi par CleverControl, était d'environ 36 heures au lieu des 40 attendues.

Bien que leur contrat ne prévoie pas d'horaires de travail flexibles, certains employés se les sont appropriés de leur propre chef. Ils pouvaient travailler tard dans la nuit, tandis que les autres travaillaient selon l'horaire habituel de 9 à 5. L'absence de chevauchement des heures de travail a entraîné des problèmes de communication et des retards.

L'analyse de l'utilisation des programmes et des sites web a révélé une utilisation excessive des médias sociaux et des plateformes de diffusion en continu pendant les heures de travail. Il se peut que les employés aient ouvert des applications liées au travail, mais l'accent était clairement mis sur d'autres programmes.

Dans d'autres cas, l'employé peut avoir passé des heures dans un programme lié à son travail, mais le résultat est minime. Cela peut indiquer que l'employé était concentré sur quelque chose d'autre en dehors de son ordinateur portable ou que son flux de travail était inefficace.

La solution

Sur la base des informations obtenues grâce au suivi, l'agence de marketing a pris des mesures pour améliorer la responsabilisation des employés.

Les journaux de CleverControl ont permis d'aborder de manière ciblée des problèmes tels que le vol de temps et la sous-performance constante. Une intervention opportune a empêché les problèmes de performance de s'aggraver et a envoyé un message clair indiquant que la responsabilité des employés était prise au sérieux.

L'organisation a mis en place des contrôles réguliers entre les responsables et les employés afin de discuter des progrès, de relever les défis et de fournir un retour d'information. Le directeur a utilisé les résumés d'activités de CleverControl dans les évaluations de performances, rendant les évaluations moins subjectives et plus objectives et directes. Les résumés d'activité ont fourni les preuves concrètes nécessaires des performances, qu'elles soient positives ou négatives. Sur la base de ces preuves, le manager a pu donner un feedback ciblé et aider à développer des stratégies d'amélioration.

En outre, le responsable a établi des attentes claires en matière d'heures de travail, d'achèvement des tâches et d'utilisation d'applications et de sites Web non désirés ou improductifs. Le contrôle effectué par CleverControl a permis de s'assurer que les employés répondaient à ces attentes.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Conclusion

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here