إن إدارة فريق عمل موزع أشبه برعي القطط. فأنت تعلم أن كل موظف موهوب ومؤهل. ومع ذلك، قد يبدو الحفاظ على تركيز الجميع وإنتاجيتهم ومساءلتهم مهمة مستحيلة. هذا هو التحدي الذي واجهه أحد عملائنا قبل أن يطبقوا CleverControl.

التحدي

في حالة CleverControl هذه، العميل هو وكالة تسويق لديها فريق من 50 موظفًا موزعين على عدة مناطق زمنية.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • الصعوبات في تقييم مخرجات العمل الفعلية والوقت المستغرق في المهام القابلة للفوترة مقابل الأنشطة غير القابلة للفوترة;
  • عدم اليقين بشأن عمل الموظفين باستمرار خلال ساعات العمل المحددة;
  • أداء غير متناسق: تجاوز بعض الموظفين التوقعات، بينما كان أداء البعض الآخر دون التوقعات باستمرار;
  • محدودية الرؤية في إجراءات العمل والمساهمة الفردية في المشاريع.

تبين أن طرق التحكم السابقة غير فعالة. ولهذا السبب قررت الشركة تجربة برنامج مراقبة الموظفين.

نتائج الرصد

نفذت الوكالة برنامج CleverControl للتغلب على التحديات الموصوفة. تم إرسال روابط التنزيل إلى الموظفين حتى يتمكنوا من تثبيت عامل المراقبة على أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي تصدرها الشركة.

وقد فوجئت الإدارة بمدى سهولة التثبيت: فقد تمكن الفريق من تثبيت الوكيل دون الحاجة إلى متخصص في تكنولوجيا المعلومات ولم يواجهوا أي صعوبات.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • وقت العمل: سجلات تسجيل الدخول/الخروج والوقت النشط/غير النشط;
  • استخدام التطبيقات: ما هي التطبيقات التي تم استخدامها ومدة استخدامها;
  • سجل المواقع الإلكترونية: المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والوقت الذي قضيته عليها;
  • نشاط وسائل التواصل الاجتماعي والمراسلة: ما هي وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات الدردشة التي تم استخدامها ومدة استخدامها;
  • لقطات الشاشة وتسجيلات الشاشة;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

موظف آخر تم ضبطه في ساعات عمل مبكرة ومتأخرة بشكل مستمر. كان إجمالي ساعات العمل الأسبوعية، كما تم تتبعها بواسطة CleverControl، حوالي 36 ساعة بدلاً من 40 ساعة المتوقعة.

وعلى الرغم من أن عقودهم لم تكن تتضمن ساعات عمل مرنة، إلا أن بعض الموظفين كانوا يخصصونها من تلقاء أنفسهم. فقد يعملون حتى وقت متأخر من الليل، بينما يعمل البقية في ساعات العمل المعتادة من التاسعة إلى الخامسة. وقد أدى عدم وجود تداخل في ساعات العمل إلى تحديات في التواصل وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

أظهر تحليل استخدام البرامج والمواقع الإلكترونية استخدامًا مفرطًا لوسائل التواصل الاجتماعي ومنصات البث خلال ساعات العمل المحددة. ربما كان الموظفون قد فتحوا تطبيقات متعلقة بالعمل، لكن التركيز كان واضحاً على برامج أخرى.

في حالات أخرى، قد يكون الموظف قد أمضى ساعات في برنامج متعلق بالعمل، لكن الناتج كان ضئيلاً. قد يشير ذلك إلى أن الموظف إما أنه كان يركز على شيء آخر خارج الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل أو أن سير عمله لم يكن فعالاً.

الحل

استناداً إلى الرؤية التي تم الحصول عليها من المراقبة، اتخذت وكالة التسويق تدابير لتحسين مساءلة الموظفين.

سمحت سجلات CleverControl بمعالجة مشكلات مستهدفة مثل سرقة الوقت والتقصير المستمر في الأداء. وحال التدخل في الوقت المناسب دون تفاقم مشاكل الأداء وأرسل رسالة واضحة مفادها أن مساءلة الموظفين تؤخذ على محمل الجد.

قامت المنظمة بتنفيذ عمليات مراجعة منتظمة بين المدراء والموظفين لمناقشة التقدم المحرز ومعالجة التحديات وتقديم الملاحظات. استخدم المدير ملخصات نشاط CleverControl في مراجعات الأداء، مما جعل المراجعات أقل ذاتية وأكثر موضوعية ومباشرة. وقدمت ملخصات الأنشطة الأدلة الملموسة اللازمة على الأداء، الإيجابية والسلبية على حد سواء. واستنادًا إلى الأدلة، يمكن للمدير تقديم ملاحظات مستهدفة والمساعدة في تطوير استراتيجيات التحسين.

إلى جانب ذلك، وضع المدير توقعات واضحة لساعات العمل وإنجاز المهام واستخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية غير المرغوب فيها/غير المنتجة. وضمنت المراقبة باستخدام CleverControl تلبية الموظفين لتلك التوقعات.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

الخاتمة

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here