حالة CleverControl: تحسين مساءلة الموظفين في فريق العمل عن بُعد

إن إدارة فريق عمل موزع أشبه برعي القطط. فأنت تعلم أن كل موظف موهوب ومؤهل. ومع ذلك، قد يبدو الحفاظ على تركيز الجميع وإنتاجيتهم ومساءلتهم مهمة مستحيلة. هذا هو التحدي الذي واجهه أحد عملائنا قبل أن يطبقوا CleverControl.
التحدي
في حالة CleverControl هذه، العميل هو وكالة تسويق لديها فريق من 50 موظفًا موزعين على عدة مناطق زمنية.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- الصعوبات في تقييم مخرجات العمل الفعلية والوقت المستغرق في المهام القابلة للفوترة مقابل الأنشطة غير القابلة للفوترة;
- عدم اليقين بشأن عمل الموظفين باستمرار خلال ساعات العمل المحددة;
- أداء غير متناسق: تجاوز بعض الموظفين التوقعات، بينما كان أداء البعض الآخر دون التوقعات باستمرار;
- محدودية الرؤية في إجراءات العمل والمساهمة الفردية في المشاريع.
تبين أن طرق التحكم السابقة غير فعالة. ولهذا السبب قررت الشركة تجربة برنامج مراقبة الموظفين.
نتائج الرصد
نفذت الوكالة برنامج CleverControl للتغلب على التحديات الموصوفة. تم إرسال روابط التنزيل إلى الموظفين حتى يتمكنوا من تثبيت عامل المراقبة على أجهزة الكمبيوتر المحمولة التي تصدرها الشركة.
وقد فوجئت الإدارة بمدى سهولة التثبيت: فقد تمكن الفريق من تثبيت الوكيل دون الحاجة إلى متخصص في تكنولوجيا المعلومات ولم يواجهوا أي صعوبات.
باستخدام CleverControl، يمكن للإدارة التحقق من عمل الموظفين في الوقت الفعلي والحصول على سجلات نشاط مفصلة لمزيد من المراجعة. وكانت المنظمة مهتمة بشكل خاص بالمعلومات التالية:
- وقت العمل: سجلات تسجيل الدخول/الخروج والوقت النشط/غير النشط;
- استخدام التطبيقات: ما هي التطبيقات التي تم استخدامها ومدة استخدامها;
- سجل المواقع الإلكترونية: المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والوقت الذي قضيته عليها;
- نشاط وسائل التواصل الاجتماعي والمراسلة: ما هي وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات الدردشة التي تم استخدامها ومدة استخدامها;
- لقطات الشاشة وتسجيلات الشاشة;
- بث مباشر من شاشات الموظفين.
وقد وفرت هذه المعلومات نظرة ثاقبة لسير عمل كل موظف، وساعدت في العثور على أسباب عدم اتساق الإنتاجية، وكشفت عن بعض المتقاعسين.
على سبيل المثال، كشفت CleverControl عن فترات عدم النشاط الممتدة لأحد الموظفين أو التصفح الشخصي بعد تسجيل الدخول. قد يقوم الموظف بتسجيل الدخول في الساعة 9:00 صباحًا ولكن لا يظهر نشاطًا كبيرًا متعلقًا بالعمل حتى الساعة 10:30 صباحًا.
موظف آخر تم ضبطه في ساعات عمل مبكرة ومتأخرة بشكل مستمر. كان إجمالي ساعات العمل الأسبوعية، كما تم تتبعها بواسطة CleverControl، حوالي 36 ساعة بدلاً من 40 ساعة المتوقعة.
وعلى الرغم من أن عقودهم لم تكن تتضمن ساعات عمل مرنة، إلا أن بعض الموظفين كانوا يخصصونها من تلقاء أنفسهم. فقد يعملون حتى وقت متأخر من الليل، بينما يعمل البقية في ساعات العمل المعتادة من التاسعة إلى الخامسة. وقد أدى عدم وجود تداخل في ساعات العمل إلى تحديات في التواصل وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
أظهر تحليل استخدام البرامج والمواقع الإلكترونية استخدامًا مفرطًا لوسائل التواصل الاجتماعي ومنصات البث خلال ساعات العمل المحددة. ربما كان الموظفون قد فتحوا تطبيقات متعلقة بالعمل، لكن التركيز كان واضحاً على برامج أخرى.
في حالات أخرى، قد يكون الموظف قد أمضى ساعات في برنامج متعلق بالعمل، لكن الناتج كان ضئيلاً. قد يشير ذلك إلى أن الموظف إما أنه كان يركز على شيء آخر خارج الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل أو أن سير عمله لم يكن فعالاً.
الحل
استناداً إلى الرؤية التي تم الحصول عليها من المراقبة، اتخذت وكالة التسويق تدابير لتحسين مساءلة الموظفين.
سمحت سجلات CleverControl بمعالجة مشكلات مستهدفة مثل سرقة الوقت والتقصير المستمر في الأداء. وحال التدخل في الوقت المناسب دون تفاقم مشاكل الأداء وأرسل رسالة واضحة مفادها أن مساءلة الموظفين تؤخذ على محمل الجد.
قامت المنظمة بتنفيذ عمليات مراجعة منتظمة بين المدراء والموظفين لمناقشة التقدم المحرز ومعالجة التحديات وتقديم الملاحظات. استخدم المدير ملخصات نشاط CleverControl في مراجعات الأداء، مما جعل المراجعات أقل ذاتية وأكثر موضوعية ومباشرة. وقدمت ملخصات الأنشطة الأدلة الملموسة اللازمة على الأداء، الإيجابية والسلبية على حد سواء. واستنادًا إلى الأدلة، يمكن للمدير تقديم ملاحظات مستهدفة والمساعدة في تطوير استراتيجيات التحسين.
إلى جانب ذلك، وضع المدير توقعات واضحة لساعات العمل وإنجاز المهام واستخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية غير المرغوب فيها/غير المنتجة. وضمنت المراقبة باستخدام CleverControl تلبية الموظفين لتلك التوقعات.
ونتيجة لذلك، شهدت وكالة التسويق زيادة بنسبة 14% في إنتاجية الفريق الإجمالية في غضون شهرين من تطبيق CleverControl. وقد سمحت الرؤى المستندة إلى البيانات حول أداء الموظفين بإجراء مراجعات أكثر موضوعية وإنصافاً للأداء والدعم المستهدف. إلى جانب ذلك، كانت ميزات تتبع الوقت في CleverControl بمثابة رادع لسرقة الوقت، مما قلل من الساعات الضائعة المدفوعة. أصبح الموظفون أكثر مسؤولية ووعيًا بإدارة وقتهم. وقضوا وقتاً أقل بكثير في مهام غير متعلقة بالعمل.
"لقد حولت CleverControl إدارة العمل عن بُعد لدينا. فقد منحتنا بياناته رؤية واضحة لإجراءات عمل الجميع، وحددت المشاكل المتعلقة بمساءلة الموظفين، وساعدت على تحسين أداء الفريق بشكل عام." - يقول الرئيس التنفيذي للوكالة.
الخاتمة
توضح حالة CleverControl هذه مدى فعالية مراقبة الموظفين في إدارة فريق العمل عن بُعد. فهو يكشف عن الثغرات في المهارات، والتشتت، والكسل، مما يسمح للإدارة باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تحسين الوضع. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن ميزات CleverControl وكيف يمكن أن يحول فريقك، تعرف على المزيد هنا