التحكم الذكي في إنتاجية الموظفين

ما هي مراقبة الموظفين؟

مراقبة الموظفين تعني جمع المعلومات حول أنشطة الموظفين في مكان العمل باستخدام طرق مختلفة: من مراقبة الكمبيوتر إلى المراقبة بالفيديو. الأهداف الرئيسية هي تحسين الإنتاجية، والسيطرة على موارد الشركة ومنع فقدان البيانات.

تظهر الأبحاث التي أجرتها شركة International Data Corp (IDC) أن الموظفين يقضون ما يصل إلى 40% من وقت الوصول إلى الإنترنت في العمل لأغراض شخصية. أكبر مستهلكي الوقت هم الشبكات الاجتماعية ومواقع التسوق. في المجمل، قد تصل الخسارة السنوية في الإنتاجية إلى 40%.

ما هي أنواع مراقبة الموظفين؟

• تتبع نشاط الويب

  يمكن أن يؤدي تتبع كيفية استخدام فريقك للإنترنت إلى الحد من عوامل التشتيت. علاوة على ذلك، يمكنك تحديد الحاجة إلى التدريب والتوفير في مقدمي الخدمة من خلال تحسين كفاءة عرض النطاق الترددي.

• مراقبة نشاط الكمبيوتر

  يغطي مراقبة الأنشطة المتعلقة بالعمل التي تم تكوينها على الأجهزة المملوكة للشركة. وقد يتضمن ذلك استخدام التطبيق وموقع الويب، ولقطات الشاشة، ونشاط الطابعة، ووقت النشاط والخمول، والميزات الأخرى التي تم تكوينها.

• تتبع الموقع

  ضروري للأشخاص الذين يعملون في الميدان أو يسافرون بشكل متكرر في رحلات عمل. يساعد تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في العثور على الأجهزة المملوكة للشركة في حالة سرقتها أو فقدها.

• مراقبة المكالمات

  معتاد لمديري المبيعات أو وكلاء دعم العملاء. تسمح التسجيلات للمديرين بالتأكد من اتباع الموظفين لمعايير الاتصال وتدريب أعضاء الفريق الجدد.

• المراقبة بالفيديو

  يكون أكثر فاعلية في الأماكن التي تثير مخاوف بشأن أمن الموظفين وممتلكات الشركة. يساعد على منع السرقة أو التخريب والتأكد من أن ظروف العمل تلبي متطلبات الأمان.

كيف تراقب الإنتاجية في مكان العمل؟

• وضع توقعات ومواعيد نهائية واضحة

  حدد أهدافًا واضحة وقابلة للقياس ليس فقط للشركة ككل ولكن أيضًا لكل فريق وعضو في الفريق.

• استخدام برامج إدارة المشاريع

  تتيح لك هذه التطبيقات تتبع المسؤول عن العمل ومقدار الوقت الذي يقضيه فيه. قم بتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية ومناقشة المشروع - كل ذلك في برنامج واحد.

• قياس النتائج وليس وقت العمل

  فكر في نتيجة العمل، وليس مقدار الوقت الذي يقضيه العمال في المكتب. الالتزام بالمواعيد لا يساوي الإنتاجية.

• إبداء الرأي

  إذا لاحظت وجود عامل منخفض الإنتاجية، فقد يكون يعاني بسبب نقص التدريب أو المهام غير الواضحة. إنشاء ثقافة ردود فعل فعالة في شركتك.

• تتبع نشاط الكمبيوتر

  يتيح لك برنامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl الاطلاع على سير العمل ومعرفة كيفية أداء فريقك لواجباته.

ماذا يفعل برنامج مراقبة الموظفين؟

في الوقت الحاضر، يعد برنامج مراقبة الموظفين الطريقة الأكثر انتشارًا لتتبع الإنتاجية. يقوم مسؤول النظام بتثبيت برنامج المراقبة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة. بعد ذلك، يقوم البرنامج تلقائيًا بتتبع النشاط وتفسيره.

يمكنك تلقي البيانات التي تم جمعها عن طريق البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي أو لوحة التحكم عبر الإنترنت والبقاء على دراية بعملية العمل سواء في المكتب أو في رحلة عمل.

ما هي إيجابيات وسلبيات مراقبة الموظفين؟

الميزة الرئيسية لمراقبة الموظفين هي تحسين الإنتاجية. كما أنه يساعد على:

• اكتشاف أنماط العمل غير الفعالة أو الصعوبات غير المتوقعة
• تحليل إجراءات العمل وتحسينها
• الكشف عن الحاجة إلى إعادة توزيع عبء العمل
• تحديد الحاجة إلى التدريب
• تتبع وقت العمل والحضور
• التأكد من أن الموظفين يستخدمون موارد الشركة بحكمة
• منع تسرب البيانات الحساسة
• توفير الأدلة اللازمة في التحقيقات الداخلية

ومع ذلك، قد يشعر الموظفون أن المراقبة تنتهك خصوصيتهم، أو ينظرون إليها على أنها انعدام للثقة، أو يشعرون بالقلق بشأن أدائهم. يجب أن يكون صاحب العمل شفافًا فيما يتعلق بسياسة الشركة وأسباب المراقبة.

هل مراقبة الموظفين قانونية؟

في الولايات المتحدة الأمريكية، تعتبر معظم طرق المراقبة قانونية. يتمتع صاحب العمل بحرية مراقبة استخدام الكمبيوتر والإنترنت والرسائل الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية على الأجهزة المملوكة للشركة.

في أوروبا، تعتبر معظم أساليب مراقبة الموظفين قانونية إذا التزموا بقوانين اللائحة العامة لحماية البيانات. يجب عليك إخطار الموظفين بطرق المراقبة والحصول على موافقتهم على جمع البيانات وحماية البيانات المجمعة.

للتأكد من أن المراقبة في شركتك لا تنتهك أي قوانين، نوصي دائمًا بالرجوع إلى القوانين المحلية وقوانين الولاية. ومن المستحسن أيضًا أن تكون شفافًا مع موظفيك بشأن أسباب المراقبة.