كيفية توفير المال عن طريق أتمتة تتبع وقت العمل؟
يضيع ما يقرب من 5-15% من وقت العمل. ولكن معرفة من وكيف تهدر الدقائق الثمينة يمكن أن يقلل من الخسائر. يمكن أن تساعدك برامج المراقبة على تحقيق ذلك.
في هذه الأوقات الاقتصادية الصعبة، تتحول مسألة الحوافز المادية إلى مسألة أكثر قابلية للفهم: كم تدفع لشخص ما؟ إن إعطاء الامتيازات للأفراد الأكثر استحقاقاً أمر مهم من وجهة نظر المسؤولية الاجتماعية وهو مهم بنفس القدر بالنسبة للأعمال التجارية لأنه بخلاف ذلك يرتفع ثمن الأخطاء البشرية والإدارية. ومن الخطورة بمكان أن تدفع أقل من اللازم للمهنيين الرئيسيين لأنهم قد يتركون الشركة. وبالطبع، من غير اللائق أن تدفع أجورًا زائدة للموظفين الذين يعملون دون التزام بدوام كامل.
كيف تحسب ما الذي يقضي الموظفون وقتهم فيه؟
وترتبط مشكلة التوزيع الفعال لصندوق الأجور ارتباطاً وثيقاً بالعديد من المشاكل الأخرى التي تتجاوز إدارة الموارد البشرية. ولكن قبل التوصل إلى استنتاجات بعيدة المدى، من الضروري الحصول على بيانات مرجعية شاملة.
Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.
نظرًا للصورة التفصيلية لكيفية سير أيام عمل كل موظف في جميع الأقسام والشركة ككل، فمن الممكن استخلاص استنتاجات حول من يقوم بمعالجة وأداء مهام شخص آخر، ومن لا ينشغل بالعمل، ومن يقوم بتخريب العمليات التجارية.
Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.
عادة ما يشكل وقت العمل المهدر 5-15% من إجمالي وقت العمل. يجب تقييم التفاصيل بشكل منفصل في كل حالة على حدة لأن الناس ليسوا روبوتات وفي بعض الحالات تكون فترات الراحة الصغيرة ضرورية للحفاظ على الانتباه والأداء عند مستوى معين. ولكن إذا كانت نسبة 60% فقط من وقت العمل منتجة (وقد تلقينا بالفعل مثل هذه البيانات من مستخدمينا) فهذا يعني في الواقع أن 40% من صندوق الأجور يمكن اعتباره في الواقع خسائر مباشرة بسبب عدم أداء الموظفين لمهامهم.
وفقًا لبياناتنا، في كل ثالث شركة تضم 40 موظفًا أو أكثر سيكون هناك موظف أو اثنين على الأقل من الموظفين الموجودين فعليًا في مكان العمل ولكنهم لا يؤدون فعليًا أي مهام مفيدة.
قد يبدو قسم الخدمات اللوجستية مثالياً أثناء إدخال عناصر جديدة في قاعدة البيانات دون أخطاء وفي الوقت المناسب. ولكن ماذا لو أظهر نظام تتبع وقت العمل أن 70% من مهام قاعدة البيانات يقوم بها شخص واحد فقط؟ قد تحتاج إلى مراجعة الإرشادات الخاصة بالموظفين أو التفكير في تقليص حجم القسم.
If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."
ماذا وكيف يتم التحسين؟
لا يمكن تسجيل العديد من انتهاكات نظام العمل بأي طريقة أخرى غير التتبع التلقائي. لنفترض أن موظفًا جاء إلى المكتب في الساعة 9:00 صباحًا وهو ما قد يبدو جيدًا لأنه لم يتأخر. ولكن إذا كان أول نشاط للكمبيوتر فقط في الساعة 9:35 صباحًا فهذا يعني أن هذا الموظف لم يبدأ العمل على الفور.
يجب أيضًا عدم تسجيل وقت التوقف عن العمل بشكل انتقائي. ربما حدثت لحظة التفتيش المؤسفة عندما كان الموظف يأخذ استراحة ضرورية بعد الانتهاء من مهمة طارئة مرهقة للأعصاب وقبل البدء في مهمة جديدة. أو، على العكس من ذلك، تم القبض على موظف عن طريق الخطأ في لحظة نادرة للقيام بشيء مثمر.
يتتبع البرنامج بشكل مستمر. ويوفر تقديراً رقمياً موثوقاً به دون أي تخمينات وافتراضات. لذا، لنفترض أن لديك صورة كاملة عن الاستخدام الفعال لوقت العمل وضياعه. ما هي الخطوة التالية؟
تقوم العديد من الشركات بعد فترة طويلة من استخدام نظام المراقبة (أكثر من سنة واحدة) على أساس التوقيت الكلي لجميع العمليات بإنشاء نظام خاص بها لإدارة الوقت يتضمن نظاما لمؤشرات الأداء الرئيسية. ثم، استناداً إلى هذه المعايير ومؤشرات الأداء الرئيسية، يتم اتخاذ جميع القرارات المتعلقة بتوزيع المهام، وتقييم الأداء، وفي نهاية المطاف القرارات المتعلقة بتوزيع صندوق الأجور، والتوظيف، والتناوب أو تخفيض عدد الموظفين.
عادةً ما تكون النتيجة الأولى لأتمتة تتبع ساعات العمل في أي شركة هي الموافقة على النسبة المئوية المسموح بها من الوقت غير المنتج. ويعتقد معظم المديرين أن نسبة 10% هي القيمة القصوى لهذا المؤشر، على الرغم من أن البعض يحاول تقليل ضياع الوقت إلى الصفر المطلق.
"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح بعض أنظمة تتبع وقت العمل للموظفين فرص الضبط الذاتي. ولتحقيق ذلك، يتم إنشاء قائمة بالمهام النموذجية لكل موظف، ويمكن لأي منهم إخطار النظام بالعمليات التي تعمل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يتم فرض هذه المعلومات بسهولة على إحصائيات استخدام الموظف للكمبيوتر لمعرفة ما إذا كان قد أدرج المهام في النظام بشكل صحيح. تعطي هذه التقارير الموجزة فكرة ليس فقط عن عبء عمل الموظفين ولكن أيضًا عن وقت وأيّ العمليات التي تجلب للشركة أكبر قدر من الربح. وبهذه الطريقة يصبح حفظ الوقت البسيط لاستخدام البرامج في المكتب أداة لسياسة الموارد البشرية، وعندما يتم التعامل معها بعناية، يمكن أن تساعد أيضًا في سياسات التسويق والسياسات المالية.
ما هي النتائج التي يمكن الحصول عليها؟
بعد اعتماد نظام آلي لتتبع وقت العمل يمكن في المتوسط تقليل الخسائر المالية الناجمة عن سوء استخدام ساعات العمل إلى النصف. ومن الممكن الحصول على أرباح إضافية في السنة من خلال خفض تكاليف الموظفين والبنية التحتية للمكاتب (على سبيل المثال، بسبب تحويل بعض الموظفين إلى العمل عن بُعد)، وتحسين الضرائب وتقليل خسارة الأرباح.
تبلغ فترة الاسترداد للاستثمار في مثل هذا النظام، بناءً على خبرتي، حوالي ستة أشهر. وهناك متغيران رئيسيان:
سعر النظام. أرخص الحلول حالياً هي الأنظمة المجانية، مثل نظام CleverControl لمراقبة الموظفين الذي يسمح لك بمراقبة ما يصل إلى 9 موظفين دون أي نفقات. وهذا يكفي تماماً لشركة صغيرة أو شركة متوسطة مع عدد قليل من اللاعبين الرئيسيين. أما بالنسبة للشركات التي لديها عدد أكبر من الموظفين، فهناك خيارات مدفوعة ولكن بأسعار معقولة، مثل Spyrix لمراقبة الموظفين وما شابه ذلك. قد يصل سعر الأغلى منها إلى 90-100 دولار للمستخدم الواحد. على الرغم من أن كلا الخيارين الرخيص والغالي لهما نفس الميزات تقريبًا.
منهجية التطبيق. إذا اقتصر الرصد على تتبع وقت العمل البسيط فإن فترة الاسترداد تزداد. في حالة التحليل المعقد والاستخدام متعدد الأوجه للبيانات التي تم الحصول عليها يمكن تسريع عملية عائد الاستثمار بشكل كبير ومن الأنسب الحديث عن تحسين العمليات التجارية بدلاً من الحديث عن الوفورات البسيطة.
The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:
اختر نظام تتبع وقت العمل بوظائف مرنة بما فيه الكفاية.
قم بتثبيته، وتأكد من إبلاغ الموظفين بالقواعد الجديدة للعبة (لا توجد مراقبة سرية، فهي طريق مباشر للمواجهة بدلاً من زيادة الإنتاجية).
توقف عن الدفع مقابل إهدار وقت العمل.
توقف عن الدفع مقابل التغيب والتأخر عن العمل.
تقليل نفقات البرامج.
استبعاد النفقات غير الضرورية للموظفين الزائدين عن الحاجة.
Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.
إنشاء مسابقات مؤشرات الأداء الرئيسية المؤسسية بين الإدارات والموظفين.
هنئ الفائزين وكافئهم.