CleverControl Örneği: Uzak Bir Ekipte Çalışan Sorumluluğunu Geliştirme

Bu CleverControl vakasında müşteri, çeşitli zaman dilimlerine dağılmış 50 çalışandan oluşan bir ekibe sahip bir pazarlama ajansıdır.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Gerçek iş çıktısının ve faturalandırılabilir görevler ile faturalandırılamayan faaliyetler için harcanan zamanın değerlendirilmesindeki zorluklar;
2. Çalışanların belirlenen çalışma saatlerinde tutarlı bir şekilde çalışmasına ilişkin belirsizlik;
3. Tutarsız performans: Bazı çalışanlar beklentileri aşarken, diğerleri sürekli olarak düşük performans gösterdi;
4. İş süreçlerine ve projelere bireysel katkıya ilişkin sınırlı görünürlük.

Önceki kontrol yöntemlerinin etkisiz olduğu ortaya çıktı. Bu nedenle şirket, çalışan izleme yazılımını denemeye karar verdi.

Ajans, açıklanan zorlukların üstesinden gelmek için CleverControl'ü uygulamaya koydu. İndirme bağlantıları, izleme aracını şirket tarafından verilen dizüstü bilgisayarlara yükleyebilmeleri için çalışanlara gönderildi.

Yönetim, kurulumun bu kadar zahmetsiz gerçekleşmesine şaşırdı: ekip, aracı bir BT uzmanı olmadan kurabildi ve neredeyse hiçbir zorlukla karşılaşmadı.

CleverControl ile yönetim, çalışanların çalışmalarını gerçek zamanlı olarak kontrol edebilir ve daha fazla inceleme için ayrıntılı etkinlik günlüklerine sahip olabilir. Kuruluş özellikle aşağıdaki bilgilerle ilgileniyordu:

1. Çalışma süresi: giriş/çıkış ve aktif/aktif olmayan zaman kayıtları;
2. Uygulama kullanımı: hangi uygulamaların ne kadar süreyle kullanıldığı;
3. Web sitesi geçmişi: ziyaret edilen web siteleri ve buralarda geçirilen süre;
4. Sosyal medya ve mesajlaşma etkinliği: hangi sosyal medya ve sohbet uygulamalarının ne kadar süreyle kullanıldığı;
5. Ekran görüntüleri ve ekran kayıtları;
6. Çalışanların ekranlarından canlı yayınlar.

Bu bilgiler, her bir çalışanın iş akışına ilişkin içgörüler sağladı, tutarsız üretkenliğin nedenlerini bulmaya yardımcı oldu ve birkaç tembel çalışanı ortaya çıkardı.

Örneğin, CleverControl bir çalışanın uzun hareketsizlik sürelerini veya işe başladıktan sonra kişisel gezintilerini ortaya çıkardı. Çalışan sabah 9:00'da oturum açabilir ancak 10:30'a kadar işle ilgili önemli bir etkinlik göstermeyebilir.

Başka bir çalışan ise sürekli olarak erken mesaiden çıkarken ve geç mesaiye kalırken yakalandı. CleverControl tarafından takip edilen haftalık toplam çalışma saati, beklenen 40 saat yerine 36 saat civarındaydı.

Sözleşmelerinde esnek çalışma saatleri yer almamasına rağmen, bazı çalışanlar bu saatleri kendi yetkilerine göre belirledi. Onlar gece geç saatlere kadar çalışabilirken, geri kalanlar normal 9-5 mesaisinde çalışıyordu. Çalışma saatlerinin çakışmaması iletişim zorluklarına ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açıyordu.

Program ve web sitesi kullanımının analizi, belirlenen çalışma saatlerinde sosyal medya ve yayın platformlarının aşırı kullanımını göstermiştir. Çalışanların işle ilgili uygulamaları açık olabilir, ancak odak noktası açıkça diğer programlardı.

Diğer durumlarda, çalışan işle ilgili bir programda saatler geçirmiş olabilir, ancak çıktı çok azdır. Bu, çalışanın ya iş dizüstü bilgisayarının dışında başka bir şeye odaklandığını ya da iş akışının verimsiz olduğunu gösterebilir.

Pazarlama ajansı, izlemeden elde edilen içgörülere dayanarak, çalışanların hesap verebilirliğini artırmak için önlemler aldı.

CleverControl günlükleri, zaman hırsızlığı ve sürekli düşük performans gibi sorunların hedefli bir şekilde ele alınmasını sağladı. Zamanında müdahale, performans sorunlarının artmasını önledi ve çalışan sorumluluğunun ciddiye alındığına dair net bir mesaj gönderdi.

Kuruluş, ilerlemeyi tartışmak, zorlukları ele almak ve geri bildirim sağlamak için yöneticiler ve çalışanlar arasında düzenli kontroller uyguladı. Yönetici, performans değerlendirmelerinde CleverControl faaliyet özetlerini kullanarak değerlendirmeleri daha az öznel, daha nesnel ve doğrudan hale getirdi. Faaliyet özetleri, hem olumlu hem de olumsuz performansa ilişkin gerekli somut kanıtları sağladı. Kanıtlara dayanarak, yönetici hedefe yönelik geri bildirim verebiliyor ve iyileştirme stratejileri geliştirmeye yardımcı olabiliyordu.

Ayrıca yönetici, çalışma saatleri, görev tamamlama ve istenmeyen/verimsiz uygulamaların ve web sitelerinin kullanımı için net beklentiler oluşturdu. CleverControl ile izleme, çalışanların bu beklentileri karşılamasını sağladı.

Sonuç olarak, pazarlama ajansı CleverControl'ün uygulanmasından sonraki iki ay içinde genel ekip verimliliğinde %14'lük bir artış gördü. Çalışan performansına ilişkin veriye dayalı içgörüler, daha objektif ve adil performans değerlendirmeleri ve hedefe yönelik destek sağladı. Ayrıca, CleverControl'ün zaman izleme özellikleri, zaman hırsızlığına karşı caydırıcı bir rol oynayarak kayıp faturalandırılabilir saatleri en aza indirdi. Çalışanlar zaman yönetimi konusunda daha sorumlu ve bilinçli hale geldi. İşle ilgili olmayan görevlere önemli ölçüde daha az zaman harcadılar.

"CleverControl uzaktan çalışma yönetimimizi dönüştürdü. Verileri bize herkesin iş süreci hakkında görünürlük sağladı, çalışanların hesap verebilirliği ile ilgili sorunları tespit etti ve genel ekip performansını iyileştirmeye yardımcı oldu." - diyor ajansın CEO'su.

Bu CleverControl vakası, çalışan izlemenin uzaktaki bir ekibi yönetmede ne kadar etkili olabileceğini göstermektedir. Beceri eksikliklerini, dikkat dağınıklığını ve tembelliği ortaya çıkararak yönetimin durumu iyileştirme konusunda bilinçli kararlar almasını sağlar. CleverСontrol'ün özellikleri ve ekibinizi nasıl dönüştürebileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, daha fazlasını öğrenin  Burada