州別従業員監視法：米国雇用主向けガイド

アラバマ州の雇用主は、従業員の社内デバイス、職場システム、電子メール、インターネット利用、または業務上の通信における活動を調査する前に、明確な書面による監視ポリシーを遵守すべきです。ECPAを含む連邦法は、業務目的または同意に基づく状況において、特定の職場監視を認める場合がありますが、州のプライバシーおよび盗聴に関する規則は依然として重要です。

アラバマ州の盗聴に関する刑法は、盗聴を目的とした機器の意図的な使用を禁じています。アラバマ州法によれば、盗聴とは、少なくとも関係者のうち1人の同意なしに私的な通信を傍受することと定義されています。雇用主は、音声録音、隠しカメラ、私的な空間での監視、および個人的な会話を録音する可能性のあるあらゆるツールの使用に特に注意を払う必要があります。監視は、会社所有のシステムに限定され、事前に開示され、正当な業務目的と結び付けられている場合に、より安全です。アラバマ州法には、関連する監視犯罪も含まれているため、雇用主は私的な空間での秘密の監視と見なされる可能性のある監視は避けるべきです。

アラスカ州の雇用主は、会社のデバイス、業務上のコミュニケーション、生産性、スクリーンショット、位置情報、またはリモートワーク中の従業員の活動を追跡するツールを使用する前に、職場監視について明確に説明する必要があります。文書化されたポリシーには、監視対象、監視の実施時期、収集されるデータ、データへのアクセス権限を持つ者、および記録の保存期間を明記する必要があります。

アラスカ州法では、会話の当事者の同意なしに盗聴装置を使用して会話を聞いたり録音したりすることを禁じています。実際には、アラスカ州は一般的に一方当事者の同意があれば録音できる州として扱われていますが、雇用主は明確な業務上の正当性と適切な通知なしに私的な会話を録音することは避けるべきです。個人のデバイス、個人アカウント、勤務時間外の活動、または私的な空間を監視することは、プライバシーのリスクを高めます。電子通信が監視または傍受される場合、ECPAを含む連邦法も適用されます。

アリゾナ州の雇用主は、従業員監視ソフトウェアを使用して、特に会社所有のデバイスや業務システムにおける生産性、セキュリティ、勤怠管理、コンプライアンス遵守を支援することができます。監視対象、監視の目的、通信データや位置情報データの監視が含まれるかどうか、収集された記録にアクセスできる人物などを明記した明確な文書によるポリシーを作成する必要があります。

アリゾナ州は一般的に、通信の録音および傍受に関して一方当事者の同意のみを必要とする州です。しかし、雇用主は音声録音、ビデオ監視、個人用デバイスの使用、および従業員がプライバシーを合理的に期待できる場所については、依然として注意を払う必要があります。私的な場所での秘密の録音や閲覧は重大な法的リスクを生じさせる可能性があるため、職場での監視は正当な業務目的のみに限定し、事前に開示する必要があります。

アーカンソー州の雇用主は、正当な業務目的と関連し、かつ社内規定で明確に説明されている場合に限り、会社所有のコンピュータ、業務システム、職場の電子メール、インターネット利用状況、その他の業務関連活動を監視できます。アーカンソー州の従業員ソーシャルメディア法は、特にデジタル監視に関連しており、雇用主は従業員または求職者に対し、個人のソーシャルメディアアカウントのユーザー名、パスワード、その他のアクセス方法を開示するよう要求、要請、示唆、または促すことは原則として認められていません。ただし、この法律は、会社の電子機器や雇用主が提供するアカウントの監視を妨げるものではなく、特定の正式な調査については例外規定を設けています。

アーカンソー州は一般的に、有線、固定電話、口頭、電話、無線通信の録音または傍受に関して、一方の同意があればよい州です。ただし、雇用主は通話録音、音声モニタリング、および私的な会話を録音する可能性のあるツールの使用には注意が必要です。ビデオ監視も私的な場所では避けるべきです。アーカンソー州法では、プライバシーに対する合理的な期待があり、かつ同意を得ていない私的な場所で、人を秘密裏に観察、撮影、録画、またはビデオ撮影することを禁じています。雇用主が位置情報を追跡する必要がある場合は、明確な通知、勤務時間制限、会社所有機器の境界、および正当な業務目的によって処理する必要があります。

カリフォルニア州は米国で最も強力なプライバシー保護制度の一つを有しているため、雇用主は従業員監視ソフトウェアを使用する際には特に注意を払う必要があります。監視は、特に会社所有のデバイスや業務システムにおいては、正当な業務目的のために許可される場合がありますが、雇用主は収集するデータの内容、収集理由、および使用方法を明確に説明しなければなりません。

カリフォルニア州の雇用主は、CCPA/CPRAの枠組みの下で、機密通信、従業員のプライバシーに関する期待、個人用デバイス、および従業員のデータに関する権利に特に注意を払う必要があります。音声録音や通話録音は、カリフォルニア州では一般的にすべての関係者の同意なしに機密通信を録音することを制限しているため、特に注意が必要です。

コロラド州の雇用主は、リモートワークやハイブリッドワークのチーム管理、人事部門の業務負担軽減、オンボーディング支援、勤怠管理、分散したオフィス全体での業務状況の可視化などを目的として、従業員モニタリングソフトウェアをよく利用しています。モニタリングによって、人事部門や管理者はワークフローの問題を特定し、新入社員をサポートし、より客観的な運用データに基づいてチームを比較することができます。

コロラド州は一般的に、電話や電子通信に関しては一方当事者の同意があればよい州ですが、雇用主は透明性のある書面による方針を策定し、プライバシーを侵害するような監視は避けるべきです。また、監視データを人事上の決定に利用する場合、雇用主は従業員の権利も考慮する必要があります。コロラド州法では、従業員は少な​​くとも年に一度、要求に応じて人事ファイルを閲覧し、コピーを入手する権利を有し、元従業員は退職後一度だけ閲覧する権利を有します。