Το να διοικείς μια κατανεμημένη ομάδα είναι σαν να φυλάς γάτες. Ξέρετε ότι κάθε εργαζόμενος είναι ταλαντούχος και καταρτισμένος. Παρόλα αυτά, το να τους κρατάτε όλους συγκεντρωμένους, παραγωγικούς και υπόλογους μπορεί να μοιάζει με ακατόρθωτο έργο. Αυτή είναι η πρόκληση που αντιμετώπισε ένας από τους πελάτες μας πριν εφαρμόσει το CleverControl.

Η πρόκληση

Σε αυτή την περίπτωση της CleverControl, ο πελάτης είναι ένα πρακτορείο μάρκετινγκ με μια ομάδα 50 υπαλλήλων κατανεμημένων σε διάφορες ζώνες ώρας.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Δυσκολίες στην αξιολόγηση της πραγματικής παραγωγής εργασίας και του χρόνου που δαπανάται σε χρεώσιμες εργασίες σε σχέση με μη χρεώσιμες δραστηριότητες,
  • Αβεβαιότητα σχετικά με τους εργαζόμενους που εργάζονται με συνέπεια κατά τις καθορισμένες ώρες εργασίας,
  • Ασυνεχείς επιδόσεις: ορισμένοι εργαζόμενοι ξεπέρασαν τις προσδοκίες, ενώ άλλοι υπολείπονταν συνεχώς,
  • Περιορισμένη ορατότητα στις διαδικασίες εργασίας και στην ατομική συμβολή στα έργα.

Οι προηγούμενες μέθοδοι ελέγχου αποδείχθηκαν αναποτελεσματικές. Για το λόγο αυτό η εταιρεία αποφάσισε να δοκιμάσει το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων.

Τα αποτελέσματα της παρακολούθησης

Ο οργανισμός εφάρμοσε το CleverControl για να ξεπεράσει τις προκλήσεις που περιγράφηκαν. Οι σύνδεσμοι λήψης εστάλησαν στους υπαλλήλους, ώστε να μπορούν να εγκαταστήσουν τον παράγοντα παρακολούθησης στους φορητούς υπολογιστές της εταιρείας.

Η διοίκηση έμεινε έκπληκτη με το πόσο εύκολα πήγε η εγκατάσταση: η ομάδα μπόρεσε να εγκαταστήσει τον πράκτορα χωρίς κάποιον ειδικό πληροφορικής και δεν αντιμετώπισε σχεδόν καμία δυσκολία.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Χρόνος εργασίας: καταγραφές του χρόνου σύνδεσης/εξόδου και του χρόνου ενεργού/ανενεργού,
  • Χρήση εφαρμογών: ποιες εφαρμογές χρησιμοποιήθηκαν και για πόσο χρονικό διάστημα,
  • Ιστορικό ιστοτόπων: επισκέψεις σε ιστοτόπους και χρόνος παραμονής σε αυτούς,
  • Δραστηριότητα μέσων κοινωνικής δικτύωσης και messenger: ποια μέσα κοινωνικής δικτύωσης και εφαρμογές συνομιλίας χρησιμοποιήθηκαν και για πόσο χρονικό διάστημα,
  • Στιγμιότυπα και καταγραφές οθόνης,
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Ένας άλλος υπάλληλος συνελήφθη για συνεχή πρόωρη έξοδο και καθυστερημένη είσοδο. Οι συνολικές εβδομαδιαίες ώρες εργασίας, όπως παρακολουθούνται από το CleverControl, ήταν περίπου 36 ώρες αντί για τις αναμενόμενες 40.

Παρόλο που η σύμβασή τους δεν περιλάμβανε ευέλικτο ωράριο εργασίας, ορισμένοι εργαζόμενοι το οικειοποιήθηκαν με δική τους πρωτοβουλία. Μπορεί να εργάζονταν μέχρι αργά τη νύχτα, ενώ οι υπόλοιποι εργάζονταν το συνηθισμένο ωράριο 9-5. Η έλλειψη επικαλυπτόμενων ωρών εργασίας οδηγούσε σε προβλήματα επικοινωνίας και χαμένες προθεσμίες.

Η ανάλυση της χρήσης του προγράμματος και του ιστότοπου έδειξε υπερβολική χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και των πλατφορμών ροής κατά τις καθορισμένες ώρες εργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορεί να είχαν ανοιχτές εφαρμογές που σχετίζονταν με την εργασία, αλλά η εστίαση ήταν σαφώς σε άλλα προγράμματα.

Σε άλλες περιπτώσεις, ο εργαζόμενος μπορεί να ξόδεψε ώρες σε ένα πρόγραμμα που σχετίζεται με την εργασία του, αλλά το αποτέλεσμα ήταν ελάχιστο. Αυτό θα μπορούσε να υποδηλώνει ότι ο εργαζόμενος είτε ήταν επικεντρωμένος σε κάτι άλλο εκτός του φορητού υπολογιστή εργασίας είτε η ροή εργασίας του ήταν αναποτελεσματική.

Η λύση

Με βάση τις γνώσεις που προέκυψαν από την παρακολούθηση, ο οργανισμός μάρκετινγκ έλαβε μέτρα για τη βελτίωση της υπευθυνότητας των εργαζομένων.

Τα αρχεία καταγραφής του CleverControl επέτρεψαν τη στοχευμένη αντιμετώπιση ζητημάτων όπως η κλοπή χρόνου και η συνεχής υποαπόδοση. Η έγκαιρη παρέμβαση απέτρεψε την κλιμάκωση των θεμάτων απόδοσης και έστειλε ένα σαφές μήνυμα ότι η υπευθυνότητα των εργαζομένων λαμβάνεται σοβαρά υπόψη.

Ο οργανισμός εφάρμοσε τακτικές συναντήσεις ελέγχου μεταξύ των διευθυντών και των εργαζομένων για να συζητήσουν την πρόοδο, να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις και να παρέχουν ανατροφοδότηση. Ο διευθυντής χρησιμοποίησε περιλήψεις δραστηριοτήτων του CleverControl στις αξιολογήσεις απόδοσης, καθιστώντας τις αξιολογήσεις λιγότερο υποκειμενικές και περισσότερο αντικειμενικές και άμεσες. Οι περιλήψεις δραστηριοτήτων παρείχαν τις απαραίτητες συγκεκριμένες αποδείξεις της απόδοσης, τόσο θετικές όσο και αρνητικές. Με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία, ο διευθυντής μπορούσε να δώσει στοχευμένη ανατροφοδότηση και να βοηθήσει στην ανάπτυξη στρατηγικών βελτίωσης.

Εκτός αυτού, ο διευθυντής καθόρισε σαφείς προσδοκίες για τις ώρες εργασίας, την ολοκλήρωση των εργασιών και τη χρήση ανεπιθύμητων/μη παραγωγικών εφαρμογών και ιστότοπων. Η παρακολούθηση με το CleverControl εξασφάλισε ότι οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονταν στις προσδοκίες αυτές.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Συμπέρασμα

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here