Dirigir un equipo distribuido es como pastorear gatos. Usted sabe que cada empleado tiene talento y está cualificado. Sin embargo, mantener a todos centrados, productivos y responsables puede parecer una tarea imposible. Este es el reto al que se enfrentaba uno de nuestros clientes antes de implantar CleverControl.
El reto
En este caso de CleverControl, el cliente es una agencia de marketing con un equipo de 50 empleados distribuidos en varias zonas horarias.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- Dificultades para evaluar el rendimiento real del trabajo y el tiempo dedicado a tareas facturables frente a actividades no facturables;
- Incertidumbre sobre si los empleados trabajarán de forma constante durante las horas de trabajo designadas;
- Rendimiento incoherente: algunos empleados superan las expectativas, mientras que otros rinden constantemente por debajo de lo esperado;
- Visibilidad limitada de los procesos de trabajo y de la contribución individual a los proyectos.
Los métodos de control anteriores resultaron ineficaces. Por eso la empresa decidió probar un software de control de empleados.
Los resultados del seguimiento
La agencia implantó CleverControl para superar los retos descritos. Los enlaces de descarga se enviaron a los empleados para que pudieran instalar el agente de supervisión en los portátiles proporcionados por la empresa.
La dirección se sorprendió de lo fácil que resultó la instalación: el equipo pudo instalar el agente sin necesidad de un informático y no encontró apenas dificultades.
With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:
- Tiempo de trabajo: registros de tiempo de conexión/desconexión y activo/inactivo;
- Uso de aplicaciones: qué aplicaciones se utilizaron y durante cuánto tiempo;
- Historial de sitios web: sitios web visitados y tiempo pasado en ellos;
- Actividad en redes sociales y mensajería: qué redes sociales y aplicaciones de chat se utilizaron y durante cuánto tiempo;
- Capturas y grabaciones de pantalla;
- Live streams from the employees' screens.
This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.
For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.
A otro empleado se le detectó por fichar sistemáticamente antes de tiempo y llegar tarde. El total de horas de trabajo semanales, según el seguimiento de CleverControl, era de unas 36 horas en lugar de las 40 previstas.
Aunque su contrato no incluía horarios flexibles, algunos empleados se los apropiaban por su cuenta. Podían trabajar hasta altas horas de la noche, mientras que el resto trabajaba el horario habitual de 9 a 5. La falta de coincidencia de horarios provocaba problemas de comunicación y el incumplimiento de plazos.
El análisis del uso de programas y sitios web mostró un uso excesivo de las redes sociales y las plataformas de streaming durante las horas de trabajo designadas. Los empleados podían tener abiertas aplicaciones relacionadas con el trabajo, pero la atención se centraba claramente en otros programas.
En otros casos, el empleado puede haber pasado horas en un programa relacionado con el trabajo, pero el resultado ha sido mínimo. Eso podría indicar que el empleado estaba centrado en otra cosa fuera del portátil de trabajo o que su flujo de trabajo era ineficaz.
La solución
Basándose en los resultados de la supervisión, la agencia de marketing tomó medidas para mejorar la responsabilidad de los empleados.
Los registros de CleverControl permitieron abordar de forma específica problemas como el robo de tiempo y el bajo rendimiento constante. La interferencia oportuna evitó que los problemas de rendimiento se agravaran y envió un mensaje claro de que la responsabilidad de los empleados se tomaba en serio.
La organización organizó reuniones periódicas entre directivos y empleados para debatir los progresos, abordar los retos y proporcionar feedback. El director utilizó los resúmenes de actividades de CleverControl en las revisiones del rendimiento, haciendo que las revisiones fueran menos subjetivas y más objetivas y directas. Los resúmenes de actividades proporcionaban las pruebas concretas necesarias del rendimiento, tanto positivas como negativas. Basándose en estas pruebas, el director podía ofrecer comentarios específicos y ayudar a desarrollar estrategias de mejora.
Además, el director estableció expectativas claras en cuanto a horas de trabajo, realización de tareas y uso de aplicaciones y sitios web no deseados o improductivos. La supervisión con CleverControl garantizó que los empleados cumplieran esas expectativas.
As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.
"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.
Conclusión
This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more here
