Кейс CleverControl: покращення підзвітності співробітників у віддаленій команді

Кейс CleverControl: покращення підзвітності співробітників у віддаленій команді

Керувати розподіленою командою - це як пасти котів. Ви знаєте, що кожен працівник талановитий і кваліфікований. Але тримати всіх зосередженими, продуктивними та підзвітними може здаватися нездійсненним завданням. Саме з такою проблемою зіткнувся один з наших клієнтів, перш ніж впровадити CleverControl.

Виклик

У цьому кейсі CleverControl клієнтом є маркетингове агентство з командою з 50 співробітників, які працюють у кількох часових поясах.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  1. Труднощі з оцінкою фактичного обсягу роботи та часу, витраченого на оплачувані завдання, порівняно з неоплачуваною діяльністю;
  2. Невпевненість у тому, що працівники стабільно працюють у визначені робочі години;
  3. Непослідовна робота: деякі працівники перевершують очікування, тоді як інші постійно відстають від них;
  4. Обмежена видимість робочих процесів та індивідуального внеску в проекти.

Попередні методи контролю виявилися неефективними. Тому компанія вирішила спробувати програмне забезпечення для моніторингу співробітників.

Результати моніторингу

Для подолання описаних проблем агентство впровадило CleverControl. Посилання для завантаження були розіслані співробітникам, щоб вони могли встановити моніторинговий агент на ноутбуки, видані компанією.

Керівництво було здивоване тим, наскільки легко пройшла інсталяція: команда змогла встановити агента без залучення ІТ-спеціаліста і не зіткнулася з жодними труднощами.

За допомогою CleverControl керівництво могло перевіряти роботу співробітників в режимі реального часу і мати докладні журнали діяльності для подальшого аналізу. Організація була особливо зацікавлена в наступній інформації:

  1. Робочий час: записи входу/виходу з системи та активного/неактивного часу;
  2. Використання додатків: які додатки використовувалися і як довго;
  3. Історія веб-сайтів: відвідані веб-сайти та час, проведений на них;
  4. Активність у соціальних мережах та месенджерах: які соціальні мережі та чат-додатки використовувалися і як довго;
  5. Скріншоти та записи екрану;
  6. Прямі трансляції з екранів співробітників.

Ця інформація дозволила зрозуміти робочий процес кожного працівника, знайти причини нестабільної продуктивності та виявити кількох ледарів.

Наприклад, CleverControl виявив тривалі періоди бездіяльності або особистого перегляду веб-сторінок після того, як працівник увійшов в систему. Працівник міг увійти в систему о 9:00 ранку, але не виявляти значної робочої активності до 10:30 ранку.

Ще одного працівника було спіймано на постійних ранніх та пізніх виходах на роботу. Загальна тривалість робочого часу, відстежена CleverControl, становила близько 36 годин на тиждень замість очікуваних 40.

Хоча їхній контракт не передбачав гнучкого графіку роботи, деякі працівники привласнювали його собі на власний розсуд. Вони могли працювати до пізньої ночі, в той час як решта працювали за звичним графіком з 9:00 до 17:00. Відсутність перекриття робочих годин призводила до проблем із комунікацією та зриву дедлайнів.

Аналіз використання програм і веб-сайтів показав надмірне використання соціальних мереж і потокових платформ у визначені робочі години. Працівники могли мати відкриті додатки, пов'язані з роботою, але основна увага була зосереджена на інших програмах.

В інших випадках працівник міг годинами сидіти в програмі, пов'язаній з роботою, але результат був мінімальним. Це може свідчити про те, що працівник або був зосереджений на чомусь іншому, окрім робочого ноутбука, або його робочий процес був неефективним.

Рішення

На основі інсайтів, отриманих під час моніторингу, маркетингова агенція вжила заходів для покращення підзвітності співробітників.

Журнали CleverControl дозволили цілеспрямовано вирішувати такі проблеми, як крадіжка часу та постійна низька продуктивність. Своєчасне втручання запобігло ескалації проблем з продуктивністю та надіслало чіткий сигнал про те, що підзвітність працівників сприймається серйозно.

Організація запровадила регулярні зустрічі між керівниками та працівниками, щоб обговорити прогрес, вирішити проблеми та надати зворотній зв'язок. Керівник використовував звіти CleverControl під час атестації, що зробило її менш суб'єктивною і більш об'єктивною та прямою. Підсумки діяльності надавали необхідні конкретні докази продуктивності, як позитивні, так і негативні. На основі цих доказів менеджер міг надавати цільовий зворотній зв'язок і допомагати розробляти стратегії вдосконалення.

Крім того, керівник встановив чіткі очікування щодо робочого часу, виконання завдань і використання небажаних/непродуктивних додатків та веб-сайтів. Моніторинг за допомогою CleverControl гарантував, що працівники відповідають цим очікуванням.

В результаті маркетингове агентство побачило 14% зростання загальної продуктивності команди протягом двох місяців після впровадження CleverControl. Дані про ефективність роботи співробітників дозволили проводити більш об'єктивну та справедливу оцінку їхньої діяльності та надавати їм цільову підтримку. Крім того, функції відстеження часу в CleverControl стали стримуючим фактором для крадіжок часу, мінімізуючи втрачені оплачувані години. Співробітники стали більш підзвітними та свідомими в управлінні своїм часом. Вони витрачали значно менше часу на завдання, не пов'язані з роботою.

"CleverControl трансформував наше управління віддаленою роботою. Його дані дали нам можливість бачити робочий процес кожного, виявити проблеми з підзвітністю працівників та покращити загальну продуктивність команди". - говорить генеральний директор агентства.

Висновок

Цей кейс CleverControl демонструє, наскільки ефективним може бути моніторинг співробітників в управлінні віддаленою командою. Він виявляє прогалини в навичках, відволікання та неробство, дозволяючи керівництву приймати обґрунтовані рішення щодо покращення ситуації. Якщо ви хочете дізнатися більше про можливості CleverСontrol і про те, як він може трансформувати вашу команду, дізнайтеся більше  тут

Tags:

Here are some other interesting articles: