Przypadek CleverControl: Poprawa odpowiedzialności pracowników w zespole zdalnym

Kierowanie zespołem rozproszonym przypomina hodowanie kotów. Wiesz, że każdy pracownik jest utalentowany i wykwalifikowany. Jednak utrzymanie koncentracji, produktywności i odpowiedzialności wszystkich pracowników może wydawać się niemożliwym zadaniem. Jest to wyzwanie, przed którym stanął jeden z naszych klientów przed wdrożeniem CleverControl.
Wyzwanie
W tym przypadku CleverControl klientem jest agencja marketingowa z zespołem 50 pracowników rozmieszczonych w kilku strefach czasowych.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- Trudności w ocenie rzeczywistej wydajności pracy i czasu spędzonego na zadaniach podlegających rozliczeniu w porównaniu z działaniami niepodlegającymi rozliczeniu;
- Niepewność co do tego, czy pracownicy pracują konsekwentnie w wyznaczonych godzinach pracy;
- Niespójne wyniki: niektórzy pracownicy przekraczali oczekiwania, podczas gdy inni stale osiągali gorsze wyniki;
- Ograniczony wgląd w procesy pracy i indywidualny wkład w projekty.
Poprzednie metody kontroli okazały się nieskuteczne. Dlatego firma zdecydowała się wypróbować oprogramowanie do monitorowania pracowników.
Wyniki monitorowania
Agencja wdrożyła CleverControl, aby sprostać opisanym wyzwaniom. Linki do pobrania zostały wysłane do pracowników, aby mogli zainstalować agenta monitorującego na firmowych laptopach.
Kierownictwo było zaskoczone łatwością instalacji: zespół mógł zainstalować agenta bez specjalisty IT i nie napotkał żadnych trudności.
Dzięki CleverControl kierownictwo mogło sprawdzać pracę pracowników w czasie rzeczywistym i mieć szczegółowe dzienniki aktywności do dalszego przeglądu. Organizacja była szczególnie zainteresowana następującymi informacjami:
- Czas pracy: zapisy logowania/wylogowania i czasu aktywnego/nieaktywnego;
- Użycie aplikacji: jakie aplikacje były używane i jak długo;
- Historia witryn: odwiedzone witryny i czas na nich spędzony;
- Aktywność w mediach społecznościowych i komunikatorach: z jakich mediów społecznościowych i aplikacji do czatowania korzystano i jak długo;
- Zrzuty ekranu i nagrania ekranu;
- Transmisje na żywo z ekranów pracowników.
Informacje te dostarczyły wglądu w przepływ pracy każdego pracownika, pomogły znaleźć przyczyny niespójnej produktywności i ujawniły kilku nieudaczników.
Przykładowo, CleverControl ujawnił wydłużone okresy bezczynności jednego z pracowników lub przeglądanie prywatnych stron po zalogowaniu. Pracownik mógł zalogować się o godzinie 9:00, ale nie wykazywał znaczącej aktywności związanej z pracą do godziny 10:30.
Inny pracownik został przyłapany na konsekwentnym wczesnym wychodzeniu z pracy i późnym przychodzeniu do pracy. Całkowity tygodniowy czas pracy, śledzony przez CleverControl, wynosił około 36 godzin zamiast oczekiwanych 40.
Chociaż ich umowa nie obejmowała elastycznych godzin pracy, niektórzy pracownicy przywłaszczali je sobie na własną rękę. Mogli oni pracować do późnych godzin nocnych, podczas gdy reszta pracowała od 9 do 17. Brak pokrywających się godzin pracy prowadził do wyzwań komunikacyjnych i niedotrzymywania terminów.
Analiza wykorzystania programów i stron internetowych wykazała nadmierne korzystanie z mediów społecznościowych i platform streamingowych w wyznaczonych godzinach pracy. Pracownicy mogli mieć otwarte aplikacje związane z pracą, ale wyraźnie skupiali się na innych programach.
W innych przypadkach pracownik mógł spędzić wiele godzin w programie związanym z pracą, ale wydajność była minimalna. Może to oznaczać, że pracownik był skupiony na czymś innym poza laptopem służbowym lub jego przepływ pracy był nieefektywny.
Rozwiązanie
W oparciu o wyniki monitoringu agencja marketingowa podjęła działania mające na celu zwiększenie odpowiedzialności pracowników.
Dzienniki CleverControl umożliwiły ukierunkowane rozwiązywanie problemów, takich jak kradzież czasu i stałe osiąganie słabych wyników. Ingerencja w odpowiednim czasie zapobiegła eskalacji problemów z wydajnością i wysłała jasny komunikat, że odpowiedzialność pracowników jest traktowana poważnie.
Organizacja wdrożyła regularne spotkania kontrolne między menedżerami i pracownikami w celu omówienia postępów, sprostania wyzwaniom i przekazania informacji zwrotnych. Menedżer wykorzystał podsumowania aktywności CleverControl w ocenach wydajności, dzięki czemu oceny stały się mniej subiektywne, a bardziej obiektywne i bezpośrednie. Podsumowania aktywności dostarczyły niezbędnych konkretnych dowodów wydajności, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. W oparciu o te dowody kierownik mógł przekazywać ukierunkowane informacje zwrotne i pomagać w opracowywaniu strategii poprawy.
Ponadto kierownik ustalił jasne oczekiwania dotyczące godzin pracy, wykonywania zadań i korzystania z niechcianych/nieproduktywnych aplikacji i stron internetowych. Monitorowanie za pomocą CleverControl zapewniło, że pracownicy spełnili te oczekiwania.
W rezultacie agencja marketingowa odnotowała 14% wzrost ogólnej produktywności zespołu w ciągu dwóch miesięcy od wdrożenia CleverControl. Oparty na danych wgląd w wydajność pracowników pozwolił na bardziej obiektywne i sprawiedliwe przeglądy wydajności oraz ukierunkowane wsparcie. Poza tym funkcje śledzenia czasu CleverControl działały jako środek odstraszający przed kradzieżą czasu, minimalizując utracone rozliczalne godziny. Pracownicy stali się bardziej odpowiedzialni i świadomi swojego zarządzania czasem. Spędzali znacznie mniej czasu na zadaniach niezwiązanych z pracą.
"CleverControl przekształcił nasze zarządzanie pracą zdalną. Jego dane dały nam wgląd w proces pracy każdego z nas, zidentyfikowały problemy z odpowiedzialnością pracowników i pomogły poprawić ogólną wydajność zespołu." - mówi CEO agencji.
Wniosek
Ten przypadek CleverControl pokazuje, jak skuteczne może być monitorowanie pracowników w zarządzaniu zdalnym zespołem. Ujawnia luki w umiejętnościach, rozproszenie uwagi i bezczynność, umożliwiając kierownictwu podejmowanie świadomych decyzji dotyczących poprawy sytuacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjach CleverControl i o tym, jak może on zmienić Twój zespół, dowiedz się więcej tutaj