Kierowanie zespołem rozproszonym przypomina hodowanie kotów. Wiesz, że każdy pracownik jest utalentowany i wykwalifikowany. Jednak utrzymanie koncentracji, produktywności i odpowiedzialności wszystkich pracowników może wydawać się niemożliwym zadaniem. Jest to wyzwanie, przed którym stanął jeden z naszych klientów przed wdrożeniem CleverControl.

Wyzwanie

W tym przypadku CleverControl klientem jest agencja marketingowa z zespołem 50 pracowników rozmieszczonych w kilku strefach czasowych.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Trudności w ocenie rzeczywistej wydajności pracy i czasu spędzonego na zadaniach podlegających rozliczeniu w porównaniu z działaniami niepodlegającymi rozliczeniu;
  • Niepewność co do tego, czy pracownicy pracują konsekwentnie w wyznaczonych godzinach pracy;
  • Niespójne wyniki: niektórzy pracownicy przekraczali oczekiwania, podczas gdy inni stale osiągali gorsze wyniki;
  • Ograniczony wgląd w procesy pracy i indywidualny wkład w projekty.

Poprzednie metody kontroli okazały się nieskuteczne. Dlatego firma zdecydowała się wypróbować oprogramowanie do monitorowania pracowników.

Wyniki monitorowania

Agencja wdrożyła CleverControl, aby sprostać opisanym wyzwaniom. Linki do pobrania zostały wysłane do pracowników, aby mogli zainstalować agenta monitorującego na firmowych laptopach.

Kierownictwo było zaskoczone łatwością instalacji: zespół mógł zainstalować agenta bez specjalisty IT i nie napotkał żadnych trudności.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Czas pracy: zapisy logowania/wylogowania i czasu aktywnego/nieaktywnego;
  • Użycie aplikacji: jakie aplikacje były używane i jak długo;
  • Historia witryn: odwiedzone witryny i czas na nich spędzony;
  • Aktywność w mediach społecznościowych i komunikatorach: z jakich mediów społecznościowych i aplikacji do czatowania korzystano i jak długo;
  • Zrzuty ekranu i nagrania ekranu;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Inny pracownik został przyłapany na konsekwentnym wczesnym wychodzeniu z pracy i późnym przychodzeniu do pracy. Całkowity tygodniowy czas pracy, śledzony przez CleverControl, wynosił około 36 godzin zamiast oczekiwanych 40.

Chociaż ich umowa nie obejmowała elastycznych godzin pracy, niektórzy pracownicy przywłaszczali je sobie na własną rękę. Mogli oni pracować do późnych godzin nocnych, podczas gdy reszta pracowała od 9 do 17. Brak pokrywających się godzin pracy prowadził do wyzwań komunikacyjnych i niedotrzymywania terminów.

Analiza wykorzystania programów i stron internetowych wykazała nadmierne korzystanie z mediów społecznościowych i platform streamingowych w wyznaczonych godzinach pracy. Pracownicy mogli mieć otwarte aplikacje związane z pracą, ale wyraźnie skupiali się na innych programach.

W innych przypadkach pracownik mógł spędzić wiele godzin w programie związanym z pracą, ale wydajność była minimalna. Może to oznaczać, że pracownik był skupiony na czymś innym poza laptopem służbowym lub jego przepływ pracy był nieefektywny.

Rozwiązanie

W oparciu o wyniki monitoringu agencja marketingowa podjęła działania mające na celu zwiększenie odpowiedzialności pracowników.

Dzienniki CleverControl umożliwiły ukierunkowane rozwiązywanie problemów, takich jak kradzież czasu i stałe osiąganie słabych wyników. Ingerencja w odpowiednim czasie zapobiegła eskalacji problemów z wydajnością i wysłała jasny komunikat, że odpowiedzialność pracowników jest traktowana poważnie.

Organizacja wdrożyła regularne spotkania kontrolne między menedżerami i pracownikami w celu omówienia postępów, sprostania wyzwaniom i przekazania informacji zwrotnych. Menedżer wykorzystał podsumowania aktywności CleverControl w ocenach wydajności, dzięki czemu oceny stały się mniej subiektywne, a bardziej obiektywne i bezpośrednie. Podsumowania aktywności dostarczyły niezbędnych konkretnych dowodów wydajności, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. W oparciu o te dowody kierownik mógł przekazywać ukierunkowane informacje zwrotne i pomagać w opracowywaniu strategii poprawy.

Ponadto kierownik ustalił jasne oczekiwania dotyczące godzin pracy, wykonywania zadań i korzystania z niechcianych/nieproduktywnych aplikacji i stron internetowych. Monitorowanie za pomocą CleverControl zapewniło, że pracownicy spełnili te oczekiwania.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Wniosek

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here