Caso CleverControl: Melhorar a responsabilização dos empregados numa equipa remota

Gerir uma equipa distribuída é como pastorear gatos. Sabe que cada colaborador é talentoso e qualificado. No entanto, manter toda a gente concentrada, produtiva e responsável pode parecer uma tarefa impossível. Este é o desafio que um dos nossos clientes enfrentou antes de implementar o CleverControl.
O desafio
Neste caso do CleverControl, o cliente é uma agência de marketing com uma equipa de 50 funcionários distribuídos por vários fusos horários.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- Dificuldades em avaliar a produção real de trabalho e o tempo gasto em tarefas facturáveis e actividades não facturáveis;
- Incerteza quanto ao facto de os empregados trabalharem de forma consistente durante as horas de trabalho designadas;
- Desempenho inconsistente: alguns trabalhadores excederam as expectativas, enquanto outros tiveram um desempenho constantemente insuficiente;
- Visibilidade limitada dos processos de trabalho e da contribuição individual para os projectos.
Os métodos de controlo anteriores revelaram-se ineficazes. Foi por isso que a empresa decidiu experimentar o software de monitorização dos empregados.
Os resultados do controlo
A agência implementou o CleverControl para ultrapassar os desafios descritos. As ligações de transferência foram enviadas aos funcionários para que pudessem instalar o agente de monitorização nos computadores portáteis da empresa.
A administração ficou surpreendida com a facilidade de instalação: a equipa pôde instalar o agente sem um especialista em TI e não encontrou praticamente nenhuma dificuldade.
Com o CleverControl, a administração podia verificar o trabalho dos funcionários em tempo real e dispor de registos de atividade detalhados para análise posterior. A organização estava particularmente interessada nas seguintes informações:
- Tempo de trabalho: registos do tempo de início/fim de sessão e do tempo ativo/inativo;
- Utilização de aplicações: que aplicações foram utilizadas e durante quanto tempo;
- Histórico de sítios Web: sítios Web visitados e tempo despendido nos mesmos;
- Atividade nas redes sociais e no messenger: que redes sociais e aplicações de conversação foram utilizadas e durante quanto tempo;
- Capturas de ecrã e gravações de ecrã;
- Transmissões em direto a partir dos ecrãs dos empregados.
Esta informação permitiu conhecer o fluxo de trabalho de cada colaborador, ajudou a encontrar razões para uma produtividade inconsistente e revelou alguns desleixados.
Por exemplo, o CleverControl revelou os longos períodos de inatividade de um funcionário ou a navegação pessoal após o registo de entrada. O funcionário pode iniciar sessão às 9:00 da manhã mas não mostrar atividade significativa relacionada com o trabalho até às 10:30.
Um outro empregado foi apanhado com saídas antecipadas e entradas tardias. O total de horas de trabalho semanal, tal como registado pelo CleverControl, era de cerca de 36 horas em vez das 40 horas previstas.
Embora o seu contrato não previsse horários de trabalho flexíveis, alguns trabalhadores apropriavam-se deles por sua própria iniciativa. Podiam trabalhar até tarde da noite, enquanto os restantes trabalhavam no horário habitual das 9 às 17 horas. A falta de sobreposição de horários de trabalho levou a dificuldades de comunicação e ao incumprimento de prazos.
A análise da utilização de programas e sítios Web revelou uma utilização excessiva das redes sociais e das plataformas de streaming durante as horas de trabalho designadas. Os funcionários podiam ter aplicações relacionadas com o trabalho abertas, mas o foco estava claramente noutros programas.
Noutros casos, o funcionário pode ter passado horas num programa relacionado com o trabalho, mas o resultado foi mínimo. Isto pode indicar que o empregado estava concentrado noutra coisa fora do portátil de trabalho ou que o seu fluxo de trabalho era ineficiente.
A solução
Com base nas informações obtidas através do controlo, a agência de marketing tomou medidas para melhorar a responsabilização dos trabalhadores.
Os registos do CleverControl permitiram abordar questões como o roubo de tempo e o mau desempenho consistente. A interferência atempada evitou que os problemas de desempenho aumentassem e enviou uma mensagem clara de que a responsabilidade dos colaboradores era levada a sério.
A organização implementou check-ins regulares entre gestores e colaboradores para discutir o progresso, abordar desafios e fornecer feedback. O gestor utilizou os resumos de actividades do CleverControl nas avaliações de desempenho, tornando as avaliações menos subjectivas e mais objectivas e diretas. Os resumos de actividades forneceram as provas concretas necessárias do desempenho, tanto positivas como negativas. Com base nessas provas, o gestor podia dar feedback direcionado e ajudar a desenvolver estratégias de melhoria.
Além disso, o gestor estabeleceu expectativas claras em relação às horas de trabalho, à conclusão de tarefas e à utilização de aplicações e sítios Web indesejados/ improdutivos. A monitorização com o CleverControl garantiu que os funcionários cumpriam essas expectativas.
Como resultado, a agência de marketing registou um aumento de 14% na produtividade global da equipa nos dois meses seguintes à implementação do CleverControl. As informações baseadas em dados sobre o desempenho dos funcionários permitiram avaliações de desempenho mais objectivas e justas e apoio direcionado. Além disso, as funcionalidades de controlo de tempo do CleverControl funcionaram como um impedimento ao roubo de tempo, minimizando a perda de horas facturáveis. Os colaboradores tornaram-se mais responsáveis e conscientes da gestão do seu tempo. Gastaram significativamente menos tempo em tarefas não relacionadas com o trabalho.
"O CleverControl transformou a nossa gestão do trabalho remoto. Os seus dados deram-nos visibilidade do processo de trabalho de todos, identificaram problemas com a responsabilidade dos funcionários e ajudaram a melhorar o desempenho geral da equipa." - afirma o CEO da agência.
Conclusão
Este caso do CleverControl demonstra como a monitorização dos colaboradores pode ser eficaz na gestão de uma equipa remota. Revela lacunas de competências, distracções e ociosidade, permitindo à gestão tomar decisões informadas sobre como melhorar a situação. Se quiser saber mais sobre as funcionalidades do CleverControl e como pode transformar a sua equipa, saiba mais aqui