CleverControl: Monitorização de Colaboradores na Cloud

O que é a monitorização dos empregados?

A monitorização de colaboradores consiste em recolher informações sobre as atividades da equipa no local de trabalho, através de vários métodos: desde a monitorização de computadores até à monitorização por vídeo. Os principais objetivos são melhorar a produtividade, otimizar a utilização dos recursos da empresa e prevenir a perda de dados.

Pesquisas realizadas pela International Data Corp (IDC) mostram que os colaboradores utilizam até 40% do tempo de acesso à Internet no trabalho para fins pessoais. As redes sociais e os sites de compras são as maiores fontes de distração. No total, a perda anual de produtividade pode chegar a 40%.

Quais são os tipos de monitorização dos colaboradores?

• Acompanhamento da atividade na Web

  Acompanhar como a sua equipa utiliza a Internet pode ajudar a limitar distrações. Além disso, pode identificar necessidades de formação e poupar em fornecedores de serviços, melhorando a eficiência da largura de banda.

• Monitorização da atividade informática

  Abrange a monitorização da atividade relacionada com o trabalho, configurada em dispositivos propriedade da empresa. Pode incluir a utilização de aplicações e sites, capturas de ecrã, atividade da impressora, tempo ativo e inativo, e outros recursos configurados.

• Acompanhamento de localização

  Essencial para pessoas que trabalham no terreno ou viajam frequentemente em negócios. O acompanhamento por GPS ajuda a localizar dispositivos da empresa em caso de furto ou perda.

• Monitorização de chamadas

  Comum para gestores de vendas ou agentes de apoio ao cliente. As gravações ajudam os gestores a garantir que a comunicação segue os padrões definidos e apoiam a formação de novos membros da equipa.

• Monitorização por vídeo

  Mais eficaz em locais onde a segurança dos colaboradores e do património da empresa é uma prioridade. Ajuda a prevenir incidentes de segurança e a garantir que as condições de trabalho cumprem os requisitos aplicáveis.

Como melhorar a produtividade no local de trabalho?

• Estabelecer expectativas e prazos claros

  Defina metas claras e mensuráveis, não apenas para o negócio como um todo, mas também para cada equipa e cada membro da equipa.

• Utilizar software de gestão de projetos

  Estas aplicações permitem acompanhar quem é responsável por cada tarefa e quanto tempo lhe é dedicado. Atribua tarefas, defina prazos e discuta o projeto — tudo num único programa.

• Medir resultados, não o tempo de trabalho

  Valorize o resultado do trabalho, não o tempo que os colaboradores passam no escritório. Pontualidade não é sinónimo de produtividade.

• Dar feedback

  Se identificar quebras de produtividade, estas podem dever-se à falta de formação ou a tarefas pouco claras. Promova uma cultura de feedback eficaz na sua empresa.

• Acompanhar a atividade do computador

  Softwares de monitorização como o CleverControl permitem acompanhar o fluxo de trabalho e compreender como a equipa desempenha as suas funções.

O que faz o software de monitorização dos colaboradores?

Atualmente, o software de monitorização de colaboradores é o método mais utilizado para acompanhar a produtividade. O administrador do sistema instala o programa nos computadores da empresa, que passa então a registar automaticamente a atividade e a organizá-la em relatórios.

Pode aceder aos dados recolhidos por correio eletrónico, armazenamento na cloud ou no seu painel de controlo online, e acompanhar o processo de trabalho tanto no escritório como em viagem de negócios.

Quais são os prós e os contras da monitorização dos colaboradores?

A principal vantagem da monitorização de colaboradores é a melhoria da produtividade. Também ajuda a:

• identificar padrões de trabalho ineficazes ou dificuldades imprevistas
• analisar os processos de trabalho e otimizá-los
• revelar a necessidade de redistribuir a carga de trabalho
• identificar necessidades de formação
• acompanhar o tempo de trabalho e a assiduidade
• assegurar que os recursos da empresa são utilizados de forma responsável
• ajudar a prevenir fugas de dados sensíveis
• apoiar processos de revisão interna, quando necessário

No entanto, os colaboradores podem sentir que a monitorização compromete a sua privacidade, interpretá-la como falta de confiança ou sentir-se pressionados quanto ao seu desempenho. É essencial que o empregador seja transparente quanto à política da empresa e aos motivos da monitorização.

A monitorização dos colaboradores é legal?

Nos EUA, a maioria dos métodos de monitorização é legal. O empregador pode monitorizar a utilização de computadores e da Internet, mensagens privadas, e-mails e chamadas telefónicas em dispositivos propriedade da empresa.

Na Europa, a maioria dos métodos de monitorização de colaboradores é legal, desde que cumpra o RGPD. É necessário notificar a equipa sobre os métodos de monitorização utilizados, obter o consentimento para a recolha de dados quando exigido, e proteger os dados recolhidos.

Para garantir que a monitorização na sua empresa não infringe nenhuma lei, recomendamos consultar sempre a legislação local e nacional aplicável. É igualmente aconselhável ser transparente com a sua equipa quanto aos motivos da monitorização.