Como poupar dinheiro através da automatização do seguimento do tempo de trabalho?

Aproximadamente 5-15% do tempo de trabalho é desperdiçado. Mas saber quem e como desperdiçar minutos preciosos pode reduzir as perdas. O software de monitorização pode ajudá-lo a conseguir isso.

Nestes tempos económicos difíceis, a questão dos incentivos materiais transforma-se numa questão mais compreensível: quanto pagar a alguém? Dar privilégios a indivíduos mais merecedores é importante do ponto de vista da responsabilidade social e é igualmente importante para os negócios porque, caso contrário, o preço dos erros humanos e administrativos aumenta. É perigoso pagar mal aos profissionais-chave porque eles podem abandonar a empresa. E, claro, é inapropriado pagar demasiado aos empregados que estão a trabalhar sem um compromisso a tempo inteiro.

O problema da distribuição eficaz de fundos salariais está intimamente relacionado com vários outros que vão para além da gestão de RH. Mas antes de tirar conclusões de grande alcance, é necessário obter dados de referência abrangentes.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Devido à imagem detalhada de como os dias de trabalho de cada empregado se passam em todos os departamentos e na empresa como um todo, é possível tirar conclusões sobre quem processa e executa as tarefas de outra pessoa, quem não está ocupado a trabalhar, e quem sabota os processos empresariais.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

O tempo de trabalho desperdiçado compreende geralmente 5-15% de todo o tempo de trabalho. Os detalhes devem ser avaliados separadamente em cada caso porque as pessoas não são robôs e, em alguns casos, são necessárias pequenas pausas para manter a atenção e o desempenho a um determinado nível. Mas se apenas 60% do tempo de trabalho é produtivo (e de facto recebemos tais dados dos nossos utilizadores) então isto significa que, de facto, 40% do fundo salarial pode ser considerado como perdas directas devidas a empregados que não desempenham as suas tarefas.

De acordo com os nossos dados, em cada terceira empresa com um pessoal de 40 ou mais pessoas haverá pelo menos um ou dois empregados que estão fisicamente presentes no local de trabalho mas que praticamente não executam quaisquer tarefas úteis.

Um departamento de logística pode parecer exemplar ao introduzir novos itens na base de dados sem erros e a tempo. Mas e se o sistema de seguimento do tempo de trabalho mostrar que 70% das tarefas da base de dados são executadas por apenas uma pessoa? Poderá ser necessário rever as directrizes para os funcionários ou pensar em reduzir o tamanho do departamento.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Muitas violações da disciplina laboral não podem ser registadas de outra forma que não seja através do rastreio automático. Digamos, um empregado veio ao escritório às 9:00 da manhã, o que pode parecer bom, uma vez que não se atrasou. Mas se a primeira actividade informática foi apenas às 9:35 da manhã, isso significa que este empregado não começou a trabalhar imediatamente.

O tempo de inactividade também não deve ser registado selectivamente. Talvez no infeliz momento da inspecção tenha ocorrido quando um empregado estava a ter uma pausa necessária depois de terminar uma tarefa de emergência nervosa e antes de iniciar uma nova tarefa. Ou, pelo contrário, um empregado foi acidentalmente apanhado num raro momento de fazer algo produtivo.

Um programa mantém um acompanhamento contínuo. Fornece uma estimativa numérica fiável sem quaisquer especulações e suposições. Portanto, digamos que tem uma imagem completa da utilização eficaz e da perda de tempo de trabalho. O que se segue?

Muitas empresas após um longo período de utilização do sistema de monitorização (mais de um ano) com base no tempo total de todos os processos, criam o seu próprio sistema de gestão do tempo que inclui um sistema de indicadores-chave de desempenho. Depois, com base nestas normas e no KPI, são tomadas todas as decisões relativas à distribuição de tarefas, avaliação de desempenho e, em última análise, decisões sobre distribuição de fundos salariais, recrutamento, e rotação ou redução de pessoal.

O primeiro resultado da automatização do seguimento das horas de trabalho em qualquer empresa é geralmente a aprovação de uma percentagem admissível de tempo não produtivo. A maioria dos gestores acredita que 10% é o valor máximo para este indicador, embora alguns tentem reduzir a perda de tempo para o zero absoluto.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Além disso, alguns sistemas de monitorização do tempo de trabalho dão aos empregados oportunidades de auto-ajustamento. Para o conseguir, é criada uma lista de tarefas típicas de cada empregado e qualquer um deles pode notificar o sistema sobre quais os processos que correm nos seus computadores. Esta informação é facilmente imposta às estatísticas de utilização do computador de um empregado para ver se ele ou ela listou correctamente as tarefas no sistema. Estes relatórios sumários dão uma ideia não só da carga de trabalho do pessoal, mas também de quando, qual, e de quais as acções que trazem o maior lucro à empresa. Desta forma, o simples registo do tempo de utilização do software num escritório torna-se uma ferramenta para a política de RH e, quando tratado com atenção, pode também ajudar nas políticas de marketing e financeiras.

Após a adopção de um sistema automatizado de monitorização do tempo de trabalho, as perdas financeiras devidas à má utilização do horário de trabalho podem, em média, ser reduzidas para metade. Num ano é possível obter lucros adicionais reduzindo os custos de pessoal e infra-estruturas de escritório (por exemplo, devido à mudança de alguns empregados para trabalho à distância), optimizando os impostos e reduzindo a perda de lucros.

O período de retorno do investimento em tal sistema, com base na minha experiência, é de cerca de seis meses. Há duas variáveis principais:

1. O preço do sistema. As soluções mais baratas actualmente são os sistemas gratuitos, como o CleverControl Employee Monitoring que lhe permite monitorizar até 9 empregados sem quaisquer despesas. Isto é bastante suficiente para uma pequena ou média empresa com alguns jogadores chave. Para empresas com mais empregados, existem opções pagas mas ainda com preços razoáveis, como a Monitorização de Empregados Spyrix e afins. As mais caras podem ir até aos $90-100 para um utilizador. Embora tanto as mais baratas como as mais caras tenham aproximadamente as mesmas características.

2. Metodologia de aplicação. Se limitar a monitorização ao simples acompanhamento do tempo de trabalho, o período de reembolso aumenta. No caso de análises complexas e utilização multifacetada dos dados obtidos, o processo de retorno do investimento pode ser muito acelerado e é mais adequado falar sobre a optimização dos processos empresariais do que sobre simples poupanças.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Escolher um sistema de seguimento do tempo de trabalho com funcionalidade suficientemente flexível.

2. Instale-o, não deixe de informar o pessoal sobre as novas regras do jogo (sem vigilância secreta, é um caminho directo para o confronto em vez do aumento de produtividade).

3. Parar de pagar por perda de tempo de trabalho.

4. Parar de pagar por absentismo e atraso.

5. Reduzir as despesas de software.

6. Excluir despesas desnecessárias para funcionários supérfluos.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Estabelecer concursos KPI corporativos entre departamentos e funcionários.

9. Congratular e recompensar os vencedores.