Een gedistribueerd team leiden is als katten hoeden. Je weet dat elke medewerker getalenteerd en gekwalificeerd is. Toch kan het een onmogelijke taak zijn om iedereen gefocust, productief en verantwoordelijk te houden. Dit is de uitdaging waarmee een van onze klanten werd geconfronteerd voordat ze CleverControl implementeerden.

De uitdaging

In dit geval van CleverControl is de klant een marketingbureau met een team van 50 medewerkers verspreid over verschillende tijdzones.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Moeilijkheden bij het beoordelen van de werkelijke werkoutput en tijd besteed aan factureerbare taken versus niet-factureerbare activiteiten;
  • Onzekerheid over werknemers die consequent werken tijdens de aangewezen werkuren;
  • Inconsistente prestaties: sommige werknemers overtroffen de verwachtingen, terwijl andere voortdurend ondermaats presteerden;
  • Beperkt inzicht in werkprocessen en individuele bijdrage aan projecten.

Eerdere controlemethoden bleken niet effectief. Daarom besloot het bedrijf software voor werknemersmonitoring te proberen.

De controleresultaten

Het agentschap implementeerde CleverControl om de beschreven uitdagingen te overwinnen. De downloadlinks werden naar de medewerkers gestuurd zodat ze de monitoringagent konden installeren op de laptops die ze van het bedrijf hadden gekregen.

Het management was verrast over hoe moeiteloos de installatie verliep: het team kon de agent installeren zonder IT-specialist en ondervond nauwelijks problemen.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Werktijd: registraties van inlog-/uitlogtijden en actieve/inactieve tijd;
  • Applicatiegebruik: welke apps werden gebruikt en hoe lang;
  • Website-geschiedenis: bezochte websites en de tijd die erop werd doorgebracht;
  • Sociale media en messengeractiviteit: welke sociale media en chatapps werden gebruikt en hoe lang;
  • Schermafbeeldingen en schermafbeeldingen;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Een andere werknemer werd betrapt op consequent te vroeg komen en te laat komen. De totale wekelijkse werktijd, zoals bijgehouden door CleverControl, was ongeveer 36 uur in plaats van de verwachte 40 uur.

Hoewel flexibele werktijden niet in hun contract waren opgenomen, eigenden sommige werknemers zich die op eigen gezag toe. Ze werkten soms tot laat in de nacht, terwijl de rest de gebruikelijke werktijden van 9 tot 5 had. Het gebrek aan overlappende werktijden leidde tot communicatieproblemen en gemiste deadlines.

De analyse van programma- en websitegebruik toonde overmatig gebruik van sociale media en streamingplatforms tijdens de aangewezen werkuren. Werknemers hadden misschien werkgerelateerde applicaties openstaan, maar de focus lag duidelijk op andere programma's.

In andere gevallen heeft de werknemer misschien uren doorgebracht in een werkgerelateerd programma, maar was de output minimaal. Dat zou erop kunnen wijzen dat de werknemer ofwel gefocust was op iets anders buiten de werklaptop of dat zijn werkstroom inefficiënt was.

De oplossing

Op basis van de inzichten uit de monitoring nam het marketingbureau maatregelen om de verantwoordingsplicht van medewerkers te verbeteren.

Met de logboeken van CleverControl konden problemen als tijddiefstal en consistente ondermaatse prestaties gericht worden aangepakt. Tijdig ingrijpen voorkwam dat prestatieproblemen escaleerden en gaf een duidelijk signaal af dat de verantwoordelijkheid van werknemers serieus werd genomen.

De organisatie heeft regelmatige check-ins geïmplementeerd tussen managers en medewerkers om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en feedback te geven. De manager gebruikte de activiteitensamenvattingen van CleverControl in de functioneringsgesprekken, waardoor de gesprekken minder subjectief en meer objectief en direct werden. Activiteitenoverzichten leverden het nodige concrete bewijs van de prestaties, zowel positief als negatief. Op basis van het bewijs kon de manager gerichte feedback geven en helpen bij het ontwikkelen van verbeteringsstrategieën.

Daarnaast stelde de manager duidelijke verwachtingen op voor werktijden, het voltooien van taken en het gebruik van ongewenste/onproductieve apps en websites. Monitoring met CleverControl zorgde ervoor dat de medewerkers aan die verwachtingen voldeden.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Conclusie

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here