CleverControl Case: Verbetering van de verantwoordelijkheid van medewerkers in een team op afstand

In dit geval van CleverControl is de klant een marketingbureau met een team van 50 medewerkers verspreid over verschillende tijdzones.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Moeilijkheden bij het beoordelen van de werkelijke werkoutput en tijd besteed aan factureerbare taken versus niet-factureerbare activiteiten;
2. Onzekerheid over werknemers die consequent werken tijdens de aangewezen werkuren;
3. Inconsistente prestaties: sommige werknemers overtroffen de verwachtingen, terwijl andere voortdurend ondermaats presteerden;
4. Beperkt inzicht in werkprocessen en individuele bijdrage aan projecten.

Eerdere controlemethoden bleken niet effectief. Daarom besloot het bedrijf software voor werknemersmonitoring te proberen.

Het agentschap implementeerde CleverControl om de beschreven uitdagingen te overwinnen. De downloadlinks werden naar de medewerkers gestuurd zodat ze de monitoringagent konden installeren op de laptops die ze van het bedrijf hadden gekregen.

Het management was verrast over hoe moeiteloos de installatie verliep: het team kon de agent installeren zonder IT-specialist en ondervond nauwelijks problemen.

Met CleverControl kon het management het werk van de medewerkers in realtime controleren en beschikken over gedetailleerde activiteitenlogboeken voor verdere controle. De organisatie was vooral geïnteresseerd in de volgende informatie:

1. Werktijd: registraties van inlog-/uitlogtijden en actieve/inactieve tijd;
2. Applicatiegebruik: welke apps werden gebruikt en hoe lang;
3. Website-geschiedenis: bezochte websites en de tijd die erop werd doorgebracht;
4. Sociale media en messengeractiviteit: welke sociale media en chatapps werden gebruikt en hoe lang;
5. Schermafbeeldingen en schermafbeeldingen;
6. Live streams van de schermen van de werknemers.

Deze informatie gaf inzicht in de workflow van elke werknemer, hielp bij het vinden van redenen voor inconsistente productiviteit en onthulde een paar luilakken.

CleverControl onthulde bijvoorbeeld de lange inactiviteitsperioden of het persoonlijke browsen van een werknemer na het inklokken. De werknemer kon om 9:00 uur inloggen, maar pas om 10:30 uur significante werkgerelateerde activiteit vertonen.

Een andere werknemer werd betrapt op consequent te vroeg komen en te laat komen. De totale wekelijkse werktijd, zoals bijgehouden door CleverControl, was ongeveer 36 uur in plaats van de verwachte 40 uur.

Hoewel flexibele werktijden niet in hun contract waren opgenomen, eigenden sommige werknemers zich die op eigen gezag toe. Ze werkten soms tot laat in de nacht, terwijl de rest de gebruikelijke werktijden van 9 tot 5 had. Het gebrek aan overlappende werktijden leidde tot communicatieproblemen en gemiste deadlines.

De analyse van programma- en websitegebruik toonde overmatig gebruik van sociale media en streamingplatforms tijdens de aangewezen werkuren. Werknemers hadden misschien werkgerelateerde applicaties openstaan, maar de focus lag duidelijk op andere programma's.

In andere gevallen heeft de werknemer misschien uren doorgebracht in een werkgerelateerd programma, maar was de output minimaal. Dat zou erop kunnen wijzen dat de werknemer ofwel gefocust was op iets anders buiten de werklaptop of dat zijn werkstroom inefficiënt was.

Op basis van de inzichten uit de monitoring nam het marketingbureau maatregelen om de verantwoordingsplicht van medewerkers te verbeteren.

Met de logboeken van CleverControl konden problemen als tijddiefstal en consistente ondermaatse prestaties gericht worden aangepakt. Tijdig ingrijpen voorkwam dat prestatieproblemen escaleerden en gaf een duidelijk signaal af dat de verantwoordelijkheid van werknemers serieus werd genomen.

De organisatie heeft regelmatige check-ins geïmplementeerd tussen managers en medewerkers om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en feedback te geven. De manager gebruikte de activiteitensamenvattingen van CleverControl in de functioneringsgesprekken, waardoor de gesprekken minder subjectief en meer objectief en direct werden. Activiteitenoverzichten leverden het nodige concrete bewijs van de prestaties, zowel positief als negatief. Op basis van het bewijs kon de manager gerichte feedback geven en helpen bij het ontwikkelen van verbeteringsstrategieën.

Daarnaast stelde de manager duidelijke verwachtingen op voor werktijden, het voltooien van taken en het gebruik van ongewenste/onproductieve apps en websites. Monitoring met CleverControl zorgde ervoor dat de medewerkers aan die verwachtingen voldeden.

Als gevolg hiervan zag het marketingbureau de algehele teamproductiviteit met 14% toenemen binnen twee maanden na de implementatie van CleverControl. Het inzicht in de prestaties van de medewerkers op basis van gegevens maakte objectievere en eerlijkere prestatiebeoordelingen en gerichte ondersteuning mogelijk. Bovendien werkten de functies van CleverControl voor tijdregistratie als een afschrikmiddel voor tijddiefstal, waardoor verloren factureerbare uren werden geminimaliseerd. Werknemers werden meer verantwoordelijk en bewust van hun tijdmanagement. Ze besteedden aanzienlijk minder tijd aan niet-werkgerelateerde taken.

"CleverControl heeft ons beheer van werk op afstand getransformeerd. De gegevens gaven ons inzicht in ieders werkproces, identificeerden problemen met de verantwoordelijkheid van medewerkers en hielpen de algehele teamprestaties te verbeteren". - zegt de CEO van het bureau.

Deze CleverControl case laat zien hoe effectief het monitoren van werknemers kan zijn bij het managen van een team op afstand. Het onthult hiaten in vaardigheden, afleiding en luiheid, waardoor het management weloverwogen beslissingen kan nemen om de situatie te verbeteren. Als u meer wilt weten over de functies van CleverСontrol en hoe het uw team kan transformeren, lees dan meer  hier