Egy elosztott csapatot vezetni olyan, mint macskákat terelgetni. Tudja, hogy minden alkalmazott tehetséges és képzett. Mégis lehetetlen feladatnak tűnhet, hogy mindenki koncentráljon, produktív és felelősségteljes legyen. Egyik ügyfelünknek ezzel a kihívással kellett szembenéznie, mielőtt bevezette a CleverControlt.

A kihívás

Ebben a CleverControl-ügyben az ügyfél egy marketingügynökség, amelynek 50 fős csapata több időzónában oszlik meg.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Nehézségek a tényleges munkateljesítmény és a számlázható feladatokra fordított idő felmérésében a nem számlázható tevékenységekkel szemben;
  • Bizonytalanság a munkavállalók következetes munkavégzésével kapcsolatban a kijelölt munkaidőben;
  • Következetlen teljesítmény: egyes alkalmazottak túlteljesítették az elvárásokat, míg mások folyamatosan alulteljesítettek;
  • A munkafolyamatok és a projektekhez való egyéni hozzájárulás korlátozott átláthatósága.

A korábbi ellenőrzési módszerek hatástalannak bizonyultak. Ezért döntött úgy a vállalat, hogy kipróbálja a munkavállalói felügyeleti szoftvert.

Az ellenőrzési eredmények

Az ügynökség a CleverControlt a leírt kihívások leküzdésére vezette be. A letöltési linkeket elküldték az alkalmazottaknak, hogy a vállalat által biztosított laptopokra telepíthessék a felügyeleti ügynököt.

A vezetőséget meglepte, hogy a telepítés milyen könnyedén ment: a csapat informatikai szakember nélkül tudta telepíteni az ügynököt, és szinte semmilyen nehézségbe nem ütközött.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Munkaidő: a bejelentkezés/kilépés és az aktív/inaktív idő nyilvántartása;
  • Alkalmazáshasználat: milyen alkalmazásokat használtak és mennyi ideig;
  • Weboldal előzmények: meglátogatott weboldalak és az ott töltött idő;
  • Közösségi média és messenger tevékenység: milyen közösségi médiát és csevegőalkalmazásokat használtak és mennyi ideig;
  • Pillanatképek és képernyőfelvételek;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Egy másik alkalmazottat rajtakaptak, hogy folyamatosan korán távozott és későn érkezett. A CleverControl által nyomon követett heti teljes munkaidő a várt 40 óra helyett 36 óra körül volt.

Bár a szerződésük nem tartalmazott rugalmas munkaidőt, egyes munkavállalók saját hatáskörben sajátították ki azt. Ők akár késő estig is dolgozhattak, míg a többiek a szokásos 9-től 5-ig tartó munkaidőben. Az egymást átfedő munkaidő hiánya kommunikációs kihívásokhoz és határidők elmulasztásához vezetett.

A program- és weboldalhasználat elemzése a közösségi média és a streaming platformok túlzott használatát mutatta ki a kijelölt munkaidőben. Az alkalmazottaknak lehet, hogy a munkával kapcsolatos alkalmazások nyitva voltak, de a hangsúly egyértelműen más programokon volt.

Más esetekben előfordulhat, hogy a munkavállaló órákat töltött egy munkával kapcsolatos programban, de a teljesítmény minimális volt. Ez azt jelezheti, hogy a munkavállaló vagy valami másra koncentrált a munka laptopján kívül, vagy a munkafolyamatai nem voltak hatékonyak.

A megoldás

A monitoringból nyert felismerések alapján a marketingügynökség intézkedéseket hozott az alkalmazottak elszámoltathatóságának javítása érdekében.

A CleverControl naplók lehetővé tették az olyan problémák célzott kezelését, mint az időlopás és a következetes alulteljesítés. Az időben történő beavatkozás megakadályozta a teljesítményproblémák eszkalálódását, és egyértelmű üzenetet küldött arról, hogy az alkalmazottak felelősségét komolyan veszik.

A szervezet rendszeres ellenőrző találkozókat vezetett be a vezetők és az alkalmazottak között, hogy megbeszéljék az előrehaladást, foglalkozzanak a kihívásokkal és visszajelzést adjanak. A vezető a CleverControl tevékenység-összefoglalókat használta a teljesítményértékelések során, így az értékelések kevésbé szubjektívek, objektívebbek és közvetlenebbek lettek. A tevékenység-összefoglalók biztosították a teljesítmény szükséges konkrét bizonyítékait, mind a pozitív, mind a negatív teljesítményről. A bizonyítékok alapján a menedzser célzott visszajelzést tudott adni és segíteni a fejlesztési stratégiák kidolgozásában.

Emellett a vezető egyértelmű elvárásokat fogalmazott meg a munkaidőre, a feladatok elvégzésére, valamint a nem kívánt/nem produktív alkalmazások és weboldalak használatára vonatkozóan. A CleverControl segítségével végzett ellenőrzés biztosította, hogy az alkalmazottak megfeleljenek ezeknek az elvárásoknak.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Következtetés

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here