CleverControl Case: A munkatársak elszámoltathatóságának javítása egy távoli csapatban

Ebben a CleverControl-ügyben az ügyfél egy marketingügynökség, amelynek 50 fős csapata több időzónában oszlik meg.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Nehézségek a tényleges munkateljesítmény és a számlázható feladatokra fordított idő felmérésében a nem számlázható tevékenységekkel szemben;
2. Bizonytalanság a munkavállalók következetes munkavégzésével kapcsolatban a kijelölt munkaidőben;
3. Következetlen teljesítmény: egyes alkalmazottak túlteljesítették az elvárásokat, míg mások folyamatosan alulteljesítettek;
4. A munkafolyamatok és a projektekhez való egyéni hozzájárulás korlátozott átláthatósága.

A korábbi ellenőrzési módszerek hatástalannak bizonyultak. Ezért döntött úgy a vállalat, hogy kipróbálja a munkavállalói felügyeleti szoftvert.

Az ügynökség a CleverControlt a leírt kihívások leküzdésére vezette be. A letöltési linkeket elküldték az alkalmazottaknak, hogy a vállalat által biztosított laptopokra telepíthessék a felügyeleti ügynököt.

A vezetőséget meglepte, hogy a telepítés milyen könnyedén ment: a csapat informatikai szakember nélkül tudta telepíteni az ügynököt, és szinte semmilyen nehézségbe nem ütközött.

A CleverControl segítségével a vezetőség valós időben ellenőrizhette az alkalmazottak munkáját, és részletes tevékenységi naplókkal rendelkezett a további felülvizsgálathoz. A szervezetet különösen a következő információk érdekelték:

1. Munkaidő: a bejelentkezés/kilépés és az aktív/inaktív idő nyilvántartása;
2. Alkalmazáshasználat: milyen alkalmazásokat használtak és mennyi ideig;
3. Weboldal előzmények: meglátogatott weboldalak és az ott töltött idő;
4. Közösségi média és messenger tevékenység: milyen közösségi médiát és csevegőalkalmazásokat használtak és mennyi ideig;
5. Pillanatképek és képernyőfelvételek;
6. Élő közvetítések az alkalmazottak képernyőiről.

Ezek az információk betekintést nyújtottak az egyes alkalmazottak munkafolyamataiba, segítettek megtalálni a következetlen termelékenység okait, és feltártak néhány lógót.

A CleverControl például feltárta az egyik alkalmazott hosszabb inaktív időszakát vagy a bejelentkezés utáni személyes böngészést. Előfordulhatott, hogy a munkavállaló 9:00-kor jelentkezett be, de 10:30-ig nem mutatott jelentős munkával kapcsolatos tevékenységet.

Egy másik alkalmazottat rajtakaptak, hogy folyamatosan korán távozott és későn érkezett. A CleverControl által nyomon követett heti teljes munkaidő a várt 40 óra helyett 36 óra körül volt.

Bár a szerződésük nem tartalmazott rugalmas munkaidőt, egyes munkavállalók saját hatáskörben sajátították ki azt. Ők akár késő estig is dolgozhattak, míg a többiek a szokásos 9-től 5-ig tartó munkaidőben. Az egymást átfedő munkaidő hiánya kommunikációs kihívásokhoz és határidők elmulasztásához vezetett.

A program- és weboldalhasználat elemzése a közösségi média és a streaming platformok túlzott használatát mutatta ki a kijelölt munkaidőben. Az alkalmazottaknak lehet, hogy a munkával kapcsolatos alkalmazások nyitva voltak, de a hangsúly egyértelműen más programokon volt.

Más esetekben előfordulhat, hogy a munkavállaló órákat töltött egy munkával kapcsolatos programban, de a teljesítmény minimális volt. Ez azt jelezheti, hogy a munkavállaló vagy valami másra koncentrált a munka laptopján kívül, vagy a munkafolyamatai nem voltak hatékonyak.

A monitoringból nyert felismerések alapján a marketingügynökség intézkedéseket hozott az alkalmazottak elszámoltathatóságának javítása érdekében.

A CleverControl naplók lehetővé tették az olyan problémák célzott kezelését, mint az időlopás és a következetes alulteljesítés. Az időben történő beavatkozás megakadályozta a teljesítményproblémák eszkalálódását, és egyértelmű üzenetet küldött arról, hogy az alkalmazottak felelősségét komolyan veszik.

A szervezet rendszeres ellenőrző találkozókat vezetett be a vezetők és az alkalmazottak között, hogy megbeszéljék az előrehaladást, foglalkozzanak a kihívásokkal és visszajelzést adjanak. A vezető a CleverControl tevékenység-összefoglalókat használta a teljesítményértékelések során, így az értékelések kevésbé szubjektívek, objektívebbek és közvetlenebbek lettek. A tevékenység-összefoglalók biztosították a teljesítmény szükséges konkrét bizonyítékait, mind a pozitív, mind a negatív teljesítményről. A bizonyítékok alapján a menedzser célzott visszajelzést tudott adni és segíteni a fejlesztési stratégiák kidolgozásában.

Emellett a vezető egyértelmű elvárásokat fogalmazott meg a munkaidőre, a feladatok elvégzésére, valamint a nem kívánt/nem produktív alkalmazások és weboldalak használatára vonatkozóan. A CleverControl segítségével végzett ellenőrzés biztosította, hogy az alkalmazottak megfeleljenek ezeknek az elvárásoknak.

Ennek eredményeként a marketingügynökség a CleverControl bevezetését követő két hónapon belül 14%-os növekedést tapasztalt a csapat teljes termelékenységében. Az alkalmazottak teljesítményére vonatkozó adatvezérelt betekintés objektívebb és igazságosabb teljesítményértékelést és célzott támogatást tett lehetővé. Emellett a CleverControl munkaidő-nyilvántartó funkciói visszatartó erővel hatottak az időlopás ellen, minimalizálva a kieső számlázható órák számát. Az alkalmazottak elszámoltathatóbbá és tudatosabbá váltak az időgazdálkodásukkal kapcsolatban. Jelentősen kevesebb időt töltöttek nem munkával kapcsolatos feladatokkal.

"A CleverControl átalakította a távmunka irányítását. Adatai révén mindenki munkafolyamatát áttekinthettük, azonosította az alkalmazottak elszámoltathatóságával kapcsolatos problémákat, és segített javítani a csapat általános teljesítményét." - mondja az ügynökség vezérigazgatója.

Ez a CleverControl-ügy bemutatja, hogy milyen hatékony lehet az alkalmazottak nyomon követése egy távoli csapat irányításában. Feltárja a készségbeli hiányosságokat, a figyelemelterelést és a tétlenséget, így a vezetőség megalapozott döntéseket hozhat a helyzet javításáról. Ha többet szeretne megtudni a CleverСontrol funkcióiról és arról, hogyan alakíthatja át a csapatát, tudjon meg többet  itt