管理一个分布式团队就像赶猫。你知道每一位员工都才华横溢、资质出众。然而，要让每个人都集中精力，提高工作效率，并对自己负责，这感觉就像是不可能完成的任务。这就是我们的一个客户在实施CleverControl之前所面临的挑战。

挑战

在 CleverControl 的这个案例中，客户是一家营销机构，其 50 名员工的团队分布在多个时区。

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • 难以评估实际工作产出和用于计费任务与非计费活动的时间；
  • 不确定员工是否能在指定的工作时间内坚持工作；
  • 表现不一致：一些员工的表现超出预期，而另一些员工的表现却总是不尽如人意；
  • 对工作流程和个人对项目的贡献了解有限。

以前的控制方法效果不佳。因此，公司决定尝试使用员工监控软件。

监测结果

该机构采用 CleverControl 克服了上述挑战。向员工发送了下载链接，以便他们在公司配发的笔记本电脑上安装监控代理。

管理层对安装过程的顺利程度感到惊讶：团队在没有 IT 专家的情况下也能安装代理，而且几乎没有遇到任何困难。

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • 工作时间：记录登录/注销和工作/活动时间；
  • 应用程序使用情况：使用了哪些应用程序，使用了多长时间；
  • 网站历史：访问过的网站和花费的时间；
  • 社交媒体和信使活动：使用了哪些社交媒体和聊天应用程序以及使用了多长时间；
  • 截图和屏幕录制；
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

另一名员工被发现总是提前打卡和延迟打卡。CleverControl 追踪到的每周总工作时间约为 36 小时，而不是预期的 40 小时。

虽然他们的合同不包括弹性工作时间，但有些员工却擅自挪用。他们可能会工作到深夜，而其他人则照常朝九晚五。由于工作时间不重叠，导致沟通困难和错过最后期限。

对程序和网站使用情况的分析表明，在指定的工作时间内，社交媒体和流媒体平台的使用率过高。员工可能打开了与工作相关的应用程序，但注意力明显集中在其他程序上。

在其他情况下，员工可能在与工作相关的程序上花费了几个小时，但产出却很少。这可能表明，该员工要么专注于工作笔记本之外的其他事情，要么工作流程效率低下。

解决方案

根据监测结果，营销机构采取措施提高员工的责任心。

通过 CleverControl 日志，可以有针对性地解决时间被盗用和持续表现不佳等问题。及时的干预防止了绩效问题的升级，并传达了一个明确的信息，即员工的责任得到了严肃的对待。

组织实施了管理者和员工之间的定期检查，以讨论进展、应对挑战和提供反馈。经理在绩效评估中使用了 CleverControl 的活动总结，使评估不再主观，而是更加客观和直接。活动总结为绩效提供了必要的具体证据，包括正面的和负面的。基于这些证据，经理可以给出有针对性的反馈，并帮助制定改进策略。

此外，经理还对工作时间、任务完成情况、使用不需要的/非生产性的应用程序和网站制定了明确的要求。通过CleverControl的监控，确保了员工达到这些要求。

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

总结

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here