Să conduci o echipă distribuită este ca și cum ai conduce o turmă de pisici. Știți că fiecare angajat este talentat și calificat. Cu toate acestea, menținerea concentrării, productivității și responsabilității tuturor poate părea o sarcină imposibilă. Aceasta este provocarea cu care se confrunta unul dintre clienții noștri înainte de a implementa CleverControl.
Provocarea
În acest caz CleverControl, clientul este o agenție de marketing cu o echipă de 50 de angajați distribuiți în mai multe zone orare.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- Dificultăți în evaluarea randamentului real al muncii și a timpului alocat sarcinilor facturabile și activităților nefacturabile;
- Incertitudinea că angajații lucrează în mod constant în timpul orelor de lucru desemnate;
- Performanță inconsecventă: unii angajați au depășit așteptările, în timp ce alții au performat constant sub așteptări;
- Vizibilitate limitată în ceea ce privește procesele de lucru și contribuția individuală la proiecte.
Metodele de control anterioare s-au dovedit ineficiente. Acesta este motivul pentru care compania a decis să încerce software-ul de monitorizare a angajaților.
Rezultatele monitorizării
Agenția a implementat CleverControl pentru a depăși provocările descrise. Link-urile de descărcare au fost trimise angajaților, astfel încât aceștia să poată instala agentul de monitorizare pe laptopurile furnizate de companie.
Conducerea a fost surprinsă de ușurința cu care a decurs instalarea: echipa a putut instala agentul fără un specialist IT și nu a întâmpinat aproape nicio dificultate.
With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:
- Timp de lucru: înregistrări ale timpului de conectare/ deconectare și ale timpului activ/inactiv;
- Utilizarea aplicațiilor: ce aplicații au fost utilizate și pentru cât timp;
- Istoricul site-urilor web: site-uri web vizitate și timpul petrecut pe acestea;
- Activitatea rețelelor sociale și a mesageriei: ce rețele sociale și aplicații de chat au fost utilizate și pentru cât timp;
- Capturi de ecran și înregistrări de ecran;
- Live streams from the employees' screens.
This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.
For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.
Un alt angajat a fost prins în timp ce ieșea mai devreme și intra mai târziu. Numărul total de ore de lucru săptămânal, monitorizat de CleverControl, a fost de aproximativ 36 de ore în loc de 40, cât era prevăzut.
Deși contractul lor nu prevedea ore de lucru flexibile, unii angajați și le-au însușit din proprie inițiativă. Aceștia puteau lucra până târziu în noapte, în timp ce restul lucrau în programul obișnuit 9-5. Lipsa suprapunerii orelor de lucru a dus la probleme de comunicare și la nerespectarea termenelor limită.
Analiza utilizării programelor și a site-urilor web a arătat o utilizare excesivă a rețelelor sociale și a platformelor de streaming în timpul orelor de lucru desemnate. Este posibil ca angajații să fi avut deschise aplicații legate de muncă, dar accentul a fost pus în mod clar pe alte programe.
În alte cazuri, este posibil ca angajatul să fi petrecut ore întregi într-un program legat de muncă, dar rezultatele au fost minime. Acest lucru ar putea indica faptul că angajatul fie era concentrat pe altceva în afara laptopului de lucru, fie fluxul său de lucru era ineficient.
Soluția
Pe baza informațiilor obținute în urma monitorizării, agenția de marketing a luat măsuri pentru a îmbunătăți responsabilitatea angajaților.
Jurnalele CleverControl au permis abordarea direcționată a unor probleme precum furtul de timp și subperformanța constantă. Intervenția în timp util a împiedicat escaladarea problemelor de performanță și a transmis un mesaj clar că responsabilitatea angajaților a fost luată în serios.
Organizația a implementat verificări periodice între manageri și angajați pentru a discuta progresul, a aborda provocările și a oferi feedback. Managerul a utilizat rezumatele de activitate CleverControl în evaluările de performanță, făcând evaluările mai puțin subiective și mai obiective și directe. Rezumatele activităților au furnizat dovezile concrete necesare ale performanței, atât pozitive, cât și negative. Pe baza acestor dovezi, managerul a putut oferi feedback direcționat și a contribuit la dezvoltarea strategiilor de îmbunătățire.
În plus, managerul a stabilit așteptări clare privind orele de lucru, finalizarea sarcinilor și utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web nedorite/neproductive. Monitorizarea cu CleverControl a asigurat că angajații au respectat aceste așteptări.
As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.
"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.
Concluzie
This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more here
