Caz CleverControl: Îmbunătățirea responsabilității angajaților într-o echipă la distanță

În acest caz CleverControl, clientul este o agenție de marketing cu o echipă de 50 de angajați distribuiți în mai multe zone orare.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Dificultăți în evaluarea randamentului real al muncii și a timpului alocat sarcinilor facturabile și activităților nefacturabile;
2. Incertitudinea că angajații lucrează în mod constant în timpul orelor de lucru desemnate;
3. Performanță inconsecventă: unii angajați au depășit așteptările, în timp ce alții au performat constant sub așteptări;
4. Vizibilitate limitată în ceea ce privește procesele de lucru și contribuția individuală la proiecte.

Metodele de control anterioare s-au dovedit ineficiente. Acesta este motivul pentru care compania a decis să încerce software-ul de monitorizare a angajaților.

Agenția a implementat CleverControl pentru a depăși provocările descrise. Link-urile de descărcare au fost trimise angajaților, astfel încât aceștia să poată instala agentul de monitorizare pe laptopurile furnizate de companie.

Conducerea a fost surprinsă de ușurința cu care a decurs instalarea: echipa a putut instala agentul fără un specialist IT și nu a întâmpinat aproape nicio dificultate.

Cu CleverControl, conducerea putea verifica activitatea angajaților în timp real și avea jurnale de activitate detaliate pentru o analiză ulterioară. Organizația era interesată în special de următoarele informații:

1. Timp de lucru: înregistrări ale timpului de conectare/ deconectare și ale timpului activ/inactiv;
2. Utilizarea aplicațiilor: ce aplicații au fost utilizate și pentru cât timp;
3. Istoricul site-urilor web: site-uri web vizitate și timpul petrecut pe acestea;
4. Activitatea rețelelor sociale și a mesageriei: ce rețele sociale și aplicații de chat au fost utilizate și pentru cât timp;
5. Capturi de ecran și înregistrări de ecran;
6. Fluxuri live de pe ecranele angajaților.

Aceste informații au oferit informații despre fluxul de lucru al fiecărui angajat, au ajutat la găsirea motivelor pentru productivitatea inconsecventă și au scos la iveală câțiva leneși.

De exemplu, CleverControl a dezvăluit perioadele prelungite de inactivitate ale unui angajat sau navigarea personală după pontaj. Angajatul putea să se conecteze la ora 9:00 dimineața, dar să nu prezinte o activitate semnificativă legată de muncă până la ora 10:30 dimineața.

Un alt angajat a fost prins în timp ce ieșea mai devreme și intra mai târziu. Numărul total de ore de lucru săptămânal, monitorizat de CleverControl, a fost de aproximativ 36 de ore în loc de 40, cât era prevăzut.

Deși contractul lor nu prevedea ore de lucru flexibile, unii angajați și le-au însușit din proprie inițiativă. Aceștia puteau lucra până târziu în noapte, în timp ce restul lucrau în programul obișnuit 9-5. Lipsa suprapunerii orelor de lucru a dus la probleme de comunicare și la nerespectarea termenelor limită.

Analiza utilizării programelor și a site-urilor web a arătat o utilizare excesivă a rețelelor sociale și a platformelor de streaming în timpul orelor de lucru desemnate. Este posibil ca angajații să fi avut deschise aplicații legate de muncă, dar accentul a fost pus în mod clar pe alte programe.

În alte cazuri, este posibil ca angajatul să fi petrecut ore întregi într-un program legat de muncă, dar rezultatele au fost minime. Acest lucru ar putea indica faptul că angajatul fie era concentrat pe altceva în afara laptopului de lucru, fie fluxul său de lucru era ineficient.

Pe baza informațiilor obținute în urma monitorizării, agenția de marketing a luat măsuri pentru a îmbunătăți responsabilitatea angajaților.

Jurnalele CleverControl au permis abordarea direcționată a unor probleme precum furtul de timp și subperformanța constantă. Intervenția în timp util a împiedicat escaladarea problemelor de performanță și a transmis un mesaj clar că responsabilitatea angajaților a fost luată în serios.

Organizația a implementat verificări periodice între manageri și angajați pentru a discuta progresul, a aborda provocările și a oferi feedback. Managerul a utilizat rezumatele de activitate CleverControl în evaluările de performanță, făcând evaluările mai puțin subiective și mai obiective și directe. Rezumatele activităților au furnizat dovezile concrete necesare ale performanței, atât pozitive, cât și negative. Pe baza acestor dovezi, managerul a putut oferi feedback direcționat și a contribuit la dezvoltarea strategiilor de îmbunătățire.

În plus, managerul a stabilit așteptări clare privind orele de lucru, finalizarea sarcinilor și utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web nedorite/neproductive. Monitorizarea cu CleverControl a asigurat că angajații au respectat aceste așteptări.

Ca rezultat, agenția de marketing a înregistrat o creștere de 14% a productivității generale a echipei în termen de două luni de la implementarea CleverControl. Perspectivele bazate pe date privind performanța angajaților au permis evaluări mai obiective și mai corecte ale performanțelor și sprijin direcționat. În plus, funcțiile de urmărire a timpului ale CleverControl au acționat ca un factor de descurajare a furtului de timp, minimizând orele facturabile pierdute. Angajații au devenit mai responsabili și mai conștienți de gestionarea timpului lor. Ei au petrecut semnificativ mai puțin timp cu sarcini care nu au legătură cu munca.

"CleverControl a transformat gestionarea muncii noastre la distanță. Datele sale ne-au oferit vizibilitate asupra procesului de lucru al fiecăruia, au identificat probleme legate de responsabilitatea angajaților și au contribuit la îmbunătățirea performanței generale a echipei." - spune directorul general al agenției.

Acest caz CleverControl demonstrează cât de eficientă poate fi monitorizarea angajaților în gestionarea unei echipe la distanță. Aceasta dezvăluie lacunele în materie de competențe, distragerile și lenea, permițând conducerii să ia decizii în cunoștință de cauză cu privire la îmbunătățirea situației. Dacă doriți să aflați mai multe despre caracteristicile CleverСontrol și despre modul în care vă poate transforma echipa, aflați mai multe  aici