Případ CleverControl: Zlepšení odpovědnosti zaměstnanců ve vzdáleném týmu

V tomto případě společnosti CleverControl je klientem marketingová agentura s týmem 50 zaměstnanců rozmístěných v několika časových pásmech.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Obtíže při vyhodnocování skutečného pracovního výkonu a času stráveného na zúčtovatelných úkolech ve srovnání s nezúčtovatelnými činnostmi;
2. nejistota ohledně důsledné práce zaměstnanců v určené pracovní době;
3. Nekonzistentní výkon: někteří zaměstnanci překonávali očekávání, zatímco jiní neustále zaostávali;
4. Omezený přehled o pracovních procesech a individuálním přínosu k projektům.

Předchozí kontrolní metody se ukázaly jako neúčinné. Proto se společnost rozhodla vyzkoušet software pro monitorování zaměstnanců.

Agentura implementovala systém CleverControl, aby překonala popsané problémy. Zaměstnancům byly rozeslány odkazy ke stažení, aby si mohli monitorovacího agenta nainstalovat na firemní notebooky.

Vedení bylo překvapeno, jak snadno instalace proběhla: tým mohl agenta nainstalovat bez IT specialisty a nenarazil téměř na žádné potíže.

Díky CleverControl může vedení kontrolovat práci zaměstnanců v reálném čase a mít k dispozici podrobné záznamy o činnosti pro další kontrolu. Organizace měla zájem zejména o následující informace:

1. Pracovní doba: záznamy o přihlášení/odhlášení a aktivní/neaktivní době;
2. Používání aplikací: jaké aplikace byly používány a jak dlouho;
3. Historie webových stránek: navštívené webové stránky a čas na nich strávený;
4. Aktivity na sociálních sítích a messengerech: jaké sociální sítě a chatovací aplikace byly používány a jak dlouho;
5. Snímky a záznamy obrazovky;
6. Přímé přenosy z obrazovek zaměstnanců.

Tyto informace umožnily nahlédnout do pracovních postupů jednotlivých zaměstnanců, pomohly najít příčiny nestejné produktivity a odhalily několik flákačů.

CleverControl například odhalil delší dobu nečinnosti jednoho zaměstnance nebo jeho osobní prohlížení stránek po příchodu do práce. Zaměstnanec se mohl přihlásit v 9:00, ale významnou aktivitu související s prací vykazoval až v 10:30.

Další zaměstnanec byl přistižen při soustavném předčasném odchodu a pozdním příchodu. Celková týdenní pracovní doba, sledovaná systémem CleverControl, činila přibližně 36 hodin namísto očekávaných 40 hodin.

Přestože jejich pracovní smlouva nezahrnovala pružnou pracovní dobu, někteří zaměstnanci si ji přivlastnili z vlastní vůle. Mohli pracovat dlouho do noci, zatímco ostatní pracovali v obvyklém režimu 9-5 hodin. Nedostatečné překrývání pracovní doby vedlo k problémům v komunikaci a k nedodržování termínů.

Analýza využívání programů a webových stránek ukázala nadměrné využívání sociálních médií a streamovacích platforem během určené pracovní doby. Zaměstnanci mohli mít otevřené aplikace související s prací, ale zjevně se soustředili na jiné programy.

V jiných případech mohl zaměstnanec strávit hodiny v programu souvisejícím s prací, ale výstup byl minimální. To může znamenat, že se zaměstnanec buď soustředil na něco jiného mimo pracovní notebook, nebo byl jeho pracovní postup neefektivní.

Na základě poznatků získaných z monitorování přijala marketingová agentura opatření ke zlepšení odpovědnosti zaměstnanců.

Protokoly CleverControl umožnily cíleně řešit problémy, jako jsou krádeže času a trvale nedostatečný výkon. Včasný zásah zabránil eskalaci problémů s výkonem a vyslal jasný signál, že odpovědnost zaměstnanců je brána vážně.

Organizace zavedla pravidelné kontrolní schůzky mezi manažery a zaměstnanci, na kterých se probírá pokrok, řeší problémy a poskytuje zpětná vazba. Manažer používal při hodnocení výkonnosti souhrny činností CleverControl, díky čemuž bylo hodnocení méně subjektivní a více objektivní a přímé. Souhrny činností poskytovaly potřebné konkrétní důkazy o výkonu, a to jak pozitivní, tak negativní. Na základě těchto důkazů mohl manažer poskytnout cílenou zpětnou vazbu a pomoci vypracovat strategie zlepšení.

Kromě toho vedoucí stanovil jasná očekávání ohledně pracovní doby, plnění úkolů a používání nežádoucích/neproduktivních aplikací a webových stránek. Monitorování pomocí CleverControl zajistilo, že zaměstnanci tato očekávání splnili.

Výsledkem bylo, že marketingová agentura zaznamenala 14% nárůst celkové produktivity týmu během dvou měsíců od implementace CleverControl. Přehled o výkonnosti zaměstnanců založený na datech umožnil objektivnější a spravedlivější hodnocení výkonnosti a cílenou podporu. Kromě toho funkce sledování času CleverControl působily jako prevence krádeží času a minimalizovaly ztráty účtovaných hodin. Zaměstnanci se stali zodpovědnějšími a uvědomělejšími, pokud jde o hospodaření s časem. Trávili výrazně méně času úkoly, které nesouvisely s prací.

"CleverControl změnil naši správu vzdálené práce. Její data nám poskytla přehled o pracovním procesu všech zaměstnanců, odhalila problémy s odpovědností zaměstnanců a pomohla zlepšit celkový výkon týmu." - říká generální ředitel agentury.

Tento případ společnosti CleverControl ukazuje, jak efektivní může být monitorování zaměstnanců při řízení vzdáleného týmu. Odhaluje nedostatky v dovednostech, rozptýlení a nečinnost, což umožňuje vedení činit informovaná rozhodnutí o zlepšení situace. Pokud se chcete dozvědět více o funkcích softwaru CleverСontrol a o tom, jak může změnit váš tým, zjistěte více informací  zde