Řízení distribuovaného týmu je jako pasení koček. Víte, že každý zaměstnanec je talentovaný a kvalifikovaný. Udržet všechny soustředěné, produktivní a zodpovědné se však může zdát jako nemožný úkol. S tímto problémem se potýkal jeden z našich klientů, než implementoval CleverControl.

Výzva

V tomto případě společnosti CleverControl je klientem marketingová agentura s týmem 50 zaměstnanců rozmístěných v několika časových pásmech.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Obtíže při vyhodnocování skutečného pracovního výkonu a času stráveného na zúčtovatelných úkolech ve srovnání s nezúčtovatelnými činnostmi;
  • nejistota ohledně důsledné práce zaměstnanců v určené pracovní době;
  • Nekonzistentní výkon: někteří zaměstnanci překonávali očekávání, zatímco jiní neustále zaostávali;
  • Omezený přehled o pracovních procesech a individuálním přínosu k projektům.

Předchozí kontrolní metody se ukázaly jako neúčinné. Proto se společnost rozhodla vyzkoušet software pro monitorování zaměstnanců.

Výsledky monitorování

Agentura implementovala systém CleverControl, aby překonala popsané problémy. Zaměstnancům byly rozeslány odkazy ke stažení, aby si mohli monitorovacího agenta nainstalovat na firemní notebooky.

Vedení bylo překvapeno, jak snadno instalace proběhla: tým mohl agenta nainstalovat bez IT specialisty a nenarazil téměř na žádné potíže.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Pracovní doba: záznamy o přihlášení/odhlášení a aktivní/neaktivní době;
  • Používání aplikací: jaké aplikace byly používány a jak dlouho;
  • Historie webových stránek: navštívené webové stránky a čas na nich strávený;
  • Aktivity na sociálních sítích a messengerech: jaké sociální sítě a chatovací aplikace byly používány a jak dlouho;
  • Snímky a záznamy obrazovky;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Další zaměstnanec byl přistižen při soustavném předčasném odchodu a pozdním příchodu. Celková týdenní pracovní doba, sledovaná systémem CleverControl, činila přibližně 36 hodin namísto očekávaných 40 hodin.

Přestože jejich pracovní smlouva nezahrnovala pružnou pracovní dobu, někteří zaměstnanci si ji přivlastnili z vlastní vůle. Mohli pracovat dlouho do noci, zatímco ostatní pracovali v obvyklém režimu 9-5 hodin. Nedostatečné překrývání pracovní doby vedlo k problémům v komunikaci a k nedodržování termínů.

Analýza využívání programů a webových stránek ukázala nadměrné využívání sociálních médií a streamovacích platforem během určené pracovní doby. Zaměstnanci mohli mít otevřené aplikace související s prací, ale zjevně se soustředili na jiné programy.

V jiných případech mohl zaměstnanec strávit hodiny v programu souvisejícím s prací, ale výstup byl minimální. To může znamenat, že se zaměstnanec buď soustředil na něco jiného mimo pracovní notebook, nebo byl jeho pracovní postup neefektivní.

Řešení

Na základě poznatků získaných z monitorování přijala marketingová agentura opatření ke zlepšení odpovědnosti zaměstnanců.

Protokoly CleverControl umožnily cíleně řešit problémy, jako jsou krádeže času a trvale nedostatečný výkon. Včasný zásah zabránil eskalaci problémů s výkonem a vyslal jasný signál, že odpovědnost zaměstnanců je brána vážně.

Organizace zavedla pravidelné kontrolní schůzky mezi manažery a zaměstnanci, na kterých se probírá pokrok, řeší problémy a poskytuje zpětná vazba. Manažer používal při hodnocení výkonnosti souhrny činností CleverControl, díky čemuž bylo hodnocení méně subjektivní a více objektivní a přímé. Souhrny činností poskytovaly potřebné konkrétní důkazy o výkonu, a to jak pozitivní, tak negativní. Na základě těchto důkazů mohl manažer poskytnout cílenou zpětnou vazbu a pomoci vypracovat strategie zlepšení.

Kromě toho vedoucí stanovil jasná očekávání ohledně pracovní doby, plnění úkolů a používání nežádoucích/neproduktivních aplikací a webových stránek. Monitorování pomocí CleverControl zajistilo, že zaměstnanci tato očekávání splnili.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Závěr

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here