Caso CleverControl: migliorare la responsabilità dei dipendenti in un team remoto

Nel caso di CleverControl, il cliente è un'agenzia di marketing con un team di 50 dipendenti distribuiti in diversi fusi orari.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Difficoltà nel valutare l'effettiva produzione di lavoro e il tempo dedicato alle attività fatturabili rispetto a quelle non fatturabili;
2. Incertezza sul fatto che i dipendenti lavorino in modo coerente durante l'orario di lavoro stabilito;
3. Prestazioni incoerenti: alcuni dipendenti hanno superato le aspettative, mentre altri hanno costantemente registrato prestazioni inferiori;
4. Visibilità limitata dei processi di lavoro e del contributo individuale ai progetti.

I precedenti metodi di controllo si sono rivelati inefficaci. Per questo motivo l'azienda ha deciso di provare il software di monitoraggio dei dipendenti.

L'agenzia ha implementato CleverControl per superare le sfide descritte. I link per il download sono stati inviati ai dipendenti affinché potessero installare l'agente di monitoraggio sui computer portatili in dotazione all'azienda.

Il management è rimasto sorpreso dalla facilità di installazione: il team ha potuto installare l'agente senza uno specialista IT e non ha incontrato quasi nessuna difficoltà.

Con CleverControl, la direzione ha potuto controllare il lavoro dei dipendenti in tempo reale e disporre di registri dettagliati delle attività per ulteriori verifiche. L'organizzazione era particolarmente interessata alle seguenti informazioni:

1. Tempo di lavoro: registrazioni di login/logout e tempo attivo/inattivo;
2. Utilizzo delle applicazioni: quali applicazioni sono state utilizzate e per quanto tempo;
3. Cronologia dei siti web: siti visitati e tempo trascorso su di essi;
4. Attività sui social media e sulla messaggeria: quali social media e app di chat sono stati utilizzati e per quanto tempo;
5. Schermate e registrazioni dello schermo;
6. Streaming in diretta dagli schermi dei dipendenti.

Queste informazioni hanno fornito informazioni sul flusso di lavoro di ciascun dipendente, hanno aiutato a trovare le ragioni di una produttività incoerente e hanno rivelato alcuni fannulloni.

Ad esempio, CleverControl ha rivelato i lunghi periodi di inattività o la navigazione personale di un dipendente dopo aver effettuato il login. Il dipendente poteva collegarsi alle 9:00 ma non mostrare attività significative legate al lavoro fino alle 10:30 del mattino.

Un altro dipendente è stato sorpreso a uscire in anticipo e a rientrare in ritardo. Il totale delle ore di lavoro settimanali, tracciato da CleverControl, era di circa 36 ore invece delle 40 previste.

Anche se il loro contratto non prevedeva orari flessibili, alcuni dipendenti se ne appropriavano di propria autorità. Potevano lavorare fino a tarda notte, mentre gli altri facevano il solito orario 9-5. La mancanza di sovrapposizione degli orari di lavoro ha portato a problemi di comunicazione e a scadenze non rispettate. La mancanza di sovrapposizione degli orari di lavoro ha portato a problemi di comunicazione e a scadenze non rispettate.

L'analisi dell'utilizzo dei programmi e dei siti web ha evidenziato un uso eccessivo dei social media e delle piattaforme di streaming durante l'orario di lavoro. I dipendenti potrebbero aver aperto applicazioni legate al lavoro, ma l'attenzione era chiaramente rivolta ad altri programmi.

In altri casi, il dipendente potrebbe aver trascorso ore in un programma legato al lavoro, ma il risultato è stato minimo. Questo potrebbe indicare che il dipendente era concentrato su qualcos'altro al di fuori del portatile di lavoro o che il suo flusso di lavoro era inefficiente.

Sulla base delle informazioni ricevute dal monitoraggio, l'agenzia di marketing ha adottato misure per migliorare la responsabilità dei dipendenti.

I registri di CleverControl hanno permesso di affrontare in modo mirato problemi come il furto di tempo e le prestazioni insufficienti. L'intervento tempestivo ha impedito che i problemi di performance si aggravassero e ha inviato un messaggio chiaro: la responsabilità dei dipendenti viene presa sul serio.

L'organizzazione ha implementato check-in regolari tra manager e dipendenti per discutere i progressi, affrontare le sfide e fornire feedback. Il manager ha utilizzato i riepiloghi delle attività di CleverControl nelle valutazioni delle prestazioni, rendendole meno soggettive e più oggettive e dirette. I riepiloghi delle attività hanno fornito le necessarie prove concrete delle prestazioni, sia positive che negative. Sulla base di queste evidenze, il manager ha potuto fornire un feedback mirato e contribuire a sviluppare strategie di miglioramento.

Inoltre, il manager ha stabilito chiare aspettative per quanto riguarda le ore di lavoro, il completamento dei compiti e l'utilizzo di app e siti web indesiderati/inutili. Il monitoraggio con CleverControl ha garantito che i dipendenti rispettassero tali aspettative.

Di conseguenza, l'agenzia di marketing ha registrato un aumento del 14% della produttività complessiva del team entro due mesi dall'implementazione di CleverControl. I dati sulle prestazioni dei dipendenti hanno permesso di effettuare valutazioni delle prestazioni più obiettive ed eque e di fornire un supporto mirato. Inoltre, le funzioni di monitoraggio del tempo di CleverControl hanno agito da deterrente per il furto di tempo, riducendo al minimo le ore fatturabili perse. I dipendenti sono diventati più responsabili e consapevoli della loro gestione del tempo. Hanno speso molto meno tempo in attività non legate al lavoro.

"CleverControl ha trasformato la nostra gestione del lavoro a distanza. I suoi dati ci hanno dato visibilità sul processo di lavoro di tutti, hanno identificato i problemi di responsabilità dei dipendenti e hanno contribuito a migliorare le prestazioni complessive del team". - afferma il CEO dell'agenzia.

Questo caso di CleverControl dimostra l'efficacia del monitoraggio dei dipendenti nella gestione di un team remoto. Rivela le lacune nelle competenze, le distrazioni e l'ozio, consentendo al management di prendere decisioni informate per migliorare la situazione. Per saperne di più sulle caratteristiche di CleverСontrol e su come può trasformare il vostro team, scopritene di più.  qui