Gestire un team distribuito è come radunare i gatti. Si sa che ogni dipendente è talentuoso e qualificato. Tuttavia, mantenere tutti concentrati, produttivi e responsabili può sembrare un compito impossibile. Questa è la sfida che uno dei nostri clienti ha dovuto affrontare prima di implementare CleverControl.

La sfida

Nel caso di CleverControl, il cliente è un'agenzia di marketing con un team di 50 dipendenti distribuiti in diversi fusi orari.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

  • Difficoltà nel valutare l'effettiva produzione di lavoro e il tempo dedicato alle attività fatturabili rispetto a quelle non fatturabili;
  • Incertezza sul fatto che i dipendenti lavorino in modo coerente durante l'orario di lavoro stabilito;
  • Prestazioni incoerenti: alcuni dipendenti hanno superato le aspettative, mentre altri hanno costantemente registrato prestazioni inferiori;
  • Visibilità limitata dei processi di lavoro e del contributo individuale ai progetti.

I precedenti metodi di controllo si sono rivelati inefficaci. Per questo motivo l'azienda ha deciso di provare il software di monitoraggio dei dipendenti.

I risultati del monitoraggio

L'agenzia ha implementato CleverControl per superare le sfide descritte. I link per il download sono stati inviati ai dipendenti affinché potessero installare l'agente di monitoraggio sui computer portatili in dotazione all'azienda.

Il management è rimasto sorpreso dalla facilità di installazione: il team ha potuto installare l'agente senza uno specialista IT e non ha incontrato quasi nessuna difficoltà.

With CleverControl, the management could check the employees' work in real time and have detailed activity logs for further review. The organization was particularly interested in the following information:

  • Tempo di lavoro: registrazioni di login/logout e tempo attivo/inattivo;
  • Utilizzo delle applicazioni: quali applicazioni sono state utilizzate e per quanto tempo;
  • Cronologia dei siti web: siti visitati e tempo trascorso su di essi;
  • Attività sui social media e sulla messaggeria: quali social media e app di chat sono stati utilizzati e per quanto tempo;
  • Schermate e registrazioni dello schermo;
  • Live streams from the employees' screens.

This information provided insights into each employee's workflow, helped find reasons for inconsistent productivity, and revealed a few slackers.

For example, CleverControl revealed one employee's extended inactivity periods or personal browsing after clocking in. The employee might log in at 9:00 am but not show significant work-related activity until 10:30 am.

Un altro dipendente è stato sorpreso a uscire in anticipo e a rientrare in ritardo. Il totale delle ore di lavoro settimanali, tracciato da CleverControl, era di circa 36 ore invece delle 40 previste.

Anche se il loro contratto non prevedeva orari flessibili, alcuni dipendenti se ne appropriavano di propria autorità. Potevano lavorare fino a tarda notte, mentre gli altri facevano il solito orario 9-5. La mancanza di sovrapposizione degli orari di lavoro ha portato a problemi di comunicazione e a scadenze non rispettate. La mancanza di sovrapposizione degli orari di lavoro ha portato a problemi di comunicazione e a scadenze non rispettate.

L'analisi dell'utilizzo dei programmi e dei siti web ha evidenziato un uso eccessivo dei social media e delle piattaforme di streaming durante l'orario di lavoro. I dipendenti potrebbero aver aperto applicazioni legate al lavoro, ma l'attenzione era chiaramente rivolta ad altri programmi.

In altri casi, il dipendente potrebbe aver trascorso ore in un programma legato al lavoro, ma il risultato è stato minimo. Questo potrebbe indicare che il dipendente era concentrato su qualcos'altro al di fuori del portatile di lavoro o che il suo flusso di lavoro era inefficiente.

La soluzione

Sulla base delle informazioni ricevute dal monitoraggio, l'agenzia di marketing ha adottato misure per migliorare la responsabilità dei dipendenti.

I registri di CleverControl hanno permesso di affrontare in modo mirato problemi come il furto di tempo e le prestazioni insufficienti. L'intervento tempestivo ha impedito che i problemi di performance si aggravassero e ha inviato un messaggio chiaro: la responsabilità dei dipendenti viene presa sul serio.

L'organizzazione ha implementato check-in regolari tra manager e dipendenti per discutere i progressi, affrontare le sfide e fornire feedback. Il manager ha utilizzato i riepiloghi delle attività di CleverControl nelle valutazioni delle prestazioni, rendendole meno soggettive e più oggettive e dirette. I riepiloghi delle attività hanno fornito le necessarie prove concrete delle prestazioni, sia positive che negative. Sulla base di queste evidenze, il manager ha potuto fornire un feedback mirato e contribuire a sviluppare strategie di miglioramento.

Inoltre, il manager ha stabilito chiare aspettative per quanto riguarda le ore di lavoro, il completamento dei compiti e l'utilizzo di app e siti web indesiderati/inutili. Il monitoraggio con CleverControl ha garantito che i dipendenti rispettassero tali aspettative.

As a result, the marketing agency saw a 14% increase in overall team productivity within two months of CleverControl's implementation. Data-driven insights into employee performance allowed for more objective and fair performance reviews and targeted support. Besides, CleverControl's time-tracking features acted as a deterrent to time theft, minimizing lost billable hours. Employees became more accountable and conscious of their time management. They spent significantly less time on non-work-related tasks.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Conclusione

This CleverControl case demonstrates how effective employee monitoring can be in managing a remote team. It reveals skill gaps, distractions, and idleness, allowing management to make informed decisions about improving the situation. If you would like to know more about CleverСontrol's features and how it can transform your team, learn more  here