Kasus CleverControl: Meningkatkan Akuntabilitas Karyawan dalam Tim Jarak Jauh

Menjalankan tim terdistribusi seperti menggembala kucing. Anda tahu setiap karyawan berbakat dan berkualitas. Namun, menjaga semua orang tetap fokus, produktif, dan bertanggung jawab bisa terasa seperti tugas yang mustahil. Ini adalah tantangan yang dihadapi salah satu klien kami sebelum mereka menerapkan CleverControl.
Tantangannya
Dalam kasus CleverControl ini, kliennya adalah agen pemasaran dengan tim yang terdiri dari 50 karyawan yang tersebar di beberapa zona waktu.
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- Kesulitan dalam menilai hasil kerja aktual dan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat ditagih dibandingkan dengan aktivitas yang tidak dapat ditagih;
- Ketidakpastian mengenai karyawan yang bekerja secara konsisten pada jam kerja yang ditentukan;
- Kinerja tidak konsisten: beberapa karyawan melebihi ekspektasi, sementara yang lain terus-menerus berkinerja buruk;
- Terbatasnya visibilitas terhadap proses kerja dan kontribusi individu terhadap proyek.
Metode pengendalian sebelumnya ternyata tidak efektif. Inilah sebabnya mengapa perusahaan memutuskan untuk mencoba perangkat lunak pemantauan karyawan.
Hasil pemantauan
Badan tersebut menerapkan CleverControl untuk mengatasi tantangan yang dijelaskan. Tautan unduhan dikirimkan kepada karyawan sehingga mereka dapat menginstal agen pemantauan pada laptop yang dikeluarkan perusahaan.
Manajemen terkejut dengan betapa mudahnya proses instalasi: tim dapat menginstal agen tanpa spesialis IT dan hampir tidak menemui kesulitan.
Dengan CleverControl, manajemen dapat memeriksa pekerjaan karyawan secara real-time dan memiliki log aktivitas terperinci untuk ditinjau lebih lanjut. Organisasi ini secara khusus tertarik pada informasi berikut:
- Waktu kerja: catatan login/logout dan waktu aktif/tidak aktif;
- Penggunaan aplikasi: aplikasi apa yang digunakan dan untuk berapa lama;
- Riwayat situs web: situs web yang dikunjungi dan waktu yang dihabiskan di sana;
- Aktivitas media sosial dan perpesanan: media sosial dan aplikasi obrolan apa yang digunakan dan untuk berapa lama;
- Tangkapan layar dan rekaman layar;
- Streaming langsung dari layar karyawan.
Informasi ini memberikan wawasan tentang alur kerja setiap karyawan, membantu menemukan alasan produktivitas yang tidak konsisten, dan mengungkap beberapa pemalas.
Misalnya, CleverControl mengungkapkan periode tidak aktif atau penjelajahan pribadi yang berkepanjangan dari seorang karyawan setelah masuk kerja. Karyawan tersebut mungkin masuk pada pukul 9:00 tetapi tidak menunjukkan aktivitas terkait pekerjaan yang signifikan hingga pukul 10:30.
Karyawan lain terjebak dalam jam keluar awal dan jam masuk terlambat yang konsisten. Total jam kerja mingguan, seperti yang dilacak oleh CleverControl, adalah sekitar 36 jam, bukan 40 jam yang diharapkan.
Meskipun kontrak mereka tidak mencakup jam kerja fleksibel, beberapa karyawan menetapkan jam kerja tersebut atas wewenang mereka sendiri. Mereka mungkin bekerja hingga larut malam, sedangkan sisanya bekerja seperti biasa pukul 9-5. Kurangnya jam kerja yang tumpang tindih menyebabkan tantangan komunikasi dan tenggat waktu yang terlewat.
Analisis penggunaan program dan situs web menunjukkan penggunaan media sosial dan platform streaming yang berlebihan selama jam kerja yang ditentukan. Karyawan mungkin telah membuka lamaran terkait pekerjaan, namun fokusnya jelas pada program lain.
Dalam kasus lain, karyawan tersebut mungkin menghabiskan waktu berjam-jam dalam program yang berhubungan dengan pekerjaan, namun hasilnya minimal. Hal ini dapat menunjukkan bahwa karyawan tersebut sedang fokus pada hal lain di luar laptop kerja atau alur kerjanya tidak efisien.
Solusinya
Berdasarkan wawasan yang diperoleh dari pemantauan, lembaga pemasaran mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan akuntabilitas karyawan.
Log CleverControl memungkinkan penanganan masalah yang ditargetkan seperti pencurian waktu dan kinerja buruk yang konsisten. Intervensi yang tepat waktu mencegah masalah kinerja meningkat dan memberikan pesan yang jelas bahwa akuntabilitas karyawan ditanggapi dengan serius.
Organisasi menerapkan check-in rutin antara manajer dan karyawan untuk mendiskusikan kemajuan, mengatasi tantangan, dan memberikan umpan balik. Manajer menggunakan ringkasan aktivitas CleverControl dalam tinjauan kinerja, sehingga tinjauan tersebut tidak terlalu subjektif dan lebih objektif serta langsung. Ringkasan kegiatan memberikan bukti nyata yang diperlukan mengenai kinerja, baik positif maupun negatif. Berdasarkan bukti, manajer dapat memberikan umpan balik yang ditargetkan dan membantu mengembangkan strategi perbaikan.
Selain itu, manajer menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai jam kerja, penyelesaian tugas, dan penggunaan aplikasi dan situs web yang tidak diinginkan/tidak produktif. Pemantauan dengan CleverControl memastikan bahwa karyawan memenuhi harapan tersebut.
Hasilnya, agen pemasaran melihat peningkatan produktivitas tim secara keseluruhan sebesar 14% dalam waktu dua bulan setelah penerapan CleverControl. Wawasan berbasis data mengenai kinerja karyawan memungkinkan dilakukannya tinjauan kinerja yang lebih obyektif dan adil serta dukungan yang ditargetkan. Selain itu, fitur pelacakan waktu CleverControl bertindak sebagai pencegah pencurian waktu, meminimalkan hilangnya jam kerja yang dapat ditagih. Karyawan menjadi lebih bertanggung jawab dan sadar akan manajemen waktu mereka. Mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.
Kesimpulan
Kasus CleverControl ini menunjukkan betapa efektifnya pemantauan karyawan dalam mengelola tim jarak jauh. Hal ini mengungkap kesenjangan keterampilan, gangguan, dan kemalasan, sehingga memungkinkan manajemen mengambil keputusan yang tepat untuk memperbaiki situasi. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang fitur CleverСontrol dan bagaimana hal itu dapat mengubah tim Anda, pelajari lebih lanjut Di Sini