Pemantauan karyawan umumnya legal di Amerika Serikat jika digunakan untuk tujuan bisnis yang sah, seperti melindungi data perusahaan, melacak produktivitas, mengelola tim jarak jauh, atau mendukung kepatuhan. Namun, aturan pemantauan berbeda-beda di setiap negara bagian.
Tergantung pada lokasi dan metode pemantauan, pemberi kerja mungkin perlu mempertimbangkan persyaratan pemberitahuan, aturan persetujuan, undang-undang perekaman audio dan panggilan, batasan pengawasan video, pelacakan GPS, data biometrik, perangkat pribadi, dan harapan privasi karyawan.
Panduan ini memberikan gambaran umum tentang undang-undang pemantauan komputer karyawan dan tautan ke panduan terperinci untuk masing-masing negara bagian.
Pengawasan karyawan di AS diatur oleh kombinasi undang-undang federal, undang-undang negara bagian, persyaratan industri, dan kebijakan perusahaan. Tidak ada satu aturan nasional pun yang mencakup setiap metode pengawasan. Sebaliknya, pemberi kerja harus mempertimbangkan apa yang mereka pantau, di mana karyawan bekerja, perangkat apa yang digunakan, dan apakah karyawan telah diberitahu.
Di tingkat federal, Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik, atau ECPA, adalah salah satu undang-undang utama yang berkaitan dengan komunikasi elektronik. Secara umum, undang-undang ini membatasi penyadapan tanpa izin terhadap komunikasi kawat, lisan, dan elektronik, tetapi mengizinkan pengecualian tertentu, termasuk perekaman berdasarkan persetujuan dan konteks yang berkaitan dengan bisnis. Karena undang-undang negara bagian mungkin lebih ketat, pemberi kerja harus meninjau persyaratan federal dan negara bagian sebelum memantau komunikasi atau merekam panggilan.
Undang-undang negara bagian dapat menambahkan kewajiban pemberitahuan atau persetujuan khusus. Misalnya, beberapa negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk memberi tahu karyawan sebelum melakukan pemantauan elektronik, sementara negara bagian lain memiliki aturan yang lebih ketat untuk perekaman audio, data biometrik, atau privasi tempat kerja.
Pihak pemberi kerja juga harus mempertimbangkan hak-hak karyawan, keamanan data, dan kewajiban anti-diskriminasi. Pemantauan tidak boleh digunakan untuk mengganggu aktivitas tempat kerja yang dilindungi, mengumpulkan data pribadi yang tidak perlu, atau membuat keputusan ketenagakerjaan yang tidak adil.
Secara umum, program pemantauan yang sesuai harus transparan, terbatas pada tujuan bisnis yang sah, didokumentasikan dalam kebijakan tertulis, dan dikonfigurasi sesuai dengan hukum yang berlaku.
Gunakan tabel ini sebagai titik awal untuk penelitian khusus negara bagian. Tabel ini merangkum panduan kebijakan, aturan perekaman, risiko privasi, panduan lengkap, dan sumber hukum yang bermanfaat.
| Negara | Pemberitahuan / Panduan Kebijakan | Peraturan Persetujuan/Perekaman | Risiko Privasi Utama | Panduan Lengkap | Sumber Hukum yang Berguna |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Pihak perusahaan harus menggunakan pemberitahuan tertulis yang jelas sebelum memantau perangkat perusahaan, komunikasi di tempat kerja, penggunaan internet, atau pengawasan video. | Alabama umumnya mengizinkan perekaman jika setidaknya satu pihak yang berkomunikasi memberikan persetujuan. | Rekaman audio, kamera tersembunyi, area pribadi, perangkat pribadi, pemantauan yang terlalu luas. | Segera hadir | |
| Alaska | Pihak pemberi kerja harus menjelaskan praktik pemantauan dalam kebijakan tertulis, terutama ketika memantau komunikasi, perangkat kerja, atau karyawan yang bekerja jarak jauh. | Di Alaska, perekaman percakapan lisan umumnya diperbolehkan dengan persetujuan salah satu pihak. | Perekaman audio, percakapan pribadi, batasan kerja jarak jauh, perangkat pribadi, pemantauan akses data. | Segera hadir | |
| Arizona | Pihak pemberi kerja harus memberikan pemberitahuan tertulis yang jelas sebelum memantau perangkat perusahaan, sistem tempat kerja, komunikasi, atau data lokasi. | Arizona umumnya mengizinkan perekaman atau penyadapan jika salah satu pihak dalam komunikasi tersebut memberikan persetujuan. | Perekaman audio, pengawasan video di area pribadi, pelacakan GPS/lokasi, perangkat pribadi, batasan sistem perusahaan. | Segera hadir | |
| Arkansas | Pihak pemberi kerja harus menggunakan pemberitahuan tertulis yang jelas sebelum memantau perangkat perusahaan, sistem tempat kerja, komunikasi, pengawasan video, atau data lokasi. Arkansas juga melindungi akses akun media sosial karyawan. | Arkansas umumnya mengizinkan perekaman atau penyadapan ketika orang yang merekam adalah salah satu pihak dalam komunikasi tersebut atau salah satu pihak telah memberikan persetujuan sebelumnya. | Perekaman audio, pengawasan video di area pribadi, akses akun media sosial, perangkat pribadi, pelacakan GPS/lokasi tanpa kebijakan yang jelas. | Segera hadir | |
| California | Gunakan pemberitahuan tertulis yang jelas dan pengungkapan privasi sebelum melakukan pemantauan. Pemberi kerja di California harus menjelaskan data apa yang dikumpulkan, mengapa data tersebut dikumpulkan, dan bagaimana data tersebut akan digunakan. | Secara umum, California mensyaratkan persetujuan semua pihak sebelum merekam komunikasi rahasia. | Hak data karyawan berdasarkan CCPA/CPRA; komunikasi rahasia; perangkat pribadi; harapan wajar akan privasi. | Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan di California: Persyaratan Hukum dan Praktik Terbaik | |
| Colorado | Gunakan kebijakan pemantauan tertulis yang jelas, terutama untuk tim jarak jauh, proses orientasi karyawan baru, dokumentasi SDM, dan sistem milik perusahaan. | Di Colorado, umumnya diperlukan persetujuan dari setidaknya satu pihak untuk merekam atau mencegat komunikasi telepon atau elektronik. | Tim jarak jauh; dokumentasi SDM; data produktivitas; aktivitas tempat kerja yang dilindungi; akses karyawan ke file kepegawaian. | Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Colorado: Meringankan Beban Kerja SDM dan Mengelola Tim Jarak Jauh |
Sebelum menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan, pemberi kerja harus meninjau persyaratan hukum dan pertimbangan kepercayaan di tempat kerja.
Pihak pemberi kerja harus mendefinisikan mengapa pemantauan diperlukan: pelacakan produktivitas, manajemen kehadiran, keamanan siber, pencegahan kehilangan data, pelaporan kepatuhan, kontrol kualitas layanan pelanggan, dan manajemen tim jarak jauh.
Beberapa negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk memberi tahu karyawan sebelum pemantauan elektronik dimulai. Bahkan ketika pemberitahuan tidak secara eksplisit diwajibkan, pemberitahuan tertulis adalah praktik terbaik. Hal ini membantu karyawan memahami apa yang dipantau, kapan pemantauan terjadi, dan bagaimana data yang dikumpulkan dapat digunakan.
Persetujuan mungkin diperlukan atau disarankan untuk perekaman audio, perekaman panggilan, pengumpulan data biometrik, pelacakan GPS, dan pemantauan perangkat pribadi. Pemberi kerja yang beroperasi di beberapa negara bagian harus sangat berhati-hati karena aturan persetujuan dapat berbeda secara signifikan.
Pihak perusahaan biasanya memiliki kendali lebih besar atas komputer, telepon, jaringan, dan akun bisnis milik perusahaan. Perangkat pribadi menimbulkan risiko privasi yang lebih tinggi dan harus dilindungi oleh kebijakan BYOD (Bring Your Own Device) yang jelas.
Catatan pemantauan karyawan mungkin berisi informasi sensitif. Pemberi kerja harus membatasi akses, mengamankan data yang tersimpan, menetapkan periode penyimpanan, dan menghapus informasi ketika tidak lagi dibutuhkan.
Telusuri ringkasan singkat negara bagian atau langsung menuju tabel panduan cepat.
Pengusaha di Alabama harus mengandalkan kebijakan pemantauan tertulis yang jelas sebelum meninjau aktivitas karyawan pada perangkat perusahaan, sistem tempat kerja, email, penggunaan internet, atau komunikasi bisnis. Hukum federal, termasuk ECPA, mungkin mengizinkan pemantauan tempat kerja tertentu dalam konteks tujuan bisnis atau berdasarkan persetujuan, tetapi aturan privasi dan penyadapan negara bagian tetap penting.
Undang-undang penyadapan kriminal Alabama melarang penggunaan perangkat secara sengaja untuk melakukan penyadapan. Menurut hukum Alabama, penyadapan didefinisikan sebagai penyadapan komunikasi pribadi tanpa persetujuan setidaknya satu orang yang terlibat. Pemberi kerja harus sangat berhati-hati dengan perekaman audio, kamera tersembunyi, pengawasan di ruang pribadi, dan alat apa pun yang dapat merekam percakapan pribadi. Pemantauan lebih aman jika terbatas pada sistem milik perusahaan, diungkapkan sebelumnya, dan terkait dengan tujuan bisnis yang sah. Hukum Alabama juga mencakup pelanggaran pengawasan terkait, jadi pemberi kerja harus menghindari pemantauan apa pun yang dapat dianggap sebagai pengamatan rahasia di area pribadi.
Pengusaha di Alaska harus menjelaskan secara jelas tentang pemantauan tempat kerja sebelum menggunakan alat yang melacak perangkat perusahaan, komunikasi kerja, produktivitas, tangkapan layar, lokasi, atau aktivitas karyawan jarak jauh. Kebijakan tertulis harus mendefinisikan apa yang dipantau, kapan pemantauan dilakukan, data apa yang dikumpulkan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan berapa lama catatan disimpan.
Hukum Alaska melarang penggunaan alat penyadap untuk mendengar atau merekam percakapan lisan tanpa persetujuan dari salah satu pihak yang terlibat dalam percakapan tersebut. Dalam praktiknya, Alaska umumnya diperlakukan sebagai negara bagian dengan persetujuan satu pihak, tetapi pemberi kerja tetap harus menghindari perekaman percakapan pribadi tanpa alasan bisnis yang jelas dan pemberitahuan yang sesuai. Memantau perangkat pribadi, akun pribadi, aktivitas di luar jam kerja, atau ruang pribadi menciptakan risiko privasi yang lebih tinggi. Hukum federal, termasuk ECPA, juga berlaku ketika komunikasi elektronik dipantau atau dicegat.
Pengusaha di Arizona dapat menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan untuk mendukung produktivitas, keamanan, kehadiran, dan kepatuhan, terutama pada perangkat milik perusahaan dan sistem bisnis. Kebijakan tertulis yang jelas harus menjelaskan apa yang dipantau, mengapa pemantauan digunakan, apakah data komunikasi atau lokasi disertakan, dan siapa yang dapat mengakses catatan yang dikumpulkan.
Arizona umumnya merupakan negara bagian yang menerapkan persetujuan satu pihak untuk perekaman dan penyadapan komunikasi. Namun, pemberi kerja tetap harus berhati-hati dengan perekaman audio, pengawasan video, perangkat pribadi, dan area di mana karyawan memiliki harapan privasi yang wajar. Perekaman atau pengamatan rahasia di tempat pribadi dapat menimbulkan risiko hukum yang serius, sehingga pengawasan di tempat kerja harus dibatasi untuk tujuan bisnis yang sah dan diungkapkan sebelumnya.
Pada umumnya, perusahaan di Arkansas dapat memantau komputer milik perusahaan, sistem bisnis, email tempat kerja, penggunaan internet, dan aktivitas terkait pekerjaan lainnya ketika pemantauan tersebut terkait dengan tujuan bisnis yang sah dan dijelaskan secara jelas dalam kebijakan. Undang-undang media sosial karyawan Arkansas sangat relevan dengan pemantauan digital: perusahaan umumnya tidak boleh mewajibkan, meminta, menyarankan, atau menyebabkan karyawan atau pelamar untuk mengungkapkan nama pengguna, kata sandi, atau metode akses lainnya untuk akun media sosial pribadi. Undang-undang tersebut tidak mencegah perusahaan untuk memantau peralatan elektronik perusahaan atau akun yang disediakan perusahaan, dan mencakup pengecualian untuk investigasi formal tertentu.
Arkansas umumnya merupakan negara bagian yang menerapkan persetujuan satu pihak untuk perekaman atau penyadapan komunikasi melalui kabel, telepon rumah, lisan, telepon, atau nirkabel. Namun, pemberi kerja tetap harus berhati-hati dengan perekaman panggilan, pemantauan audio, dan alat yang dapat merekam percakapan pribadi. Pengawasan video juga harus menghindari area pribadi: hukum Arkansas melarang pengamatan, pemotretan, pengambilan gambar, atau perekaman video secara diam-diam terhadap seseorang di area pribadi di mana mereka memiliki harapan privasi yang wajar dan belum memberikan persetujuan. Jika pemberi kerja perlu melacak lokasi, hal itu harus dilakukan melalui pemberitahuan yang jelas, batasan waktu kerja, batasan perangkat perusahaan, dan tujuan bisnis yang sah.
California memiliki salah satu kerangka kerja privasi terkuat di Amerika Serikat, jadi perusahaan harus sangat berhati-hati saat menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan. Pemantauan mungkin diizinkan untuk tujuan bisnis yang sah, terutama pada perangkat dan sistem bisnis milik perusahaan, tetapi perusahaan harus menjelaskan dengan jelas data apa yang dikumpulkan, mengapa data tersebut dikumpulkan, dan bagaimana data tersebut akan digunakan.
Pengusaha di California harus memberikan perhatian khusus pada komunikasi rahasia, harapan privasi karyawan, perangkat pribadi, dan hak data karyawan berdasarkan kerangka kerja CCPA/CPRA. Perekaman audio atau panggilan memerlukan kehati-hatian khusus karena California umumnya membatasi perekaman komunikasi rahasia tanpa persetujuan semua pihak.
Perusahaan di Colorado sering menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan untuk mengelola tim jarak jauh atau hibrida, mengurangi beban kerja SDM, mendukung proses orientasi karyawan baru, melacak kehadiran, dan menciptakan visibilitas yang lebih konsisten di seluruh kantor yang tersebar. Pemantauan dapat membantu SDM dan manajer mengidentifikasi masalah alur kerja, mendukung karyawan baru, dan membandingkan tim menggunakan data operasional yang lebih objektif.
Colorado umumnya merupakan negara bagian yang menerapkan persetujuan satu pihak untuk komunikasi telepon dan elektronik, tetapi pemberi kerja tetap harus menggunakan kebijakan tertulis yang transparan dan menghindari pemantauan yang mengganggu. Pemberi kerja juga harus mempertimbangkan hak karyawan ketika data pemantauan digunakan untuk keputusan SDM: hukum Colorado memberi karyawan hak untuk memeriksa dan mendapatkan salinan file personalia mereka setidaknya setiap tahun atas permintaan, dan mantan karyawan memiliki hak pemeriksaan satu kali setelah pemutusan hubungan kerja.
Pemantauan karyawan dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Setiap metode memiliki implikasi hukum dan privasi yang berbeda, sehingga perusahaan harus memilih alat yang tepat dengan hati-hati dan menjelaskannya secara jelas dalam kebijakan internal.
Pemantauan aktivitas komputer dapat mencakup pelacakan waktu aktif dan waktu idle, penggunaan aplikasi, kunjungan situs web, aktivitas file, dan pola produktivitas.
Pihak perusahaan dapat memantau penggunaan email dan internet di sistem perusahaan untuk melindungi data, menyelidiki pelanggaran kebijakan, atau memastikan penggunaan sumber daya perusahaan yang tepat.
Screenshot dan perekaman layar dapat mendukung analisis produktivitas, kontrol kualitas, dan investigasi keamanan. Karena metode ini dapat menangkap informasi sensitif, metode ini harus diungkapkan dalam kebijakan pemantauan.
Perekaman penekanan tombol (keystroke logging) lebih mengganggu daripada banyak metode pemantauan lainnya. Jika digunakan, hal tersebut harus diungkapkan secara jelas dan dibatasi untuk tujuan bisnis yang sah.
Pelacakan GPS sering digunakan untuk tim lapangan, logistik, pengiriman, penjualan, dan kendaraan perusahaan. Pihak perusahaan harus menjelaskan kapan lokasi dilacak, apakah pelacakan berlanjut di luar jam kerja, dan bagaimana data lokasi digunakan.
Pengawasan video dapat digunakan untuk keselamatan, keamanan, dan pencegahan kerugian. Pemberi kerja harus menghindari area pribadi dan mempertimbangkan persyaratan pemberitahuan dari negara bagian.
Perekaman audio dan panggilan memerlukan kehati-hatian khusus karena hukum persetujuan berbeda-beda di setiap negara bagian. Beberapa negara bagian mengizinkan persetujuan satu pihak, sementara yang lain memerlukan persetujuan semua pihak.
Pemantauan biometrik dapat mencakup mesin pencatat waktu sidik jari, pengenalan wajah, atau pengenalan suara. Beberapa negara bagian mengatur data biometrik secara langsung, jadi perusahaan harus meninjau hukum negara bagian yang berlaku sebelum mengumpulkannya.
Program pemantauan karyawan yang sesuai harus transparan, proporsional, dan berfokus pada kebutuhan bisnis yang sah.
Pihak pemberi kerja sebaiknya:
Pihak pemberi kerja harus mengkonfigurasi pengaturan pemantauan sesuai dengan kebijakan internal mereka dan persyaratan hukum yang berlaku.
Kebijakan pemantauan karyawan yang jelas memungkinkan karyawan untuk memahami cara kerja pemantauan dan membantu perusahaan mendokumentasikan pendekatan kepatuhan mereka.
Kebijakan pemantauan biasanya harus menjelaskan:
Kebijakan tersebut harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah diakses oleh karyawan.
Pemantauan karyawan umumnya legal di AS jika digunakan untuk tujuan bisnis yang sah. Namun, persyaratannya bervariasi tergantung negara bagian, metode pemantauan, jenis perangkat, dan apakah komunikasi direkam.
Di Connecticut, Delaware, New York, California, dan Texas - ya. Negara-negara bagian ini memiliki persyaratan pemberitahuan khusus untuk pemantauan elektronik. Bahkan jika pemberitahuan tidak secara eksplisit diwajibkan, pemberitahuan tertulis merupakan praktik terbaik yang direkomendasikan.
Hal ini bergantung pada jenis pemantauan dan negara bagian. Persetujuan sangat penting, terutama untuk perekaman audio, perekaman panggilan, data biometrik, pelacakan GPS, dan pemantauan perangkat pribadi.
Pihak perusahaan seringkali memiliki wewenang lebih besar untuk memantau komputer milik perusahaan, akun bisnis, dan jaringan perusahaan, terutama ketika karyawan telah diberitahu. Namun, pemantauan tetap harus dibatasi untuk tujuan bisnis yang sah.
Perangkat pribadi lebih sensitif secara hukum. Pemberi kerja harus menggunakan kebijakan BYOD yang jelas, menghindari akses ke data pribadi, dan memperoleh persetujuan yang sesuai sebelum memantau aktivitas terkait pekerjaan pada perangkat pribadi.
Pihak pemberi kerja diperbolehkan merekam panggilan terkait pekerjaan; namun, undang-undang perekaman panggilan berbeda-beda di setiap negara bagian. Beberapa negara bagian mengizinkan persetujuan satu pihak, sementara yang lain mensyaratkan persetujuan semua pihak. Pihak pemberi kerja harus meninjau undang-undang negara bagian yang berlaku sebelum merekam panggilan.
Pengawasan video mungkin diizinkan untuk keselamatan, keamanan, dan pencegahan kerugian, tetapi pemberi kerja harus menghindari area pribadi dan mempertimbangkan persyaratan pemberitahuan dari negara bagian.
Pekerjaan jarak jauh dapat menimbulkan masalah privasi tambahan karena pemantauan dapat terjadi di rumah karyawan atau pada perangkat yang digunakan bersama. Pemberi kerja harus mendefinisikan dengan jelas jam kerja, sistem yang dipantau, perangkat yang tercakup, dan informasi apa yang dikumpulkan.
CleverControl membantu perusahaan melacak aktivitas kerja, penggunaan aplikasi dan situs web, tangkapan layar, waktu kerja, dan tren produktivitas dari satu dasbor. Konfigurasikan pemantauan sesuai dengan kebijakan internal dan persyaratan hukum yang berlaku.