CleverControl Case: Pagpapabuti ng Pananagutan ng Empleyado sa Malayong Koponan

Sa kasong CleverControl na ito, ang kliyente ay isang ahensya sa marketing na may pangkat ng 50 empleyado na ipinamahagi sa ilang time zone.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Mga kahirapan sa pagtatasa ng aktwal na output ng trabaho at oras na ginugol sa mga masisingil na gawain kumpara sa mga aktibidad na hindi masisingil;
2. Kawalang-katiyakan tungkol sa mga empleyado na patuloy na nagtatrabaho sa mga itinalagang oras ng trabaho;
3. Hindi pare-pareho ang pagganap: ang ilang mga empleyado ay lumampas sa mga inaasahan, habang ang iba ay patuloy na hindi maganda ang pagganap;
4. Limitado ang kakayahang makita sa mga proseso ng trabaho at indibidwal na kontribusyon sa mga proyekto.

Ang mga nakaraang pamamaraan ng kontrol ay naging hindi epektibo. Ito ang dahilan kung bakit nagpasya ang kumpanya na subukan ang software sa pagsubaybay ng empleyado.

Ipinatupad ng ahensya ang CleverControl upang malampasan ang mga inilarawang hamon. Ang mga link sa pag-download ay ipinadala sa mga empleyado upang mai-install nila ang ahente ng pagsubaybay sa mga laptop na ibinigay ng kumpanya.

Nagulat ang pamunuan sa kung gaano kahirap ang pag-install: maaaring i-install ng team ang ahente nang walang IT specialist at walang mga problemang naranasan.

Sa CleverControl, maaaring suriin ng pamamahala ang trabaho ng mga empleyado sa real time at magkaroon ng mga detalyadong log ng aktibidad para sa karagdagang pagsusuri. Partikular na interesado ang organisasyon sa sumusunod na impormasyon:

1. Oras ng trabaho: mga talaan ng pag-login/pag-logout at aktibo/hindi aktibong oras;
2. Paggamit ng application: anong mga app ang ginamit at gaano katagal;
3. Kasaysayan ng website: binisita ang mga website at oras na ginugol sa kanila;
4. Social media at aktibidad ng messenger: anong social media at chat app ang ginamit at gaano katagal;
5. Mga screenshot at pag-record ng screen;
6. Mga live stream mula sa mga screen ng mga empleyado.

Ang impormasyong ito ay nagbigay ng mga insight sa workflow ng bawat empleyado, tumulong sa paghahanap ng mga dahilan para sa hindi pare-parehong pagiging produktibo, at nagsiwalat ng ilang mga slackers.

Halimbawa, ipinahayag ng CleverControl ang pinahabang panahon ng kawalan ng aktibidad o personal na pagba-browse ng isang empleyado pagkatapos mag-clocking in. Maaaring mag-log in ang empleyado sa 9:00 am ngunit hindi magpakita ng makabuluhang aktibidad na nauugnay sa trabaho hanggang 10:30 am.

Ang isa pang empleyado ay nahuli sa pare-parehong maagang orasan-out at late clock-in. Ang kabuuang lingguhang oras ng trabaho, gaya ng sinusubaybayan ng CleverControl, ay humigit-kumulang 36 na oras sa halip na 40 na inaasahang oras.

Bagama't hindi kasama sa kanilang kontrata ang mga flexible na oras ng trabaho, inangkin sila ng ilang empleyado sa kanilang sariling awtoridad. Maaaring magtrabaho sila hanggang gabi, habang ang iba ay nagtatrabaho sa karaniwang 9-5. Ang kakulangan ng magkakapatong na oras ng trabaho ay humantong sa mga hamon sa komunikasyon at hindi nasagot na mga deadline.

Ang pagsusuri sa paggamit ng programa at website ay nagpakita ng labis na paggamit ng social media at streaming platform sa mga itinalagang oras ng trabaho. Maaaring may bukas na mga application na nauugnay sa trabaho ang mga empleyado, ngunit malinaw na nakatuon ang pansin sa iba pang mga programa.

Sa ibang mga kaso, ang empleyado ay maaaring gumugol ng mga oras sa isang programang nauugnay sa trabaho, ngunit ang output ay minimal. Iyon ay maaaring magpahiwatig na ang empleyado ay maaaring nakatutok sa ibang bagay sa labas ng trabahong laptop o ang kanilang daloy ng trabaho ay hindi mahusay.

Batay sa insight na natanggap mula sa pagsubaybay, ang ahensya ng marketing ay gumawa ng mga hakbang upang mapabuti ang pananagutan ng empleyado.

Pinahintulutan ng mga CleverControl log ang naka-target na pagtugon sa mga isyu tulad ng pagnanakaw ng oras at pare-parehong hindi magandang pagganap. Napigilan ng napapanahong panghihimasok ang mga isyu sa pagganap na lumaki at nagpadala ng isang malinaw na mensahe na sineseryoso ang pananagutan ng empleyado.

Nagpatupad ang organisasyon ng mga regular na check-in sa pagitan ng mga manager at empleyado upang talakayin ang pag-unlad, tugunan ang mga hamon, at magbigay ng feedback. Gumamit ang tagapamahala ng mga buod ng aktibidad ng CleverControl sa mga pagsusuri sa pagganap, na ginagawang hindi gaanong subjective at mas layunin at direkta ang mga pagsusuri. Ang mga buod ng aktibidad ay nagbigay ng kinakailangang konkretong ebidensya ng pagganap, parehong positibo at negatibo. Batay sa ebidensya, maaaring magbigay ang tagapamahala ng naka-target na feedback at tumulong na bumuo ng mga diskarte sa pagpapabuti.

Bukod pa rito, nagtakda ang manager ng malinaw na mga inaasahan para sa mga oras ng trabaho, pagkumpleto ng gawain, at paggamit ng mga hindi gustong/hindi produktibong app at website. Tiniyak ng pagsubaybay sa CleverControl na naabot ng mga empleyado ang mga inaasahan.

Bilang resulta, nakakita ang ahensya ng marketing ng 14% na pagtaas sa kabuuang produktibidad ng koponan sa loob ng dalawang buwan ng pagpapatupad ng CleverControl. Ang mga insight na batay sa data sa pagganap ng empleyado ay pinapayagan para sa mas layunin at patas na mga pagsusuri sa pagganap at naka-target na suporta. Bukod pa rito, ang mga feature ng CleverControl sa pagsubaybay sa oras ay nagsilbing hadlang sa pagnanakaw ng oras, na nagpapaliit sa mga nawawalang oras na masisingil. Ang mga empleyado ay naging mas may pananagutan at mulat sa kanilang pamamahala sa oras. Gumugol sila ng mas kaunting oras sa mga gawaing hindi nauugnay sa trabaho.

"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.

Ang CleverControl case na ito ay nagpapakita kung gaano kabisa ang pagsubaybay ng empleyado sa pamamahala ng isang remote na team. Nagpapakita ito ng mga gaps sa kasanayan, pagkagambala, at katamaran, na nagpapahintulot sa pamamahala na gumawa ng matalinong mga desisyon tungkol sa pagpapabuti ng sitwasyon. Kung gusto mong malaman ang higit pa tungkol sa mga feature ng CleverControl at kung paano nito mababago ang iyong koponan, matuto nang higit pa  dito