Karaniwang legal ang pagsubaybay sa empleyado sa Estados Unidos kapag ginagamit para sa mga lehitimong layunin sa negosyo, tulad ng pagprotekta sa datos ng kumpanya, pagsubaybay sa produktibidad, pamamahala ng mga remote team, o pagsuporta sa pagsunod. Gayunpaman, ang mga patakaran sa pagsubaybay ay nag-iiba ayon sa estado.
Depende sa lokasyon at paraan ng pagsubaybay, maaaring kailanganing isaalang-alang ng mga employer ang mga kinakailangan sa abiso, mga panuntunan sa pahintulot, mga batas sa pagre-record ng audio at tawag, mga limitasyon sa video surveillance, GPS tracking, biometric data, mga personal na device, at mga inaasahan sa privacy ng empleyado.
Ang gabay na ito ay nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng mga batas sa pagsubaybay sa computer ng empleyado at mga link sa mga detalyadong gabay para sa mga indibidwal na estado.
Ang pagsubaybay sa mga empleyado sa U.S. ay kinokontrol ng kombinasyon ng mga pederal na batas, mga batas ng estado, mga kinakailangan ng industriya, at mga patakaran ng kumpanya. Walang iisang pambansang tuntunin na sumasaklaw sa bawat paraan ng pagsubaybay. Sa halip, dapat isaalang-alang ng mga employer kung ano ang kanilang minomonitor, kung saan nagtatrabaho ang mga empleyado, kung aling mga device ang ginagamit, at kung naabisuhan na ba ang mga empleyado.
Sa antas pederal, ang Electronic Communications Privacy Act, o ECPA, ay isa sa mga pangunahing batas na may kaugnayan sa mga elektronikong komunikasyon. Sa pangkalahatan ay nililimitahan nito ang hindi awtorisadong pagharang sa mga komunikasyong wire, oral, at elektroniko, ngunit pinahihintulutan ang ilang mga eksepsiyon, kabilang ang pagre-record batay sa pahintulot at mga kontekstong may kaugnayan sa negosyo. Dahil maaaring mas mahigpit ang mga batas ng estado, dapat suriin ng mga employer ang parehong mga kinakailangan ng pederal at estado bago subaybayan ang mga komunikasyon o i-record ang mga tawag.
Ang mga batas ng estado ay maaaring magdagdag ng mga partikular na obligasyon sa abiso o pahintulot. Halimbawa, hinihiling ng ilang estado sa mga employer na abisuhan ang mga empleyado bago ang elektronikong pagsubaybay, habang ang iba ay may mas mahigpit na mga patakaran para sa pag-record ng audio, biometric data, o privacy sa lugar ng trabaho.
Dapat ding isaalang-alang ng mga employer ang mga karapatan ng empleyado, seguridad ng datos, at mga obligasyon laban sa diskriminasyon. Hindi dapat gamitin ang pagsubaybay upang makialam sa protektadong aktibidad sa lugar ng trabaho, mangolekta ng hindi kinakailangang personal na datos, o gumawa ng hindi patas na mga desisyon sa pagtatrabaho.
Sa pangkalahatan, ang isang programa sa pagsubaybay na sumusunod sa mga patakaran ay dapat na maging malinaw, limitado sa mga lehitimong layunin sa negosyo, dokumentado sa isang nakasulat na patakaran, at isinaayos ayon sa mga naaangkop na batas.
Gamitin ang talahanayang ito bilang panimulang punto para sa pananaliksik na partikular sa estado. Binubuod nito ang gabay sa patakaran, mga tuntunin sa pagtatala, mga panganib sa privacy, kumpletong gabay, at mga kapaki-pakinabang na legal na mapagkukunan.
| Estado | Paunawa / Patnubay sa Patakaran | Mga Panuntunan sa Pahintulot / Pagtatala | Mga Pangunahing Panganib sa Pagkapribado | Buong Gabay | Mga Kapaki-pakinabang na Legal na Pinagmumulan |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Dapat gumamit ang mga employer ng malinaw na nakasulat na abiso bago subaybayan ang mga device ng kumpanya, mga komunikasyon sa lugar ng trabaho, paggamit ng internet, o video surveillance. | Karaniwang pinapayagan ng Alabama ang pagre-record kapag pumayag ang kahit isang partido sa komunikasyon. | Pagre-record ng audio, mga nakatagong camera, mga pribadong lugar, mga personal na device, masyadong malawak na pagsubaybay | Malapit na | |
| Alaska | Dapat ipaliwanag ng mga employer ang mga kasanayan sa pagsubaybay sa isang nakasulat na patakaran, lalo na kapag sinusubaybayan ang mga komunikasyon, mga aparato sa trabaho, o mga empleyadong nasa malayo. | Karaniwang pinapayagan ng Alaska ang pagre-record ng isang pasalitang pag-uusap nang may pahintulot ng isang partido. | Pagre-record ng audio, mga pribadong pag-uusap, mga hangganan sa remote work, mga personal na device, pagsubaybay sa access sa data | Malapit na | |
| Arizona | Dapat magbigay ng malinaw na nakasulat na abiso ang mga employer bago subaybayan ang mga device ng kumpanya, mga sistema sa lugar ng trabaho, mga komunikasyon, o datos ng lokasyon. | Karaniwang pinapayagan ng Arizona ang pagre-record o interception kapag pumayag ang isang partido sa komunikasyon. | Pagre-record ng audio, video surveillance sa mga pribadong lugar, pagsubaybay sa GPS/lokasyon, mga personal na device, mga hangganan ng kumpanya-sistema | Malapit na | |
| Arkansas | Dapat gumamit ang mga employer ng malinaw na nakasulat na abiso bago subaybayan ang mga device ng kumpanya, mga sistema sa lugar ng trabaho, mga komunikasyon, video surveillance, o data ng lokasyon. Pinoprotektahan din ng Arkansas ang access ng mga empleyado sa social media account. | Karaniwang pinapayagan ng Arkansas ang pagre-record o interception kapag ang taong nagre-record ay isang partido sa komunikasyon o kapag ang isang partido ay nagbigay na ng paunang pahintulot. | Pagre-record ng audio, video surveillance sa mga pribadong lugar, pag-access sa social media account, mga personal na device, pagsubaybay sa GPS/lokasyon nang walang malinaw na patakaran | Malapit na | |
| California | Gumamit ng malinaw na nakasulat na abiso at mga pagsisiwalat sa privacy bago magmonitor. Dapat ipaliwanag ng mga employer sa California kung anong datos ang kinokolekta, bakit ito kinokolekta, at paano ito gagamitin. | Karaniwang hinihingi ng California ang pahintulot ng lahat ng partido bago itala ang mga kumpidensyal na komunikasyon. | Mga karapatan sa datos ng empleyado ng CCPA/CPRA; mga kumpidensyal na komunikasyon; mga personal na aparato; makatwirang inaasahan sa privacy. | Software sa Pagsubaybay sa Empleyado sa California: Mga Kinakailangang Legal at Pinakamahuhusay na Kasanayan | |
| Colorado | Gumamit ng malinaw at nakasulat na patakaran sa pagsubaybay, lalo na para sa mga remote team, onboarding, dokumentasyon ng HR, at mga sistemang pagmamay-ari ng kumpanya. | Sa pangkalahatan, hinihingi ng Colorado ang pahintulot mula sa kahit isang partido upang i-record o maharang ang mga komunikasyon sa telepono o elektronikong komunikasyon. | Mga remote team; dokumentasyon ng HR; datos ng produktibidad; protektadong aktibidad sa lugar ng trabaho; access ng empleyado sa mga file ng tauhan. | Software sa Pagsubaybay sa Empleyado ng Colorado: Pagbawas sa Workload ng HR at Pamamahala ng mga Remote Team |
Bago gamitin ang software sa pagsubaybay sa empleyado, dapat suriin ng mga employer ang parehong mga legal na kinakailangan at mga konsiderasyon sa tiwala sa lugar ng trabaho.
Dapat tukuyin ng mga employer kung bakit kailangan ang pagsubaybay: pagsubaybay sa produktibidad, pamamahala ng pagdalo, cybersecurity, pag-iwas sa pagkawala ng datos, pag-uulat ng pagsunod sa mga regulasyon, pagkontrol sa kalidad ng serbisyo sa customer, at pamamahala ng malayuang pangkat.
Hinihiling ng ilang estado sa mga employer na ipaalam sa mga empleyado bago magsimula ang elektronikong pagsubaybay. Kahit na hindi tahasang kinakailangan ang abiso, ang nakasulat na abiso ay isang pinakamahusay na kasanayan. Nakakatulong ito sa mga empleyado na maunawaan kung ano ang minomonitor, kailan nagaganap ang pagsubaybay, at kung paano maaaring gamitin ang nakalap na datos.
Maaaring kailanganin o irekomenda ang pahintulot para sa pagre-record ng audio, pagre-record ng tawag, pangongolekta ng biometric data, pagsubaybay sa GPS, at pagsubaybay sa personal na device. Ang mga employer na nagpapatakbo sa maraming estado ay dapat maging lalong maingat dahil ang mga tuntunin sa pahintulot ay maaaring magkaiba nang malaki.
Karaniwang mas may kontrol ang mga employer sa mga computer, telepono, network, at mga account ng negosyo na pagmamay-ari ng kumpanya. Ang mga personal na device ay lumilikha ng mas mataas na panganib sa privacy at dapat saklawin ng isang malinaw na patakaran ng BYOD.
Ang mga talaan ng pagsubaybay ng empleyado ay maaaring maglaman ng sensitibong impormasyon. Dapat limitahan ng mga employer ang pag-access, i-secure ang nakaimbak na data, tukuyin ang mga panahon ng pagpapanatili, at burahin ang impormasyon kapag hindi na ito kailangan.
Mag-browse ng maiikling buod ng estado o direktang pumunta sa talahanayan ng mabilisang gabay.
Dapat umasa ang mga employer sa Alabama sa malinaw at nakasulat na mga patakaran sa pagsubaybay bago suriin ang aktibidad ng empleyado sa mga device ng kumpanya, mga sistema sa lugar ng trabaho, email, paggamit ng internet, o mga komunikasyon sa negosyo. Ang batas pederal, kabilang ang ECPA, ay maaaring magpahintulot sa ilang partikular na pagsubaybay sa lugar ng trabaho sa mga kontekstong nakabatay sa layunin ng negosyo o pahintulot, ngunit mahalaga pa rin ang mga patakaran sa privacy at pakikinig ng estado.
Ipinagbabawal ng batas kriminal na pang-aabang sa Alabama ang sinasadyang paggamit ng isang aparato upang mag-abang. Ayon sa batas ng Alabama, ang pang-aabang ay binibigyang kahulugan bilang ang pagharang sa mga pribadong komunikasyon nang walang pahintulot ng kahit isang taong kasangkot. Dapat maging maingat lalo na ang mga employer sa pagre-record ng audio, mga nakatagong camera, pagmamatyag sa mga pribadong lugar, at anumang tool na maaaring kumuha ng mga personal na pag-uusap. Mas ligtas ang pagsubaybay kapag limitado ito sa mga sistemang pag-aari ng kumpanya, isiniwalat nang maaga, at nakatali sa mga lehitimong layunin sa negosyo. Kasama rin sa batas ng Alabama ang mga kaugnay na paglabag sa pagmamatyag, kaya dapat iwasan ng mga employer ang anumang pagsubaybay na maaaring ituring na lihim na obserbasyon sa mga pribadong lugar.
Dapat malinaw na ipaliwanag ng mga employer sa Alaska ang pagsubaybay sa lugar ng trabaho bago gumamit ng mga tool na sumusubaybay sa mga device ng kumpanya, mga komunikasyon sa trabaho, produktibidad, mga screenshot, lokasyon, o aktibidad ng mga empleyado sa malayo. Dapat tukuyin ng isang nakasulat na patakaran kung ano ang minomonitor, kailan nagaganap ang pagsubaybay, anong data ang kinokolekta, sino ang maaaring maka-access dito, at kung gaano katagal itinatago ang mga rekord.
Ipinagbabawal ng batas ng Alaska ang paggamit ng eavesdropping device upang makinig o magrekord ng isang pag-uusap nang walang pahintulot ng isang partido sa pag-uusap. Sa pagsasagawa, ang Alaska ay karaniwang itinuturing na isang estado na may pahintulot ng isang partido, ngunit dapat pa ring iwasan ng mga employer ang pagrekord ng mga pribadong pag-uusap nang walang malinaw na katwiran sa negosyo at naaangkop na abiso. Ang pagsubaybay sa mga personal na device, personal na account, aktibidad na hindi oras ng trabaho, o mga pribadong espasyo ay lumilikha ng mas mataas na panganib sa privacy. Ang pederal na batas, kabilang ang ECPA, ay nalalapat din kapag ang mga elektronikong komunikasyon ay minomonitor o naharang.
Maaaring gamitin ng mga employer sa Arizona ang software sa pagsubaybay sa empleyado upang suportahan ang produktibidad, seguridad, pagdalo, at pagsunod sa mga regulasyon, lalo na sa mga device at sistema ng negosyo na pagmamay-ari ng kumpanya. Dapat ipaliwanag ng isang malinaw na nakasulat na patakaran kung ano ang minomonitor, bakit ginagamit ang pagsubaybay, kung kasama ang mga komunikasyon o datos ng lokasyon, at kung sino ang maaaring maka-access sa mga nakolektang rekord.
Ang Arizona sa pangkalahatan ay isang estadong may iisang partidong pahintulot para sa pagre-record at interception ng mga komunikasyon. Dapat pa ring maging maingat ang mga employer sa pagre-record ng audio, video surveillance, mga personal na device, at mga lugar kung saan ang mga empleyado ay may makatwirang inaasahan sa privacy. Ang lihim na pagre-record o panonood sa mga pribadong lugar ay maaaring lumikha ng malubhang legal na panganib, kaya ang pagmamanman sa lugar ng trabaho ay dapat na limitado sa mga lehitimong layunin sa negosyo at ibunyag nang maaga.
Karaniwang maaaring subaybayan ng mga employer sa Arkansas ang mga computer, sistema ng negosyo, email sa lugar ng trabaho, paggamit ng internet, at iba pang aktibidad na may kaugnayan sa trabaho na pagmamay-ari ng kumpanya kapag ang pagsubaybay ay nakatali sa isang lehitimong layunin sa negosyo at malinaw na ipinaliwanag sa patakaran. Ang batas sa social media ng empleyado sa Arkansas ay lalong may kaugnayan sa digital na pagsubaybay: ang mga employer sa pangkalahatan ay hindi maaaring mangailangan, humiling, magmungkahi, o magdulot sa isang empleyado o aplikante na ibunyag ang mga username, password, o iba pang paraan ng pag-access para sa mga personal na social media account. Hindi pinipigilan ng batas ang mga employer na subaybayan ang mga elektronikong kagamitan ng kumpanya o mga account na ibinigay ng employer, at kabilang dito ang mga eksepsiyon para sa ilang pormal na imbestigasyon.
Ang Arkansas sa pangkalahatan ay isang estadong may iisang partidong pahintulot para sa pagre-record o pag-intercept ng mga komunikasyon sa wire, landline, oral, telephonic, o wireless. Dapat pa ring maging maingat ang mga employer sa pagre-record ng tawag, pagsubaybay sa audio, at mga tool na maaaring kumuha ng mga pribadong pag-uusap. Dapat ding iwasan ng video surveillance ang mga pribadong lugar: Ipinagbabawal ng batas ng Arkansas ang palihim na pagmamasid, pagkuha ng litrato, pag-film, o pag-videotape ng isang tao sa isang pribadong lugar kung saan mayroon silang makatwirang inaasahan sa privacy at hindi pumayag. Kung kailangang subaybayan ng employer ang lokasyon, dapat itong hawakan sa pamamagitan ng malinaw na abiso, mga limitasyon sa oras ng trabaho, mga hangganan ng kumpanya-device, at isang lehitimong layunin sa negosyo.
Ang California ay may isa sa pinakamalakas na balangkas ng privacy sa Estados Unidos, kaya dapat maging maingat ang mga employer kapag gumagamit ng software sa pagsubaybay sa empleyado. Maaaring payagan ang pagsubaybay para sa mga lehitimong layunin sa negosyo, lalo na sa mga device at sistema ng negosyo na pagmamay-ari ng kumpanya, ngunit dapat malinaw na ipaliwanag ng mga employer kung anong data ang kinokolekta, bakit ito kinokolekta, at paano ito gagamitin.
Dapat bigyang-pansin ng mga employer sa California ang mga kumpidensyal na komunikasyon, mga inaasahan sa privacy ng empleyado, mga personal na device, at mga karapatan sa data ng empleyado sa ilalim ng balangkas ng CCPA/CPRA. Ang pagre-record ng audio o tawag ay nangangailangan ng partikular na pag-iingat dahil sa pangkalahatan ay nililimitahan ng California ang pagre-record ng mga kumpidensyal na komunikasyon nang walang pahintulot ng lahat ng partido.
Madalas gamitin ng mga employer sa Colorado ang software sa pagsubaybay sa empleyado upang pamahalaan ang mga remote o hybrid na team, bawasan ang workload ng HR, suportahan ang onboarding, subaybayan ang attendance, at lumikha ng mas pare-parehong visibility sa mga distributed office. Makakatulong ang pagsubaybay sa HR at mga manager na matukoy ang mga isyu sa workflow, suportahan ang mga bagong empleyado, at paghambingin ang mga team gamit ang mas obhetibong operational data.
Ang Colorado sa pangkalahatan ay isang estadong may iisang partidong pahintulot para sa mga komunikasyon sa telepono at elektronikong komunikasyon, ngunit dapat pa ring gumamit ang mga employer ng mga transparent na nakasulat na patakaran at iwasan ang mapanghimasok na pagsubaybay. Dapat ding isaalang-alang ng mga employer ang mga karapatan ng empleyado kapag ginagamit ang data ng pagsubaybay para sa mga desisyon sa HR: Ang batas ng Colorado ay nagbibigay sa mga empleyado ng karapatang siyasatin at kumuha ng mga kopya ng kanilang mga file ng tauhan nang hindi bababa sa taun-taon kapag hiniling, at ang mga dating empleyado ay may isang beses na inspeksyon pagkatapos mismo ng pagtanggal sa trabaho.
Ang pagsubaybay sa empleyado ay maaaring may iba't ibang anyo. Ang bawat pamamaraan ay may iba't ibang legal at implikasyon sa privacy, kaya dapat maingat na pumili ang mga employer ng mga kagamitan at ipaliwanag ang mga ito nang malinaw sa mga panloob na patakaran.
Maaaring kabilang sa pagsubaybay sa aktibidad ng computer ang pagsubaybay sa oras ng aktibo at walang ginagawa, paggamit ng app, mga pagbisita sa website, aktibidad ng file, at mga pattern ng produktibidad.
Maaaring subaybayan ng mga employer ang paggamit ng email sa trabaho at internet sa mga sistema ng kumpanya upang protektahan ang data, imbestigahan ang mga paglabag sa patakaran, o matiyak ang naaangkop na paggamit ng mga mapagkukunan ng kumpanya.
Ang mga screenshot at pagre-record ng screen ay maaaring sumuporta sa pagsusuri ng produktibidad, pagkontrol ng kalidad, at mga imbestigasyon sa seguridad. Dahil maaaring makuha ng mga pamamaraang ito ang sensitibong impormasyon, dapat itong ibunyag sa patakaran sa pagsubaybay.
Mas nakakaabala ang pag-log gamit ang keystroke kaysa sa maraming iba pang paraan ng pagsubaybay. Kung gagamitin, dapat itong malinaw na ibunyag at limitahan sa mga lehitimong layunin sa negosyo.
Ang GPS tracking ay kadalasang ginagamit para sa mga field team, logistics, delivery, sales, at mga sasakyan ng kumpanya. Dapat ipaliwanag ng mga employer kung kailan sinusubaybayan ang lokasyon, kung nagpapatuloy ba ang pagsubaybay sa labas ng oras ng trabaho, at kung paano ginagamit ang data ng lokasyon.
Maaaring gamitin ang video surveillance para sa kaligtasan, seguridad, at pag-iwas sa pagkalugi. Dapat iwasan ng mga employer ang mga pribadong lugar at isaalang-alang ang mga kinakailangan sa abiso ng estado.
Ang audio at pagre-record ng tawag ay nangangailangan ng espesyal na pag-iingat dahil ang mga batas sa pahintulot ay nag-iiba-iba ayon sa estado. Ang ilang estado ay nagpapahintulot ng pahintulot ng isang partido, habang ang iba ay nangangailangan ng pahintulot ng lahat ng partido.
Maaaring kabilang sa biometric monitoring ang fingerprint time clock, facial recognition, o voice recognition. Direktang kinokontrol ng ilang estado ang biometric data, kaya dapat suriin ng mga employer ang mga naaangkop na batas ng estado bago ito kolektahin.
Ang isang programa sa pagsubaybay sa mga empleyado na sumusunod sa batas ay dapat maging transparent, proporsyonal, at nakatuon sa mga lehitimong pangangailangan ng negosyo.
Ang mga employer ay dapat:
Dapat i-configure ng mga employer ang mga setting ng pagsubaybay ayon sa kanilang mga panloob na patakaran at naaangkop na mga legal na kinakailangan.
Ang isang malinaw na patakaran sa pagsubaybay sa empleyado ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na maunawaan kung paano gumagana ang pagsubaybay at tumutulong sa mga employer na idokumento ang kanilang pamamaraan sa pagsunod.
Karaniwang dapat ipaliwanag ng isang patakaran sa pagsubaybay ang:
Ang patakaran ay dapat na nakasulat sa malinaw na wika at madaling magamit ng mga empleyado.
Karaniwang legal ang pagsubaybay sa empleyado sa U.S. kapag ginagamit para sa mga lehitimong layunin sa negosyo. Gayunpaman, nag-iiba ang mga kinakailangan depende sa estado, paraan ng pagsubaybay, uri ng device, at kung nire-record ang mga komunikasyon.
Sa Connecticut, Delaware, New York, California, at Texas - oo. Ang mga estadong ito ay may mga partikular na kinakailangan sa abiso para sa elektronikong pagsubaybay. Kahit na hindi hayagang kinakailangan ang abiso, ang nakasulat na abiso ay isang inirerekomendang pinakamahusay na kasanayan.
Depende ito sa uri ng pagsubaybay at sa estado. Ang pahintulot ay lalong mahalaga para sa pagre-record ng audio, pagre-record ng tawag, biometric data, GPS tracking, at pagsubaybay sa personal na device.
Kadalasan, mas may awtoridad ang mga employer na subaybayan ang mga computer, business account, at network ng kumpanya na pag-aari ng kumpanya, lalo na kapag naabisuhan na ang mga empleyado. Dapat pa ring limitahan ang pagsubaybay sa mga lehitimong layunin ng negosyo.
Mas sensitibo sa batas ang mga personal na device. Dapat gumamit ang mga employer ng malinaw na patakaran ng BYOD, iwasan ang pag-access sa personal na data, at kumuha ng naaangkop na pahintulot bago subaybayan ang mga aktibidad na may kaugnayan sa trabaho sa mga personal na device.
Maaaring i-record ng mga employer ang mga tawag na may kaugnayan sa trabaho; gayunpaman, ang mga batas sa pag-record ng tawag ay nag-iiba ayon sa estado. Ang ilang estado ay nagpapahintulot ng pahintulot ng isang partido, habang ang iba ay nangangailangan ng pahintulot ng lahat ng partido. Dapat suriin ng mga employer ang mga naaangkop na batas ng estado bago i-record ang mga tawag.
Maaaring payagan ang video surveillance para sa kaligtasan, seguridad, at pag-iwas sa pagkalugi, ngunit dapat iwasan ng mga employer ang mga pribadong lugar at isaalang-alang ang mga kinakailangan sa abiso ng estado.
Ang remote na trabaho ay maaaring lumikha ng mga karagdagang isyu sa privacy dahil ang pagsubaybay ay maaaring mangyari sa bahay ng isang empleyado o sa isang mixed-use device. Dapat malinaw na tukuyin ng mga employer ang mga oras ng trabaho, mga minomonitor na system, mga sakop na device, at kung anong impormasyon ang kinokolekta.
Tinutulungan ng CleverControl ang mga employer na subaybayan ang aktibidad sa trabaho, paggamit ng app at website, mga screenshot, oras ng trabaho, at mga trend ng produktibidad mula sa iisang dashboard. I-configure ang pagsubaybay ayon sa iyong mga panloob na patakaran at naaangkop na mga legal na kinakailangan.