Мониторингът на служителите е по принцип законен в Съединените щати, когато се използва за легитимни бизнес цели, като например защита на фирмени данни, проследяване на производителността, управление на отдалечени екипи или подпомагане на съответствието. Правилата за мониторинг обаче варират в различните щати.
В зависимост от местоположението и метода на наблюдение, работодателите може да се наложи да вземат предвид изискванията за уведомяване, правилата за съгласие, законите за запис на аудио и разговори, ограниченията за видеонаблюдение, GPS проследяване, биометрични данни, лични устройства и очакванията за поверителност на служителите.
Това ръководство предоставя общ преглед на законите за компютърно наблюдение на служителите и връзки към подробни ръководства за отделните щати.
Мониторингът на служителите в САЩ се регулира от комбинация от федерални закони, щатски закони, отраслови изисквания и фирмени политики. Няма единно национално правило, което да обхваща всеки метод за мониторинг. Вместо това, работодателите трябва да вземат предвид какво наблюдават, къде работят служителите, какви устройства се използват и дали служителите са били уведомени.
На федерално ниво Законът за поверителност на електронните комуникации, или ECPA, е един от ключовите закони, свързани с електронните комуникации. Той като цяло ограничава неразрешеното прихващане на кабелни, устни и електронни комуникации, но позволява определени изключения, включително записване въз основа на съгласие и контексти, свързани с бизнеса. Тъй като щатските закони може да са по-строги, работодателите трябва да преглеждат както федералните, така и щатските изисквания, преди да наблюдават комуникациите или да записват разговори.
Щатските закони могат да добавят специфични задължения за уведомяване или съгласие. Например, някои щати изискват от работодателите да уведомяват служителите преди електронно наблюдение, докато други имат по-строги правила за аудиозапис, биометрични данни или поверителност на работното място.
Работодателите трябва също така да вземат предвид правата на служителите, сигурността на данните и задълженията за борба с дискриминацията. Мониторингът не трябва да се използва за намеса в защитената дейност на работното място, събиране на ненужни лични данни или вземане на несправедливи решения относно наемането на работа.
Като цяло, една програма за мониторинг, съответстваща на изискванията, трябва да бъде прозрачна, ограничена до законни бизнес цели, документирана в писмена политика и конфигурирана съгласно приложимите закони.
Използвайте тази таблица като отправна точка за изследвания, специфични за съответния щат. Тя обобщава насоките за политиките, правилата за записване, рисковете за поверителността, пълни ръководства и полезни правни източници.
| Щат | Известие / Указания за политиката | Правила за съгласие / запис | Основни рискове за поверителността | Пълно ръководство | Полезни правни източници |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Работодателите трябва да използват ясно писмено уведомление, преди да наблюдават устройствата на компанията, комуникациите на работното място, използването на интернет или видеонаблюдението. | Алабама обикновено позволява запис, когато поне едната страна по комуникацията е съгласна. | Аудиозапис, скрити камери, частни зони, лични устройства, прекалено широко наблюдение | Очаквайте скоро | |
| Alaska | Работодателите трябва да обяснят практиките за мониторинг в писмена политика, особено когато наблюдават комуникации, работни устройства или служители, работещи дистанционно. | Аляска обикновено позволява запис на устен разговор със съгласието на едната страна. | Аудиозапис, лични разговори, граници на дистанционна работа, лични устройства, наблюдение на достъпа до данни | Очаквайте скоро | |
| Arizona | Работодателите трябва да дадат ясно писмено уведомление, преди да започнат да наблюдават устройствата на компанията, системите на работното място, комуникациите или данните за местоположението. | Аризона обикновено позволява записване или прихващане, когато едната страна по комуникацията даде съгласието си. | Аудиозапис, видеонаблюдение в частни зони, GPS/проследяване на местоположението, лични устройства, граници между фирмените системи | Очаквайте скоро | |
| Arkansas | Работодателите трябва да използват ясно писмено уведомление, преди да наблюдават устройствата на компанията, системите на работното място, комуникациите, видеонаблюдението или данните за местоположението. Арканзас също така защитава достъпа на служителите до акаунтите им в социалните медии. | Арканзас обикновено позволява записване или прихващане, когато лицето, което записва, е страна по комуникацията или едната от страните е дала предварително съгласие. | Аудиозапис, видеонаблюдение в частни зони, достъп до акаунти в социалните медии, лични устройства, GPS/проследяване на местоположението без ясна политика | Очаквайте скоро | |
| California | Използвайте ясно писмено уведомление и разкриване на поверителност преди наблюдение. Работодателите в Калифорния трябва да обяснят какви данни се събират, защо се събират и как ще се използват. | Калифорния обикновено изисква съгласието на всички страни, преди да се записват поверителни комуникации. | права на служителите по CCPA/CPRA относно данните; поверителна комуникация; лични устройства; разумно очакване за поверителност. | Софтуер за наблюдение на служители в Калифорния: Правни изисквания и най-добри практики | |
| Colorado | Използвайте ясна писмена политика за мониторинг, особено за отдалечени екипи, адаптация на персонала, HR документация и системи, собственост на компанията. | Колорадо обикновено изисква съгласие от поне едната страна за записване или прихващане на телефонни или електронни комуникации. | Дистанционни екипи; HR документация; данни за производителността; защитена дейност на работното място; достъп на служителите до лични досиета. | Софтуер за мониторинг на служители в Колорадо: Облекчаване на натоварването на човешките ресурси и управление на отдалечени екипи |
Преди да използват софтуер за наблюдение на служителите, работодателите трябва да прегледат както законовите изисквания, така и съображенията за доверие на работното място.
Работодателите трябва да определят защо е необходим мониторинг: проследяване на производителността, управление на посещаемостта, киберсигурност, предотвратяване на загуба на данни, отчитане за съответствие, контрол на качеството на обслужване на клиентите и дистанционно управление на екипа.
Някои щати изискват от работодателите да уведомяват служителите си преди да започне електронно наблюдение. Дори когато уведомлението не се изисква изрично, писменото уведомление е най-добра практика. То помага на служителите да разберат какво се наблюдава, кога се извършва наблюдение и как могат да се използват събраните данни.
Съгласието може да се изисква или препоръчва за аудио запис, запис на разговори, събиране на биометрични данни, GPS проследяване и наблюдение на лични устройства. Работодателите, работещи в множество щати, трябва да бъдат особено внимателни, тъй като правилата за съгласие могат да се различават значително.
Работодателите обикновено имат по-голям контрол върху компютрите, телефоните, мрежите и бизнес акаунтите, собственост на компанията. Личните устройства създават по-високи рискове за поверителността и трябва да бъдат обхванати от ясна политика за използване на собствени устройства (BYOD).
Записите за наблюдение на служителите могат да съдържат чувствителна информация. Работодателите трябва да ограничат достъпа, да защитят съхраняваните данни, да определят периоди на съхранение и да изтриват информация, когато вече не е необходима.
Разгледайте кратки обобщения на щатите или преминете директно към таблицата с бързо ръководство.
Работодателите в Алабама трябва да разчитат на ясни писмени политики за мониторинг, преди да преглеждат дейността на служителите на фирмени устройства, системи на работното място, имейл, използване на интернет или бизнес комуникации. Федералният закон, включително ECPA, може да позволи определено наблюдение на работното място в контексти на бизнес цели или въз основа на съгласие, но правилата на щата за поверителност и подслушване все още имат значение.
Законът на Алабама за подслушване забранява умишленото използване на устройство за подслушване. Според закона на Алабама, подслушването се определя като прихващане на лични комуникации без съгласието на поне едно от участващите лица. Работодателите трябва да бъдат особено внимателни с аудиозаписи, скрити камери, наблюдение в частни пространства и всякакви инструменти, които могат да заснемат лични разговори. Мониторингът е по-безопасен, когато е ограничен до системи, собственост на компанията, предварително е оповестен и е обвързан с легитимни бизнес цели. Законът на Алабама включва и свързани с това нарушения, свързани с наблюдението, така че работодателите трябва да избягват всяко наблюдение, което би могло да се разглежда като тайно наблюдение в частни пространства.
Работодателите в Аляска трябва ясно да обяснят мониторинга на работното място, преди да използват инструменти, които проследяват фирмени устройства, служебни комуникации, производителност, екранни снимки, местоположение или дистанционна активност на служителите. Писмената политика трябва да определя какво се наблюдава, кога се извършва мониторинг, какви данни се събират, кой има достъп до тях и колко дълго се съхраняват записите.
Законът на Аляска забранява използването на подслушвателно устройство за слушане или записване на устен разговор без съгласието на една от страните в разговора. На практика Аляска обикновено се третира като щат с едностранно съгласие, но работодателите все пак трябва да избягват записването на лични разговори без ясна бизнес обосновка и подходящо предизвестие. Мониторингът на лични устройства, лични акаунти, дейности извън работно време или лични пространства създава по-висок риск за поверителността. Федералният закон, включително ECPA, се прилага и когато електронните комуникации се наблюдават или прихващат.
Работодателите в Аризона могат да използват софтуер за наблюдение на служителите, за да поддържат производителността, сигурността, посещаемостта и съответствието, особено на устройства и бизнес системи, собственост на компанията. Ясната писмена политика трябва да обяснява какво се наблюдава, защо се използва наблюдение, дали са включени комуникационни или данни за местоположение и кой има достъп до събраните записи.
Аризона обикновено е щат, в който се изисква едностранно съгласие за записване и прихващане на комуникации. Работодателите все пак трябва да бъдат внимателни с аудиозаписи, видеонаблюдение, лични устройства и зони, където служителите имат разумни очаквания за поверителност. Тайното записване или гледане в частна обстановка може да създаде сериозен правен риск, така че наблюдението на работното място трябва да бъде ограничено до законни бизнес цели и да бъде оповестявано предварително.
Работодателите в Арканзас обикновено могат да наблюдават компютрите, бизнес системите, имейлите на работното място, използването на интернет и други дейности, свързани с работата, когато наблюдението е обвързано с легитимна бизнес цел и е ясно обяснено в политиката. Законът за социалните медии на служителите в Арканзас е особено важен за дигиталното наблюдение: работодателите по принцип не могат да изискват, да искат, да предлагат или да карат служител или кандидат да разкрива потребителски имена, пароли или други методи за достъп до лични акаунти в социалните медии. Законът не забранява на работодателите да наблюдават електронното оборудване на компанията или предоставените от работодателя акаунти и включва изключения за определени официални разследвания.
Арканзас обикновено е щат, в който се изисква съгласието на едната страна за записване или прихващане на кабелни, стационарни, устни, телефонни или безжични комуникации. Работодателите все пак трябва да бъдат внимателни със записването на разговори, аудио мониторинга и инструментите, които могат да заснемат лични разговори. Видеонаблюдението също трябва да избягва частни зони: Законът на Арканзас забранява тайното наблюдение, фотографиране, заснемане или видеозаснемане на лице в частна зона, където то има разумно очакване за поверителност и не е дало съгласие. Ако работодателят трябва да проследява местоположението, това трябва да се извършва чрез ясно уведомление, ограничения на работното време, граници между фирмените устройства и легитимна бизнес цел.
Калифорния има една от най-силните рамки за поверителност в Съединените щати, така че работодателите трябва да бъдат особено внимателни, когато използват софтуер за наблюдение на служителите. Мониторингът може да бъде разрешен за легитимни бизнес цели, особено на устройства и бизнес системи, собственост на компанията, но работодателите трябва ясно да обяснят какви данни се събират, защо се събират и как ще бъдат използвани.
Работодателите в Калифорния трябва да обърнат специално внимание на поверителните комуникации, очакванията на служителите за поверителност, личните устройства и правата на служителите за данни съгласно рамката CCPA/CPRA. Записването на аудио или разговори изисква особено внимание, тъй като Калифорния обикновено ограничава записването на поверителни комуникации без съгласието на всички страни.
Работодателите в Колорадо често използват софтуер за наблюдение на служителите, за да управляват отдалечени или хибридни екипи, да намалят натоварването на HR отдела, да подпомогнат адаптацията, да проследяват посещаемостта и да създадат по-последователна видимост в разпределените офиси. Мониторингът може да помогне на HR отдела и мениджърите да идентифицират проблеми с работния процес, да подкрепят новите служители и да сравняват екипите, използвайки по-обективни оперативни данни.
Колорадо обикновено е щат с едностранно съгласие за телефонни и електронни комуникации, но работодателите все пак трябва да използват прозрачни писмени политики и да избягват натрапчив мониторинг. Работодателите също трябва да вземат предвид правата на служителите, когато данните от мониторинга се използват за решения, свързани с човешките ресурси: Законът на Колорадо дава право на служителите да преглеждат и получават копия от личните си досиета поне веднъж годишно при поискване, а бившите служители имат право на еднократна проверка веднага след уволнение.
Мониторингът на служителите може да се осъществява под различни форми. Всеки метод има различни правни и поверителни последици, така че работодателите трябва внимателно да избират инструментите и да ги обяснят ясно във вътрешните си политики.
Мониторингът на компютърната активност може да включва проследяване на времето на активност и неактивност, използването на приложения, посещенията на уебсайтове, активността на файловете и моделите на производителност.
Работодателите могат да наблюдават служебната електронна поща и използването на интернет в системите на компанията, за да защитят данните, да разследват нарушения на правилата или да осигурят подходящо използване на ресурсите на компанията.
Снимките на екрана и записите на екрана могат да подпомогнат анализа на производителността, контрола на качеството и разследванията за сигурност. Тъй като тези методи могат да събират чувствителна информация, те трябва да бъдат оповестени в политиката за мониторинг.
Записването на натискания на клавиши е по-натрапчиво от много други методи за наблюдение. Ако се използва, то трябва да бъде ясно оповестено и ограничено до законни бизнес цели.
GPS проследяването често се използва за полеви екипи, логистика, доставки, продажби и служебни превозни средства. Работодателите трябва да обяснят кога се проследява местоположението, дали проследяването продължава извън работно време и как се използват данните за местоположението.
Видеонаблюдението може да се използва за безопасност, сигурност и предотвратяване на загуби. Работодателите трябва да избягват частни зони и да вземат предвид изискванията за държавно уведомяване.
Записването на аудио и разговори изисква специално внимание, тъй като законите за съгласие варират в различните щати. Някои щати позволяват съгласието на едната страна, докато други изискват съгласието на всички страни.
Биометричното наблюдение може да включва отчитане на работно време с пръстови отпечатъци, разпознаване на лица или разпознаване на глас. Някои щати регулират биометричните данни директно, така че работодателите трябва да прегледат приложимите щатски закони, преди да ги събират.
Съответстващата програма за мониторинг на служителите трябва да бъде прозрачна, пропорционална и фокусирана върху легитимните бизнес нужди.
Работодателите трябва:
Работодателите трябва да конфигурират настройките за мониторинг съгласно своите вътрешни политики и приложимите законови изисквания.
Ясната политика за мониторинг на служителите позволява на служителите да разберат как работи мониторингът и помага на работодателите да документират своя подход за съответствие.
Политиката за мониторинг обикновено следва да обяснява:
Политиката трябва да бъде написана на ясен език и лесно достъпна за служителите.
Мониторингът на служителите е по принцип законен в САЩ, когато се използва за легитимни бизнес цели. Изискванията обаче варират в зависимост от щата, метода на мониторинг, типа устройство и дали комуникациите се записват.
В Кънектикът, Делауеър, Ню Йорк, Калифорния и Тексас - да. Тези щати имат специфични изисквания за уведомяване за електронно наблюдение. Дори когато уведомлението не се изисква изрично, писменото уведомление е препоръчителна най-добра практика.
Зависи от вида на мониторинга и щата. Съгласието е особено важно за аудио запис, запис на разговори, биометрични данни, GPS проследяване и наблюдение на лични устройства.
Работодателите често имат повече правомощия да наблюдават компютрите, бизнес акаунтите и фирмените мрежи, собственост на компанията, особено когато служителите са били уведомени. Мониторингът все пак трябва да бъде ограничен до законни бизнес цели.
Личните устройства са по-чувствителни от правна гледна точка. Работодателите трябва да използват ясни политики за използване на собствени устройства (BYOD), да избягват достъп до лични данни и да получат подходящо съгласие, преди да наблюдават свързана с работата дейност на лични устройства.
Работодателите могат да записват разговори, свързани с работа; законите за записване на разговори обаче се различават в различните щати. Някои щати позволяват съгласието на едната страна, докато други изискват съгласието на всички страни. Работодателите трябва да прегледат приложимите щатски закони, преди да записват разговори.
Видеонаблюдението може да бъде разрешено за безопасност, сигурност и предотвратяване на загуби, но работодателите трябва да избягват частни зони и да вземат предвид изискванията за държавно уведомяване.
Дистанционната работа може да създаде допълнителни проблеми с поверителността, тъй като наблюдението може да се извършва в дома на служителя или на устройство със смесена употреба. Работодателите трябва ясно да определят работното време, наблюдаваните системи, обхванатите устройства и каква информация се събира.
CleverControl помага на работодателите да проследяват работната активност, използването на приложения и уебсайтове, екранни снимки, работно време и тенденции в производителността от едно табло. Конфигурирайте мониторинга според вашите вътрешни политики и приложимите законови изисквания.