Monitorování zaměstnanců je ve Spojených státech obecně legální, pokud se používá k legitimním obchodním účelům, jako je ochrana firemních dat, sledování produktivity, řízení vzdálených týmů nebo podpora dodržování předpisů. Pravidla monitorování se však v jednotlivých státech liší.
V závislosti na umístění a metodě monitorování mohou zaměstnavatelé muset zvážit požadavky na oznámení, pravidla pro souhlas, zákony o nahrávání zvuku a hovorů, limity pro video dohled, sledování GPS, biometrické údaje, osobní zařízení a očekávání zaměstnanců ohledně soukromí.
Tato příručka poskytuje přehled zákonů o monitorování počítačů zaměstnanců a odkazy na podrobné průvodce pro jednotlivé státy.
Monitorování zaměstnanců v USA je regulováno kombinací federálních zákonů, státních zákonů, požadavků odvětví a firemních politik. Neexistuje jediné celostátní pravidlo, které by pokrývalo všechny metody monitorování. Zaměstnavatelé by místo toho měli zvážit, co monitorují, kde zaměstnanci pracují, jaká zařízení se používají a zda byli zaměstnanci informováni.
Na federální úrovni je jedním z klíčových zákonů týkajících se elektronické komunikace zákon o ochraně soukromí v elektronické komunikaci (Electronic Communications Privacy Act, ECPA). Obecně omezuje neoprávněné odposlechy drátové, ústní a elektronické komunikace, ale povoluje určité výjimky, včetně nahrávání na základě souhlasu a v obchodních kontextech. Vzhledem k tomu, že státní zákony mohou být přísnější, měli by si zaměstnavatelé před monitorováním komunikace nebo nahráváním hovorů přečíst federální i státní požadavky.
Státní zákony mohou přidávat specifické povinnosti týkající se oznámení nebo souhlasu. Například některé státy vyžadují, aby zaměstnavatelé informovali zaměstnance před elektronickým monitorováním, zatímco jiné mají přísnější pravidla pro nahrávání zvuku, biometrické údaje nebo soukromí na pracovišti.
Zaměstnavatelé by měli zvážit také práva zaměstnanců, zabezpečení údajů a povinnosti proti diskriminaci. Monitorování by nemělo být používáno k narušování chráněných činností na pracovišti, shromažďování zbytečných osobních údajů ani k přijímání nespravedlivých rozhodnutí v oblasti zaměstnání.
Obecně by měl být program monitorování v souladu s předpisy transparentní, omezený na legitimní obchodní účely, zdokumentovaný v písemné politice a konfigurovaný v souladu s platnými zákony.
Tuto tabulku použijte jako výchozí bod pro výzkum specifický pro daný stát. Shrnuje zásady, pravidla pro nahrávání, rizika pro soukromí, kompletní průvodce a užitečné právní zdroje.
| Stát | Oznámení / Pokyny k zásadám | Pravidla pro souhlas / nahrávání | Klíčová rizika pro soukromí | Kompletní průvodce | Užitečné právní zdroje |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Zaměstnavatelé by měli před zahájením monitorování firemních zařízení, komunikace na pracovišti, používání internetu nebo video dohledu použít jasné písemné oznámení. | Alabama obecně povoluje nahrávání, pokud s tím souhlasí alespoň jedna strana komunikace. | Nahrávání zvuku, skryté kamery, soukromé prostory, osobní zařízení, příliš široký monitoring | Již brzy | |
| Alaska | Zaměstnavatelé by měli vysvětlit postupy monitorování v písemných zásadách, zejména při monitorování komunikace, pracovních zařízení nebo zaměstnanců pracujících na dálku. | Aljaška obecně umožňuje nahrávání ústního rozhovoru se souhlasem jedné strany. | Nahrávání zvuku, soukromé rozhovory, hranice práce na dálku, osobní zařízení, monitorování přístupu k datům | Již brzy | |
| Arizona | Zaměstnavatelé by měli před zahájením monitorování firemních zařízení, systémů na pracovišti, komunikace nebo údajů o poloze poskytnout jasné písemné oznámení. | Arizona obecně povoluje nahrávání nebo odposlech, pokud s tím jedna ze stran komunikace souhlasí. | Záznam zvuku, video dohled v soukromých prostorách, GPS/sledování polohy, osobní zařízení, hranice firemních systémů | Již brzy | |
| Arkansas | Zaměstnavatelé by měli před zahájením monitorování firemních zařízení, systémů na pracovišti, komunikace, video dohledu nebo údajů o poloze použít jasné písemné oznámení. Arkansas rovněž chrání přístup zaměstnanců k jejich účtům na sociálních sítích. | Arkansas obecně povoluje nahrávání nebo odposlech, pokud je nahrávající osoba stranou komunikace nebo jedna ze stran dala předchozí souhlas. | Zvukové nahrávání, video dohled v soukromých prostorách, přístup k účtům na sociálních sítích, osobní zařízení, GPS/sledování polohy bez jasných pravidel | Již brzy | |
| California | Před zahájením monitorování použijte jasné písemné oznámení a prohlášení o ochraně osobních údajů. Zaměstnavatelé v Kalifornii by měli vysvětlit, jaké údaje se shromažďují, proč se shromažďují a jak budou použity. | Kalifornie obecně vyžaduje souhlas všech stran před zaznamenáním důvěrné komunikace. | práva zaměstnanců na ochranu osobních údajů podle CCPA/CPRA; důvěrná komunikace; osobní zařízení; rozumné očekávání soukromí. | Software pro monitorování zaměstnanců v Kalifornii: Právní požadavky a osvědčené postupy | |
| Colorado | Používejte jasné písemné zásady monitorování, zejména pro vzdálené týmy, nástupní procesy, personální dokumentaci a systémy vlastněné společností. | Colorado obecně vyžaduje souhlas alespoň jedné strany k nahrávání nebo odposlechu telefonní nebo elektronické komunikace. | Vzdálené týmy; personální dokumentace; data o produktivitě; chráněná činnost na pracovišti; přístup zaměstnanců k osobním spisům. | Software pro monitorování zaměstnanců v Coloradu: Snížení pracovní zátěže HR a správa vzdálených týmů |
Před použitím softwaru pro monitorování zaměstnanců by si zaměstnavatelé měli prostudovat jak právní požadavky, tak i aspekty důvěryhodnosti na pracovišti.
Zaměstnavatelé by měli definovat, proč je monitorování potřebné: sledování produktivity, řízení docházky, kybernetická bezpečnost, prevence ztráty dat, reporting o dodržování předpisů, kontrola kvality zákaznických služeb a vzdálená správa týmu.
Některé státy vyžadují, aby zaměstnavatelé informovali zaměstnance před zahájením elektronického monitorování. I když oznámení není výslovně vyžadováno, je osvědčeným postupem písemné oznámení. Pomáhá zaměstnancům pochopit, co je monitorováno, kdy k monitorování dochází a jak mohou být shromážděná data použita.
Souhlas může být vyžadován nebo doporučen pro nahrávání zvuku, nahrávání hovorů, sběr biometrických údajů, sledování GPS a monitorování osobních zařízení. Zaměstnavatelé působící ve více státech by měli být obzvláště opatrní, protože pravidla pro souhlas se mohou výrazně lišit.
Zaměstnavatelé mají obvykle větší kontrolu nad firemními počítači, telefony, sítěmi a firemními účty. Osobní zařízení představují vyšší rizika pro soukromí a měla by být kryta jasnými zásadami BYOD (Bezplatné používání vlastních zařízení).
Záznamy o sledování zaměstnanců mohou obsahovat citlivé informace. Zaměstnavatelé by měli omezit přístup, zabezpečit uložená data, definovat doby uchovávání a smazat informace, když je již nepotřebují.
Prohlédněte si krátké shrnutí stavů nebo přejděte přímo na tabulku s rychlým průvodcem.
Zaměstnavatelé v Alabamě by se měli spoléhat na jasné písemné zásady monitorování, než začnou kontrolovat aktivitu zaměstnanců na firemních zařízeních, systémech na pracovišti, e-mailech, používání internetu nebo obchodní komunikaci. Federální zákony, včetně zákona ECPA, mohou povolit určité monitorování pracoviště v obchodních účelech nebo na základě souhlasu, ale státní pravidla ochrany soukromí a odposlechu jsou stále důležitá.
Alabamský zákon o trestním odposlechu zakazuje úmyslné použití zařízení k odposlechu. Podle alabamského práva je odposlech definován jako zachycení soukromé komunikace bez souhlasu alespoň jedné zúčastněné osoby. Zaměstnavatelé by měli být obzvláště opatrní při nahrávání zvuku, skrytých kamerách, sledování v soukromých prostorách a jakýchkoli nástrojích, které mohou zachycovat osobní rozhovory. Monitorování je bezpečnější, pokud je omezeno na systémy vlastněné společností, je předem zveřejněno a vázáno na legitimní obchodní účely. Alabamský zákon zahrnuje i související trestné činy sledování, takže by se zaměstnavatelé měli vyvarovat jakéhokoli monitorování, které by mohlo být považováno za tajné pozorování v soukromých prostorách.
Zaměstnavatelé na Aljašce by měli jasně vysvětlit, jak monitorovat pracoviště, než použijí nástroje, které sledují firemní zařízení, pracovní komunikaci, produktivitu, snímky obrazovky, polohu nebo vzdálenou aktivitu zaměstnanců. Písemná politika by měla definovat, co se monitoruje, kdy k monitorování dochází, jaká data se shromažďují, kdo k nim má přístup a jak dlouho se záznamy uchovávají.
Aljašský zákon zakazuje používání odposlechových zařízení k poslechu nebo nahrávání ústní konverzace bez souhlasu jedné strany konverzace. V praxi je Aljaška obecně považována za stát s jednostranným souhlasem, ale zaměstnavatelé by se i tak měli vyvarovat nahrávání soukromých konverzací bez jasného obchodního odůvodnění a řádného oznámení. Monitorování osobních zařízení, osobních účtů, aktivit mimo pracovní dobu nebo soukromých prostor představuje vyšší riziko pro soukromí. Federální zákon, včetně zákona ECPA, se uplatňuje i v případě monitorování nebo zachycování elektronické komunikace.
Zaměstnavatelé v Arizoně mohou používat software pro monitorování zaměstnanců k podpoře produktivity, zabezpečení, docházky a dodržování předpisů, zejména na firemních zařízeních a obchodních systémech. Jasné písemné zásady by měly vysvětlovat, co je monitorováno, proč se monitorování používá, zda jsou zahrnuty komunikační nebo polohové údaje a kdo má přístup ke shromážděným záznamům.
Arizona je obecně státem, kde platí souhlas jedné strany pro nahrávání a odposlech komunikace. Zaměstnavatelé by i tak měli být opatrní při nahrávání zvuku, video dohledu, používání osobních zařízení a v oblastech, kde zaměstnanci rozumně očekávají soukromí. Tajné nahrávání nebo sledování v soukromém prostředí může představovat vážné právní riziko, proto by sledování na pracovišti mělo být omezeno na legitimní obchodní účely a předem oznámeno.
Zaměstnavatelé v Arkansasu mohou obecně monitorovat firemní počítače, obchodní systémy, e-maily na pracovišti, používání internetu a další pracovní činnosti, pokud je monitorování vázáno na legitimní obchodní účel a jasně vysvětleno v zásadách. Arkansaský zákon o sociálních médiích pro zaměstnance je obzvláště relevantní pro digitální monitorování: zaměstnavatelé obecně nesmí vyžadovat, žádat, navrhovat ani nutit zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání ke zveřejnění uživatelských jmen, hesel nebo jiných metod přístupu k osobním účtům na sociálních médiích. Zákon nebrání zaměstnavatelům v monitorování firemních elektronických zařízení nebo účtů poskytovaných zaměstnavatelem a zahrnuje výjimky pro určitá formální vyšetřování.
Arkansas je obecně státem, kde platí souhlas jedné strany pro nahrávání nebo odposlech drátové, pevné, ústní, telefonní nebo bezdrátové komunikace. Zaměstnavatelé by si i tak měli dávat pozor na nahrávání hovorů, monitorování zvuku a nástroje, které mohou zachytit soukromé rozhovory. Video dohled by se měl vyhýbat i soukromým prostorám: Arkansaský zákon zakazuje tajné pozorování, fotografování, natáčení nebo nahrávání osoby v soukromém prostoru, kde má rozumné očekávání soukromí a nedala k tomu souhlas. Pokud zaměstnavatel potřebuje sledovat polohu, mělo by to být řešeno jasným oznámením, v rámci pracovní doby, hranicemi mezi firemními zařízeními a z legitimního obchodního důvodu.
Kalifornie má jeden z nejsilnějších rámců ochrany soukromí ve Spojených státech, takže zaměstnavatelé by měli být obzvláště opatrní při používání softwaru pro monitorování zaměstnanců. Monitorování může být povoleno pro legitimní obchodní účely, zejména na zařízeních a obchodních systémech vlastněných společností, ale zaměstnavatelé by měli jasně vysvětlit, jaké údaje se shromažďují, proč se shromažďují a jak budou použity.
Kalifornští zaměstnavatelé by měli věnovat zvláštní pozornost důvěrné komunikaci, očekáváním zaměstnanců v oblasti soukromí, osobním zařízením a právům zaměstnanců na data v rámci CCPA/CPRA. Nahrávání zvuku nebo hovorů vyžaduje zvláštní opatrnost, protože Kalifornie obecně omezuje nahrávání důvěrné komunikace bez souhlasu všech stran.
Zaměstnavatelé v Coloradu často používají software pro monitorování zaměstnanců ke správě vzdálených nebo hybridních týmů, snižování pracovní zátěže v oblasti lidských zdrojů, podpoře nástupu zaměstnanců, sledování docházky a vytváření konzistentnějšího přehledu napříč distribuovanými kancelářemi. Monitorování může pomoci personálnímu oddělení a manažerům identifikovat problémy s pracovními postupy, podporovat nové zaměstnance a porovnávat týmy pomocí objektivnějších provozních dat.
Colorado je obecně státem s jednostranným souhlasem pro telefonní a elektronickou komunikaci, ale zaměstnavatelé by i tak měli používat transparentní písemné zásady a vyhýbat se rušivému monitorování. Zaměstnavatelé by měli také zvážit práva zaměstnanců, pokud se monitorovací data používají pro personální rozhodnutí: Zákon Colorada dává zaměstnancům právo nahlížet do svých osobních spisů a získávat jejich kopie alespoň jednou ročně na vyžádání a bývalí zaměstnanci mají právo na jednorázovou kontrolu ihned po propuštění.
Monitorování zaměstnanců může mít mnoho podob. Každá metoda má jiné právní a soukromoprávní důsledky, proto by si zaměstnavatelé měli nástroje pečlivě vybírat a jasně je vysvětlit v interních zásadách.
Monitorování aktivity počítače může zahrnovat sledování aktivní a nečinné doby, používání aplikací, návštěv webových stránek, aktivity souborů a vzorců produktivity.
Zaměstnavatelé mohou monitorovat používání pracovních e-mailů a internetu v systémech společnosti za účelem ochrany dat, vyšetřování porušení zásad nebo zajištění vhodného využívání firemních zdrojů.
Snímky obrazovky a nahrávky obrazovky mohou podpořit analýzu produktivity, kontrolu kvality a bezpečnostní šetření. Protože tyto metody mohou zachycovat citlivé informace, měly by být zveřejněny v zásadách monitorování.
Záznam úhozů kláves je rušivější než mnoho jiných metod monitorování. Pokud se používá, měl by být jasně zveřejněn a omezen na legitimní obchodní účely.
GPS sledování se často používá pro terénní týmy, logistiku, dodávky, prodej a firemní vozidla. Zaměstnavatelé by měli vysvětlit, kdy je poloha sledována, zda sledování pokračuje i mimo pracovní dobu a jak se používají data o poloze.
Pro bezpečnost, ochranu a prevenci ztrát lze použít video dohled. Zaměstnavatelé by se měli vyhýbat soukromým prostorám a zvážit požadavky státu na oznámení.
Nahrávání zvuku a hovorů vyžaduje zvláštní opatrnost, protože zákony o souhlasu se v jednotlivých státech liší. Některé státy povolují souhlas jedné strany, zatímco jiné vyžadují souhlas všech stran.
Biometrické monitorování může zahrnovat snímání pracovní doby pomocí otisků prstů, rozpoznávání obličeje nebo rozpoznávání hlasu. Některé státy biometrické údaje regulují přímo, takže by si zaměstnavatelé měli před jejich shromažďováním prostudovat příslušné státní zákony.
Program monitorování zaměstnanců, který je v souladu s předpisy, by měl být transparentní, přiměřený a zaměřený na legitimní obchodní potřeby.
Zaměstnavatelé by měli:
Zaměstnavatelé by měli nakonfigurovat nastavení monitorování v souladu se svými interními zásadami a platnými právními požadavky.
Jasná politika monitorování zaměstnanců umožňuje zaměstnancům pochopit, jak monitorování funguje, a pomáhá zaměstnavatelům dokumentovat jejich přístup k dodržování předpisů.
Monitorovací politika by měla obvykle vysvětlovat:
Zásady by měly být napsány srozumitelným jazykem a měly by být zaměstnancům snadno dostupné.
Monitorování zaměstnanců je v USA obecně legální, pokud se používá k legitimním obchodním účelům. Požadavky se však liší podle státu, metody monitorování, typu zařízení a toho, zda je komunikace nahrávána.
V Connecticutu, Delaware, New Yorku, Kalifornii a Texasu – ano. Tyto státy mají specifické požadavky na oznámení pro elektronický monitoring. I tam, kde oznámení není výslovně vyžadováno, je písemné oznámení doporučeným osvědčeným postupem.
Záleží na typu monitorování a státu. Souhlas je obzvláště důležitý pro nahrávání zvuku, nahrávání hovorů, biometrické údaje, sledování GPS a monitorování osobních zařízení.
Zaměstnavatelé mají často větší pravomoc monitorovat firemní počítače, firemní účty a firemní sítě, zejména pokud byli zaměstnanci informováni. Monitorování by mělo být i nadále omezeno na legitimní obchodní účely.
Osobní zařízení jsou právně citlivější. Zaměstnavatelé by měli používat jasné zásady BYOD (by-odběr vlastních zařízení), vyhýbat se přístupu k osobním údajům a před sledováním pracovních aktivit na osobních zařízeních získat příslušný souhlas.
Zaměstnavatelé mohou nahrávat pracovní hovory; zákony o nahrávání hovorů se však v jednotlivých státech liší. Některé státy povolují souhlas jedné strany, zatímco jiné vyžadují souhlas všech stran. Zaměstnavatelé by si měli před nahráváním hovorů prostudovat platné státní zákony.
Kamerový dohled může být povolen z bezpečnostních důvodů a pro prevenci ztrát, ale zaměstnavatelé by se měli vyhýbat soukromým prostorám a zvážit požadavky státu na oznámení.
Práce na dálku může způsobit další problémy s ochranou soukromí, protože monitorování může probíhat v domácnosti zaměstnance nebo na zařízení se smíšeným využitím. Zaměstnavatelé by měli jasně definovat pracovní dobu, monitorované systémy, zařízení, na která se monitorování vztahuje, a jaké informace se shromažďují.
CleverControl pomáhá zaměstnavatelům sledovat pracovní aktivitu, používání aplikací a webových stránek, snímky obrazovky, pracovní dobu a trendy produktivity z jednoho řídicího panelu. Nakonfigurujte monitorování podle vašich interních zásad a platných právních požadavků.