Việc giám sát nhân viên nhìn chung là hợp pháp tại Hoa Kỳ khi được sử dụng cho các mục đích kinh doanh chính đáng, chẳng hạn như bảo vệ dữ liệu công ty, theo dõi năng suất, quản lý nhóm làm việc từ xa hoặc hỗ trợ tuân thủ quy định. Tuy nhiên, các quy định về giám sát khác nhau tùy theo từng tiểu bang.
Tùy thuộc vào địa điểm và phương pháp giám sát, người sử dụng lao động có thể cần xem xét các yêu cầu về thông báo, quy tắc về sự đồng ý, luật ghi âm và ghi hình cuộc gọi, giới hạn giám sát video, theo dõi GPS, dữ liệu sinh trắc học, thiết bị cá nhân và kỳ vọng về quyền riêng tư của nhân viên.
Hướng dẫn này cung cấp tổng quan về luật giám sát máy tính của nhân viên và các liên kết đến hướng dẫn chi tiết cho từng tiểu bang.
Việc giám sát nhân viên tại Hoa Kỳ được điều chỉnh bởi sự kết hợp của luật liên bang, luật tiểu bang, yêu cầu ngành và chính sách của công ty. Không có quy định chung nào trên toàn quốc bao trùm mọi phương pháp giám sát. Thay vào đó, người sử dụng lao động nên xem xét những gì họ giám sát, nơi nhân viên làm việc, thiết bị nào được sử dụng và liệu nhân viên đã được thông báo hay chưa.
Ở cấp liên bang, Đạo luật Bảo vệ Quyền riêng tư Truyền thông Điện tử (ECPA) là một trong những luật quan trọng liên quan đến truyền thông điện tử. Luật này nhìn chung hạn chế việc chặn bắt trái phép các cuộc liên lạc qua đường dây, lời nói và điện tử, nhưng cho phép một số ngoại lệ, bao gồm ghi âm dựa trên sự đồng ý và các bối cảnh liên quan đến kinh doanh. Vì luật tiểu bang có thể nghiêm ngặt hơn, người sử dụng lao động nên xem xét cả các yêu cầu của liên bang và tiểu bang trước khi giám sát thông tin liên lạc hoặc ghi âm cuộc gọi.
Luật tiểu bang có thể bổ sung các nghĩa vụ thông báo hoặc sự đồng ý cụ thể. Ví dụ, một số tiểu bang yêu cầu người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên trước khi tiến hành giám sát điện tử, trong khi những tiểu bang khác có các quy định nghiêm ngặt hơn đối với việc ghi âm, dữ liệu sinh trắc học hoặc quyền riêng tư tại nơi làm việc.
Người sử dụng lao động cũng nên xem xét quyền lợi của người lao động, bảo mật dữ liệu và các nghĩa vụ chống phân biệt đối xử. Việc giám sát không được sử dụng để can thiệp vào các hoạt động được bảo vệ tại nơi làm việc, thu thập dữ liệu cá nhân không cần thiết hoặc đưa ra các quyết định tuyển dụng không công bằng.
Nhìn chung, một chương trình giám sát tuân thủ cần phải minh bạch, chỉ giới hạn trong các mục đích kinh doanh hợp pháp, được ghi chép trong chính sách bằng văn bản và được thiết lập theo luật hiện hành.
Hãy sử dụng bảng này làm điểm khởi đầu cho việc nghiên cứu cụ thể theo từng tiểu bang. Bảng này tóm tắt các hướng dẫn chính sách, quy tắc ghi âm, rủi ro về quyền riêng tư, hướng dẫn đầy đủ và các nguồn pháp lý hữu ích.
| Tình trạng | Thông báo / Hướng dẫn chính sách | Quy tắc đồng ý/ghi âm | Các rủi ro chính về quyền riêng tư | Hướng dẫn đầy đủ | Nguồn pháp lý hữu ích |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Người sử dụng lao động nên đưa ra thông báo bằng văn bản rõ ràng trước khi giám sát các thiết bị của công ty, liên lạc tại nơi làm việc, sử dụng internet hoặc camera giám sát. | Theo luật pháp Alabama, việc ghi âm thường được cho phép khi ít nhất một bên tham gia cuộc giao tiếp đồng ý. | Ghi âm, camera giấu kín, khu vực riêng tư, thiết bị cá nhân, giám sát quá mức | Sắp ra mắt | |
| Alaska | Các nhà tuyển dụng nên giải thích rõ các biện pháp giám sát trong chính sách bằng văn bản, đặc biệt là khi giám sát thông tin liên lạc, thiết bị làm việc hoặc nhân viên làm việc từ xa. | Luật pháp Alaska thường cho phép ghi âm cuộc trò chuyện bằng miệng với sự đồng ý của một bên. | Ghi âm, các cuộc trò chuyện riêng tư, giới hạn làm việc từ xa, thiết bị cá nhân, giám sát quyền truy cập dữ liệu | Sắp ra mắt | |
| Arizona | Người sử dụng lao động nên đưa ra thông báo bằng văn bản rõ ràng trước khi giám sát các thiết bị của công ty, hệ thống nơi làm việc, thông tin liên lạc hoặc dữ liệu vị trí. | Nhìn chung, bang Arizona cho phép ghi âm hoặc chặn cuộc giao tiếp khi một bên tham gia đồng ý. | Ghi âm, giám sát video tại khu vực riêng tư, định vị GPS/theo dõi vị trí, thiết bị cá nhân, ranh giới hệ thống của công ty. | Sắp ra mắt | |
| Arkansas | Người sử dụng lao động nên đưa ra thông báo bằng văn bản rõ ràng trước khi giám sát các thiết bị của công ty, hệ thống nơi làm việc, thông tin liên lạc, camera giám sát hoặc dữ liệu vị trí. Arkansas cũng bảo vệ quyền truy cập tài khoản mạng xã hội của nhân viên. | Luật pháp Arkansas thường cho phép ghi âm hoặc nghe lén khi người ghi âm là một bên tham gia cuộc giao tiếp hoặc một bên đã đồng ý trước đó. | Ghi âm, giám sát video tại khu vực riêng tư, truy cập tài khoản mạng xã hội, thiết bị cá nhân, theo dõi vị trí/GPS mà không có chính sách rõ ràng. | Sắp ra mắt | |
| California | Trước khi tiến hành giám sát, cần phải có thông báo bằng văn bản rõ ràng và các điều khoản bảo mật. Các nhà tuyển dụng ở California cần giải thích dữ liệu nào được thu thập, tại sao lại thu thập và dữ liệu đó sẽ được sử dụng như thế nào. | Luật pháp California thường yêu cầu sự đồng ý của tất cả các bên trước khi ghi âm các cuộc trao đổi bí mật. | Quyền dữ liệu của nhân viên theo CCPA/CPRA; thông tin liên lạc bí mật; thiết bị cá nhân; kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư. | Phần mềm giám sát nhân viên tại California: Yêu cầu pháp lý và các thực tiễn tốt nhất | |
| Colorado | Hãy sử dụng chính sách giám sát bằng văn bản rõ ràng, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa, quy trình tuyển dụng, tài liệu nhân sự và các hệ thống thuộc sở hữu của công ty. | Theo luật Colorado, thường yêu cầu sự đồng ý của ít nhất một bên để ghi âm hoặc chặn các cuộc liên lạc qua điện thoại hoặc điện tử. | Nhóm làm việc từ xa; tài liệu nhân sự; dữ liệu năng suất; hoạt động tại nơi làm việc được bảo vệ; nhân viên truy cập vào hồ sơ nhân sự. | Phần mềm giám sát nhân viên Colorado: Giảm bớt gánh nặng công việc cho bộ phận nhân sự và quản lý nhóm làm việc từ xa |
Trước khi sử dụng phần mềm giám sát nhân viên, nhà tuyển dụng nên xem xét cả các yêu cầu pháp lý và các yếu tố liên quan đến sự tin tưởng trong môi trường làm việc.
Nhà tuyển dụng nên xác định lý do tại sao cần giám sát: theo dõi năng suất, quản lý chấm công, an ninh mạng, ngăn ngừa mất dữ liệu, báo cáo tuân thủ, kiểm soát chất lượng dịch vụ khách hàng và quản lý nhóm làm việc từ xa.
Một số tiểu bang yêu cầu người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên trước khi bắt đầu giám sát điện tử. Ngay cả khi không có quy định rõ ràng về việc thông báo, thông báo bằng văn bản vẫn là một biện pháp tốt nhất. Nó giúp nhân viên hiểu được những gì đang được giám sát, khi nào việc giám sát diễn ra và dữ liệu thu thập được có thể được sử dụng như thế nào.
Việc xin phép có thể là bắt buộc hoặc được khuyến nghị đối với việc ghi âm, ghi âm cuộc gọi, thu thập dữ liệu sinh trắc học, theo dõi GPS và giám sát thiết bị cá nhân. Các nhà tuyển dụng hoạt động tại nhiều tiểu bang cần đặc biệt cẩn trọng vì các quy định về sự đồng ý có thể khác nhau đáng kể.
Thông thường, người sử dụng lao động có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với máy tính, điện thoại, mạng và tài khoản kinh doanh thuộc sở hữu của công ty. Các thiết bị cá nhân tiềm ẩn rủi ro về quyền riêng tư cao hơn và cần được quy định rõ ràng trong chính sách BYOD (Bring Your Own Device - Mang thiết bị cá nhân đến nơi làm việc).
Hồ sơ giám sát nhân viên có thể chứa thông tin nhạy cảm. Người sử dụng lao động nên hạn chế quyền truy cập, bảo mật dữ liệu được lưu trữ, xác định thời hạn lưu giữ và xóa thông tin khi không còn cần thiết nữa.
Xem tóm tắt ngắn gọn về tình hình hoặc chuyển thẳng đến bảng hướng dẫn nhanh.
Các nhà tuyển dụng ở Alabama nên dựa vào các chính sách giám sát bằng văn bản rõ ràng trước khi xem xét hoạt động của nhân viên trên các thiết bị của công ty, hệ thống nơi làm việc, email, sử dụng internet hoặc các thông tin liên lạc kinh doanh. Luật liên bang, bao gồm cả ECPA, có thể cho phép một số hoạt động giám sát nơi làm việc vì mục đích kinh doanh hoặc dựa trên sự đồng ý, nhưng các quy định về quyền riêng tư và nghe lén của tiểu bang vẫn rất quan trọng.
Luật nghe lén hình sự của Alabama nghiêm cấm việc cố ý sử dụng thiết bị để nghe lén. Theo luật Alabama, nghe lén được định nghĩa là việc chặn bắt các cuộc liên lạc riêng tư mà không có sự đồng ý của ít nhất một người liên quan. Các nhà tuyển dụng cần đặc biệt cẩn thận với việc ghi âm, camera giấu kín, giám sát trong không gian riêng tư và bất kỳ công cụ nào có thể ghi lại các cuộc trò chuyện cá nhân. Việc giám sát an toàn hơn khi được giới hạn trong các hệ thống thuộc sở hữu của công ty, được thông báo trước và gắn liền với các mục đích kinh doanh hợp pháp. Luật Alabama cũng bao gồm các tội danh liên quan đến giám sát, vì vậy các nhà tuyển dụng nên tránh bất kỳ hình thức giám sát nào có thể bị coi là quan sát bí mật trong khu vực riêng tư.
Các nhà tuyển dụng ở Alaska nên giải thích rõ ràng về việc giám sát nơi làm việc trước khi sử dụng các công cụ theo dõi thiết bị của công ty, liên lạc công việc, năng suất, ảnh chụp màn hình, vị trí hoặc hoạt động của nhân viên làm việc từ xa. Chính sách bằng văn bản cần xác định rõ những gì được giám sát, khi nào việc giám sát diễn ra, dữ liệu nào được thu thập, ai có thể truy cập và thời gian lưu giữ hồ sơ.
Luật Alaska cấm sử dụng thiết bị nghe lén để nghe hoặc ghi âm cuộc trò chuyện bằng miệng mà không có sự đồng ý của một bên tham gia cuộc trò chuyện. Trên thực tế, Alaska thường được coi là tiểu bang cho phép ghi âm khi có sự đồng ý của một bên, nhưng người sử dụng lao động vẫn nên tránh ghi âm các cuộc trò chuyện riêng tư nếu không có lý do kinh doanh rõ ràng và thông báo thích hợp. Việc giám sát các thiết bị cá nhân, tài khoản cá nhân, hoạt động ngoài giờ làm việc hoặc không gian riêng tư tạo ra rủi ro về quyền riêng tư cao hơn. Luật liên bang, bao gồm cả ECPA, cũng được áp dụng khi các thông tin liên lạc điện tử bị giám sát hoặc chặn.
Các nhà tuyển dụng ở Arizona có thể sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để hỗ trợ năng suất, bảo mật, chấm công và tuân thủ quy định, đặc biệt là trên các thiết bị và hệ thống kinh doanh thuộc sở hữu của công ty. Một chính sách bằng văn bản rõ ràng cần giải thích những gì được giám sát, lý do sử dụng giám sát, liệu dữ liệu liên lạc hoặc vị trí có được bao gồm hay không và ai có thể truy cập vào các bản ghi đã thu thập.
Arizona thường cho phép ghi âm và nghe lén thông tin liên lạc chỉ với sự đồng ý của một bên. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn nên thận trọng với việc ghi âm, giám sát video, thiết bị cá nhân và những khu vực mà nhân viên có quyền mong đợi sự riêng tư. Việc ghi âm hoặc xem lén lút trong không gian riêng tư có thể tạo ra rủi ro pháp lý nghiêm trọng, vì vậy việc giám sát nơi làm việc nên được giới hạn trong các mục đích kinh doanh hợp pháp và phải được thông báo trước.
Nhìn chung, các nhà tuyển dụng ở Arkansas có thể giám sát máy tính thuộc sở hữu của công ty, hệ thống kinh doanh, email nơi làm việc, việc sử dụng internet và các hoạt động liên quan đến công việc khác khi việc giám sát đó gắn liền với mục đích kinh doanh hợp pháp và được giải thích rõ ràng trong chính sách. Luật về mạng xã hội của nhân viên ở Arkansas đặc biệt liên quan đến việc giám sát kỹ thuật số: nhìn chung, các nhà tuyển dụng không được yêu cầu, đề nghị, gợi ý hoặc khiến nhân viên hoặc người xin việc tiết lộ tên người dùng, mật khẩu hoặc các phương thức truy cập khác cho các tài khoản mạng xã hội cá nhân. Luật này không ngăn cản các nhà tuyển dụng giám sát thiết bị điện tử của công ty hoặc các tài khoản do nhà tuyển dụng cung cấp, và nó bao gồm các ngoại lệ cho một số cuộc điều tra chính thức nhất định.
Arkansas thường cho phép ghi âm hoặc chặn bắt các cuộc liên lạc qua điện thoại cố định, lời nói, điện thoại bàn hoặc không dây chỉ với sự đồng ý của một bên. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn cần thận trọng với việc ghi âm cuộc gọi, giám sát âm thanh và các công cụ có thể ghi lại các cuộc trò chuyện riêng tư. Việc giám sát bằng video cũng nên tránh các khu vực riêng tư: Luật Arkansas nghiêm cấm việc bí mật quan sát, chụp ảnh, quay phim hoặc ghi hình một người trong khu vực riêng tư nơi người đó có quyền mong đợi sự riêng tư hợp lý và chưa được sự đồng ý. Nếu người sử dụng lao động cần theo dõi vị trí, việc này cần được thực hiện thông qua thông báo rõ ràng, giới hạn thời gian làm việc, ranh giới giữa thiết bị của công ty và mục đích kinh doanh chính đáng.
California có một trong những khung pháp lý về bảo mật thông tin mạnh mẽ nhất ở Hoa Kỳ, vì vậy các nhà tuyển dụng cần đặc biệt cẩn trọng khi sử dụng phần mềm giám sát nhân viên. Việc giám sát có thể được cho phép vì các mục đích kinh doanh hợp pháp, đặc biệt là trên các thiết bị và hệ thống kinh doanh thuộc sở hữu của công ty, nhưng nhà tuyển dụng cần giải thích rõ ràng dữ liệu nào được thu thập, tại sao dữ liệu đó được thu thập và cách thức sử dụng chúng.
Các nhà tuyển dụng ở California cần đặc biệt chú ý đến các thông tin liên lạc bí mật, kỳ vọng về quyền riêng tư của nhân viên, thiết bị cá nhân và quyền dữ liệu của nhân viên theo khuôn khổ CCPA/CPRA. Việc ghi âm cuộc gọi hoặc âm thanh cần được thận trọng đặc biệt vì California thường hạn chế việc ghi âm các thông tin liên lạc bí mật mà không có sự đồng ý của tất cả các bên.
Các nhà tuyển dụng ở Colorado thường sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để quản lý các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp, giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự, hỗ trợ quá trình hội nhập, theo dõi chấm công và tạo ra sự minh bạch nhất quán hơn giữa các văn phòng phân tán. Phần mềm giám sát có thể giúp bộ phận nhân sự và các nhà quản lý xác định các vấn đề về quy trình làm việc, hỗ trợ nhân viên mới và so sánh các nhóm bằng cách sử dụng dữ liệu hoạt động khách quan hơn.
Colorado thường áp dụng chính sách đồng ý một bên đối với các cuộc liên lạc qua điện thoại và điện tử, nhưng người sử dụng lao động vẫn nên sử dụng các chính sách bằng văn bản minh bạch và tránh việc giám sát xâm phạm quyền riêng tư. Người sử dụng lao động cũng nên xem xét quyền của người lao động khi sử dụng dữ liệu giám sát cho các quyết định về nhân sự: Luật Colorado cho phép người lao động có quyền kiểm tra và nhận bản sao hồ sơ nhân sự của họ ít nhất mỗi năm một lần theo yêu cầu, và cựu nhân viên có quyền kiểm tra một lần duy nhất sau khi chấm dứt hợp đồng.
Việc giám sát nhân viên có thể có nhiều hình thức. Mỗi phương pháp đều có những hệ lụy pháp lý và quyền riêng tư khác nhau, vì vậy người sử dụng lao động nên lựa chọn công cụ một cách cẩn thận và giải thích rõ ràng trong các chính sách nội bộ.
Việc giám sát hoạt động máy tính có thể bao gồm theo dõi thời gian hoạt động và thời gian rảnh, việc sử dụng ứng dụng, lượt truy cập trang web, hoạt động tập tin và các mô hình năng suất.
Người sử dụng lao động có thể giám sát email công việc và việc sử dụng internet trên hệ thống của công ty để bảo vệ dữ liệu, điều tra các vi phạm chính sách hoặc đảm bảo việc sử dụng tài nguyên của công ty một cách phù hợp.
Ảnh chụp màn hình và ghi hình màn hình có thể hỗ trợ phân tích năng suất, kiểm soát chất lượng và điều tra an ninh. Vì các phương pháp này có thể thu thập thông tin nhạy cảm, chúng cần được nêu rõ trong chính sách giám sát.
Ghi lại thao tác gõ phím là một phương pháp giám sát xâm phạm quyền riêng tư hơn nhiều so với các phương pháp khác. Nếu sử dụng, cần phải công khai rõ ràng và chỉ giới hạn cho các mục đích kinh doanh hợp pháp.
Hệ thống định vị GPS thường được sử dụng cho các đội ngũ làm việc ngoài hiện trường, hậu cần, giao hàng, bán hàng và phương tiện của công ty. Nhà tuyển dụng nên giải thích khi nào vị trí được theo dõi, liệu việc theo dõi có tiếp tục ngoài giờ làm việc hay không và dữ liệu vị trí được sử dụng như thế nào.
Hệ thống camera giám sát có thể được sử dụng để đảm bảo an toàn, an ninh và phòng ngừa mất mát. Chủ sử dụng lao động nên tránh lắp đặt ở các khu vực riêng tư và cân nhắc các yêu cầu thông báo của tiểu bang.
Việc ghi âm và ghi hình cuộc gọi đòi hỏi sự thận trọng đặc biệt vì luật về sự đồng ý khác nhau tùy từng tiểu bang. Một số tiểu bang cho phép sự đồng ý của một bên, trong khi những tiểu bang khác yêu cầu sự đồng ý của tất cả các bên.
Giám sát sinh trắc học có thể bao gồm máy chấm công bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc nhận diện giọng nói. Một số tiểu bang trực tiếp quản lý dữ liệu sinh trắc học, vì vậy người sử dụng lao động nên xem xét luật pháp hiện hành của tiểu bang trước khi thu thập dữ liệu này.
Một chương trình giám sát nhân viên tuân thủ quy định cần phải minh bạch, cân xứng và tập trung vào các nhu cầu kinh doanh chính đáng.
Người sử dụng lao động nên:
Các nhà tuyển dụng nên thiết lập cài đặt giám sát theo chính sách nội bộ và các yêu cầu pháp lý hiện hành.
Chính sách giám sát nhân viên rõ ràng giúp nhân viên hiểu được cách thức giám sát hoạt động và giúp người sử dụng lao động ghi lại cách thức tuân thủ quy định của họ.
Chính sách giám sát thường nên giải thích như sau:
Chính sách này cần được soạn thảo bằng ngôn ngữ rõ ràng và dễ dàng tiếp cận đối với nhân viên.
Việc giám sát nhân viên nhìn chung là hợp pháp ở Hoa Kỳ khi được sử dụng cho các mục đích kinh doanh chính đáng. Tuy nhiên, các yêu cầu khác nhau tùy theo tiểu bang, phương pháp giám sát, loại thiết bị và việc có ghi âm các cuộc liên lạc hay không.
Tại Connecticut, Delaware, New York, California và Texas - đúng vậy. Các tiểu bang này có các yêu cầu thông báo cụ thể đối với việc giám sát điện tử. Ngay cả khi không có quy định rõ ràng về việc thông báo, việc thông báo bằng văn bản vẫn là một biện pháp tốt nhất được khuyến nghị.
Điều đó phụ thuộc vào loại hình giám sát và tiểu bang. Sự đồng ý đặc biệt quan trọng đối với việc ghi âm, ghi âm cuộc gọi, dữ liệu sinh trắc học, theo dõi GPS và giám sát thiết bị cá nhân.
Người sử dụng lao động thường có nhiều quyền hạn hơn trong việc giám sát máy tính thuộc sở hữu của công ty, tài khoản kinh doanh và mạng lưới của công ty, đặc biệt là khi nhân viên đã được thông báo. Tuy nhiên, việc giám sát vẫn nên được giới hạn trong phạm vi các mục đích kinh doanh hợp pháp.
Các thiết bị cá nhân nhạy cảm hơn về mặt pháp lý. Nhà tuyển dụng nên sử dụng các chính sách BYOD rõ ràng, tránh truy cập dữ liệu cá nhân và phải có sự đồng ý thích hợp trước khi giám sát hoạt động liên quan đến công việc trên các thiết bị cá nhân.
Người sử dụng lao động có thể ghi âm các cuộc gọi liên quan đến công việc; tuy nhiên, luật ghi âm cuộc gọi khác nhau tùy theo từng tiểu bang. Một số tiểu bang cho phép sự đồng ý của một bên, trong khi những tiểu bang khác yêu cầu sự đồng ý của tất cả các bên. Người sử dụng lao động nên xem xét luật tiểu bang hiện hành trước khi ghi âm cuộc gọi.
Việc lắp đặt camera giám sát có thể được cho phép vì mục đích an toàn, an ninh và phòng ngừa mất mát, nhưng người sử dụng lao động nên tránh lắp đặt ở các khu vực riêng tư và cân nhắc các yêu cầu thông báo của tiểu bang.
Làm việc từ xa có thể tạo ra thêm các vấn đề về quyền riêng tư vì việc giám sát có thể diễn ra tại nhà của nhân viên hoặc trên thiết bị được sử dụng chung. Nhà tuyển dụng nên xác định rõ ràng giờ làm việc, hệ thống được giám sát, thiết bị được giám sát và thông tin nào được thu thập.
CleverControl giúp nhà tuyển dụng theo dõi hoạt động công việc, việc sử dụng ứng dụng và trang web, ảnh chụp màn hình, thời gian làm việc và xu hướng năng suất từ một bảng điều khiển duy nhất. Cấu hình giám sát theo chính sách nội bộ và các yêu cầu pháp lý hiện hành.