Νόμοι για την παρακολούθηση των εργαζομένων ανά πολιτεία: Οδηγός των ΗΠΑ για τους εργοδότες

Οι εργοδότες στην Αλαμπάμα θα πρέπει να βασίζονται σε σαφείς γραπτές πολιτικές παρακολούθησης πριν ελέγξουν τη δραστηριότητα των εργαζομένων σε εταιρικές συσκευές, συστήματα χώρου εργασίας, email, χρήση του διαδικτύου ή επαγγελματικές επικοινωνίες. Η ομοσπονδιακή νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένου του ECPA, μπορεί να επιτρέπει ορισμένη παρακολούθηση χώρου εργασίας σε επαγγελματικά πλαίσια ή σε πλαίσια που βασίζονται στη συγκατάθεση, αλλά οι κρατικοί κανόνες απορρήτου και υποκλοπής εξακολουθούν να έχουν σημασία.

Ο ποινικός νόμος της Αλαμπάμα περί υποκλοπής απαγορεύει την εκ προθέσεως χρήση συσκευής για υποκλοπή. Σύμφωνα με τη νομοθεσία της Αλαμπάμα, η υποκλοπή ορίζεται ως η υποκλοπή ιδιωτικών επικοινωνιών χωρίς τη συγκατάθεση τουλάχιστον ενός εμπλεκόμενου ατόμου. Οι εργοδότες θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί με την ηχογράφηση, τις κρυφές κάμερες, την παρακολούθηση σε ιδιωτικούς χώρους και οποιοδήποτε εργαλείο που μπορεί να καταγράφει προσωπικές συνομιλίες. Η παρακολούθηση είναι ασφαλέστερη όταν περιορίζεται σε συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία, αποκαλύπτεται εκ των προτέρων και συνδέεται με νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Η νομοθεσία της Αλαμπάμα περιλαμβάνει επίσης σχετικά αδικήματα παρακολούθησης, επομένως οι εργοδότες θα πρέπει να αποφεύγουν οποιαδήποτε παρακολούθηση που θα μπορούσε να θεωρηθεί ως μυστική παρατήρηση σε ιδιωτικούς χώρους.

Οι εργοδότες στην Αλάσκα θα πρέπει να εξηγήσουν με σαφήνεια την παρακολούθηση του χώρου εργασίας πριν χρησιμοποιήσουν εργαλεία που παρακολουθούν τις συσκευές της εταιρείας, τις επικοινωνίες στην εργασία, την παραγωγικότητα, τα στιγμιότυπα οθόνης, την τοποθεσία ή την απομακρυσμένη δραστηριότητα των εργαζομένων. Μια γραπτή πολιτική θα πρέπει να καθορίζει τι παρακολουθείται, πότε πραγματοποιείται η παρακολούθηση, ποια δεδομένα συλλέγονται, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά και για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται τα αρχεία.

Η νομοθεσία της Αλάσκας απαγορεύει τη χρήση συσκευής παρακολούθησης για την ακρόαση ή την ηχογράφηση μιας προφορικής συνομιλίας χωρίς τη συγκατάθεση ενός από τα μέρη της συνομιλίας. Στην πράξη, η Αλάσκα αντιμετωπίζεται γενικά ως πολιτεία με μονομερή συναίνεση, αλλά οι εργοδότες θα πρέπει να αποφεύγουν την ηχογράφηση ιδιωτικών συνομιλιών χωρίς σαφή επιχειρηματική αιτιολόγηση και κατάλληλη ειδοποίηση. Η παρακολούθηση προσωπικών συσκευών, προσωπικών λογαριασμών, δραστηριοτήτων εκτός ωραρίου ή ιδιωτικών χώρων δημιουργεί υψηλότερο κίνδυνο για την προστασία της ιδιωτικής ζωής. Η ομοσπονδιακή νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένου του ECPA, ισχύει επίσης όταν παρακολουθούνται ή υποκλέπτονται ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

Οι εργοδότες στην Αριζόνα μπορούν να χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων για την υποστήριξη της παραγωγικότητας, της ασφάλειας, της παρουσίας και της συμμόρφωσης, ειδικά σε συσκευές και επιχειρηματικά συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία. Μια σαφής γραπτή πολιτική θα πρέπει να εξηγεί τι παρακολουθείται, γιατί χρησιμοποιείται η παρακολούθηση, εάν περιλαμβάνονται δεδομένα επικοινωνιών ή τοποθεσίας και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε συλλεγμένα αρχεία.

Η Αριζόνα είναι γενικά μια πολιτεία όπου η καταγραφή και η υποκλοπή επικοινωνιών απαιτεί τη συναίνεση ενός μέρους. Οι εργοδότες θα πρέπει να εξακολουθούν να είναι προσεκτικοί με την ηχογράφηση, την παρακολούθηση βίντεο, τις προσωπικές συσκευές και τους χώρους όπου οι εργαζόμενοι έχουν εύλογη προσδοκία απορρήτου. Η μυστική καταγραφή ή η παρακολούθηση σε ιδιωτικά περιβάλλοντα μπορεί να δημιουργήσει σοβαρό νομικό κίνδυνο, επομένως η επιτήρηση στον χώρο εργασίας θα πρέπει να περιορίζεται σε νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς και να γνωστοποιείται εκ των προτέρων.

Οι εργοδότες στο Αρκάνσας μπορούν γενικά να παρακολουθούν τους υπολογιστές, τα επιχειρηματικά συστήματα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον χώρο εργασίας, τη χρήση του διαδικτύου και άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία, όταν η παρακολούθηση συνδέεται με έναν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό και εξηγείται σαφώς στην πολιτική. Η νομοθεσία περί κοινωνικής δικτύωσης των εργαζομένων του Αρκάνσας είναι ιδιαίτερα σχετική με την ψηφιακή παρακολούθηση: οι εργοδότες γενικά δεν επιτρέπεται να απαιτούν, να ζητούν, να προτείνουν ή να προκαλούν σε έναν εργαζόμενο ή υποψήφιο να αποκαλύψει ονόματα χρήστη, κωδικούς πρόσβασης ή άλλες μεθόδους πρόσβασης για προσωπικούς λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης. Ο νόμος δεν εμποδίζει τους εργοδότες να παρακολουθούν τον ηλεκτρονικό εξοπλισμό της εταιρείας ή τους λογαριασμούς που παρέχονται από τον εργοδότη και περιλαμβάνει εξαιρέσεις για ορισμένες επίσημες έρευνες.

Το Αρκάνσας είναι γενικά πολιτεία με μονομερή συναίνεση για την καταγραφή ή την υποκλοπή ενσύρματων, σταθερών, προφορικών, τηλεφωνικών ή ασύρματων επικοινωνιών. Οι εργοδότες θα πρέπει να είναι προσεκτικοί με την καταγραφή κλήσεων, την παρακολούθηση ήχου και τα εργαλεία που ενδέχεται να καταγράφουν ιδιωτικές συνομιλίες. Η βιντεοεπιτήρηση θα πρέπει επίσης να αποφεύγει τους ιδιωτικούς χώρους: Η νομοθεσία του Αρκάνσας απαγορεύει την κρυφή παρατήρηση, φωτογράφιση, κινηματογράφηση ή βιντεοσκόπηση ενός ατόμου σε ιδιωτικό χώρο όπου έχει εύλογη προσδοκία απορρήτου και δεν έχει δώσει τη συγκατάθεσή του. Εάν ο εργοδότης χρειάζεται να παρακολουθεί την τοποθεσία, αυτό θα πρέπει να γίνεται μέσω σαφούς ειδοποίησης, ορίων χρόνου εργασίας, ορίων εταιρικών συσκευών και ενός νόμιμου επιχειρηματικού σκοπού.

Η Καλιφόρνια διαθέτει ένα από τα ισχυρότερα πλαίσια απορρήτου στις Ηνωμένες Πολιτείες, επομένως οι εργοδότες θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί όταν χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Η παρακολούθηση μπορεί να επιτρέπεται για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, ειδικά σε συσκευές και επιχειρηματικά συστήματα που ανήκουν σε εταιρείες, αλλά οι εργοδότες θα πρέπει να εξηγούν με σαφήνεια ποια δεδομένα συλλέγονται, γιατί συλλέγονται και πώς θα χρησιμοποιηθούν.

Οι εργοδότες στην Καλιφόρνια θα πρέπει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στις εμπιστευτικές επικοινωνίες, στις προσδοκίες για το απόρρητο των εργαζομένων, στις προσωπικές συσκευές και στα δικαιώματα των εργαζομένων στα δεδομένα βάσει του πλαισίου CCPA/CPRA. Η ηχογράφηση ή η ηχογράφηση κλήσεων απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή, επειδή η Καλιφόρνια γενικά περιορίζει την ηχογράφηση εμπιστευτικών επικοινωνιών χωρίς τη συγκατάθεση όλων των μερών.

Οι εργοδότες στο Κολοράντο χρησιμοποιούν συχνά λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων για τη διαχείριση απομακρυσμένων ή υβριδικών ομάδων, τη μείωση του φόρτου εργασίας ανθρώπινου δυναμικού, την υποστήριξη της ένταξης, την παρακολούθηση της παρουσίας και τη δημιουργία πιο συνεπούς ορατότητας σε όλα τα κατανεμημένα γραφεία. Η παρακολούθηση μπορεί να βοηθήσει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και τους διευθυντές να εντοπίσουν προβλήματα ροής εργασίας, να υποστηρίξουν τις νέες προσλήψεις και να συγκρίνουν ομάδες χρησιμοποιώντας πιο αντικειμενικά επιχειρησιακά δεδομένα.

Το Κολοράντο είναι γενικά μια πολιτεία με μονομερή συναίνεση για τις τηλεφωνικές και ηλεκτρονικές επικοινωνίες, αλλά οι εργοδότες θα πρέπει να εξακολουθούν να χρησιμοποιούν διαφανείς γραπτές πολιτικές και να αποφεύγουν την παρεμβατική παρακολούθηση. Οι εργοδότες θα πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη τα δικαιώματα των εργαζομένων όταν χρησιμοποιούνται δεδομένα παρακολούθησης για αποφάσεις ανθρώπινου δυναμικού: Η νομοθεσία του Κολοράντο δίνει στους εργαζομένους το δικαίωμα να επιθεωρούν και να λαμβάνουν αντίγραφα των προσωπικών τους αρχείων τουλάχιστον ετησίως κατόπιν αιτήματος, και οι πρώην εργαζόμενοι έχουν δυνατότητα εφάπαξ επιθεώρησης αμέσως μετά την απόλυση.