Het monitoren van werknemers is in de Verenigde Staten over het algemeen legaal wanneer het wordt gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden, zoals het beschermen van bedrijfsgegevens, het bijhouden van de productiviteit, het beheren van teams op afstand of het ondersteunen van de naleving van wet- en regelgeving. De regels voor monitoring verschillen echter per staat.
Afhankelijk van de locatie en de monitoringmethode moeten werkgevers mogelijk rekening houden met kennisgevingsvereisten, toestemmingsregels, wetgeving inzake audio- en gespreksopnames, beperkingen voor videobewaking, GPS-tracking, biometrische gegevens, persoonlijke apparaten en de privacyverwachtingen van werknemers.
Deze gids biedt een overzicht van de wetgeving inzake computermonitoring door werknemers en links naar gedetailleerde handleidingen voor de afzonderlijke staten.
Het monitoren van werknemers in de VS wordt gereguleerd door een combinatie van federale wetten, wetten van de staten, branchevoorschriften en bedrijfsbeleid. Er bestaat geen uniforme landelijke regel die alle monitoringmethoden dekt. Werkgevers moeten daarom overwegen wat ze monitoren, waar werknemers werken, welke apparaten worden gebruikt en of werknemers hiervan op de hoogte zijn gesteld.
Op federaal niveau is de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) een van de belangrijkste wetten met betrekking tot elektronische communicatie. Deze wet beperkt over het algemeen het ongeoorloofd onderscheppen van telefoongesprekken, mondelinge en elektronische communicatie, maar staat bepaalde uitzonderingen toe, waaronder opnames op basis van toestemming en in zakelijke contexten. Omdat de wetgeving op staatsniveau strenger kan zijn, moeten werkgevers zowel de federale als de staatsvereisten raadplegen voordat ze communicatie monitoren of gesprekken opnemen.
De wetgeving van de afzonderlijke staten kan specifieke kennisgevings- of toestemmingsverplichtingen met zich meebrengen. Zo vereisen sommige staten dat werkgevers werknemers op de hoogte stellen voordat elektronische monitoring plaatsvindt, terwijl andere staten strengere regels hanteren voor audio-opnames, biometrische gegevens of privacy op de werkplek.
Werkgevers moeten ook rekening houden met de rechten van werknemers, gegevensbeveiliging en antidiscriminatieverplichtingen. Monitoring mag niet worden gebruikt om beschermde werkzaamheden te belemmeren, onnodige persoonsgegevens te verzamelen of oneerlijke arbeidsbeslissingen te nemen.
Over het algemeen moet een conform monitoringprogramma transparant zijn, beperkt blijven tot legitieme bedrijfsdoeleinden, vastgelegd zijn in een schriftelijk beleid en geconfigureerd zijn volgens de toepasselijke wetgeving.
Gebruik deze tabel als uitgangspunt voor onderzoek dat specifiek is voor uw staat. De tabel geeft een overzicht van beleidsrichtlijnen, opnameregels, privacyrisico's, uitgebreide handleidingen en nuttige juridische bronnen.
| Staat | Kennisgeving / Beleidsrichtlijnen | Toestemmings-/opnameregels | Belangrijke privacyrisico's | Volledige handleiding | Nuttige juridische bronnen |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Werkgevers dienen schriftelijk en duidelijk kennis te geven voordat ze bedrijfsapparaten, communicatie op de werkplek, internetgebruik of videobewaking in de gaten houden. | In Alabama is opnemen over het algemeen toegestaan als ten minste één partij bij de communicatie daarmee instemt. | Audio-opnames, verborgen camera's, privéruimtes, persoonlijke apparaten, buitensporig brede monitoring | Binnenkort beschikbaar | |
| Alaska | Werkgevers dienen hun monitoringpraktijken schriftelijk vast te leggen, met name wanneer het gaat om het monitoren van communicatie, werkapparatuur of medewerkers die op afstand werken. | In Alaska is het over het algemeen toegestaan om een mondeling gesprek op te nemen met toestemming van een van de partijen. | Audio-opname, privégesprekken, grenzen voor werken op afstand, persoonlijke apparaten, monitoring van gegevenstoegang | Binnenkort beschikbaar | |
| Arizona | Werkgevers dienen schriftelijk en duidelijk kennis te geven voordat ze bedrijfsapparaten, werkpleksystemen, communicatie of locatiegegevens monitoren. | In Arizona is het over het algemeen toegestaan om gesprekken op te nemen of af te luisteren als een van de partijen daarmee instemt. | Audio-opname, videobewaking in privéruimtes, GPS/locatietracking, persoonlijke apparaten, grenzen van bedrijfssystemen | Binnenkort beschikbaar | |
| Arkansas | Werkgevers moeten schriftelijk en duidelijk kennisgeven voordat ze bedrijfsapparaten, werkpleksystemen, communicatie, videobewaking of locatiegegevens monitoren. Arkansas beschermt ook de toegang van werknemers tot sociale media-accounts. | In Arkansas is opnemen of aftappen over het algemeen toegestaan wanneer de persoon die opneemt partij is bij de communicatie of wanneer een van de partijen vooraf toestemming heeft gegeven. | Audio-opname, videobewaking in privéruimtes, toegang tot sociale media-accounts, persoonlijke apparaten, GPS/locatietracking zonder duidelijk beleid | Binnenkort beschikbaar | |
| California | Gebruik duidelijke schriftelijke kennisgevingen en privacyverklaringen voordat u begint met monitoring. Werkgevers in Californië moeten uitleggen welke gegevens worden verzameld, waarom ze worden verzameld en hoe ze zullen worden gebruikt. | In Californië is doorgaans toestemming van alle betrokken partijen vereist voordat vertrouwelijke communicatie wordt opgenomen. | CCPA/CPRA-gegevensrechten van werknemers; vertrouwelijke communicatie; persoonlijke apparaten; redelijke verwachting van privacy. | Software voor werknemersmonitoring in Californië: wettelijke vereisten en beste praktijken | |
| Colorado | Gebruik een duidelijk schriftelijk monitoringsbeleid, met name voor teams die op afstand werken, onboardingprocessen, HR-documentatie en bedrijfssystemen. | In Colorado is over het algemeen toestemming van ten minste één partij vereist om telefoon- of elektronische communicatie op te nemen of af te luisteren. | Externe teams; HR-documentatie; productiviteitsgegevens; beveiligde werkplekactiviteiten; toegang van werknemers tot personeelsdossiers. | Software voor het monitoren van medewerkers in Colorado: verlichting van de HR-werkdruk en het beheren van teams op afstand. |
Voordat werkgevers software voor werknemersmonitoring gaan gebruiken, moeten ze zowel de wettelijke vereisten als de overwegingen met betrekking tot het vertrouwen op de werkvloer beoordelen.
Werkgevers moeten duidelijk aangeven waarom monitoring nodig is: productiviteitsregistratie, aanwezigheidsbeheer, cyberbeveiliging, preventie van gegevensverlies, nalevingsrapportage, kwaliteitscontrole van de klantenservice en beheer van teams op afstand.
In sommige staten zijn werkgevers verplicht werknemers op de hoogte te stellen voordat elektronische monitoring begint. Zelfs als kennisgeving niet expliciet vereist is, is schriftelijke kennisgeving een goede praktijk. Het helpt werknemers te begrijpen wat er wordt gemonitord, wanneer de monitoring plaatsvindt en hoe de verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt.
Voor audio-opnames, gespreksopnames, het verzamelen van biometrische gegevens, GPS-tracking en het monitoren van persoonlijke apparaten kan toestemming vereist of aanbevolen zijn. Werkgevers die in meerdere staten actief zijn, moeten extra voorzichtig zijn, omdat de regels voor toestemming aanzienlijk kunnen verschillen.
Werkgevers hebben doorgaans meer controle over computers, telefoons, netwerken en zakelijke accounts die eigendom zijn van het bedrijf. Persoonlijke apparaten brengen hogere privacyrisico's met zich mee en zouden daarom onder een duidelijk BYOD-beleid moeten vallen.
Gegevens over werknemers kunnen gevoelige informatie bevatten. Werkgevers dienen de toegang te beperken, opgeslagen gegevens te beveiligen, bewaartermijnen vast te stellen en informatie te verwijderen wanneer deze niet langer nodig is.
Bekijk korte samenvattingen van de staten of ga direct naar de snelgids.
Werkgevers in Alabama moeten vertrouwen op duidelijke, schriftelijk opgestelde beleidsregels voor monitoring voordat ze de activiteiten van werknemers op bedrijfsapparaten, werkpleksystemen, e-mail, internetgebruik of zakelijke communicatie controleren. Federale wetgeving, waaronder de ECPA, staat mogelijk bepaalde vormen van monitoring op de werkplek toe in contexten met zakelijke doeleinden of op basis van toestemming, maar de privacy- en afluisterregels van de staat blijven van belang.
De wetgeving van Alabama betreffende afluisteren verbiedt het opzettelijk gebruik van een apparaat om af te luisteren. Volgens de wet van Alabama wordt afluisteren gedefinieerd als het onderscheppen van privécommunicatie zonder de toestemming van ten minste één van de betrokkenen. Werkgevers moeten extra voorzichtig zijn met audio-opnames, verborgen camera's, bewaking in privéruimtes en elk hulpmiddel dat persoonlijke gesprekken kan vastleggen. Monitoring is veiliger wanneer deze beperkt blijft tot systemen die eigendom zijn van het bedrijf, van tevoren wordt aangekondigd en gekoppeld is aan legitieme zakelijke doeleinden. De wetgeving van Alabama omvat ook verwante vormen van surveillance, dus werkgevers moeten elke vorm van monitoring vermijden die kan worden gezien als heimelijke observatie in privéruimtes.
Werkgevers in Alaska moeten duidelijk uitleggen wat werkplekmonitoring inhoudt voordat ze tools gebruiken die bedrijfsapparaten, werkcommunicatie, productiviteit, screenshots, locatie of activiteiten van thuiswerkende werknemers volgen. Een schriftelijk beleid moet definiëren wat er wordt gemonitord, wanneer de monitoring plaatsvindt, welke gegevens worden verzameld, wie er toegang toe heeft en hoe lang de gegevens worden bewaard.
De wetgeving van Alaska verbiedt het gebruik van afluisterapparatuur om een mondeling gesprek af te luisteren of op te nemen zonder de toestemming van een van de gesprekspartners. In de praktijk wordt Alaska over het algemeen beschouwd als een staat waar toestemming van één partij voldoende is, maar werkgevers moeten desalniettemin vermijden om privégesprekken op te nemen zonder duidelijke zakelijke rechtvaardiging en passende kennisgeving. Het monitoren van persoonlijke apparaten, persoonlijke accounts, activiteiten buiten werktijd of privéruimtes brengt een groter privacyrisico met zich mee. Federale wetgeving, waaronder de ECPA, is ook van toepassing wanneer elektronische communicatie wordt gemonitord of onderschept.
Werkgevers in Arizona kunnen software voor werknemersmonitoring gebruiken ter ondersteuning van productiviteit, beveiliging, aanwezigheid en naleving van wet- en regelgeving, met name op apparaten en systemen die eigendom zijn van het bedrijf. Een duidelijk schriftelijk beleid moet uitleggen wat er wordt gemonitord, waarom monitoring wordt gebruikt, of communicatie- of locatiegegevens worden opgenomen en wie toegang heeft tot de verzamelde gegevens.
In Arizona is het opnemen en onderscheppen van communicatie over het algemeen toegestaan met toestemming van slechts één partij. Werkgevers moeten echter nog steeds voorzichtig zijn met audio-opnames, videobewaking, persoonlijke apparaten en ruimtes waar werknemers een redelijke verwachting van privacy hebben. Heimelijke opnames of het bekijken van privé-opnames kan ernstige juridische risico's met zich meebrengen, dus bewaking op de werkplek moet beperkt blijven tot legitieme zakelijke doeleinden en vooraf worden aangekondigd.
Werkgevers in Arkansas mogen over het algemeen computers, bedrijfssystemen, e-mail, internetgebruik en andere werkgerelateerde activiteiten die eigendom zijn van het bedrijf, monitoren, mits dit een legitiem zakelijk doel dient en duidelijk is vastgelegd in het beleid. De wetgeving van Arkansas betreffende sociale media van werknemers is met name relevant voor digitale monitoring: werkgevers mogen over het algemeen een werknemer of sollicitant niet verplichten, verzoeken, suggereren of ertoe aanzetten om gebruikersnamen, wachtwoorden of andere toegangsmethoden voor persoonlijke sociale media-accounts te onthullen. De wet verhindert werkgevers niet om elektronische apparatuur van het bedrijf of door de werkgever verstrekte accounts te monitoren, en er zijn uitzonderingen voor bepaalde formele onderzoeken.
In Arkansas is toestemming van één partij over het algemeen voldoende voor het opnemen of onderscheppen van gesprekken via vaste lijn, telefoon of draadloze verbinding. Werkgevers moeten echter nog steeds voorzichtig zijn met het opnemen van gesprekken, audiobewaking en tools die privégesprekken kunnen vastleggen. Ook bij videobewaking moet privéruimtes vermeden worden: de wetgeving van Arkansas verbiedt het heimelijk observeren, fotograferen, filmen of opnemen van een persoon in een privéruimte waar die persoon een redelijke verwachting van privacy heeft en geen toestemming heeft gegeven. Als de werkgever de locatie moet volgen, moet dit gebeuren via duidelijke kennisgeving, tijdslimieten, beperkingen voor bedrijfsapparaten en een legitiem zakelijk doel.
Californië heeft een van de strengste privacywetgevingen in de Verenigde Staten, dus werkgevers moeten extra voorzichtig zijn bij het gebruik van software voor het monitoren van werknemers. Monitoring kan toegestaan zijn voor legitieme zakelijke doeleinden, met name op apparaten en systemen die eigendom zijn van het bedrijf, maar werkgevers moeten duidelijk uitleggen welke gegevens worden verzameld, waarom ze worden verzameld en hoe ze zullen worden gebruikt.
Werkgevers in Californië moeten extra aandacht besteden aan vertrouwelijke communicatie, de privacyverwachtingen van werknemers, persoonlijke apparaten en de gegevensrechten van werknemers onder de CCPA/CPRA-wetgeving. Audio- of gespreksopnames vereisen bijzondere voorzichtigheid, omdat het in Californië over het algemeen verboden is om vertrouwelijke communicatie op te nemen zonder de toestemming van alle betrokken partijen.
Werkgevers in Colorado gebruiken vaak software voor het monitoren van medewerkers om teams op afstand of hybride teams te beheren, de werkdruk van HR te verlagen, onboarding te ondersteunen, aanwezigheid te registreren en een consistentere zichtbaarheid te creëren in gedistribueerde vestigingen. Monitoring kan HR en managers helpen bij het identificeren van knelpunten in de workflow, het ondersteunen van nieuwe medewerkers en het vergelijken van teams aan de hand van objectievere operationele gegevens.
In Colorado is toestemming van één partij voor telefonische en elektronische communicatie over het algemeen voldoende, maar werkgevers moeten desondanks transparante schriftelijke beleidsregels hanteren en opdringerige monitoring vermijden. Werkgevers moeten ook rekening houden met de rechten van werknemers wanneer monitoringgegevens worden gebruikt voor HR-beslissingen: de wetgeving van Colorado geeft werknemers het recht om hun personeelsdossier minstens jaarlijks op verzoek in te zien en een kopie ervan te verkrijgen, en voormalige werknemers hebben na beëindiging van hun dienstverband eenmalig recht op inzage.
Het monitoren van werknemers kan vele vormen aannemen. Elke methode heeft andere juridische en privacygevolgen, dus werkgevers moeten de instrumenten zorgvuldig kiezen en deze duidelijk toelichten in interne beleidsregels.
Het monitoren van computeractiviteiten kan het bijhouden van actieve en inactieve tijd, app-gebruik, websitebezoeken, bestandsactiviteit en productiviteitspatronen omvatten.
Werkgevers kunnen het gebruik van werkgerelateerde e-mail en internet op bedrijfssystemen monitoren om gegevens te beschermen, beleidsschendingen te onderzoeken of ervoor te zorgen dat de bedrijfsresources op de juiste manier worden gebruikt.
Screenshots en schermopnames kunnen nuttig zijn bij productiviteitsanalyses, kwaliteitscontroles en beveiligingsonderzoeken. Omdat deze methoden gevoelige informatie kunnen vastleggen, moeten ze worden vermeld in het monitoringbeleid.
Het registreren van toetsaanslagen is indringender dan veel andere monitoringmethoden. Indien gebruikt, dient dit duidelijk te worden gemeld en beperkt te blijven tot legitieme zakelijke doeleinden.
GPS-tracking wordt vaak gebruikt voor buitendienstteams, logistiek, bezorging, verkoop en bedrijfsvoertuigen. Werkgevers moeten uitleggen wanneer de locatie wordt bijgehouden, of de tracking ook buiten werktijd doorgaat en hoe de locatiegegevens worden gebruikt.
Videobewaking kan worden ingezet voor veiligheid, beveiliging en diefstalpreventie. Werkgevers dienen privéruimtes te vermijden en rekening te houden met wettelijke kennisgevingsvereisten.
Audio- en gespreksopnames vereisen speciale voorzichtigheid, omdat de wetgeving rondom toestemming per staat verschilt. Sommige staten staan toestemming van één partij toe, terwijl andere staten toestemming van alle partijen vereisen.
Biometrische monitoring kan bestaan uit vingerafdrukregistratie, gezichtsherkenning of stemherkenning. Sommige staten reguleren biometrische gegevens rechtstreeks, dus werkgevers moeten de toepasselijke wetgeving van de betreffende staat raadplegen voordat ze deze gegevens verzamelen.
Een conform programma voor het monitoren van werknemers moet transparant, proportioneel en gericht op legitieme bedrijfsbehoeften zijn.
Werkgevers dienen:
Werkgevers dienen de monitoringinstellingen te configureren in overeenstemming met hun interne beleid en de toepasselijke wettelijke vereisten.
Een duidelijk beleid voor het monitoren van werknemers zorgt ervoor dat werknemers begrijpen hoe monitoring werkt en helpt werkgevers hun nalevingsaanpak te documenteren.
Een monitoringbeleid moet doorgaans het volgende uitleggen:
Het beleid moet in duidelijke taal worden opgesteld en gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers.
Het monitoren van werknemers is in de VS over het algemeen legaal wanneer het voor legitieme zakelijke doeleinden wordt gebruikt. De vereisten variëren echter per staat, monitoringmethode, type apparaat en of communicatie wordt opgenomen.
In Connecticut, Delaware, New York, Californië en Texas is dat inderdaad het geval. Deze staten hebben specifieke kennisgevingsvereisten voor elektronische monitoring. Zelfs waar kennisgeving niet uitdrukkelijk vereist is, wordt schriftelijke kennisgeving aanbevolen.
Het hangt af van het type monitoring en de staat. Toestemming is met name belangrijk voor audio-opnames, gespreksopnames, biometrische gegevens, GPS-tracking en monitoring van persoonlijke apparaten.
Werkgevers hebben vaak meer bevoegdheid om bedrijfscomputers, zakelijke accounts en bedrijfsnetwerken te monitoren, vooral wanneer werknemers hiervan op de hoogte zijn gesteld. Monitoring moet echter wel beperkt blijven tot legitieme zakelijke doeleinden.
Persoonlijke apparaten zijn juridisch gezien gevoeliger. Werkgevers moeten duidelijke BYOD-richtlijnen hanteren, toegang tot persoonlijke gegevens vermijden en de juiste toestemming verkrijgen voordat ze werkgerelateerde activiteiten op persoonlijke apparaten monitoren.
Werkgevers mogen werkgerelateerde telefoongesprekken opnemen; de wetgeving hieromtrent verschilt echter per staat. Sommige staten staan toestemming van één partij toe, terwijl andere staten toestemming van alle partijen vereisen. Werkgevers dienen de toepasselijke wetgeving van de betreffende staat te raadplegen voordat zij telefoongesprekken opnemen.
Videobewaking kan toegestaan zijn voor veiligheid, beveiliging en diefstalpreventie, maar werkgevers moeten privéruimtes vermijden en rekening houden met wettelijke kennisgevingsvereisten.
Thuiswerken kan extra privacyproblemen met zich meebrengen, omdat monitoring kan plaatsvinden in de woning van een werknemer of op een apparaat dat voor meerdere doeleinden wordt gebruikt. Werkgevers moeten duidelijk de werktijden, de te monitoren systemen, de te monitoren apparaten en de verzamelde informatie definiëren.
CleverControl helpt werkgevers bij het bijhouden van werkactiviteiten, app- en websitegebruik, screenshots, werktijd en productiviteitstrends vanuit één dashboard. Configureer de monitoring volgens uw interne beleid en de geldende wettelijke vereisten.