Az alkalmazottak megfigyelése általában legális az Egyesült Államokban, ha jogos üzleti célokra használják, például a vállalati adatok védelmére, a termelékenység nyomon követésére, a távoli csapatok kezelésére vagy a megfelelőség támogatására. A megfigyelési szabályok azonban államonként eltérőek.
A helyszíntől és a megfigyelési módszertől függően a munkáltatóknak figyelembe kell venniük az értesítési követelményeket, a hozzájárulási szabályokat, a hang- és hívásrögzítési törvényeket, a videomegfigyelési korlátokat, a GPS-követést, a biometrikus adatokat, a személyes eszközöket és az alkalmazottak adatvédelmi elvárásait.
Ez az útmutató áttekintést nyújt az alkalmazottak számítógép-felügyeletére vonatkozó törvényekről, és linkeket tartalmaz az egyes államok részletes útmutatóihoz.
Az Egyesült Államokban a munkavállalók megfigyelését szövetségi törvények, állami törvények, iparági követelmények és vállalati irányelvek kombinációja szabályozza. Nincs egyetlen országos szabály, amely minden megfigyelési módszerre kiterjedne. Ehelyett a munkáltatóknak figyelembe kell venniük, hogy mit figyelnek meg, hol dolgoznak az alkalmazottak, milyen eszközöket használnak, és hogy értesítették-e az alkalmazottakat.
Szövetségi szinten az elektronikus kommunikáció adatvédelmi törvénye (ECPA) az elektronikus kommunikációval kapcsolatos egyik kulcsfontosságú törvény. Általánosságban korlátozza a vezetékes, szóbeli és elektronikus kommunikáció jogosulatlan lehallgatását, de bizonyos kivételeket megenged, beleértve a beleegyezésen alapuló rögzítést és az üzleti vonatkozású kontextusokat. Mivel az állami törvények szigorúbbak lehetnek, a munkáltatóknak a kommunikáció megfigyelése vagy a hívások rögzítése előtt át kell tekinteniük mind a szövetségi, mind az állami előírásokat.
Az állami törvények előírhatnak konkrét értesítési vagy hozzájárulási kötelezettségeket. Például egyes államok előírják a munkáltatók számára, hogy az elektronikus megfigyelés előtt értesítsék az alkalmazottakat, míg mások szigorúbb szabályokat alkalmaznak a hangfelvételre, a biometrikus adatokra vagy a munkahelyi adatvédelemre vonatkozóan.
A munkáltatóknak figyelembe kell venniük a munkavállalói jogokat, az adatbiztonságot és a diszkriminációellenes kötelezettségeket is. A megfigyelést nem szabad a védett munkahelyi tevékenységek megzavarására, szükségtelen személyes adatok gyűjtésére vagy tisztességtelen foglalkoztatási döntések meghozatalára használni.
Általánosságban elmondható, hogy egy megfelelő monitoring programnak átláthatónak kell lennie, jogos üzleti célokra kell korlátozódnia, írásos szabályzatban kell dokumentálnia, és a vonatkozó törvényeknek megfelelően kell konfigurálnia.
Használja ezt a táblázatot kiindulópontként az államspecifikus kutatásokhoz. Összefoglalja a szakpolitikai útmutatásokat, a nyilvántartásba vételi szabályokat, az adatvédelmi kockázatokat, a teljes körű útmutatókat és a hasznos jogi forrásokat.
| Állami | Közlemény / Szabályzati útmutató | Hozzájárulási / Felvételi szabályok | Főbb adatvédelmi kockázatok | Teljes útmutató | Hasznos jogi források |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | A munkáltatóknak egyértelmű írásbeli értesítést kell küldeniük, mielőtt megfigyelnék a céges eszközöket, a munkahelyi kommunikációt, az internethasználatot vagy a videokamerás megfigyelést. | Alabama általában akkor engedélyezi a felvételt, ha legalább az egyik fél beleegyezik. | Hangfelvétel, rejtett kamerák, privát területek, személyes eszközök, túlzottan széleskörű megfigyelés | Hamarosan érkezik | |
| Alaska | A munkáltatóknak írásos szabályzatban kell ismertetniük a megfigyelési gyakorlatukat, különösen a kommunikáció, a munkahelyi eszközök vagy a távalkalmazottak megfigyelése esetén. | Alaszkában általában engedélyezik a szóbeli beszélgetések rögzítését az egyik fél beleegyezésével. | Hangfelvétel, privát beszélgetések, távmunka határai, személyes eszközök, adathozzáférés monitorozása | Hamarosan érkezik | |
| Arizona | A munkáltatóknak egyértelmű írásbeli értesítést kell adniuk, mielőtt megfigyelnék a vállalati eszközöket, a munkahelyi rendszereket, a kommunikációt vagy a helyadatokat. | Arizona általában engedélyezi a felvételt vagy a lehallgatást, ha a kommunikációban részt vevő egyik fél hozzájárul. | Hangfelvétel, videomegfigyelés magánterületeken, GPS/helymeghatározás, személyes eszközök, vállalati rendszerhatárok | Hamarosan érkezik | |
| Arkansas | A munkáltatóknak egyértelmű írásbeli értesítést kell küldeniük a vállalati eszközök, munkahelyi rendszerek, kommunikáció, videomegfigyelés vagy helymeghatározó adatok megfigyelése előtt. Arkansas a munkavállalók közösségi média fiókjaihoz való hozzáférését is védi. | Arkansas általában akkor engedélyezi a felvételt vagy lehallgatást, ha a felvételt rögzítő személy a kommunikációban részt vevő fél, vagy az egyik fél előzetesen hozzájárult. | Hangfelvétel, videomegfigyelés magánterületeken, közösségi média fiókokhoz való hozzáférés, személyes eszközök, GPS/helymeghatározás egyértelmű szabályzat nélkül | Hamarosan érkezik | |
| California | A monitorozás előtt használjon egyértelmű írásbeli értesítést és adatvédelmi nyilatkozatokat. A kaliforniai munkaadóknak el kell magyarázniuk, hogy milyen adatokat gyűjtenek, miért gyűjtik azokat, és hogyan fogják azokat felhasználni. | Kalifornia állam általában minden fél beleegyezését követeli meg a bizalmas kommunikáció rögzítése előtt. | CCPA/CPRA alkalmazotti adatvédelmi jogok; bizalmas kommunikáció; személyes eszközök; az adatvédelemre vonatkozó ésszerű elvárás. | Alkalmazotti felügyeleti szoftver Kaliforniában: Jogi követelmények és bevált gyakorlatok | |
| Colorado | Használjon egyértelmű írásos monitorozási szabályzatot, különösen a távoli csapatok, a betanulás, a HR-dokumentáció és a vállalati tulajdonú rendszerek esetében. | Colorado állam általában legalább az egyik fél hozzájárulását igényli a telefonos vagy elektronikus kommunikáció rögzítéséhez vagy lehallgatásához. | Távoli csapatok; HR dokumentáció; termelékenységi adatok; védett munkahelyi tevékenységek; alkalmazottak hozzáférése a személyi fájlokhoz. | Colorado alkalmazotti felügyeleti szoftver: HR munkaterhelés csökkentése és távoli csapatok kezelése |
A munkavállalói felügyeleti szoftverek használata előtt a munkáltatóknak át kell tekinteniük mind a jogi követelményeket, mind a munkahelyi bizalommal kapcsolatos szempontokat.
A munkaadóknak meg kell határozniuk, hogy miért van szükség a monitorozásra: termelékenységkövetés, jelenlét-nyilvántartás, kiberbiztonság, adatvesztés megelőzése, megfelelőségi jelentéskészítés, ügyfélszolgálati minőségellenőrzés és távoli csapatmenedzsment.
Egyes államok előírják a munkáltatók számára, hogy értesítsék az alkalmazottakat az elektronikus megfigyelés megkezdése előtt. Még ha az értesítés nem is kötelező kifejezetten, az írásbeli értesítés a legjobb gyakorlat. Ez segít az alkalmazottaknak megérteni, hogy mit figyelnek meg, mikor történik a megfigyelés, és hogyan használhatják fel a gyűjtött adatokat.
A beleegyezés szükséges vagy ajánlott lehet hangfelvételhez, hívásrögzítéshez, biometrikus adatok gyűjtéséhez, GPS-követéshez és személyes eszközök monitorozásához. A több államban működő munkaadóknak különösen körültekintőnek kell lenniük, mivel a beleegyezési szabályok jelentősen eltérhetnek.
A munkaadóknak általában nagyobb ellenőrzésük van a céges tulajdonban lévő számítógépek, telefonok, hálózatok és üzleti fiókok felett. A személyes eszközök nagyobb adatvédelmi kockázatot jelentenek, ezért egyértelmű BYOD-szabályzatnak kell vonatkoznia rájuk.
A munkavállalói megfigyelési nyilvántartások bizalmas információkat tartalmazhatnak. A munkáltatóknak korlátozniuk kell a hozzáférést, biztosítaniuk kell a tárolt adatokat, meg kell határozniuk a megőrzési időszakokat, és törölniük kell az információkat, amikor már nincs rájuk szükség.
Böngésszen a rövid állapot-összefoglalók között, vagy ugorjon közvetlenül a gyors útmutató táblázatára.
Az alabamai munkaadóknak egyértelmű írásos megfigyelési szabályzatokra kell támaszkodniuk, mielőtt felülvizsgálják az alkalmazottak tevékenységét a vállalati eszközökön, a munkahelyi rendszereken, az e-mailben, az internethasználatban vagy az üzleti kommunikációban. A szövetségi törvények, beleértve az ECPA-t is, lehetővé tehetik bizonyos munkahelyi megfigyelést üzleti célú vagy hozzájáruláson alapuló kontextusokban, de az állami adatvédelmi és lehallgatási szabályok továbbra is érvényesek.
Alabama lehallgatási törvényei tiltják a lehallgató eszközök szándékos használatát. Az alabamai törvények szerint a lehallgatás a magánjellegű kommunikáció lehallgatását jelenti legalább egy érintett személy beleegyezése nélkül. A munkáltatóknak különösen óvatosnak kell lenniük a hangfelvételek készítésével, a rejtett kamerákkal, a magánterületeken történő megfigyeléssel és minden olyan eszközzel, amely személyes beszélgetéseket rögzíthet. A megfigyelés biztonságosabb, ha a vállalat tulajdonában lévő rendszerekre korlátozódik, előre nyilvánosságra hozzák, és jogos üzleti célokra szolgál. Az alabamai törvények a kapcsolódó megfigyelési bűncselekményeket is magukban foglalják, ezért a munkáltatóknak kerülniük kell minden olyan megfigyelést, amelyet titkos megfigyelésnek lehetne tekinteni magánterületeken.
Az alaszkai munkaadóknak világosan el kell magyarázniuk a munkahelyi monitorozás lényegét, mielőtt olyan eszközöket használnának, amelyek nyomon követik a céges eszközöket, a munkahelyi kommunikációt, a termelékenységet, a képernyőképeket, a tartózkodási helyet vagy a távoli alkalmazottak tevékenységét. Írásos szabályzatban kell meghatározni, hogy mit monitoroznak, mikor történik a monitorozás, milyen adatokat gyűjtenek, ki férhet hozzájuk, és mennyi ideig őrzik meg a feljegyzéseket.
Alaszka törvényei tiltják a lehallgató eszköz használatát szóbeli beszélgetések meghallgatására vagy rögzítésére a beszélgetésben részt vevő fél beleegyezése nélkül. A gyakorlatban Alaszkát általában egyoldalú beleegyezésű államként kezelik, de a munkáltatóknak továbbra is kerülniük kell a magánbeszélgetések rögzítését egyértelmű üzleti indok és megfelelő értesítés nélkül. A személyes eszközök, személyes fiókok, munkaidőn kívüli tevékenységek vagy privát terek megfigyelése nagyobb adatvédelmi kockázatot jelent. A szövetségi törvények, beleértve az ECPA-t is, az elektronikus kommunikáció megfigyelése vagy lehallgatása esetén is alkalmazandók.
Az arizonai munkaadók alkalmazottfigyelő szoftvereket használhatnak a termelékenység, a biztonság, a jelenlét és a megfelelőség támogatására, különösen a vállalat tulajdonában lévő eszközökön és üzleti rendszereken. Egy világos írásos szabályzatnak el kell magyaráznia, hogy mit figyelnek meg, miért használják a megfigyelést, hogy tartalmaz-e kommunikációs vagy helyadatokat, és ki férhet hozzá a gyűjtött adatokhoz.
Arizona állam általában egyoldalú beleegyezést igényel a kommunikáció rögzítésére és lehallgatására. A munkáltatóknak továbbra is óvatosnak kell lenniük a hangfelvételekkel, a videomegfigyeléssel, a személyes eszközökkel és azokkal a területekkel kapcsolatban, ahol az alkalmazottaknak jogosan elvárható a magánélet védelme. A titkos felvétel vagy megtekintés magánkörnyezetben komoly jogi kockázatot jelenthet, ezért a munkahelyi megfigyelést jogos üzleti célokra kell korlátozni, és előzetesen nyilvánosságra kell hozni.
Az arkansasi munkáltatók általában figyelemmel kísérhetik a cég tulajdonában lévő számítógépeket, üzleti rendszereket, munkahelyi e-maileket, internethasználatot és egyéb munkával kapcsolatos tevékenységeket, ha a megfigyelés jogos üzleti célhoz kapcsolódik, és azt a szabályzatban egyértelműen ismertetik. Arkansasi munkavállalói közösségi média törvény különösen releváns a digitális megfigyelés szempontjából: a munkáltatók általában nem követelhetik meg, kérhetik, javasolhatják vagy kényszeríthetik az alkalmazottat vagy a jelentkezőt arra, hogy felfedje a személyes közösségi média fiókjaihoz tartozó felhasználóneveket, jelszavakat vagy egyéb hozzáférési módokat. A törvény nem tiltja meg a munkáltatókat a cég elektronikus berendezéseinek vagy a munkáltató által biztosított fiókoknak a megfigyelésében, és bizonyos hivatalos vizsgálatokra vonatkozóan kivételeket is tartalmaz.
Arkansas államban általában egyoldalú beleegyezés szükséges a vezetékes, vezetékes, szóbeli, telefonos vagy vezeték nélküli kommunikáció rögzítéséhez vagy lehallgatásához. A munkáltatóknak továbbra is óvatosnak kell lenniük a hívásrögzítéssel, a hangmonitorozással és az olyan eszközökkel, amelyek magánbeszélgetéseket rögzíthetnek. A videomegfigyelésnek a privát területeket is kerülnie kell: Arkansas állam törvényei tiltják egy személy titkos megfigyelését, fényképezését, filmre vételét vagy videofelvétel készítését olyan privát területen, ahol ésszerűen elvárható a magánélet védelme, és nem adta hozzá hozzájárulását. Ha a munkáltatónak nyomon kell követnie a tartózkodási helyet, azt egyértelmű értesítéssel, munkaidő-korlátozásokkal, a vállalati eszközök közötti határokkal és jogos üzleti céllal kell kezelnie.
Kalifornia rendelkezik az Egyesült Államok egyik legszigorúbb adatvédelmi keretrendszerével, ezért a munkaadóknak különösen óvatosnak kell lenniük az alkalmazottak megfigyelésére szolgáló szoftverek használatakor. A megfigyelés megengedett lehet jogos üzleti célokra, különösen a vállalat tulajdonában lévő eszközökön és üzleti rendszereken, de a munkaadóknak világosan el kell magyarázniuk, hogy milyen adatokat gyűjtenek, miért gyűjtik azokat, és hogyan fogják felhasználni azokat.
A kaliforniai munkaadóknak különös figyelmet kell fordítaniuk a bizalmas kommunikációra, az alkalmazottak adatvédelmi elvárásaira, a személyes eszközökre és az alkalmazottak adatvédelmi jogaira a CCPA/CPRA keretrendszer értelmében. A hang- vagy hívásrögzítés különös óvatosságot igényel, mivel Kalifornia általában korlátozza a bizalmas kommunikáció rögzítését az összes fél beleegyezése nélkül.
A coloradói munkaadók gyakran használnak alkalmazottfigyelő szoftvereket távoli vagy hibrid csapatok kezelésére, a HR-munkaterhelés csökkentésére, a beilleszkedés támogatására, a jelenlét nyomon követésére és a szétszórt irodákban egységesebb láthatóság megteremtésére. A monitorozás segíthet a HR-nek és a vezetőknek a munkafolyamatokkal kapcsolatos problémák azonosításában, az új alkalmazottak támogatásában és a csapatok objektívebb működési adatok felhasználásával történő összehasonlításában.
Colorado állam általában egyoldalú beleegyezésen alapul a telefonos és elektronikus kommunikáció terén, de a munkáltatóknak továbbra is átlátható írásos szabályzatokat kell alkalmazniuk, és kerülniük kell a tolakodó megfigyelést. A munkáltatóknak a munkavállalók jogait is figyelembe kell venniük, amikor a megfigyelési adatokat HR-döntésekhez használják fel: a coloradói törvény feljogosítja a munkavállalókat arra, hogy kérésre legalább évente betekintsenek személyi anyagaikba, és másolatot kapjanak azokról, a volt munkavállalóknak pedig egyszeri betekintési joguk van a felmondás után.
Az alkalmazottak megfigyelése sokféle formát ölthet. Minden módszernek eltérő jogi és adatvédelmi vonatkozásai vannak, ezért a munkáltatóknak körültekintően kell kiválasztaniuk az eszközöket, és azokat világosan el kell magyarázniuk a belső szabályzatokban.
A számítógépes tevékenység monitorozása magában foglalhatja az aktív és tétlen idő, az alkalmazáshasználat, a webhelylátogatások, a fájltevékenységek és a termelékenységi minták nyomon követését.
A munkáltatók figyelemmel kísérhetik a munkahelyi e-maileket és az internethasználatot a vállalati rendszereken az adatok védelme, a szabályzatsértések kivizsgálása vagy a vállalati erőforrások megfelelő felhasználásának biztosítása érdekében.
A képernyőképek és a képernyőfelvételek segíthetik a termelékenységi elemzést, a minőségellenőrzést és a biztonsági vizsgálatokat. Mivel ezek a módszerek bizalmas információkat rögzíthetnek, azokat a monitorozási szabályzatban kell közzétenni.
A billentyűleütések naplózása tolakodóbb, mint sok más megfigyelési módszer. Használata esetén egyértelműen közzé kell tenni, és a használatát jogos üzleti célokra kell korlátozni.
A GPS-követést gyakran használják terepi csapatoknál, logisztikánál, kézbesítésnél, értékesítésnél és céges járműveknél. A munkáltatóknak el kell magyarázniuk, hogy mikor történik a helymeghatározás, hogy a követés munkaidőn kívül is folytatódik-e, és hogyan használják a helyadatokat.
A videokamerás megfigyelés biztonsági, védelmi és veszteségmegelőzési célokból alkalmazható. A munkáltatóknak kerülniük kell a magánterületeket, és figyelembe kell venniük az állami értesítési követelményeket.
A hang- és hívásfelvételek készítése különös óvatosságot igényel, mivel a hozzájárulási törvények államonként eltérőek. Egyes államok egyoldalú hozzájárulást engedélyeznek, míg mások minden fél hozzájárulását követelik meg.
A biometrikus megfigyelés magában foglalhatja az ujjlenyomat-időmérőket, az arcfelismerést vagy a hangfelismerést. Egyes államok közvetlenül szabályozzák a biometrikus adatokat, ezért a munkáltatóknak a gyűjtés előtt át kell tekinteniük a vonatkozó állami törvényeket.
Egy megfelelő alkalmazott-monitorozási programnak átláthatónak, arányosnak és a jogos üzleti igényekre összpontosítónak kell lennie.
A munkaadóknak a következőket kell tenniük:
A munkáltatóknak a belső szabályzataiknak és a vonatkozó jogi előírásoknak megfelelően kell konfigurálniuk a monitorozási beállításokat.
Egy világos alkalmazotti monitorozási szabályzat lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy megértsék, hogyan működik a monitorozás, és segíti a munkáltatókat a megfelelőségi megközelítésük dokumentálásában.
A monitoring szabályzatnak általában a következőket kell ismertetnie:
A szabályzatot világosan megfogalmazott nyelven kell megfogalmazni, és a munkavállalók számára könnyen hozzáférhetővé kell tenni.
Az alkalmazottak megfigyelése általában legális az Egyesült Államokban, ha jogos üzleti célokra használják. A követelmények azonban államonként, megfigyelési módszerenként, eszköztípusonként és attól függően változnak, hogy rögzítik-e a kommunikációt.
Connecticutban, Delaware-ben, New Yorkban, Kaliforniában és Texasban – igen. Ezekben az államokban külön értesítési követelmények vonatkoznak az elektronikus megfigyelésre. Még ott is, ahol az értesítés nem kifejezetten kötelező, az írásbeli értesítés az ajánlott legjobb gyakorlat.
Ez a megfigyelés típusától és az államtól függ. A beleegyezés különösen fontos a hangfelvétel, a hívásrögzítés, a biometrikus adatok, a GPS-követés és a személyes eszközök megfigyelése esetén.
A munkáltatóknak gyakran nagyobb hatáskörük van a cég tulajdonában lévő számítógépek, üzleti fiókok és vállalati hálózatok megfigyelésére, különösen akkor, ha az alkalmazottakat értesítették. A megfigyelést továbbra is jogos üzleti célokra kell korlátozni.
A személyes eszközök jogilag érzékenyebbek. A munkáltatóknak egyértelmű BYOD-szabályzatokat kell alkalmazniuk, kerülniük kell a személyes adatokhoz való hozzáférést, és a személyes eszközökön végzett munkával kapcsolatos tevékenységek megfigyelése előtt be kell szerezniük a megfelelő hozzájárulást.
A munkáltatók rögzíthetik a munkával kapcsolatos hívásokat; azonban a hívásrögzítési törvények államonként eltérőek. Egyes államok egy fél beleegyezését engedélyezik, míg mások minden fél beleegyezését követelik meg. A munkáltatóknak a hívások rögzítése előtt át kell tekinteniük a vonatkozó állami törvényeket.
A videokamerás megfigyelés megengedett biztonsági, védelmi és veszteségmegelőzési célokból, de a munkáltatóknak kerülniük kell a privát területeket, és figyelembe kell venniük az állami értesítési követelményeket.
A távmunka további adatvédelmi problémákat okozhat, mivel a megfigyelés az alkalmazott otthonában vagy vegyes használatú eszközön történhet. A munkáltatóknak egyértelműen meg kell határozniuk a munkaidőt, a megfigyelt rendszereket, a lefedett eszközöket és a gyűjtött információk körét.
A CleverControl segít a munkáltatóknak egyetlen irányítópultról nyomon követni a munkahelyi tevékenységeket, az alkalmazás- és weboldalhasználatot, a képernyőképeket, a munkaidőt és a termelékenységi trendeket. Konfigurálja a monitorozást a belső szabályzatainak és a vonatkozó jogi követelményeknek megfelelően.