الطرق الفعالة لتتبع أنشطة التصفح التي يقوم بها الموظفون

أدوات مراقبة الموظفين هي برمجيات خاصة مصممة لالتقاط جميع أنشطة الموظفين على الكمبيوتر. وتشمل ميزاتها عادةً ما يلي:

1. التقاط المواقع التي تمت زيارتها
2. تتبع النشاط على وسائل التواصل الاجتماعي
3. تسجيل استعلامات البحث التسجيل
4. لقطات شاشة
5. تسجيل لوحة المفاتيح
6. تتبع نشاط الحافظة
7. مراقبة الأجهزة الخارجية، مثل محركات أقراص USB والطابعات
8. تسجيل الشاشة، والمزيد غير ذلك.

يحتفظ برنامج مراقبة الموظفين بسجل دقيق لجميع المواقع الإلكترونية التي زارها الموظفون، بما في ذلك وقت ومدة الزيارة. يمكن عرض البيانات التي تم جمعها كسجل زمني أو كمخططات بيانية تبرز المواقع الإلكترونية الأكثر استخدامًا ووسائل التواصل الاجتماعي والمحادثات. تساعد هذه الرسوم البيانية في الكشف عن مواقع الويب التي تشتت الانتباه والمواقع التي يُحتمل أن تكون خطرة في لمحة سريعة.

بالإضافة إلى ميزات التتبع، تحتوي أدوات مراقبة الموظفين على أدوات مدمجة لحظر المواقع. يمكن للمدير تقييد وصول الموظفين إلى مواقع الويب غير المنتجة أو غير المرغوب فيها لمساعدتهم على التركيز على مهام العمل وضمان أمن بيانات الشركة.

عادةً ما تكون برامج مراقبة الموظفين أكثر سهولة في الاستخدام من خيارات مراقبة الشبكة. بعض البرامج لا تتطلب تثبيت متخصص في تكنولوجيا المعلومات وتعمل "خارج الصندوق". هذه الميزة تجعل من برامج مراقبة الموظفين خياراً قابلاً للتطبيق للشركات الصغيرة التي ليس لديها قسم متخصص في تكنولوجيا المعلومات.

CleverControl  هو حل موثوق لتتبع أنشطة التصفح. فهو يسجل جميع مواقع الويب التي تمت زيارتها واستعلامات البحث مع الطوابع الزمنية في أكثر المتصفحات شيوعًا، بما في ذلك كروم وموزيلا فايرفوكس وأوبرا وغيرها. بالإضافة إلى ذلك، سيقوم CleverControl بعمل لقطة شاشة لكل موقع تمت زيارته.

يحتوي البرنامج أيضاً على ميزات تحليلية، حيث يسلط الضوء على المواقع الإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي الأكثر استخداماً، والوقت الإجمالي الذي يقضيه المستخدمون عليها، وديناميكيات الاستخدام. وستقوم ميزة تسجيل الذكاء الاصطناعي التي تم تقديمها مؤخراً بمقارنة هذا النشاط مع معايير الصناعة والكشف عن عوامل تشتيت الانتباه والأنشطة غير المنتجة. يمكن حظر هذه المواقع الإلكترونية المُشتتة للانتباه مباشرةً من لوحة تحكم CleverControl عن طريق عنوان URL أو كلمة رئيسية أو فئة. إن CleverControl سهل التثبيت ويتميز بواجهة بديهية واضحة، مما يجعله أحد أقوى الحلول وأكثرها سهولة في الاستخدام في السوق.

تتضمن مراقبة الشبكة تتبع نشاط الشبكة وحركة المرور على الإنترنت باستخدام تكوين جهاز التوجيه وجدران الحماية وخوادم البروكسي وأدوات المراقبة. وهي تسمح لأصحاب العمل بتسجيل عناوين بروتوكول الإنترنت، وتتبع نشاط التصفح، وقياس استخدام النطاق الترددي، وتحديد التهديدات الأمنية المحتملة في الوقت الحقيقي. طرق مراقبة الشبكة أكثر تعقيداً وتتطلب معرفة تقنية لتنفيذها. وفي الوقت نفسه، فإنها تسمح بتتبع النشاط عبر الإنترنت على مستوى أعمق.

يمكن للمؤسسات تهيئة أجهزة التوجيه لتتبع جميع أنشطة الشبكة، مثل مواقع الويب التي تمت زيارتها واستخدام النطاق الترددي، على جميع الأجهزة المتصلة، بما في ذلك الاتصالات اللاسلكية.

لتهيئة جهاز التوجيه، يجب على المرء العثور على عنوان IP الخاص بالموجه، وإدخاله في المتصفح، وتسجيل الدخول إلى إعدادات الإدارة. هناك، يجب البحث عن خيار يسمى "تسجيل" أو شيء مشابه وتمكينه. بمجرد تمكينه، سيبدأ جهاز التوجيه في تسجيل أنشطة الإنترنت.

جدران الحماية والخوادم الوكيلة هي طرق أخرى تستخدمها المؤسسات لمراقبة نشاط الإنترنت والتحكم فيه.

تعمل خوادم البروكسي كوسيط بين المستخدمين والإنترنت. عندما يحاول أحد الموظفين الوصول إلى موقع ويب، يمر الطلب أولاً عبر الخادم الوكيل. يمكن للخادم الوكيل بعد ذلك:

1. تسجيل المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها;
2. تصفية وحظر الوصول إلى مواقع الويب أو فئات مواقع الويب غير الملائمة أو غير المتعلقة بالعمل;
3. إنشاء سجلات أنشطة الإنترنت التفصيلية لمزيد من المراجعة.

تعمل جدران الحماية بالمثل، حيث تعمل كحارس لحركة مرور الشبكة. ويمكن تهيئتها بحيث:

1. حظر عناوين أو نطاقات IP محددة;
2. مراقبة التطبيقات التي يمكنها الوصول إلى الإنترنت والتحكم فيها;
3. فحص محتويات حركة مرور الشبكة بحثًا عن التهديدات الأمنية المحتملة.

تحتوي الخوادم الوكيلة وجدران الحماية على طريقة فعالة تسمى تصفية DNS في جوهرها. تخيل أمين مكتبة يقرر الكتب (مواقع الويب) التي يُسمح بالوصول إليها - هذه هي تصفية DNS. عندما يحاول أحد الموظفين زيارة موقع إلكتروني، يتحقق النظام مما إذا كان موجوداً في القائمة المعتمدة. إذا لم يكن كذلك، يتم حظر الوصول إليه.

على الرغم من أن الأساليب الموصوفة ممكنة من الناحية التقنية، إلا أنه يجب على المؤسسات أن تأخذ بعين الاعتبار الآثار القانونية والأخلاقية المترتبة على تنفيذ تتبع نشاط التصفح. يمكن أن تؤدي مراقبة نشاط الموظفين عبر الإنترنت سرًا إلى إفساد ثقتهم وخلق جو عدائي وتؤدي إلى عواقب قانونية. وقد ناقشنا في الفار أفضل الممارسات لتنفيذ المراقبة دون المساس بثقة الموظفين.

يعد تتبع نشاط تصفح الموظفين أمرًا ضروريًا للحفاظ على إنتاجية عالية ومخاطر أمنية منخفضة. ولهذا الغرض، تستخدم المؤسسات الحديثة برامج مراقبة الموظفين ومراقبة الشبكة. في حين أن مراقبة الشبكة يمكن أن تتبع نشاط الموظفين على الإنترنت على مستوى أعمق، فإن برنامج مراقبة الموظفين لا يتتبع هذا النشاط فحسب، بل يحلل هذا النشاط أيضًا، ويسلط الضوء على المواقع الأكثر استخدامًا والأنشطة غير المنتجة. أيًا كانت الطريقة التي تختارها، من المهم أن تتذكر الجانب الأخلاقي للمراقبة ولوائح الخصوصية في منطقتك.