Monitorizar a atividade de navegação dos colaboradores é fundamental para as organizações modernas. A Internet é, para os colaboradores, uma fonte inesgotável de distrações e, para a organização, um risco de segurança. Segundo a Security Magazine, 67,6% das organizações portuguesas inquiridas apontam o erro humano como o principal fator de risco em cibersegurança, seguido da falta de sensibilização dos colaboradores (51,5%). Neste contexto, monitorizar a atividade de navegação dos colaboradores pode ajudar a detetar ações suspeitas precocemente e a reforçar significativamente a segurança da empresa.
Software de monitorização de colaboradores
As ferramentas de monitorização de colaboradores são software especializado concebido para registar todas as atividades dos trabalhadores no computador. As suas funcionalidades incluem tipicamente:
- registo dos sites visitados
- monitorização da atividade nas redes sociais
- registo das pesquisas efetuadas
- capturas de ecrã
- registo das teclas premidas (keylogging)
- monitorização da atividade da área de transferência (clipboard)
- monitorização de dispositivos externos, como pens USB e impressoras
- gravação de ecrã, entre outras.
O software de monitorização de colaboradores mantém um registo preciso de todos os sites visitados pelos colaboradores, incluindo a hora e a duração da visita. Os dados recolhidos podem ser visualizados como um registo cronológico ou como gráficos que destacam os sites, redes sociais e conversas mais utilizados. Estes gráficos ajudam a identificar rapidamente distrações e sites potencialmente perigosos.
Além das funcionalidades de monitorização, as ferramentas de monitorização de colaboradores dispõem de bloqueadores de sites integrados. O gestor pode limitar o acesso dos colaboradores a sites improdutivos ou indesejados, ajudando-os a concentrar-se nas tarefas de trabalho e garantindo a segurança dos dados da empresa.
O software de monitorização de colaboradores é geralmente mais fácil de utilizar do que as opções de monitorização de rede. Alguns programas não requerem um especialista de TI para a instalação e funcionam "de imediato, sem configurações complexas". Esta vantagem torna os programas de monitorização de colaboradores uma opção viável para empresas mais pequenas que não dispõem de um departamento de TI dedicado.
O CleverControl é uma solução fiável para monitorizar a atividade de navegação. Regista todos os sites visitados e as pesquisas efetuadas com marca temporal nos navegadores mais populares, incluindo Chrome, Mozilla Firefox, Opera e outros. Além disso, o CleverControl efetua uma captura de ecrã de cada site visitado.
O programa dispõe também de funcionalidades analíticas, que destacam os sites e redes sociais mais utilizados, o tempo total despendido nos mesmos e a dinâmica de utilização. A funcionalidade AI Scoring, introduzida recentemente, compara esta atividade com padrões de referência do setor e revela distrações e atividades improdutivas. Estes sites que causam distração podem ser bloqueados diretamente a partir do painel do CleverControl, por URL, palavra-chave ou categoria. O CleverControl é fácil de instalar e dispõe de uma interface clara e intuitiva, o que o torna uma das soluções mais eficazes e fáceis de usar do mercado.
Monitorização de rede
A monitorização de rede envolve o acompanhamento da atividade de rede e do tráfego de Internet através da configuração de routers, firewalls, servidores proxy e ferramentas de monitorização. Permite às entidades empregadoras registar endereços IP, monitorizar a atividade de navegação, medir a utilização de largura de banda e identificar potenciais ameaças de segurança em tempo real. Os métodos de monitorização de rede são mais complexos e requerem conhecimentos técnicos para a sua implementação. Ao mesmo tempo, permitem monitorizar a atividade online a um nível mais profundo.
Configuração do router
As organizações podem configurar os routers para monitorizar toda a atividade de rede, como os sites visitados e a utilização de largura de banda, em todos os dispositivos ligados, incluindo as ligações sem fios.
Para configurar o router, é necessário encontrar o seu endereço IP, introduzi-lo num navegador e iniciar sessão nas definições de administração. Aí, deve procurar-se uma opção denominada "Log" ou semelhante e ativá-la. Uma vez ativada, o router começará a registar as atividades na Internet.
Firewalls e servidores proxy
As firewalls e os servidores proxy são outros métodos utilizados pelas organizações para monitorizar e controlar a atividade na Internet.
Os servidores proxy funcionam como intermediários entre os utilizadores e a Internet. Quando um colaborador tenta aceder a um site, o pedido passa primeiro pelo servidor proxy. O servidor proxy pode então:
- registar os sites visitados;
- filtrar e bloquear o acesso a sites inapropriados ou não relacionados com o trabalho, ou a categorias específicas de sites;
- gerar registos detalhados da atividade na Internet para revisão posterior.
As firewalls funcionam de forma semelhante, atuando como guardiãs do tráfego de rede. Podem ser configuradas para:
- bloquear endereços IP ou domínios específicos;
- monitorizar e controlar quais as aplicações que podem aceder à Internet;
- inspecionar o conteúdo do tráfego de rede em busca de potenciais ameaças de segurança.
Os servidores proxy e as firewalls assentam num método eficaz denominado filtragem de DNS. Imagine um bibliotecário a decidir a quais livros (sites) se pode aceder — é exatamente isso que a filtragem de DNS faz. Quando um colaborador tenta visitar um site, o sistema verifica se este consta da lista aprovada. Caso contrário, o acesso é bloqueado.
Considerações éticas e legais
Embora os métodos descritos sejam tecnicamente possíveis, as organizações devem considerar as implicações legais e éticas da implementação da monitorização da atividade de navegação. Monitorizar secretamente a atividade online dos colaboradores pode destruir a sua confiança, criar um ambiente hostil e conduzir a consequências legais. Em {var}, abordámos as melhores práticas para implementar a monitorização sem comprometer a confiança dos colaboradores.
Resumo
Monitorizar a atividade de navegação dos colaboradores é essencial para manter uma elevada produtividade e baixos riscos de segurança. Para este efeito, as organizações modernas utilizam software de monitorização de colaboradores e monitorização de rede. Enquanto a monitorização de rede pode acompanhar a atividade online dos colaboradores a um nível mais profundo, o software de monitorização de colaboradores não se limita a monitorizá-la, analisando-a também e destacando os sites mais utilizados e as atividades improdutivas. Seja qual for o método escolhido, é importante ter em conta o aspeto ético da monitorização e os regulamentos de privacidade em vigor na sua região.
