Metodi efficaci per il monitoraggio delle attività di navigazione dei dipendenti

Gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti sono software speciali progettati per catturare tutte le attività dei lavoratori sul computer. Le sue caratteristiche includono tipicamente:

1. catturare i siti web visitati
2. monitoraggio dell'attività sui social media
3. registrazione delle query di ricerca
4. screenshot
5. registrazione della tastiera
6. monitoraggio dell'attività degli appunti
7. monitoraggio di dispositivi esterni, come unità USB e stampanti
8. registrazione dello schermo e altro ancora.

Il software di monitoraggio dei dipendenti tiene un registro accurato di tutti i siti web visitati dai dipendenti, compresi l'ora e la durata della visita. I dati raccolti possono essere visualizzati come registro cronologico o come grafici che evidenziano i siti web, i social media e le chat più utilizzati. Questi grafici consentono di individuare a colpo d'occhio le distrazioni e i siti web potenzialmente pericolosi.

Oltre alle funzioni di tracciamento, gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti dispongono di blocchi dei siti integrati. Il manager può limitare l'accesso dei dipendenti a siti web improduttivi o indesiderati per aiutarli a concentrarsi sulle attività lavorative e garantire la sicurezza dei dati aziendali.

Il software di monitoraggio dei dipendenti è di solito più facile da usare rispetto alle opzioni di monitoraggio della rete. Alcuni programmi non richiedono l'installazione di uno specialista IT e funzionano "a scatola chiusa". Questo vantaggio rende i programmi di monitoraggio dei dipendenti un'opzione valida per le aziende più piccole che non dispongono di un reparto IT dedicato.

CleverControl  è una soluzione affidabile per il monitoraggio delle attività di navigazione. Registra tutti i siti web visitati e le query di ricerca con i timestamp nei browser più diffusi, tra cui Chrome, Mozilla Firefox, Opera e altri. Inoltre, CleverControl effettua uno screenshot di ogni sito visitato.

Il programma dispone anche di funzioni analitiche che evidenziano i siti web e i social media più utilizzati, il tempo complessivo trascorso su di essi e le dinamiche di utilizzo. La funzione AI Scoring, introdotta di recente, confronta questa attività con i benchmark del settore e rivela le distrazioni e le attività improduttive. Questi siti web di distrazione possono essere bloccati direttamente dalla dashboard di CleverControl per URL, parole chiave o categorie. CleverControl è facile da installare e ha un'interfaccia chiara e intuitiva, che lo rende una delle soluzioni più potenti e facili da usare sul mercato.

Il monitoraggio della rete comporta il tracciamento dell'attività di rete e del traffico Internet mediante la configurazione di router, firewall, server proxy e strumenti di monitoraggio. Consente ai datori di lavoro di registrare gli indirizzi IP, tracciare l'attività di navigazione, misurare l'utilizzo della larghezza di banda e identificare potenziali minacce alla sicurezza in tempo reale. I metodi di monitoraggio della rete sono più complicati e richiedono conoscenze tecniche per essere implementati. Allo stesso tempo, consentono di tracciare l'attività online a un livello più profondo.

Le organizzazioni possono configurare i router per tenere traccia di tutte le attività di rete, come i siti web visitati e l'utilizzo della larghezza di banda, su tutti i dispositivi collegati, comprese le connessioni wireless.

Per configurare il router, occorre trovare l'indirizzo IP del router, inserirlo in un browser e accedere alle impostazioni di amministrazione. Cercare un'opzione chiamata "Log" o qualcosa di simile e attivarla. Una volta abilitata, il router inizierà a registrare le attività Internet.

I firewall e i server proxy sono altri metodi utilizzati dalle organizzazioni per monitorare e controllare l'attività su Internet.

I server proxy fungono da intermediari tra gli utenti e Internet. Quando un dipendente cerca di accedere a un sito Web, la richiesta passa prima attraverso il server proxy. Il server proxy può quindi:

1. registrare i siti web visitati;
2. filtrare e bloccare l'accesso a siti web o categorie di siti web inappropriati o non correlati al lavoro;
3. generare registri dettagliati delle attività Internet per un'ulteriore verifica.

I firewall funzionano in modo simile, agendo da guardiani del traffico di rete. Possono essere configurati per:

1. bloccare indirizzi IP o domini specifici;
2. monitorare e controllare quali applicazioni possono accedere a Internet;
3. ispezionare il contenuto del traffico di rete alla ricerca di potenziali minacce alla sicurezza.

I server proxy e i firewall hanno alla base un metodo efficace chiamato filtraggio DNS. Immaginate un bibliotecario che decide a quali libri (siti web) si può accedere: questo è il filtraggio DNS. Quando un dipendente cerca di visitare un sito web, il sistema controlla se è presente nell'elenco approvato. In caso contrario, l'accesso viene bloccato.

Sebbene i metodi descritti siano tecnicamente possibili, le organizzazioni devono considerare le implicazioni legali ed etiche dell'implementazione del monitoraggio dell'attività di navigazione. Monitorare segretamente l'attività online dei dipendenti può rovinare la loro fiducia, creare un'atmosfera ostile e portare a conseguenze legali. In il nostro recente articolo, abbiamo discusso le migliori pratiche per implementare il monitoraggio senza compromettere la fiducia dei dipendenti.

Tracciare l'attività di navigazione dei dipendenti è essenziale per mantenere alta la produttività e bassi i rischi per la sicurezza. A questo scopo, le organizzazioni moderne utilizzano software di monitoraggio dei dipendenti e monitoraggio della rete. Mentre il monitoraggio della rete può tracciare l'attività online dei dipendenti a un livello più profondo, il software di monitoraggio dei dipendenti non solo traccia ma analizza tale attività, evidenziando i siti più utilizzati e le attività improduttive. Qualunque sia il metodo scelto, è importante ricordare l'aspetto etico del monitoraggio e le norme sulla privacy vigenti nella vostra zona.