Monitorare l'attività di navigazione dei dipendenti è fondamentale per le organizzazioni moderne. Internet è per i dipendenti una fonte inesauribile di distrazioni e rappresenta un rischio per la sicurezza dell'organizzazione. Secondo BitMat, il 61% degli incidenti di cybersecurity in Italia è causato da errori umani — legati a distrazione, negligenza o comportamenti scorretti — e solo il 16% delle aziende italiane si ritiene all'avanguardia in materia di sicurezza informatica. In questo contesto, monitorare l'attività di navigazione dei dipendenti può aiutare a rilevare tempestivamente comportamenti sospetti e a rafforzare significativamente la sicurezza aziendale.
Software di monitoraggio dei dipendenti
Gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti sono software specializzati progettati per registrare tutte le attività dei lavoratori sul computer. Le loro funzionalità includono in genere:
- la registrazione dei siti web visitati
- il monitoraggio dell'attività sui social media
- la registrazione delle query di ricerca
- gli screenshot
- la registrazione dei tasti digitati (keylogging)
- il monitoraggio dell'attività degli appunti (clipboard)
- il monitoraggio dei dispositivi esterni, come unità USB e stampanti
- la registrazione dello schermo, e altro ancora.
Il software di monitoraggio dei dipendenti tiene un registro accurato di tutti i siti web visitati dai dipendenti, inclusi l'ora e la durata della visita. I dati raccolti possono essere visualizzati come un registro cronologico o come grafici che evidenziano i siti web, i social media e le chat più utilizzati. Questi grafici aiutano a individuare a colpo d'occhio distrazioni e siti web potenzialmente pericolosi.
Oltre alle funzioni di monitoraggio, gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti dispongono di blocchi siti integrati. Il manager può limitare l'accesso dei dipendenti a siti web improduttivi o indesiderati, aiutandoli a concentrarsi sulle attività lavorative e garantendo la sicurezza dei dati aziendali.
Il software di monitoraggio dei dipendenti è generalmente più semplice da usare rispetto alle soluzioni di monitoraggio di rete. Alcuni programmi non richiedono uno specialista IT per l'installazione e funzionano "immediatamente, senza configurazioni complesse". Questo vantaggio rende i programmi di monitoraggio dei dipendenti un'opzione valida per le piccole aziende che non dispongono di un reparto IT dedicato.
CleverControl è una soluzione affidabile per monitorare l'attività di navigazione. Registra tutti i siti web visitati e le query di ricerca con marca temporale nei browser più diffusi, tra cui Chrome, Mozilla Firefox, Opera e altri. Inoltre, CleverControl effettua uno screenshot di ogni sito visitato.
Il programma dispone anche di funzionalità analitiche, che evidenziano i siti web e i social media più utilizzati, il tempo totale trascorso su di essi e le dinamiche di utilizzo. La funzionalità AI Scoring, introdotta di recente, confronterà questa attività con i benchmark di settore e rivelerà distrazioni e attività improduttive. Questi siti web fonte di distrazione possono essere bloccati direttamente dalla dashboard di CleverControl per URL, parola chiave o categoria. CleverControl è facile da installare e dispone di un'interfaccia chiara e intuitiva, il che lo rende una delle soluzioni più potenti e facili da usare sul mercato.
Monitoraggio di rete
Il monitoraggio di rete comporta il tracciamento dell'attività di rete e del traffico Internet tramite la configurazione di router, firewall, server proxy e strumenti di monitoraggio. Consente ai datori di lavoro di registrare gli indirizzi IP, monitorare l'attività di navigazione, misurare l'utilizzo della larghezza di banda e identificare potenziali minacce alla sicurezza in tempo reale. I metodi di monitoraggio di rete sono più complessi e richiedono competenze tecniche per la loro implementazione. Allo stesso tempo, consentono di tracciare l'attività online a un livello più approfondito.
Configurazione del router
Le organizzazioni possono configurare i router per tracciare tutta l'attività di rete, come i siti web visitati e l'utilizzo della larghezza di banda, su tutti i dispositivi connessi, incluse le connessioni wireless.
Per configurare il router, è necessario trovare il suo indirizzo IP, inserirlo in un browser ed effettuare l'accesso alle impostazioni di amministrazione. Lì, bisogna cercare un'opzione chiamata "Log" o simile e attivarla. Una volta attivata, il router inizierà a registrare le attività Internet.
Firewall e server proxy
I firewall e i server proxy sono altri metodi utilizzati dalle organizzazioni per monitorare e controllare l'attività Internet.
I server proxy fungono da intermediari tra gli utenti e Internet. Quando un dipendente tenta di accedere a un sito web, la richiesta passa prima attraverso il server proxy. Il server proxy può quindi:
- registrare i siti web visitati;
- filtrare e bloccare l'accesso a siti web inappropriati o non correlati al lavoro, o a categorie di siti web specifiche;
- generare registri dettagliati dell'attività Internet per una revisione successiva.
I firewall funzionano in modo simile, fungendo da guardiani del traffico di rete. Possono essere configurati per:
- bloccare indirizzi IP o domini specifici;
- monitorare e controllare quali applicazioni possono accedere a Internet;
- ispezionare il contenuto del traffico di rete alla ricerca di potenziali minacce alla sicurezza.
I server proxy e i firewall si basano su un metodo efficace chiamato filtraggio DNS. Immaginate un bibliotecario che decide quali libri (siti web) è possibile consultare: questo è il filtraggio DNS. Quando un dipendente tenta di visitare un sito web, il sistema verifica se è presente nell'elenco approvato. In caso contrario, l'accesso viene bloccato.
Considerazioni etiche e legali
Sebbene i metodi descritti siano tecnicamente possibili, le organizzazioni dovrebbero considerare le implicazioni legali ed etiche dell'implementazione del monitoraggio dell'attività di navigazione. Monitorare segretamente l'attività online dei dipendenti può minare la loro fiducia, creare un clima ostile e comportare conseguenze legali. In {var}, abbiamo discusso le migliori pratiche per implementare il monitoraggio senza compromettere la fiducia dei dipendenti.
Riepilogo
Monitorare l'attività di navigazione dei dipendenti è essenziale per mantenere alta la produttività e bassi i rischi per la sicurezza. A questo scopo, le organizzazioni moderne utilizzano software di monitoraggio dei dipendenti e monitoraggio di rete. Mentre il monitoraggio di rete può tracciare l'attività online dei dipendenti a un livello più approfondito, il software di monitoraggio dei dipendenti non si limita a tracciarla, ma la analizza anche, evidenziando i siti più utilizzati e le attività improduttive. Qualunque sia il metodo scelto, è importante tenere presente l'aspetto etico del monitoraggio e le normative sulla privacy in vigore nella propria area.
