Vigilancia de los empleados: Cómo identificar a los holgazanes sin que se den cuenta

Muchos ejecutivos deciden tarde o temprano introducir un sistema de seguimiento de los empleados en su empresa. Sin embargo, el hecho de que haya un sistema de seguimiento instalado en la oficina no debe ocultarse a los empleados, para evitar conflictos.

En este artículo veremos: cómo organizar el control de los empleados, qué sistema de control del tiempo de trabajo es más eficaz. La supervisión de los empleados es muy utilizada por los directivos que desean tener todo bajo control. Los equipos técnicos modernos permiten escuchar cualquier conversación, ver las instalaciones y captar el tráfico de la red en cualquier canal.

La única cuestión es la adecuación de los costes: el sistema de control de los empleados debe ser adecuado a la tarea. Entonces, ¿cómo implementarlo con un presupuesto mínimo? Cuando se decide utilizar el sistema de control de empleados, en primer lugar, es necesario no ocultar su existencia al personal. Hay que hacer que todos los empleados lo conozcan.

Esto, en primer lugar, le proporcionará la base legal para este tipo de seguimiento, en la mayoría de los casos, hace que los resultados sean legítimos. (En muchos países ni siquiera los detectives privados pueden hacerlo. Sólo las fuerzas del orden tienen derecho a realizar una vigilancia encubierta, e incluso necesitan un permiso para ello) En segundo lugar, de esta manera puede reducir significativamente los costes de seguridad. Recordemos: el objetivo de cualquier seguridad es prevenir el delito y crear dificultades para que se cometa, lo que significa que ocultar el hecho de la instalación de la videovigilancia y la audiovigilancia no sólo es innecesario, sino también contraproducente.

Seguro que al marcar en los centros de llamadas de los grandes bancos, operadores de telefonía móvil, etc., ha notado advertencias similares a esta: "Su llamada podría ser grabada para mejorar la calidad del servicio". Los empleados no saben si van a ser grabados o no, o si son grabados alguna vez. Pero la posibilidad de vigilancia elimina instantáneamente la probabilidad de comunicaciones delictivas en ese canal. Una situación similar se da con la vigilancia por vídeo y audio en las salas de reuniones. Cuelgue un cartel con la advertencia de la vigilancia en curso. A veces el propio cartel es suficiente para evitar que se produzca en estas zonas cualquier cosa que contradiga las normas de la empresa.

En teoría, en este caso puede ahorrarse el coste de las cámaras y limitarse a colgar las falsas. Aunque hay una pega: las imitaciones baratas funcionan bien para los clientes de zonas públicas como los supermercados. Los más o menos versados en la materia se darán cuenta fácilmente de que las cámaras no son reales. No llevan lentes, y eso se nota: la lente no deslumbra. Además, los empleados suelen comunicarse entre sí, incluidos los guardias, que suelen ser conscientes de la falta de vigilancia.

Es malo que el personal considere el sistema de control de los empleados como una expresión de desconfianza (aunque sea cierto). Por lo tanto, hay que presentarlo adecuadamente. Por ejemplo, puede explicar que el seguimiento no se llevará a cabo para castigar, sino para tomar decisiones justas en situaciones difíciles. Evite la palabra "vigilancia", tiene una connotación negativa, es mejor hablar de sistema de seguimiento del tiempo o de sistema de prevención de incidentes. Del mismo modo, no es necesario decir directamente que se vigilará el correo electrónico: explique al personal que, a efectos de prevención de fugas de información confidencial, la dirección puede vigilar los mensajes entrantes y salientes. Pero para evitar por completo los problemas con la ley, debe advertir a los empleados sobre la supervisión no sólo verbalmente, sino también por escrito: obtenga la firma personal de cada empleado en un formulario de consentimiento.

Al mismo tiempo, en el reglamento interno debe reflejar la presencia de un sistema de vigilancia específico (por ejemplo, videovigilancia, vigilancia del tráfico de Internet, vigilancia del correo electrónico) para justificar la necesidad de su aplicación. Al mismo tiempo, debes considerar que si una advertencia sobre las grabaciones de las llamadas de la oficina o la videovigilancia hace que este tipo de monitorización sea legítima en la mayoría de los casos, la monitorización del correo electrónico y la correspondencia es diferente.

Por un lado, la comunicación a través del correo corporativo, en teoría, no puede ser privada. Por otro lado, la correspondencia implica a dos personas y una de ellas, en primer lugar, puede no estar advertida de la monitorización y, en segundo lugar, puede no ser tu empleado, por lo que no tienes derecho a ver su correo electrónico. Desde el punto de vista legal, este tipo de vigilancia es ilegal. Tampoco es apropiado comprobar la correspondencia que pasa por la cuenta personal de cualquier empleado (Skype, ICQ, etc.). Por lo tanto, a veces tiene sentido reducir el número de canales con información personal: por ejemplo, prohibir el uso de Skype, ICQ durante el horario de trabajo. Mientras que, por otro lado, si un empleado utiliza, por ejemplo, una tableta informática personal con conexión 3G, puede comunicarse fuera de la red corporativa. Interceptar el tráfico de todos los dispositivos electrónicos de la oficina, incluidas las conversaciones de los teléfonos móviles, es teóricamente posible, pero en la práctica resulta muy caro. Para la mayoría de las empresas, la instalación de estos sistemas no es práctica (por no mencionar que es ilegal).

Por lo tanto, es mejor practicar una supervisión selectiva. Ver y escuchar todo es imposible. Por ello, se suelen seleccionar sólo algunas grabaciones. Por lo general, son las que tienen palabras clave. Por ejemplo, "soborno, falsificación, dinero en efectivo, entrega, dinero, dólares", pero cada empresa tiene su propio conjunto de palabras de alerta. Esto se aplica a la vigilancia de los teléfonos de la oficina, y a la supervisión del correo electrónico, y al control de cualquier otro sistema de comunicación electrónica.

Ver todos los datos de vídeo y audio grabados, incluso de forma selectiva, requiere mucho tiempo. Una forma mucho más eficaz es el enfoque selectivo de los datos, es decir, el seguimiento de las personas sobre las que se sospecha o se recibe información de los informantes. Por ejemplo, en una empresa se descubrió al jefe del departamento de ventas. El director comercial de esta organización recurrió al Servicio de Seguridad con la petición de controlar a este empleado: todos los días estaba presente en la oficina, pero trabajaba mal haciendo quién sabe qué.

Resultó que este jefe de ventas estaba muy ocupado con el trabajo, pero sólo trabajaba para sí mismo. Aprovechando su posición, abrió unas cuantas tiendas y les suministró productos de la empresa con grandes descuentos y sin pagar por adelantado. Además, toda empresa tiene los llamados "agujeros negros", a los que hay que prestar atención sin recordarlo. Por ejemplo, el control de la sala de fumadores, los cubículos de las escaleras u otros lugares donde los empleados van a mantener conversaciones privadas. En un caso, que fue captado por una cámara en ese hueco de la escalera, un director de ventas dio un fajo de dinero a un empleado del departamento de compras.

Este fue el motivo de la vigilancia de ambos, que más tarde demostró que juntos han organizado un negocio aparte dividiendo los beneficios al 50%.

Helen Richards, directora general de VisConsulting Ltd. Los directivos a menudo no confían en sus subordinados, por lo que recurren al control de los empleados. Pero un control excesivo del personal puede provocar a veces una reacción: el deseo de cometer actos ilícitos, pero de forma muy sigilosa, para que el sistema de seguimiento no pueda detectarlo. Este es el primer riesgo. El segundo riesgo está relacionado con el hecho de que el mercado laboral no es tan grande, y la información sobre este tipo de seguimiento en cualquier empresa se propaga muy rápidamente (mediante la creación de listas negras y la difusión de rumores). Los candidatos más interesantes suelen rechazar las ofertas de este tipo de empresas, o aceptan puestos en ellas sólo por un salario muy elevado.

Esto podría aumentar la rotación de personal, lo que definitivamente afecta a la calidad del trabajo. Por lo tanto, me opongo a esa vigilancia de los empleados. Para no tener que recurrir a la vigilancia del personal, los directivos y los subordinados deben establecer relaciones basadas en la confianza y el respeto mutuo. Esto se puede hacer seleccionando inicialmente a los empleados con ciertas características personales, y con una motivación que coincida con los valores de la empresa. Y los directivos, a su vez, deben comunicarse con los empleados más a menudo, captar el estado de ánimo en el equipo y ayudar a resolver cualquier problema relacionado con el trabajo. Sólo entonces los empleados ya no tendrán que hacer nada en secreto.

La elección de la herramienta de vigilancia depende principalmente de a quién se quiera vigilar. Para controlar, por ejemplo, al personal de ventas, de almacén y a los camareros, la opción más adecuada sería la instalación de videovigilancia. Pero es poco probable que sea eficaz para el control del personal de oficina. Para ellos es más eficaz instalar un programa informático especial que recoja información sobre la actividad informática de los empleados y grabe las conversaciones telefónicas. Examinemos todos los métodos en detalle. CCTV. En primer lugar, para instalar correctamente la videovigilancia en una tienda, es necesario saber cuántas cámaras se necesitan.

Normalmente, las cámaras se instalan cerca de los productos que se roban con más frecuencia y cerca de los pasillos de caja. En segundo lugar, hay que determinar el tipo de cámaras. Es mejor utilizar las de color, porque son más informativas. Para los pasillos de mercancías serán óptimas las cámaras domo. Su aspecto es estético: pequeño y ordenado, con una lente pequeña. Estas cámaras pueden ser de dos tipos: cámaras de objetivo fijo (ángulo de visión de 90-100°) y cámaras varifocales. En los pasillos suelen instalarse conjuntos de varias cámaras fijas. Pero para los almacenes son más adecuadas las cámaras varifocales. Encima de las cajas registradoras es mejor instalar cámaras con un ángulo fijo claro y mayor resolución, que permitan ver los billetes y la pantalla del cajero. Vigilancia de las conversaciones telefónicas.

La oferta de equipos para grabar las conversaciones de los teléfonos fijos es bastante amplia: desde dispositivos que pueden cubrir varias líneas telefónicas hasta dispositivos individuales para cada teléfono fijo. En algunos departamentos comerciales también se controlan los teléfonos móviles. Esto se aplica principalmente a los empleados que trabajan a distancia o en viajes de negocios: gerentes de ventas, representantes de ventas. En este caso, sería conveniente proporcionar a los empleados una conexión móvil gratuita. De este modo, la empresa matará dos pájaros de un tiro: aumentará la fidelidad y proporcionará supervisión. Monitorización de la actividad en Internet. Puede llevarse a cabo en tiempo real. Los llamados agentes de monitorización permiten saber no sólo lo que muestran los monitores de los empleados en ese momento, sino también qué sitios se han visitado, qué programas se han utilizado, qué información se ha descargado en unidades externas, y también permiten leer y guardar la correspondencia en línea. Estos programas se instalan en varios ordenadores y toda la información obtenida se almacena en un servidor.

Control de las zonas no laborales. Por lo general, se trata de salas de fumadores, cocinas, etc. En estos lugares no siempre es conveniente instalar cámaras. Sería más barato instalar micrófonos ocultos o minigrabadoras. Estos últimos no requieren una instalación especial, basta con encenderlos y esconderse. Recogida de datos mediante informadores. Ya advertimos que el 80% de la información que nos llega de ellos es puro cotilleo, pero, no obstante, hay que comprobarlo todo. Los informantes suelen dividirse en dos categorías: voluntarios y reclutas. Los primeros pueden limitarse a contar información al Servicio de Seguridad sólo por el hecho de hacerlo.

Por lo tanto, su eficacia es muy baja. Los informantes reclutados son mucho más útiles. Por lo general, son los empleados, que fueron sorprendidos por el servicio de seguridad haciendo algo ilegal, como el robo de bienes en la cantidad suficiente para un caso criminal. Después de una conversación con este empleado el Servicio de Seguridad puede ofrecerle dos opciones: reembolsar todas las pérdidas y someterse a una investigación penal o simplemente devolver el dinero, pero también...". Para que la segunda opción sea posible, el agente del servicio de seguridad tiene que explicar las condiciones de la futura cooperación.

Brian Riley, cofundador de PVTechnologies Inc. Muchos de nuestros clientes nos piden instalar vigilancia oculta en sus oficinas. Por ejemplo, montar la cámara en el techo, ocultarla en los electrodomésticos o en los sistemas de alarma. Sin embargo, una vigilancia oculta de los empleados es poco práctica. Es mucho más eficaz establecer una vigilancia transparente. He aquí un ejemplo.

El cliente nos pidió que instaláramos videovigilancia en una tienda de comestibles, para ayudar a prevenir los robos y deshacerse de las carencias sistemáticas. A petición del cliente, la instalación se realizó durante el día, delante de los empleados. Se instalaron dos cámaras en la calle (para ver las entradas de la tienda), una en la propia entrada (para grabar a todos los visitantes que entran y salen), una cámara colocada cerca de cada pasillo de caja (para controlar la caja registradora y el cambio de dinero), dos cámaras para ver la zona de cajas en general y a los clientes que se acercan a ella, cuatro cámaras para grabar los pasillos de la mercancía y otras dos en el almacén.

También se ha tenido en cuenta la petición del cliente de revisar la grabación a distancia (en objetos como éste se suele instalar un sistema de 8 a 16 cámaras). Esta cuidadosa y atenta ubicación de las cámaras dio sus resultados: en una semana se eliminaron los robos y el déficit en la tienda. El personal no podía hacer nada sin escrúpulos, por miedo a ser descubierto.