مراقبة الموظفين: كيفية تحديد المتقاعسين عن العمل دون أن يلاحظهم أحد

يقرر العديد من المديرين التنفيذيين عاجلاً أم آجلاً إدخال نظام مراقبة الموظفين في شركاتهم. ومع ذلك، لا ينبغي إخفاء حقيقة وجود نظام تتبع في المكتب عن الموظفين، من أجل تجنب النزاعات.

في هذه المقالة نلقي نظرة على: كيفية تنظيم مراقبة الموظفين، أي نظام لمراقبة وقت العمل أكثر فعالية. يتم استخدام مراقبة الموظفين على نطاق واسع من قبل المديرين الذين يرغبون في إبقاء كل شيء تحت السيطرة. تسمح المعدات التقنية الحديثة بالاستماع إلى أي محادثة، ومشاهدة المبنى، والتقاط حركة مرور الشبكة على أي قناة.

السؤال الوحيد هو مدى ملاءمة التكاليف - يجب أن يكون نظام مراقبة الموظفين مناسبًا للمهمة. فكيف يمكن تنفيذه بحد أدنى من الميزانية؟ عند اتخاذ قرار استخدام نظام مراقبة الموظفين، أولاً وقبل كل شيء، من الضروري عدم إخفاء وجوده عن الموظفين. اجعله بحيث يعرف كل موظف عنه.

سيوفر لك هذا، أولاً، الأساس القانوني لهذا النوع من المراقبة، وفي معظم الحالات، سيجعل النتائج مشروعة. (في الكثير من البلدان حتى المحققين الخاصين لا يمكنهم القيام بذلك. فقط وكالات إنفاذ القانون لديها الحق في إجراء المراقبة السرية، وحتى هم بحاجة إلى تصريح لذلك) ثانياً، بهذه الطريقة يمكنك تقليل تكاليف الأمن بشكل كبير. دعونا نذكّر أنفسنا: الهدف من أي أمن هو منع الجريمة وخلق صعوبات لارتكابها على الإطلاق، مما يعني أن إخفاء حقيقة تركيب المراقبة بالفيديو والصوت ليس فقط غير ضروري، بل يؤدي أيضًا إلى نتائج عكسية.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

من الناحية النظرية، يمكنك نظرياً توفير تكلفة الكاميرات في هذه الحالة وتعليق كاميرات مقلدة. على الرغم من أن هناك مشكلة - فالكاميرات المقلدة الرخيصة تعمل بشكل جيد للعملاء في الأماكن العامة مثل محلات السوبر ماركت. أولئك الذين هم على دراية أكثر أو أقل بهذا الأمر، سيكتشفون بسهولة أن الكاميرات ليست حقيقية. لا توجد عدسات فيها، وهذا واضح - فالعدسة لا تتوهج. بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما يتواصل الموظفون مع بعضهم البعض، بما في ذلك الحراس، الذين عادةً ما يكونون على دراية بعدم وجود مراقبة.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

في الوقت نفسه يجب أن تعكس في اللوائح الداخلية وجود نظام مراقبة محدد (على سبيل المثال، المراقبة بالفيديو، ومراقبة حركة المرور على الإنترنت، ومراقبة البريد الإلكتروني) لتبرير الحاجة إلى تنفيذه. في الوقت نفسه، يجب أن تضع في اعتبارك أنه إذا كان التحذير بشأن تسجيلات المكالمات المكتبية أو المراقبة بالفيديو يجعل هذه الأنواع من المراقبة مشروعة في معظم الحالات، فإن مراقبة البريد الإلكتروني والمراسلات مختلفة.

فمن ناحية، لا يمكن أن يكون التواصل عبر البريد الإلكتروني للشركات، من الناحية النظرية، خاصاً. ومن ناحية أخرى، فإن المراسلات تشمل شخصين وأحدهما، أولاً، قد لا يتم تحذيره من المراقبة، وثانياً، قد لا يكون موظفاً لديك، لذا لا يحق لك الاطلاع على بريده الإلكتروني. من وجهة نظر قانونية، هذا النوع من المراقبة غير قانوني. كما أنه من غير المناسب أيضًا التحقق من المراسلات التي تمر عبر الحساب الشخصي لأي موظف (سكايب، ICQ، إلخ). لذلك، يكون من المنطقي في بعض الأحيان تقليل عدد القنوات التي تحتوي على معلومات شخصية: على سبيل المثال، حظر استخدام سكايب و ICQ أثناء وقت العمل. بينما من ناحية أخرى، إذا كان الموظف يستخدم، على سبيل المثال، جهاز كمبيوتر لوحي شخصي مزود باتصال 3G، فيمكنه التواصل خارج شبكة الشركة. من الممكن نظرياً اعتراض حركة المرور من جميع الأجهزة الإلكترونية في المكتب، بما في ذلك المحادثات على الهواتف المحمولة، ولكن من الناحية العملية، فإن ذلك مكلف للغاية. بالنسبة لمعظم الشركات، فإن تركيب مثل هذه الأنظمة ليس عملياً (ناهيك عن أنه غير قانوني).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

إن عرض جميع بيانات الفيديو والصوت المسجلة، حتى بشكل انتقائي، يستغرق وقتًا طويلاً للغاية. هناك طريقة أكثر فعالية بكثير وهي الطريقة المستهدفة للبيانات، أي مراقبة الأفراد الذين تدور حولهم الشكوك أو يتلقون معلومات من المخبرين. على سبيل المثال، تم فضح رئيس قسم المبيعات في إحدى الشركات بهذه الطريقة. توجه المدير التجاري في هذه المؤسسة إلى جهاز الأمن بطلب التحقق من هذا الموظف: كل يوم كان موجودًا في المكتب، لكنه كان يعمل بشكل سيء في عمل لا يعرفه أحد.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

كان هذا هو سبب مراقبة كل منهما، والذي أظهر لاحقًا أنهما نظما معًا عملًا تجاريًا جانبيًا يتقاسمان الأرباح مناصفة.

هيلين ريتشاردز، الرئيس التنفيذي لشركة VisCons Consulting Ltd. لا يثق المديرون في كثير من الأحيان في مرؤوسيهم، لذلك يلجأون إلى مراقبة الموظفين. لكن الرقابة المفرطة على الموظفين قد تتسبب أحيانًا في رد فعل عكسي - الرغبة في ارتكاب أفعال غير قانونية، ولكن بشكل خفي جدًا، حتى لا يتمكن نظام التتبع من اكتشافها. هذا هو الخطر الأول. أما الخطر الثاني فيرتبط بحقيقة أن سوق العمل ليس كبيرًا جدًا في نهاية المطاف، وتنتشر المعلومات حول هذا النوع من المراقبة في أي شركة بسرعة كبيرة (من خلال إنشاء قوائم سوداء ونشر الشائعات). وعادةً ما يرفض المرشحون الأكثر إثارة للاهتمام عروض مثل هذه الشركات، أو يقبلون الوظائف فيها مقابل راتب مرتفع للغاية.

وقد يؤدي ذلك بالتالي إلى زيادة معدل دوران الموظفين، مما يؤثر بالتأكيد على جودة العمل. لذلك، أنا أعارض مثل هذه المراقبة على الموظفين. ولكي لا نضطر إلى مراقبة الموظفين، يجب على المديرين والمرؤوسين بناء علاقات قائمة على الثقة والاحترام المتبادل. ويمكن القيام بذلك من خلال اختيار الموظفين الذين يتمتعون في البداية بخصائص شخصية معينة، ودوافع تتوافق مع قيم الشركة. ويجب على المديرين التنفيذيين بدورهم التواصل مع الموظفين في كثير من الأحيان، والتقاط الحالة المزاجية في الفريق والمساعدة في حل أي مشاكل متعلقة بالعمل. عندها فقط لن يحتاج الموظفون إلى القيام بأي شيء في الخفاء.

يعتمد اختيار أداة المراقبة بشكل أساسي على من تريد مراقبته. لتتبع، على سبيل المثال، موظفي المبيعات وموظفي المستودعات والنادلين، فإن الخيار الأنسب هو تركيب المراقبة بالفيديو. ولكن من غير المحتمل أن تكون فعالة لمراقبة موظفي المكاتب. بالنسبة لهم من الأكثر فعالية تثبيت برنامج كمبيوتر خاص يقوم بجمع المعلومات حول نشاط الكمبيوتر الخاص بالموظف وتسجيل المحادثات الهاتفية. دعونا نفحص جميع الطرق بالتفصيل. الدوائر التلفزيونية المغلقة. أولاً، لإعداد المراقبة بالفيديو في المتجر بشكل صحيح، من الضروري فهم عدد الكاميرات التي ستحتاج إليها.

عادةً ما يتم تركيب الكاميرات بالقرب من المنتجات الأكثر تعرضاً للسرقة، وبالقرب من ممرات الدفع. ثانياً، يجب تحديد نوع الكاميرات. من الأفضل استخدام الكاميرات الملونة، لأنها أكثر إفادة. بالنسبة لممرات البضائع، ستكون كاميرات القبة ذات القبة هي الأمثل. فهي ذات مظهر جمالي: صغيرة وأنيقة وذات عدسة صغيرة. يمكن أن تكون هذه الكاميرات من نوعين: كاميرات ذات عدسات ثابتة (زاوية الرؤية 90-100 درجة) وكاميرات متغيرة البؤرة. غالباً ما يتم تركيب مجموعات من عدة كاميرات ثابتة في الممرات. ولكن بالنسبة للمخازن تكون الكاميرات متغيرة البؤرة أكثر ملاءمة. من الأفضل تركيب كاميرات فوق ماكينات تسجيل المدفوعات النقدية بزاوية رؤية ثابتة واضحة ودقة أعلى، مما يسمح برؤية الأوراق النقدية وشاشة عرض أمين الصندوق. مراقبة المحادثات الهاتفية.

إن اختيار معدات تسجيل المحادثات الهاتفية الأرضية واسع جداً: من الأجهزة التي يمكن أن تغطي خطوط هاتفية متعددة إلى أجهزة فردية لكل هاتف أرضي. في بعض الأقسام التجارية تتم مراقبة الهواتف المحمولة أيضاً. وهذا ينطبق بشكل أساسي على الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو في رحلات عمل: مديري المبيعات ومندوبي المبيعات. في هذه الحالة، سيكون من المناسب تزويد الموظفين باتصال مجاني بالهاتف المحمول. بهذه الطريقة ستضرب الشركة عصفورين بحجر واحد - زيادة الولاء وتوفير المراقبة. مراقبة نشاط الإنترنت. يمكن تنفيذها في الوقت الفعلي. يتيح لك ما يسمى بعوامل المراقبة ليس فقط معرفة ما تعرضه شاشات الموظفين في الوقت الحالي، ولكن أيضًا المواقع التي تمت زيارتها، والبرامج التي تم استخدامها، والمعلومات التي تم تنزيلها على محركات الأقراص الخارجية، كما تتيح لك قراءة المراسلات عبر الإنترنت وحفظها. يتم تثبيت مثل هذه البرامج على أجهزة كمبيوتر متعددة، ويتم تخزين جميع المعلومات التي تم الحصول عليها على خادم.

مراقبة المناطق غير العاملة. كقاعدة عامة، نتحدث هنا عن غرف التدخين والمطابخ وما إلى ذلك. في هذه الأماكن ليس من المناسب دائمًا تركيب كاميرات في هذه الأماكن. سيكون من الأرخص تركيب ميكروفونات مخفية أو مسجلات أشرطة صغيرة. هذه الأخيرة لا تتطلب تركيبًا خاصًا، يكفي فقط تشغيلها وإخفاؤها. جمع البيانات باستخدام المخبرين. سنلاحظ على الفور أن 80٪ من المعلومات الواردة منهم هي محض ثرثرة، ولكن، مع ذلك، يجب التحقق من كل شيء. ينقسم المخبرون عادةً إلى فئتين: المتطوعون والمجندون. الأول قد يكون مجرد إخبار جهاز الأمن بالمعلومات لمجرد إخبار جهاز الأمن من أجل ذلك.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

براين رايلي، المؤسس المشارك لشركة PVTechnologies Inc. يطلب العديد من عملائنا تركيب كاميرات مراقبة مخفية في مكاتبهم. على سبيل المثال، تركيب الكاميرا على السقف أو إخفائها في الأجهزة المنزلية أو أنظمة الإنذار. ومع ذلك، فإن المراقبة الخفية للموظفين غير عملية. من الأكثر فعالية بكثير إنشاء مراقبة شفافة. إليك مثال على ذلك.

طلب منا العميل تركيب كاميرات مراقبة بالفيديو في متجر بقالة، للمساعدة في منع السرقة والتخلص من أوجه القصور المنتظمة. بناءً على طلب العميل تم التركيب في النهار، أمام الموظفين. تم تركيب كاميرتين في الشارع (لرؤية مداخل المتجر)، وكاميرتين في المدخل نفسه (لتسجيل جميع الزوار القادمين والمغادرين)، وكاميرا واحدة وضعت بالقرب من كل ممر من ممرات الدفع (للتحكم في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية وصرف النقود)، وكاميرتين لعرض منطقة الدفع العامة والزبائن الذين يقتربون منها، وأربع كاميرات لتسجيل ممرات البضائع، وكاميرتين أخريين في المستودع.

كما تم أخذ طلب العميل بمراجعة التسجيل عن بُعد في الاعتبار (في الأشياء، مثل هذا المتجر، عادةً ما يتم تركيب نظام من 8 إلى 16 كاميرا). وقد أعطى هذا الموقع الدقيق والمدروس للكاميرا نتائجه - تم القضاء على السرقة والعجز في المتجر في غضون أسبوع. لم يتمكن الموظفون من القيام بأي شيء عديمي الضمير، بسبب الخوف من انكشاف أمرهم.